凡是上傳到 Google 雲端硬碟或透過 Google 文件、試算表和簡報建立的檔案，無論是傳輸中的資料或靜態資料，都會以 AES256 位元加密技術進行加密。貴機構可允許使用者透過 Workspace 用戶端加密功能為 Google 雲端硬碟、文件、試算表和簡報檔案加密，以增加檔案內容的機密性。加密檔案在功能上比一般檔案多了一些限制。你也可以將任何檔案類型 (例如 PDF 和 Office 檔案) 上傳為加密的雲端硬碟檔案。
重要事項：如要透過 Workspace 用戶端加密功能為 Google 雲端硬碟、文件、試算表和簡報檔案加密，必須具備以下條件：
- 你必須擁有 Workspace 帳戶。
- 系統管理員必須啟用用戶端加密功能。
- 你必須先驗證身分。
瞭解加密功能
加密是指對資訊編碼以保護資料的一種程序。只有在使用者已驗證身分，且其管理員已啟用 Workspace 用戶端加密功能的情況下，該使用者才能建立或複製加密檔案。共用加密檔案的任何使用者都可以使用該檔案的專屬加密金鑰來存取該檔案。Google 通常會加密傳輸中的資料和靜態資料，但如果你的網域想要多增加一層保護，可以選擇啟用用戶端加密功能。
加密功能須知- 網域管理員可以控管哪些群組和個人可以使用加密功能。如果你想要將檔案移至未開啟加密功能的位置，或是需要為新位置開啟加密功能，請與系統管理員聯絡。
- 管理員也可以選擇建議在 Google 雲端硬碟、文件、試算表和簡報中，透過應用程式內提示，使用用戶端加密功能建立新檔案。請視需要諮詢你的管理員，以確認並遵循貴機構期望的做法。
- 用戶端加密功能可為貴機構提供多一層保護。檔案是採用端對端加密方式在用戶端之間傳輸，Google 無法解密你的檔案。請記住以下重要事項：
- 你電腦上的應用程式 (例如 Chrome 擴充功能) 若具有足夠權限，可能可以查看及竊取加密檔案的內容。
- 如果使用者能夠看到你的螢幕畫面，加密功能即無法防止對方查看檔案內容。
- 管理員可以決定使用者每隔多久就必須重新登入，才能開啟用戶端加密的檔案。如果你需要常常重新登入，請與管理員聯絡。
- 加密檔案的旁邊會顯示一個鎖頭圖示
。
- 一次僅限一人可編輯加密的檔案。請參閱這篇文章，瞭解如何協作加密檔案。
- 使用加密檔案時，除非裝置處於閒置狀態，或你執行了其他操作 (例如將檔案設為共用或試圖結束檔案)，否則系統都會每隔 30 秒自動儲存內容。
- 如果你嘗試結束未儲存的檔案，系統會顯示警告訊息。此時按一下「取消」，即可避免遺失未儲存的變更。
- 自動儲存功能具有 3 種狀態：
- 等待儲存：等待自動儲存觸發條件或 30 秒計時器啟動儲存作業。
- 儲存中：正在儲存。你可以繼續編輯檔案。
- 已儲存至雲端硬碟：你尚未進行任何變更，目前是最新版本。
- 有幾個不同的步驟可建立加密檔案。請參閱這篇文章，瞭解如何建立或複製加密的檔案。
- 管理員可能會要求你登入其他單一登入 (SSO) 服務，才能讓你存取加密檔案。一次是登入貴機構的 IDP，另一次則是登入 Google 以存取雲端硬碟、文件、試算表和簡報。
- 你可以從 Google 文件或試算表列印加密檔案，但無法從 Google 簡報進行列印。
- Google 文件和簡報加密檔案的拼字檢查功能支援美式英文、英式英文、法文、德文、義大利文和西班牙文。
- Google 試算表不支援拼字檢查功能。
- 你可以將 Google 試算表檔案匯出為 Excel 檔案。只需依序前往「檔案」
「下載」，即可匯出檔案。
- 加密檔案的版本記錄最多可以保留 100 個版本。超過 100 個版本後，系統就會自動移除較不重要的版本。目前尚未支援已命名版本。
- 加密的文件、試算表和簡報檔案大小上限為 100 MB，加密的雲端硬碟檔案則沒有限制。
- 文件可包含的圖片數量上限為 3,000 張。
- 單一圖片大小不得超過 1 MB。
- 下載資料夾並不會影響用戶端加密檔案。
「下載」，即可匯出檔案。使用加密檔案時，你無法執行下列操作：
- 在 Google 文件或簡報的編輯模式中開啟 Microsoft Office
- 在 Drive 檔案中加註
- 使用行動應用程式編輯 Google 文件、試算表或簡報檔
- 在試算表中使用會進行外部呼叫的函式
- 將 Microsoft Office 檔案匯入 Google 文件或簡報
- 使用特定工具，包括：
- 文法檢查
- 翻譯和比較文件
- 語音輸入
- 外掛程式
- 下載 Google 文件或簡報
- 使用 Google 文件、試算表或簡報的檔案預覽功能
建立或複製加密的檔案
重要事項：如要建立或複製加密的檔案，必須具備以下條件：
- 登入公司或學校帳戶
- 管理員已啟用用戶端加密功能
- 確認你的帳戶可以建立檔案
如要建立加密的文件、試算表或簡報檔，請選擇下列任一種做法：
使用 Google 雲端硬碟：
- 前往 drive.google.com。
- 按一下左上角的「新增」圖示
。
- 將滑鼠游標移至「Google 文件」、「Google 試算表」或「Google 簡報」旁邊的箭頭
- 在「新增已加密的文件」視窗中，按一下「建立」。
。使用 Google 文件、試算表或簡報：
- 開啟 Google 文件、試算表或簡報檔。
- 按一下頂端的「檔案」。
- 將滑鼠游標移至「新文件」
- 在「新增已加密的文件」視窗中，按一下「建立」。
提示：
- 都會列在「檔案」
- 如果你在共用資料夾中建立加密的檔案，則這個檔案的存取設定與該資料夾相同。
- 如果系統未顯示「空白的已加密文件」/「空白加密試算表」/「空白加密簡報」或「新增已加密的文件」/「新增已加密的試算表」/「新增已加密的簡報」選項，請確認是否符合下列條件：
- 你已登入公司或學校帳戶。
- 管理員已啟用用戶端加密功能。
- 你已驗證身分。請參閱這篇文章，進一步瞭解如何透過識別資訊提供者使用加密功能。
- 前往 drive.google.com。
- 按一下左上角的「新增」圖示
- 將滑鼠游標移至「檔案上傳」旁邊的箭頭
提示：
- 如果管理員預設啟用 CSE，「新增選單」中會顯示「加密並上傳」這個建議選項。
- 如果你在共用資料夾中上傳了加密的檔案，則這個檔案的存取設定與該資料夾相同。
- 如果系統未顯示「加密並上傳檔案」選項，請確認是否符合下列條件：
- 你已登入 Workspace 帳戶。
- 管理員已啟用用戶端加密功能。
- 你已驗證身分。請參閱這篇文章，進一步瞭解如何透過識別資訊提供者使用加密功能。
使用 Google 文件、試算表或簡報：
- 開啟已加密的 Google 文件、試算表或簡報檔案。
- 依序按一下左上方的「檔案」
使用 Google 雲端硬碟：
- 在加密檔案上按一下滑鼠右鍵。
- 根據加密檔案類型執行以下操作：
- Google 文件、試算表或簡報檔案：選取「建立副本」。
- 非 Google 文件、試算表或簡報檔案：依序選取「建立副本」
提示：如要建立副本而無需額外加密，請移除文件的額外加密功能。
使用 Google 文件、試算表或簡報：
- 開啟 Google 文件、試算表或簡報檔案。
- 依序按一下頂端的「檔案」
- 如果是 Google 簡報檔案，請按一下「整份簡報」。
- 選取「新增額外加密」。
使用 Google 雲端硬碟：
重要事項：你無法為 Google Workspace 編輯器檔案新增額外加密。
- 在檔案上按一下滑鼠右鍵。
- 依序選取「建立副本」
提示：
- 如果在 Google 文件、試算表或簡報中找不到「新增額外加密」核取方塊，或是在雲端硬碟中找不到「建立加密副本」選單項目，請按照下列步驟操作：
- 確認你已登入公司或學校帳戶。
- 管理員是否允許使用用戶端加密功能。
- 確認你是「我的雲端硬碟」中文件的擁有者，或共用雲端硬碟的管理員。
- 驗證你的身分。請參閱這篇文章，瞭解如何與識別資訊提供者連線。
重要事項：額外加密功能不支援的元素會設為靜態模式或遭到移除。
- 以下是會設為靜態模式的元素：
- 檢查清單
- 嵌入的繪圖、圖表和表格
- 連結的表單
- 外部資料函式，例如 GOOGLEFINANCE
- 連結試算表
- WordArt
- 以下是會從文件移除的元素：
- 電子簽名欄位
- 註解和建議
- 保護範圍
- Apps Script 和外掛程式
使用 Google 文件、試算表或簡報：
- 開啟 Google 文件、試算表或簡報檔案。
- 依序按一下頂端的「檔案」
- 如果是 Google 簡報檔案，請按一下「整份簡報」。
- 選取「移除額外加密」。
使用 Google 雲端硬碟：
重要事項：你無法移除 Google Workspace 編輯器檔案的額外加密。
- 在加密檔案上按一下滑鼠右鍵。
- 依序選取「建立副本」
提示：
- 如果在 Google 文件、試算表或簡報中找不到「移除額外加密」選項，或是在 Google 雲端硬碟中找不到「建立解密副本」選單選項，請按照下列步驟操作：
- 確認你已登入公司或學校帳戶。
- 管理員是否允許使用用戶端加密功能。
- 確認你是「我的雲端硬碟」中文件的擁有者，或共用雲端硬碟的管理員。
- 驗證你的身分。請參閱這篇文章，瞭解如何與識別資訊提供者連線。
瞭解如何在雲端硬碟中處理已加密的 Excel 檔案
處理 Excel 檔案有各種方法，你可執行下列操作：
- 在試算表中編輯 Excel 檔案。
- 將 Excel 資料匯入試算表。
- 將 Excel 檔案轉換為試算表格式。
- 以 Excel 格式下載試算表檔案副本。
- 在雲端硬碟中已加密的 Excel 檔案上按兩下。
- 系統會在新分頁中開啟試算表。
- 你現在可以編輯、共用檔案、查看版本記錄，以及執行其他動作。你做的所有變更都會儲存到原始的加密 Excel 檔案。
提示：
- 你只能開啟副檔名為 .xlsx 的加密 Excel 檔案。
- 檔案大小上限為 100 MB。
- 圖片記憶體限制最高為 90 MB。
- 以下為各項目的數量上限：
- 1,000 萬個儲存格
- 3,000 張圖片
你可以將 Excel 檔案中的資料，匯入可用的 Google 試算表加密檔案。即使對試算表加密檔案進行變更，原始的 Excel 檔案也不受影響。
- 在 Google 試算表中新建或開啟可用的加密 Excel 檔案。
- 依序按一下左上方的「檔案」
- 選擇所需的 Excel 檔案。
- 按一下「選取」。
- 選擇匯入選項：
- 建立新試算表
- 插入新工作表
- 按一下 [匯入資料]。
提示：
- 你只能匯入副檔名為 .xlsx 的 Excel 檔案。
- 匯入資料時，系統會忽略 Google 試算表中不支援的 Excel 功能。
- 檔案大小上限：100 MB。
- 儲存格數量上限：1000 萬個
- 圖片數量上限：3000 張
你可以將 Excel 檔案轉換為 Google 試算表並直接在試算表中作業，無需匯入資料。加密檔案不會變更。
- 在雲端硬碟中已加密的 Excel 檔案上按兩下。
- 系統會在新分頁中開啟試算表。
- 依序按一下「檔案」
你可以下載 Excel 格式的試算表加密檔案副本。
- 在 Google 試算表中依序點選左上方的「檔案」
- 按一下「Microsoft Excel (.xlsx)」。