שיתוף קבצים מ-Google Drive

אפשר לשתף תיקיות וקבצים ששמורים ב-Google Drive עם כל מי שרוצים.

כשמשתפים קובץ מ-Google Drive עם אחרים, אפשר לקבוע אם אותם אנשים יוכלו לערוך את הקובץ, להגיב עליו או רק לצפות בו. כשאתם משתפים תוכן מ-Google Drive, חלים עליכם כללי מדיניות התוכנית של Google Drive.

הנושאים במאמר:

• העקרונות הבסיסיים של השיתוף
• שיתוף עם קהלים ספציפיים
• מידע על אפשרויות שיתוף מתקדמות
• מידע על שיתוף ציבורי ועבודה משותפת
• ניהול קבצים ששותפו

הסבר על הרשאות השיתוף

חשוב: התפקידים שמפורטים למטה רלוונטיים לקבצים בתיקייה "האחסון שלי".

רמת ההרשאה	מותר לצפות?	מותר להגיב?	מותר לערוך?	מותר להוריד?	מותר לשתף?	מותר לשנות הרשאות?
עם הרשאת צפייה	כן	לא	לא	כן, כברירת מחדל. הבעלים יכולים לשלוט באפשרות הזאת.	לא	לא
עם הרשאת תגובה	כן	כן	לא	כן, כברירת מחדל. הבעלים יכולים לשלוט באפשרות הזאת.	לא	לא
עם הרשאת עריכה	כן	כן	כן	כן	כן, אבל מי שמקבלים הרשאת עריכה לא יכולים להעביר את הבעלות על הקובץ למישהו אחר.	לא, אלא אם הבעלים מתירים באופן מפורש.
בעלים	כן	כן	כן	כן	כן	כן

טיפים לשיתוף קבצים:

• כדי לתת למשתמשים עם הרשאת צפייה והרשאת תגובה את האפשרות להוריד, להדפיס ולהעתיק קובץ:
  1. הבעלים צריכים להיכנס להגדרות המתקדמות במכשיר.
  2. לוחצים על סמל השיתוף הגדרות .
• כדי לתת למשתמשים עם הרשאת עריכה את האפשרות לשנות הרשאות ולשתף קובץ:
  1. הבעלים צריכים להיכנס להגדרות המתקדמות במכשיר.
  2. לוחצים על סמל השיתוף הגדרות .
• משתמשים עם הרשאת עריכה לא יכולים לשנות את ההרשאות של הבעלים.
• מידע נוסף על אחסון שיתופי והרשאות זמין במאמרים הבאים:
  • מתחילים לעבוד עם אחסון שיתופי
  • איך הרשאות הגישה פועלות באחסון שיתופי

העקרונות הבסיסיים של השיתוף

שיתוף של קובץ אחד

כך בוחרים איך לשתף קובץ:

1. פותחים את אפליקציית Google Drive ‏,Docs‏, Sheets או Slidesבמכשיר iPhone או iPad.
2. לצד השם של הקובץ, מקישים על סמל האפשרויות הנוספות .
3. לוחצים על שיתוף > לוחצים על סמל השיתוף .

שיתוף של כמה קבצים

• כדי לשתף יותר מקובץ אחד דרך מכשיר iPhone או iPad, מוסיפים את הקבצים לתיקייה כלשהי ומשתפים את כל התיקייה.
• אפשר גם לשתף מספר קבצים דרך drive.google.com במחשב.
• איך מפרסמים ומשתפים את הטופס עם משיבים
• איך משתפים את הטופס עם שותפי עריכה

שיתוף עם קהלים ספציפיים

חשוב:

• אפשר לערוך קובץ של Google Docs‏, Sheets, ‏Slides או Vids בו-זמנית ב-100 כרטיסיות פתוחות או מכשירים לכל היותר. אם יש יותר מ-100 מופעים פתוחים של הקובץ, רק הבעלים וחלק מהמשתמשים שיש להם הרשאות עריכה יכולים לערוך אותו.
• אפשר לשתף קובץ אחד עם עד 600 כתובות אימייל נפרדות.

שיתוף עם אנשים ספציפיים

חשוב: אם אתם משתמשים בחשבון Google של מקום העבודה או מוסד הלימודים, לא בטוח שתוכלו לשתף קבצים עם אנשים מחוץ לארגון שלכם.

1. במכשיר אייפון או אייפד, פותחים את אפליקציית Google Drive.
2. לצד הקובץ שרוצים לשתף, מקישים על סמל האפשרויות הנוספות   שיתוף.
3. מזינים את כתובת האימייל או את הקבוצה ב-Google שרוצים לשתף איתן את הקובץ.
4. מחליטים מה אנשים יוכלו לעשות בקובץ. בוחרים אפשרות:
   • הרשאת צפייה
   • הרשאת תגובה
   • הרשאת עריכה
5. כשמשתפים את הקובץ, נשלחת התראה באימייל לכל כתובת אימייל.
   • אם רוצים, אפשר להוסיף הודעה להתראה באימייל.
   • אם לא רוצים לשלוח התראה לאנשים, מקישים על סמל האפשרויות הנוספות דילוג על שליחת התראה.
6. מקישים על שליחה.

איך אנשים אחרים יכולים לצפות, להגיב ולערוך קבצים

טיפ: כשמעדכנים את ההרשאות לפריט ששיתפתם מהתיקייה 'האחסון שלי', ולדאם שאיתו משתפים אין הרשאות בתיקייה שבה הפריט כלול, תוכלו לבחור:

• לעדכן את ההרשאות לתיקייה שהפריט כלול בה
• לעדכן את ההרשאות רק לפריט עצמו

כדי שיהיה קל יותר לשתף ולנהל את התיקיות, רוב המשתמשים בוחרים לעדכן את התיקייה שהפריט כלול בה.

שיתוף עם קבוצה ספציפית של אנשים

שיתוף עם מרחב ב-Chat

אתם יכולים לשתף קובץ או קישור לקובץ בהודעה בצ'אט או עם מרחב משותף ב-Google Chat. למידע נוסף על שליחה וניהול של קובצי Drive ב-Google Chat

כדי לשתף קובץ עם מרחב משותף ב-Google Chat:

1. ב-iPhone או ב-iPad, פותחים את אפליקציית Google Chat.
2. למטה, מקישים על מרחבים משותפים.
3. בוחרים את המרחב המשותף ב-Chat שרוצים לשתף איתו את הקובץ.
4. בחלק הימני התחתון, מקישים על הסמל של תפריט הפעולות Drive .
5. בוחרים את הקובץ שרוצים לשתף במרחב המשותף ב-Chat.
6. מקישים על בחירה.
7. מקישים על סמל השליחה .

כדי לשתף קובץ מקישור באפליקציית Drive:

1. בנייד, פותחים את אפליקציית Drive.
2. בוחרים את הקובץ שרוצים לשתף במרחב המשותף ב-Chat.
3. בצד שמאל, מקישים על סמל האפשרויות הנוספות .
4. מקישים על העתקת הקישור.
5. פותחים את אפליקציית Google Chat.
6. למטה, מקישים על סמל המרחבים המשותפים .
7. בוחרים את המרחב המשותף ב-Chat שרוצים לשתף איתו את הקובץ.
8. בשדה ההודעה, מדביקים את הקישור שהעתקתם.
9. מקישים על סמל השליחה .

טיפים:

• כשמשתפים קובץ במרחב משותף ב-Chat, מוצגת בקשה למתן גישה.
  • כשנותנים למרחב המשותף הרשאת גישה, כל מי שיצטרף למרחב הזה בעתיד יקבל גם הוא גישה לקבצים ששותפו.
• מי שיעזוב את המרחב המשותף ב-Chat, יאבד את הגישה לקבצים ששותפו במרחב הזה אם אין לו גישת שיתוף:
  • כמשתמש פרטי
  • כחבר בקבוצה אחרת
• כדי לתת הרשאת גישה לקובץ שאתם רוצים לשתף, צריך שתהיה לכם גישת עריכה בקובץ הזה.

הענקת גישה כללית לקובץ

אתם יכולים להחליט אם הקובץ יהיה זמין לכלל המשתמשים או מוגבל רק לאנשים שיש להם גישה. כשמאפשרים גישה לכל מי שיש לו את הקישור, כל אחד יכול לפתוח את הקובץ.

1. פותחים את הקובץ שרוצים לערוך.
2. מקישים על ניהול הגישה.
3. בקטע 'גישה כללית', מקישים על שינוי.
4. בוחרים מי יוכל לגשת לקובץ.
   • טיפ: אם משתמשים בחשבון Google במסגרת העבודה או בית הספר, אפשר להחליט לשתף קבצים ותיקיות רק עם קהל ספציפי, כמו לדוגמה המחלקה שלכם.
5. כדי לקבוע מה יהיה התפקיד של האנשים בקובץ, בוחרים אפשרות.
   • מידע נוסף על האפשרויות של אחרים לצפות בקבצים, להגיב עליהם ולערוך אותם.
6. בוחרים אם אנשים יוכלו או לא יוכלו למצוא את הקובץ בתוצאות החיפוש.
7. מקישים על הקודם.

שיתוף קובץ או תיקייה באופן ציבורי

1. בוחרים את הקובץ שרוצים לשתף.
2. מקישים על שיתוף או על סמל השיתוף .
3. בקטע 'גישה כללית', מקישים על שינוי.
4. בוחרים באפשרות כל מי שיש לו את הקישור.
5. כדי לקבוע מה יהיה התפקיד של האנשים בקובץ, בוחרים אפשרות.
   • איך אנשים אחרים יכולים לצפות בקבצים, להגיב עליהם ולערוך אותם
6. מקישים על העתקת הקישור.
7. מקישים על הקודם.
8. מדביקים את הקישור בהודעת אימייל או בכל מקום אחר שבו רוצים לשתף אותו.

אנשים שניגשים לקובץ שלכם בלי להתחבר לחשבון Google, יוצגו בקובץ באופן אנונימי באמצעות סמלים של בעלי חיים. למידע נוסף על ייצוג של משתמשים אנונימיים באמצעות סמלים של בעלי חיים

מידע על אפשרויות שיתוף מתקדמות

הוספת תאריך תפוגה

התכונה של תאריך התפוגה זמינה רק בחשבונות מטעם העבודה או מוסד הלימודים שעומדים בדרישות.

אינכם מחוברים לחשבון.

כניסה לחשבון לצורכי עבודה או לחשבון בית ספרי

שיתוף קובץ Vids כקובץ MP4

ב-Google Vids, אפשר לשמור את הסרטונים ב-Google Drive כקובצי MP4, ואז לשתף אותם מ-Google Drive. כדי לשתף סרטון כקובץ MP4:

1. במחשב, נכנסים אל Google Vids.
2. פותחים את הקובץ שרוצים לשתף.
3. לוחצים על סמל השיתוף .
4. ליד סמל השיתוף, לוחצים על "פעולות לשיתוף מהיר" "יצוא ל-Drive" .

הזמינות של Google Vids

מידע על שיתוף ציבורי ועבודה משותפת

הענקת גישה כללית לקובץ

אפשר לבחור אם הקובץ יהיה זמין לכולם או מוגבל רק לאנשים שיש להם גישה. אם תעניקו הרשאת גישה לכל מי שיש לו את הקישור, לכולם תהיה גישה לתיקייה.

1. בוחרים את הקובץ שרוצים לשתף.
2. לוחצים על שיתוף או על סמל השיתוף .
3. בקטע 'גישה כללית', לוחצים על החץ למטה .
4. בוחרים מי יוכל לגשת לקובץ.

5. כדי לקבוע מה יהיה התפקיד של האנשים בקובץ, בוחרים באפשרות הרשאת צפייה, הרשאת תגובה או הרשאת עריכה.
   • איך אנשים אחרים יכולים לצפות בקבצים, להגיב עליהם ולערוך אותם
6. לוחצים על סיום.

שיתוף קובץ או תיקייה באופן ציבורי

1. בוחרים את הקובץ שרוצים לשתף.
2. לוחצים על שיתוף או על סמל השיתוף .
3. בקטע 'גישה כללית', לוחצים על החץ למטה .
4. בוחרים באפשרות כל מי שיש לו את הקישור.
5. כדי לקבוע מה יהיה התפקיד של האנשים, בוחרים באפשרות הרשאת צפייה, הרשאת תגובה או הרשאת עריכה.
6. לוחצים על העתקת הקישור.
7. לוחצים על סיום.
8. מדביקים את הקישור בהודעת אימייל או בכל מקום אחר שבו רוצים לשתף אותו.

אנשים שניגשים לקובץ שלכם בלי להתחבר לחשבון Google, יוצגו בקובץ באופן אנונימי באמצעות סמלים של בעלי חיים. למידע נוסף על ייצוג של משתמשים אנונימיים באמצעות סמלים של בעלי חיים

עבודה משותפת על הקובץ

אתם יכולים לשלוח אימייל ישירות מתיבת הדו-שיח "שיתוף" כדי:

• לעדכן את שותפי העריכה לגבי שינויים חשובים.
• לדון בשאלה מורכבת יותר, שלא מתאימה לשרשור התגובות של המסמך.

אתם יכולים לשלוח את האימייל לכל שותפי העריכה, או רק לקבוצת משתמשים שכוללת בעלי הרשאת עריכה, הרשאת תגובה והרשאת צפייה.

כדי לשלוח אימייל מתיבת הדו-שיח "שיתוף" בקובץ:

1. במחשב, נכנסים ל-Google Drive.
2. לצד הקובץ שרוצים לשלוח לגביו אימייל, לוחצים על סמל האפשרויות הנוספות שיתוף שיתוף .
   • אפשר גם לעבור לתיבת הדו-שיח "שיתוף" בקובץ עצמו:
     1. פותחים את הקובץ.
     2. בצד שמאל למעלה, לוחצים על שיתוף.
3. בתיבת הדו-שיח "שיתוף", לצד "אנשים שיש להם גישה" לוחצים על "שליחת אימייל לאנשים שיש להם גישה בקובץ הזה" .
4. במסך "שליחה באימייל לשותפי עריכה", בוחרים את הקבוצות שרוצים לשלוח להן את האימייל.
5. בשדה "הודעה", כותבים את ההודעה.
6. לוחצים על שליחה.

כדאי לדעת: אי אפשר להוסיף שותפי עריכה חדשים במסך "שליחה באימייל לשותפי עריכה".

פרסום הקובץ

חשוב: ב-Google Vids אין אפשרות לפרסם קובץ. במקום לפרסם את הקובץ, אתם יכולים להוריד אותו למחשב בפורמט MP4. איך יוצרים, רואים או מורידים קבצים

• אם רוצים שכמה אנשים יפתחו את הקובץ: מפרסמים את הקובץ ואחר כך יוצרים קישור לשיתוף עם אנשים שיש להם גישה לקובץ. אתם יכולים לתת גישת עריכה לאנשים שצריכים לערוך את הקובץ או להגיב עליו. איך מפרסמים קבצים?
• בהתאם להגדרות החשבון, פרסום קובץ הופך אותו לגלוי לכולם באינטרנט או בארגון שלכם, או גלוי לקבוצה של אנשים בארגון. חשוב להביא את זה בחשבון לפני שמפרסמים מידע פרטי או רגיש.
  • חשוב: אם יש לכם חשבון של מקום עבודה או חשבון של מוסד לימודים, האדמין יכול להגביל את אפשרות הגישה לקובץ שפורסם. אם אתם אדמינים, כאן אתם יכולים לקרוא איך לקבוע מי יכול לפרסם מסמכים באינטרנט.
• כדי להסיר קובץ מהאינטרנט, מפסיקים את הפרסום שלו. איך מפסיקים פרסום של קובץ?
• אם רוצים להפסיק לשתף קובץ עם שותפי עריכה אחרים, ככה אפשר לשנות את הרשאות השיתוף.

יצירת אתר באמצעות Google Sites

• יצירה של אתר באמצעות Google Sites מאפשרת לשתף מידע עם הרבה אנשים. אפשר להטמיע מסמכים, גיליונות אלקטרוניים ומצגות באתר, ולאפשר למספר גדול של משתמשים לגשת אליהם. איך מטמיעים מסמכים באתר?
• אם צפויה תנועה רבה באתר, כדאי לפרסם תחילה את המסמך שלכם ב-Google Docs‏, Sheets או Slides, ואז להטמיע את כתובת ה-URL שפורסמה ב-Google Sites. איך מפרסמים קבצים?

קבלת משוב באמצעות Google Forms

• אם אתם צריכים לאסוף הרבה מידע, אתם יכולים ליצור טופס ב-Google Forms. התשובות יתועדו בגיליון אלקטרוני ב-Google Sheets. כדאי לתת גישת עריכה רק לאנשים שצריכים לעבוד עם התשובות. כדי לאפשר ליותר מ-100 אנשים לפתוח את התשובות, צריך לפרסם את הגיליון האלקטרוני באינטרנט ואחר כך ליצור קישור לשיתוף עם אנשים שיש להם גישה לקובץ. איך מפרסמים קבצים?

ניהול קבצים ששותפו

פתרון בעיות במסמכים ששותפו עם הרבה אנשים

אם המסמך משותף עם הרבה אנשים והוא קורס או לא מתעדכן במהירות, אפשר לנסות את הטיפים הבאים לפתרון בעיות:

• במקום לאפשר לאנשים להגיב על מסמך או על גיליון אלקטרוני, אתם יכולים ליצור טופס ב-Google Forms ובאמצעותו לקבל משוב. איך יוצרים טופס ב-Google Forms
• כשיוצרים עותק של מסמך, לא כדאי לכלול בו תגובות והצעות שהדיון לגביהן כבר נסגר. איך יוצרים עותקים?
• מוחקים מידע ישן או מעבירים נתונים למסמך חדש.
• כדאי לבקש מהאנשים שיש להם גישה לסגור את המסמך כשהם לא משתמשים בו.
• במסמך שמפרסמים, מומלץ לכלול רק את המידע הכי חשוב. מסמכים קצרים נטענים מהר יותר.
• עדיף לצמצם את מספר האנשים שיש להם גישת עריכה למסמך.
• אם אוספים מידע מכמה מסמכים, כדאי ליצור מסמך חדש שיש אליו רק הרשאת גישה, שאותו תוכלו לשתף עם מספר גדול של אנשים.

שינוי הגישה הכללית לקובץ

אתם יכולים להעניק גישה רחבה לקובץ. האפשרויות הזמינות תלויות בשאלה אם חשבון Google שלכם הוא חשבון של מקום עבודה, חשבון של מוסד לימודים או חשבון Gmail.

• גלוי לכולם: כל אחד יכול למצוא את הקובץ שלכם בחיפוש ב-Google, ולקבל גישה אליו מבלי להיכנס לחשבון Google שלו.
• כל מי שיש לו את הקישור: כל האנשים שיש להם את הקישור יכולים להשתמש בקובץ שלכם, גם מבלי להיכנס לחשבון Google שלהם.

• גישה מוגבלת: רק אנשים שיש להם גישה לקובץ יכולים לפתוח אותו.

הרשאות שיתוף מתקדמות

באמצעות הרשאות שיתוף מתקדמות, הבעלים יכולים:

• למנוע ממשתמשים עם הרשאת עריכה לשנות את ההרשאות או לשתף קבצים.
• למנוע ממשתמשים עם הרשאת צפייה והרשאת תגובה להוריד, להדפיס או להעתיק קבצים.

מקורות מידע שקשורים לנושא

• הגדרת קבצים כגלויים לכולם ב-Google Docs‏,‏ Sheets‏,‏ Slides ו-Forms
• הפסקת שיתוף של קובץ או שינוי הגדרות השיתוף
• העברת בעלות על קובץ
• שיתוף תיקיות ב-Google Drive
• חיפוש קבצים ששותפו איתכם ב-Drive