Usar Gemini en Drive para hacer investigaciones y análisis

Importante: Para usar Gemini en Drive, debes tener un plan de Google Workspace o de IA de Google que cumpla los requisitos. Más información sobre las funciones y los planes de Gemini

Ejemplos de cómo usar Pregunta a Gemini

Usa la función "Pregunta a Gemini" en Drive para agrupar archivos, carpetas o correos relacionados (por ejemplo, informes financieros o presentaciones) como fuentes. Después, haz preguntas para unir los puntos entre tus datos.

• Prepararse para las reuniones con clientes: añade tu presentación de propuesta, los correos con el cliente y los contratos anteriores para preguntar: "Sintetiza los comentarios de los clientes de las notas de la reunión del primer trimestre y escribe una lista de requisitos específicos que debo mencionar en la llamada de hoy basándome en nuestra última presentación de producto".
• Monitorizar las estadísticas de los equipos: agrupa los informes operativos y las notas de las reuniones para hacer preguntas como:"Identifica los tres principales riesgos mencionados en las actualizaciones operativas del segundo trimestre" o "Compara la hoja de previsión del presupuesto del tercer trimestre con las presentaciones de los gastos previstos del cuarto trimestre".
• Gestionar el estado de los proyectos: centraliza los borradores y las herramientas de seguimiento activos para pedir lo siguiente: "Lee las notas de la reunión de sincronización de marketing del martes y resume todas las tareas pendientes que correspondan al equipo de redes sociales".

 En esta sección, aprenderás a:

• Preguntar a Gemini en Drive
• Reanudar conversaciones en Gemini
• Gestionar fuentes y configuración de búsqueda

Preguntar a Gemini en Drive

Puedes agrupar archivos, carpetas o correos relacionados, como informes financieros o presentaciones, y hacer preguntas a Gemini para conectar los puntos. Puedes hacer lo siguiente:

• Analiza las estadísticas de varias carpetas, unidades compartidas, Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones de Google, archivos PDF y otras aplicaciones de Workspace, como Gmail, Google Chat y Google Calendar.
• Pide a Gemini que identifique patrones, compare diferentes versiones de un archivo o verifique el cumplimiento de las políticas internas.
• Verifica las respuestas con citas directas de tus documentos originales.
• Agrupa archivos, carpetas o correos relacionados en un proyecto guardado para crear una base de conocimientos específica que Gemini pueda usar como referencia.
• Comparte tu proyecto con otros usuarios para que todos puedan aprovechar los mismos documentos básicos.
• Crea nuevos documentos e imágenes de Google con los resultados de Gemini.

Abrir Pregunta a Gemini desde un archivo o una carpeta específicos

1. Ve a drive.google.com.
2. Ve a la carpeta que quieras analizar.
3. En la barra de herramientas de la parte superior, selecciona Pregunta a Gemini . La herramienta se abrirá en un espacio de trabajo a pantalla completa con los archivos seleccionados como fuentes.

Empezar desde cero:

1. Ve a drive.google.com.
2. Arriba a la derecha, selecciona Preguntar a Gemini . Se abrirá el espacio de trabajo a pantalla completa.

Nota: Cuando inicias una conversación de cero, la configuración de búsqueda en otras aplicaciones de Workspace (Drive, Gmail, Chat y Calendar) se activa de forma predeterminada. Gemini usará este contexto más amplio para responder a las preguntas. La búsqueda web permanecerá desactivada de forma predeterminada.

Reanudar conversaciones en Gemini

Reanudar y acotar la investigación

Gemini guarda automáticamente tu historial de conversaciones para que puedas continuar tu trabajo más adelante sin perder el contexto.

1. Ve a drive.google.com.
2. Arriba a la derecha, selecciona Preguntar a Gemini .
3. En el panel de la izquierda, selecciona Historial.
4. El comportamiento de tu historial de conversaciones cambia en función de cómo hayas abierto Gemini:
   1. Si abres la conversación desde una carpeta o un proyecto: las conversaciones anteriores relacionadas con esas fuentes aparecerán en Sugerencias.
   2. Si abres la conversación desde cualquier otra parte de Drive: tus conversaciones aparecerán en Todas, ordenadas por la más reciente.
5. Continúa la conversación por donde la dejaste.

Guardar y compartir tus fuentes con proyectos de Drive

Mientras que el historial de conversaciones estándar guarda tus conversaciones en orden, un proyecto te permite encontrar fácilmente todas tus conversaciones sobre fuentes específicas.

De esta forma, puedes mantener varias conversaciones únicas usando exactamente la misma base de documentos y compartir el proyecto con tu equipo. Consulta cómo compartir tus investigaciones de Gemini con proyectos de Drive.

Gestionar fuentes y configuración de búsqueda

Puedes elegir fuentes específicas para que Gemini las use cuando responda a tus preguntas en Drive.

Gestionar tus fuentes activas:

• Para añadir fuentes: en el panel de la izquierda, en "Tus fuentes" o "Fuentes del proyecto", selecciona Añadir.
  • Nota: Puedes añadir correos de Gmail específicos como fuentes.
• Para quitar fuentes: coloca el cursor sobre una fuente de la lista y selecciona Quitar . De esta forma, se eliminará la fuente del análisis.
• Para excluir una fuente temporalmente: desmarca la casilla situada junto a la fuente. Puedes hacer preguntas sin que Gemini haga referencia a ella, sin eliminarla por completo de la lista.

Usar fuentes sugeridas

Gemini puede sugerir archivos adicionales en función de tus fuentes o del nombre del proyecto.

Importante: Pregunta a Gemini no usa los archivos sugeridos hasta que los añades explícitamente. El análisis se centra únicamente en los datos aprobados.

• Para ver las sugerencias, selecciona "Sugerencias" en el panel de la izquierda para desplegar la sección.
• Para añadir una sugerencia, selecciona Añadir junto al archivo para moverlo a tus fuentes activas.

Ampliar la búsqueda

Para ampliar la búsqueda a todo tu espacio de trabajo, sigue estos pasos:

1. En el panel de la izquierda, activa Permitir que Gemini busque fuentes. De esta manera, Gemini obtiene un contexto más amplio de todo Google Workspace.
2. Si quieres limitar las ubicaciones, deja activado el interruptor principal y desmarca las ubicaciones que quieras excluir:
   • Selecciona Drive para buscar en todo tu contenido de Drive, no solo en las fuentes fijadas.
   • Selecciona Chat, Calendar o Gmail para buscar comunicaciones recientes y agendas de reuniones.
   • Selecciona Web para buscar datos públicos complementarios en Internet.

Más información sobre la configuración de búsqueda

Verificar respuestas con citas

Cuando Gemini responde a una pregunta basándose en tus fuentes, proporciona citas para que puedas consultar de dónde procede la información.

• Coloca el cursor sobre el número pequeño (por ejemplo, [1]) que aparece al final de una frase para ver qué archivo del que se ha extraído la información.
• Selecciona el chip de archivo de la cita para abrir el documento original en una pestaña nueva.

Recursos relacionados

• Compartir tus investigaciones de Gemini con proyectos de Drive
• Buscar y recuperar archivos con Gemini
• Crear contenido, imágenes y resúmenes de audio con Gemini en Drive