שיתוף קבצים מ-Google Drive

אפשר לשתף תיקיות וקבצים ששמורים ב-Google Drive עם כל מי שרוצים.

כשמשתפים קובץ מ-Google Drive עם אחרים, אפשר לקבוע אם אותם אנשים יוכלו לערוך את הקובץ, להגיב עליו או רק לצפות בו. כשאתם משתפים תוכן מ-Google Drive, חלים עליכם כללי מדיניות התוכנית של Google Drive.

שלב 1: מאתרים את הקובץ שרוצים לשתף

שיתוף של קובץ אחד

כך בוחרים איך לשתף קובץ:

1. פותחים את אפליקציית Google Drive ‏,Docs‏, Sheets או Slidesבמכשיר iPhone או iPad.
2. לצד השם של הקובץ, מקישים על סמל האפשרויות הנוספות .
3. לוחצים על שיתוף > לוחצים על סמל השיתוף .

שיתוף של כמה קבצים

• כדי לשתף יותר מקובץ אחד דרך מכשיר iPhone או iPad, מוסיפים את הקבצים לתיקייה כלשהי ומשתפים את כל התיקייה.
• אפשר גם לשתף מספר קבצים דרך drive.google.com במחשב.

שליחה ושיתוף של טפסים מ-Google Forms

אפשרויות השיתוף של טפסים מ-Google Forms שונות מאלו של סוגי קבצים אחרים.

• איך לשתף טפסים עם משתמשים כדי שימלאו וישלחו אותם
• איך לשתף טפסים עם משתמשים לצורך עבודה משותפת

שלב 2: בוחרים עם מי לשתף ומה הם יוכלו לעשות עם הקובץ

שיתוף עם אנשים ספציפיים

חשוב: אם אתם משתמשים בחשבון Google של מקום העבודה או מוסד הלימודים, יכול להיות שלא תוכלו לשתף קבצים עם אנשים מחוץ לארגון שלכם.

1. במכשיר iPhone או iPad, פותחים את אפליקציית Google Drive.
2. בוחרים את הקובץ שרוצים לשתף  שיתוף .
3. מזינים את כתובת האימייל או את הקבוצה ב-Google שרוצים לשתף איתן את הקובץ.
4. מחליטים מה אנשים יוכלו לעשות בקובץ. בוחרים אפשרות:
   • הרשאת צפייה
   • הרשאת תגובה
   • הרשאת עריכה
5. כשמשתפים את הקובץ, נשלחת התראה באימייל לכל כתובת אימייל.
   • אם רוצים, אפשר להוסיף הודעה להתראה באימייל.
   • אם לא רוצים להודיע לאנשים, מקישים על סמל האפשרויות הנוספות בלי לשלוח הודעה לאנשים.
6. מקישים על שליחה.

איך אנשים אחרים יכולים לצפות בקבצים, להגיב עליהם ולערוך אותם

טיפ: כשמעדכנים את ההרשאות לפריט ששיתפתם מהתיקייה 'האחסון שלי', ולדאם שאיתו משתפים אין הרשאות בתיקייה שבה הפריט כלול, תוכלו לבחור:

• לעדכן את ההרשאות לתיקייה שהפריט כלול בה
• לעדכן את ההרשאות רק לפריט עצמו

כדי שיהיה קל יותר לשתף ולנהל את התיקיות, רוב המשתמשים בוחרים לעדכן את התיקייה שהפריט כלול בה.

שיתוף עם קבוצה ספציפית של אנשים

שיתוף עם מרחב משותף ב-Chat

אתם יכולים לשתף קובץ או קישור לקובץ בהודעה בצ'אט או עם מרחב משותף ב-Google Chat. למידע נוסף על שליחה וניהול של קובצי Drive ב-Google Chat

כדי לשתף קובץ עם מרחב משותף ב-Google Chat:

1. ב-iPhone או ב-iPad, פותחים את אפליקציית Google Chat.
2. למטה, מקישים על מרחבים משותפים.
3. בוחרים את המרחב המשותף ב-Chat שרוצים לשתף איתו את הקובץ.
4. בחלק הימני התחתון, מקישים על הסמל של תפריט הפעולות Drive .
5. בוחרים את הקובץ שרוצים לשתף במרחב המשותף ב-Chat.
6. מקישים על בחירה.
7. מקישים על סמל השליחה .

כדי לשתף קובץ מקישור באפליקציית Drive:

1. בנייד, פותחים את אפליקציית Drive.
2. בוחרים את הקובץ שרוצים לשתף במרחב המשותף ב-Chat.
3. בצד שמאל, מקישים על סמל האפשרויות הנוספות .
4. מקישים על העתקת הקישור.
5. פותחים את אפליקציית Google Chat.
6. למטה, מקישים על סמל המרחבים המשותפים .
7. בוחרים את המרחב המשותף ב-Chat שרוצים לשתף איתו את הקובץ.
8. בשדה ההודעה, מדביקים את הקישור שהעתקתם.
9. מקישים על סמל השליחה .

טיפים:

• כשמשתפים קובץ במרחב משותף ב-Chat, מוצגת בקשה למתן גישה.
  • כשנותנים למרחב המשותף הרשאת גישה, כל מי שיצטרף למרחב הזה בעתיד יקבל גם הוא גישה לקבצים ששותפו.
• מי שיעזוב את המרחב המשותף ב-Chat, יאבד את הגישה לקבצים ששותפו במרחב הזה אם אין לו גישת שיתוף:
  • כמשתמש פרטי
  • כחבר בקבוצה אחרת
• כדי לתת הרשאת גישה לקובץ שאתם רוצים לשתף, צריך שתהיה לכם גישת עריכה בקובץ הזה.

הענקת גישה כללית לקובץ

אתם יכולים להחליט אם הקובץ יהיה זמין לכלל המשתמשים או מוגבל רק לאנשים שיש להם גישה. כשמאפשרים גישה לכל מי שיש לו את הקישור, כל אחד יכול לפתוח את הקובץ.

1. פותחים את הקובץ שרוצים לערוך.
2. מקישים על ניהול הגישה.
3. בקטע 'גישה כללית', מקישים על שינוי.
4. בוחרים מי יוכל לגשת לקובץ.
   • טיפ: אם משתמשים בחשבון Google במסגרת העבודה או בית הספר, אפשר להחליט לשתף קבצים ותיקיות רק עם קהל ספציפי, כמו לדוגמה המחלקה שלכם.
5. כדי לקבוע מה יהיה התפקיד של האנשים בקובץ, בוחרים אפשרות.
   • מידע נוסף על האפשרויות של אחרים לצפות בקבצים, להגיב עליהם ולערוך אותם.
6. בוחרים אם אנשים יוכלו או לא יוכלו למצוא את הקובץ בתוצאות החיפוש.
7. מקישים על הקודם.

שיתוף קובץ או תיקייה באופן ציבורי

1. בוחרים את הקובץ שרוצים לשתף.
2. מקישים על שיתוף או על סמל השיתוף .
3. בקטע 'גישה כללית', מקישים על שינוי.
4. בוחרים באפשרות כל מי שיש לו את הקישור.
5. כדי לקבוע מה יהיה התפקיד של האנשים בקובץ, בוחרים אפשרות.
   • איך אנשים אחרים יכולים לצפות בקבצים, להגיב עליהם ולערוך אותם
6. מקישים על העתקת הקישור.
7. מקישים על הקודם.
8. מדביקים את הקישור בהודעת אימייל או בכל מקום אחר שבו רוצים לשתף אותו.

אנשים שניגשים לקובץ שלכם בלי להתחבר לחשבון Google, יוצגו בקובץ באופן אנונימי באמצעות סמלים של בעלי חיים. למידע נוסף על ייצוג של משתמשים אנונימיים באמצעות סמלים של בעלי חיים

שיתוף קובץ ועריכה משותפת עם הרבה אנשים

חשוב:

• בכל רגע נתון, אפשר לערוך קובץ של Google Docs‏, Sheets,‏ Slides או Vids ב-100 כרטיסיות פתוחות או מכשירים לכל היותר. אם יש יותר מ-100 מופעים פתוחים של הקובץ, רק הבעלים וחלק מהמשתמשים שיש להם הרשאות עריכה יכולים לערוך אותו.
• אפשר לשתף קובץ אחד עם עד 600 כתובות אימייל נפרדות.

כך אפשר לשתף קובץ עם כמות משתמשים גדולה מאוד ולערוך אותו בצורה משותפת:

פרסום הקובץ

חשוב: ב-Google Vids אין אפשרות פרסום. במקום זאת, אפשר להוריד את הקובץ למחשב בפורמט MP4. איך יוצרים, רואים או מורידים קבצים

• אם רוצים שמספר רב של אנשים יפתחו את הקובץ, מפרסמים אותו ואז יוצרים קישור לשיתוף עם אנשים שיש להם גישה לקובץ. אתם יכולים לתת גישת עריכה לאנשים שצריכים לערוך את הקובץ או להגיב עליו. מידע נוסף על הדרכים שבהן אפשר לפרסם קובץ
• בהתאם להגדרות החשבון, פרסום קובץ הופך אותו לגלוי לכולם באינטרנט או בארגון שלכם, או גלוי לקבוצה של אנשים בארגון. חשוב להביא את זה בחשבון לפני שמפרסמים מידע פרטי או רגיש.
  • חשוב: אם יש לכם חשבון דרך מקום עבודה או מוסד לימודים, האדמין יכול להגביל את אפשרות הגישה לקובץ שפורסם. אם אתם אדמינים, כאן תוכלו לקרוא איך לקבוע מי יכול לפרסם מסמכים באינטרנט.
• כדי להסיר קובץ מהאינטרנט, צריך להפסיק את הפרסום שלו. מידע נוסף על הדרכים שבהן אפשר להפסיק פרסום של קובץ
• אם רוצים להפסיק לשתף קובץ עם שותפי עריכה אחרים, כך אפשר לשנות את הרשאות השיתוף.

יצירת אתר באמצעות Google Sites

• יצירה של אתר באמצעות Google Sites מאפשרת לשתף מידע עם הרבה אנשים. אפשר להטמיע מסמכים, גיליונות אלקטרוניים ומצגות באתר, וכך לאפשר למספר גדול של משתמשים גישה אליהם. מידע נוסף על הדרכים שבהן אפשר להטמיע מסמכים באתר
• אם צפויה הרבה תנועה באתר, כדאי לפרסם תחילה את המסמך שלכם ב-Google Docs‏, Sheets או Slides, ואז להטמיע את כתובת ה-URL שפורסמה ב-Google Sites. מידע נוסף על הדרכים שבהן אפשר לפרסם קובץ

קבלת משוב באמצעות Google Forms

• אם אתם צריכים לאסוף הרבה מידע, אתם יכולים ליצור טופס ב-Google Forms. התשובות יתועדו בגיליון אלקטרוני ב-Google Sheets. כדאי לתת גישת עריכה רק לאנשים שצריכים לעבוד עם התשובות. כדי לאפשר ליותר מ-100 אנשים לפתוח את התשובות, צריך לפרסם את הגיליון האלקטרוני באינטרנט וליצור קישור לשיתוף עם אנשים שיש להם גישה לגיליון. מידע נוסף על הדרכים שבהן אפשר לפרסם קובץ

פתרון בעיות במסמכים ששותפו עם הרבה אנשים

אם המסמך משותף עם הרבה אנשים והוא קורס או לא מתעדכן במהירות, אפשר לנסות את הטיפים הבאים לפתרון בעיות:

• במקום לאפשר לאנשים להגיב על מסמך או על גיליון אלקטרוני, אתם יכולים ליצור טופס ב-Google Forms ובאמצעותו לקבל משוב. מידע נוסף על הדרכים שבהן אפשר ליצור טופס ב-Google Forms
• כשיוצרים עותק של מסמך, לא כדאי לכלול בו תגובות והצעות שהדיון לגביהן כבר נסגר. מידע נוסף על הדרכים שבהן אפשר ליצור עותק
• מומלץ למחוק מידע ישן או להעביר נתונים למסמך חדש.
• כדאי לבקש מהאנשים שיש להם גישה לסגור את המסמך כשהם לא משתמשים בו.
• במסמך שמפרסמים, מומלץ לכלול רק את המידע הכי חשוב. מסמכים קצרים נטענים מהר יותר.
• עדיף לצמצם את מספר האנשים שיש להם גישת עריכה למסמך.
• אם אוספים מידע מכמה מסמכים, כדאי ליצור מסמך חדש שיש אליו רק הרשאת גישה, שאותו תוכלו לשתף עם מספר גדול של אנשים.

הגבלה של אופן השיתוף של קובץ

אתם יכולים לבחור אם לאפשר לאנשים לצפות בקבצים, להגיב עליהם או לערוך אותם

כשאתם משתפים קובץ עם מישהו, אתם יכולים לבחור את רמת הגישה שלו:

• בעל הרשאת צפייה: המשתמש יכול לגשת לקובץ, אבל לא יכול לערוך ולשתף אותו, להגיב עליו או להוסיף לו הצעות.
• בעל הרשאת תגובה: המשתמש יכול להגיב על הקובץ ולהוסיף לו הצעות, אבל הוא לא יכול לערוך או לשתף אותו.
• בעל הרשאת עריכה: המשתמש יכול לערוך ולשתף את הקובץ, להגיב עליו ולקבל או לדחות הצעות.

הרשאה	בעלים	בעלי הרשאת עריכה	בעלי הרשאת תגובה	בעלי הרשאת צפייה
צפייה בקובץ
הורדה, הדפסה או העתקה של הקובץ
הוספת תגובות בקובץ
עריכת הקובץ
שיתוף הקובץ ושינוי הרשאות של משתמשים אחרים
אישור או דחייה של בקשות גישה
עדכון הרשאות שיתוף מתקדמות לקובץ
מחיקה של הקובץ

כדאי לדעת:

• כדי להעניק לבעלי הרשאת צפייה ובעלי הרשאת תגובה את האפשרות להוריד, להדפיס ולהעתיק את הקובץ, הבעלים יכולים לגשת להגדרות מתקדמות במכשיר שלהם וללחוץ על שיתוף הגדרות .
• כדי להעניק לבעלי הרשאת עריכה את האפשרות לשנות הרשאות ולשתף את הקובץ, הבעלים יכולים לגשת להגדרות מתקדמות במכשיר שלהם וללחוץ על שיתוף הגדרות .
• בעלי הרשאת עריכה לא יכולים לשנות את ההרשאות של הבעלים.
• התפקידים שמפורטים למעלה חלים על הקבצים בתיקייה 'האחסון שלי'. למידע נוסף על תיקיות אחסון שיתופי והרשאות, מומלץ להיכנס אל:
  • מתחילים להשתמש בתיקיות אחסון שיתופי
  • איך משתמשים בגישה לקבצים באחסון שיתופי

שינוי הגישה הכללית לקובץ

אתם יכולים להעניק גישה רחבה לקובץ. האפשרויות שזמינות תלויות בשאלה אם חשבון Google שלכם הוא חשבון דרך מקום עבודה, דרך מוסד לימודים או חשבון Gmail.

• גלוי לכולם: כל אחד יכול למצוא את הקובץ שלכם בחיפוש ב-Google, ולקבל גישה אליו מבלי להיכנס לחשבון Google שלו.
• אנשים שיש להם את הקישור: כל האנשים שיש להם את הקישור יכולים להשתמש בקובץ שלכם, גם מבלי להיכנס לחשבון Google שלהם.

• גישה מוגבלת: רק אנשים שיש להם גישה לקובץ יכולים לפתוח אותו.

הרשאות שיתוף מתקדמות

באמצעות הרשאות שיתוף מתקדמות, הבעלים יכולים למנוע:

• מבעלי הרשאת עריכה לשנות הרשאות או לשתף קבצים.
• מבעלי הרשאת צפייה והרשאת תגובה להוריד, להדפיס או להעתיק קבצים.

מאמרים שקשורים לנושא

• הגדרת קבצים כגלויים לכול ב-Google Docs‏,‏ Sheets‏,‏ Slides ו-Forms
• הפסקת שיתוף של קובץ או שינוי הגדרות השיתוף
• העברת בעלות על קובץ
• שיתוף תיקיות ב-Google Drive
• חיפוש קבצים ששותפו איתכם ב-Drive