Mọi tệp được tải lên Drive hoặc tạo trong Tài liệu, Trang tính và Trang trình bày đều được mã hoá khi truyền và khi lưu trữ bằng phương thức mã hoá AES256 bit. Để tăng cường bảo mật, tổ chức của bạn có thể cho phép bạn mã hoá các tệp Drive, Tài liệu, Trang tính và Trang trình bày bằng tính năng mã hoá phía máy khách của Google Workspace. Tệp đã mã hoá có một số hạn chế so với tệp tiêu chuẩn. Bạn cũng có thể tải lên mọi loại tệp trên Drive như PDF và Office dưới dạng tệp Drive đã mã hoá.
Quan trọng: Để mã hoá tệp Drive, Tài liệu, Trang tính và Trang trình bày bằng tính năng mã hoá phía máy khách của Workspace:
- Bạn phải có tài khoản Workspace.
- Quản trị viên của bạn phải bật tính năng mã hoá phía máy khách.
- Bạn phải xác minh danh tính của mình.
Tìm hiểu về tính năng mã hoá
Đây là quá trình mã hoá thông tin để bảo vệ dữ liệu của bạn. Chỉ những người dùng đã được quản trị viên bật tính năng mã hoá phía máy khách của Google Workspace và đã xác minh danh tính của mình mới có thể tạo hoặc sao chép tệp đã mã hoá. Trên tệp đã mã hoá, bất kỳ người dùng nào được chia sẻ tệp đều có thể truy cập vào tệp bằng khoá mã hoá dành riêng cho tệp đó. Thông thường, Google mã hoá nội dung của bạn trong khi truyền cũng như khi lưu trữ, nhưng với tính năng mã hoá phía máy khách, miền của bạn đã chọn thêm một lớp bảo vệ.
Những điều cần biết về tính năng mã hoá- Quản trị viên miền của bạn có quyền kiểm soát các nhóm và cá nhân được sử dụng tính năng mã hoá. Nếu bạn muốn di chuyển tệp sang vị trí có tính năng mã hoá đang tắt hoặc muốn bật tính năng này cho vị trí mới, hãy liên hệ với quản trị viên của bạn.
- Quản trị viên của bạn cũng có thể đề xuất tạo tệp mới trong Drive, Tài liệu, Trang tính và Trang trình bày bằng tính năng Mã hoá phía máy khách thông qua lời nhắc trong ứng dụng. Vui lòng tham khảo ý kiến quản trị viên của bạn nếu cần để đảm bảo bạn hiểu rõ kỳ vọng đối với tổ chức của mình.
- Tính năng Mã hoá phía máy khách cung cấp thêm một lớp bảo vệ cho tổ chức của bạn. Tệp của bạn được mã hoá hai đầu và giữa các ứng dụng. Google không thể giải mã tệp của bạn. Lưu ý:
- Những ứng dụng trên máy tính của bạn có đủ quyền, chẳng hạn như tiện ích của Chrome, có thể xem và di chuyển tệp đã mã hoá ra bên ngoài.
- Tính năng mã hoá không bảo vệ tệp của bạn khỏi những người có thể xem màn hình của bạn.
- Tần suất bạn phải đăng nhập lại để mở những tệp đã mã hoá phía máy khách sẽ do quản trị viên quyết định. Nếu bạn thường xuyên phải đăng nhập, hãy liên hệ với quản trị viên của bạn.
- Biểu tượng khoá
sẽ xuất hiện bên cạnh tệp đã mã hoá.
- Tại một thời điểm, chỉ một người có thể chỉnh sửa tệp đã mã hoá. Tìm hiểu cách cộng tác trên tệp đã mã hoá.
- Trong tệp đã mã hoá, nội dung sẽ được lưu tự động 30 giây một lần, trừ phi thiết bị của bạn ở trạng thái rảnh hoặc bạn thực hiện thao tác khác, chẳng hạn như chia sẻ tệp hoặc tìm cách thoát tệp.
- Nếu tìm cách thoát tệp khi chưa lưu, bạn sẽ nhận được thông báo. Để tránh bị mất những nội dung thay đổi chưa lưu, hãy nhấp vào Huỷ.
- Tính năng lưu tự động có 3 trạng thái:
- Đang chờ lưu: Chờ trình kích hoạt lưu tự động hoặc bộ tính giờ 30 giây.
- Đang lưu: Quá trình lưu đang diễn ra. Bạn có thể tiếp tục chỉnh sửa tệp.
- Đã lưu vào Drive: Bạn chưa chỉnh sửa gì. Tệp của bạn là phiên bản mới nhất.
- Quá trình tạo tệp đã mã hoá có nhiều bước. Tìm hiểu cách tạo hoặc sao chép tệp đã mã hoá.
- Để truy cập vào các tệp đã mã hoá, quản trị viên có thể yêu cầu bạn đăng nhập vào một dịch vụ Đăng nhập một lần (SSO) khác 2 lần, một lần cho IDP (nhà cung cấp danh tính) mà tổ chức của bạn dùng và một lần bằng Google cho Drive, Tài liệu, Trang tính và Trang trình bày.
- Bạn có thể in trong Tài liệu hoặc Trang tính nhưng không thể in trong Trang trình bày.
- Tính năng kiểm tra lỗi chính tả cho tệp Tài liệu và Trang trình bày đã mã hoá hiện hỗ trợ tiếng Anh (Mỹ), tiếng Anh (Anh), tiếng Pháp, tiếng Đức, tiếng Ý và tiếng Tây Ban Nha.
- Tính năng kiểm tra chính tả không hoạt động trong Trang tính.
- Bạn có thể xuất tệp Trang tính thành tệp Excel. Chuyển đến mục Tệp
Tải xuống.
- Nhật ký phiên bản của tệp được mã hoá có thể lưu giữ tối đa 100 phiên bản. Sau khi số phiên bản vượt quá 100, những phiên bản ít quan trọng hơn sẽ tự động bị xoá. Chúng tôi hiện chưa hỗ trợ phiên bản đã đặt tên.
- Các tệp Tài liệu, Trang tính và Trang trình bày đã mã hoá có kích thước tối đa là 100 MB. Các tệp đã mã hoá trên Drive không có giới hạn.
- Một tài liệu được phép có tối đa 3.000 ảnh.
- Kích thước một bức ảnh là 1 MB.
- Việc tải một thư mục xuống không ảnh hưởng đến các tệp được mã hoá phía máy khách.
Tải xuống.Đối với tệp đã mã hoá, bạn không thể:
- Mở Microsoft Office ở Chế độ chỉnh sửa cho tệp Tài liệu hoặc Trang trình bày
- Nhận xét trên tệp Trang tính, Trang trình bày và Drive
- Dùng ứng dụng di động để chỉnh sửa tệp Tài liệu, Trang tính và Trang trình bày
- Dùng các hàm trong Trang tính có chức năng thực hiện lệnh gọi bên ngoài
- Nhập tệp Microsoft Office vào Tài liệu hoặc Trang trình bày
- Sử dụng một số công cụ, trong đó có:
- Kiểm tra ngữ pháp
- Dịch và so sánh tài liệu
- Nhập liệu bằng giọng nói
- Tiện ích bổ sung
- Tải tệp Tài liệu hoặc Trang trình bày xuống
- Sử dụng tính năng xem trước tệp cho tệp Tài liệu, Trang tính hoặc Trang trình bày
Tạo hoặc sao chép tệp đã mã hoá
Quan trọng: Để tạo hoặc sao chép tệp đã mã hoá, bạn cần:
- Đăng nhập vào tài khoản do cơ quan hoặc trường học cung cấp
- Quản trị viên bật tính năng mã hoá phía máy khách
- Xác minh rằng tài khoản của bạn có thể tạo tệp
Để tạo tài liệu, bảng tính hoặc bản trình bày đã mã hoá, hãy chọn một trong số những cách sau:
Trong Google Drive:
- Truy cập vào drive.google.com.
- Ở trên cùng bên trái, hãy nhấp vào biểu tượng Mới
.
- Trỏ vào mũi tên bên cạnh Tài liệu, Trang tính hoặc Trang trình bày
- Trong cửa sổ "Tài liệu được mã hoá mới", hãy nhấp vào Tạo.
.Trong Google Tài liệu, Trang tính hoặc Trang trình bày:
- Mở một tệp Google Tài liệu, Trang tính hoặc Trang trình bày.
- Ở trên cùng, hãy nhấp vào Tệp.
- Trỏ tới phần Mới
- Trong cửa sổ "Tài liệu được mã hoá mới", hãy nhấp vào Tạo.
Lưu ý:
- Nếu quản trị viên bật tính năng Mã hoá phía máy khách (CSE) theo mặc định, thì mục "Tài liệu/bảng tính/bản trình bày mới/trống đã mã hoá" sẽ xuất hiện dưới dạng lựa chọn được đề xuất trong trình đơn Tệp
- Nếu bạn tạo tệp đã mã hoá trong Thư mục dùng chung, thì tệp đã mã hoá có quyền truy cập giống như thư mục đó.
- Nếu bạn không thấy các lựa chọn Tài liệu/bảng tính/bản trình bày trống đã mã hoá hoặc Tài liệu/bảng tính/bản trình bày mới đã mã hoá:
- Kiểm tra để xác nhận rằng bạn đã đăng nhập vào tài khoản công việc hoặc tài khoản trường học.
- Kiểm tra xem quản trị viên của bạn đã bật tính năng mã hoá phía máy khách hay chưa.
- Hãy đảm bảo rằng bạn đã xác minh danh tính của mình. Tìm hiểu thêm về quá trình mã hoá thông qua nhà cung cấp danh tính của bạn.
- Truy cập vào drive.google.com.
- Ở trên cùng bên trái, hãy nhấp vào biểu tượng Mới
- Trỏ vào mũi tên bên cạnh biểu tượng Tải tệp lên
Lưu ý:
- Nếu quản trị viên của bạn bật tính năng Mã hoá phía máy khách (CSE) theo mặc định, thì mục "Mã hoá và tải lên" sẽ xuất hiện dưới dạng lựa chọn được đề xuất trong trình đơn Mới+.
- Nếu bạn tải một tệp đã mã hoá lên trong Thư mục dùng chung, thì tệp đã mã hoá có quyền truy cập giống như thư mục đó.
- Nếu không thấy lựa chọn Mã hoá rồi tải tệp lên:
- Kiểm tra để xác nhận rằng bạn đã đăng nhập vào tài khoản Workspace.
- Kiểm tra xem quản trị viên của bạn đã bật tính năng mã hoá phía máy khách hay chưa.
- Hãy đảm bảo rằng bạn đã xác minh danh tính của mình. Tìm hiểu thêm về quá trình mã hoá thông qua nhà cung cấp danh tính của bạn.
Trong Google Drive:
- Nhấp chuột phải vào một tệp.
- Nhấp vào Tạo bản sao
- Nếu một tệp:
- Có lớp mã hoá bổ sung, bạn cũng có thể Tạo bản sao được giải mã.
- Không có lớp mã hoá bổ sung, bạn cũng có thể Tạo bản sao được mã hoá.
Trong Google Tài liệu, Trang tính hoặc Trang trình bày:
- Mở một tệp Google Tài liệu, Trang tính hoặc Trang trình bày được mã hoá.
- Ở trên cùng bên trái, hãy nhấp vào Tệp
- Nếu một tệp:
- Có lớp mã hoá bổ sung, bạn cũng có thể Tạo bản sao được giải mã.
- Không có lớp mã hoá bổ sung, bạn cũng có thể Tạo bản sao được mã hoá.
Lưu ý:
- Nếu quản trị viên của bạn bật tính năng Mã hoá phía máy khách (CSE) theo mặc định, thì mục Tạo bản sao được mã hoá sẽ xuất hiện dưới dạng lựa chọn được đề xuất trong trình đơn Tệp
- Nếu không thấy lựa chọn để Tạo bản sao được mã hoá hoặc Tạo bản sao được giải mã:
- Kiểm tra để xác nhận rằng bạn đã đăng nhập vào tài khoản công việc hoặc tài khoản trường học.
- Kiểm tra xem quản trị viên của bạn đã bật tính năng mã hoá phía máy khách hay chưa.
- Mở một tệp Google Tài liệu, Trang tính hoặc Trang trình bày.
- Ở phía trên cùng, hãy nhấp vào Tệp
Lưu ý:
- Nếu quản trị viên bật tính năng Mã hoá phía máy khách (CSE) theo mặc định, thì mục "Tạo bản sao được mã hoá" sẽ xuất hiện dưới dạng lựa chọn được đề xuất trong trình đơn Tệp
- Những tính năng không được tính năng mã hoá phía máy khách hỗ trợ sẽ bị vô hiệu hoá hoặc bị xoá.
- Các tính năng bị vô hiệu hoá:
- Danh sách kiểm tra
- Bản vẽ, biểu đồ và bảng được nhúng
- Biểu mẫu được liên kết
- Các hàm dữ liệu bên ngoài như GOOGLEFINANCE
- Trang tính liên kết
- Chữ nghệ thuật
- Các tính năng đã bị xoá khỏi tài liệu:
- Trường chữ ký điện tử
- Nhận xét và đề xuất
- Dải ô được bảo vệ
- Apps Script và tiện ích bổ sung
- Các tính năng bị vô hiệu hoá:
- Nếu bạn không thấy chế độ Thêm lớp mã hoá, hãy làm như sau:
- Kiểm tra để xác nhận rằng bạn đã đăng nhập vào tài khoản công việc hoặc tài khoản trường học.
- Kiểm tra xem quản trị viên của bạn có cho phép mã hoá phía máy khách không.
- Kiểm tra để xác nhận rằng bạn là chủ sở hữu tài liệu trong phần Drive của tôi hoặc là Người quản lý bộ nhớ dùng chung.
- Xác minh danh tính của bạn Tìm hiểu cách kết nối với nhà cung cấp danh tính của bạn.
- Mở một tệp Google Tài liệu, Trang tính hoặc Trang trình bày.
- Ở trên cùng, hãy nhấp vào Tệp
Lưu ý:
- Nếu không thấy mục Xoá lớp mã hoá bổ sung, hãy làm như sau:
- Kiểm tra để xác nhận rằng bạn đã đăng nhập vào tài khoản công việc hoặc tài khoản trường học.
- Kiểm tra xem quản trị viên của bạn có cho phép mã hoá phía máy khách không.
- Kiểm tra để xác nhận rằng bạn là chủ sở hữu tài liệu trong phần Drive của tôi hoặc là Người quản lý bộ nhớ dùng chung.
- Xác minh danh tính của bạn Tìm hiểu cách kết nối với nhà cung cấp danh tính của bạn.
Tìm hiểu cách xử lý tệp Excel đã mã hoá trong Drive
Có nhiều cách để xử lý tệp Excel đã mã hoá. Bạn có thể:
- Nhập dữ liệu của tệp Excel vào Trang tính.
- Tải bản sao của tệp Trang tính xuống ở định dạng Excel.
Bạn có thể nhập dữ liệu từ một tệp Excel vào một tệp Trang tính đã mã hoá hiện có. Tệp Excel của bạn sẽ không thay đổi, ngay cả khi bạn thay đổi tệp Trang tính đã mã hoá.
- Trong Trang tính, hãy tạo một tệp mới hoặc mở một tệp Excel đã mã hoá hiện có.
- Ở trên cùng bên trái, hãy nhấp vào Tệp
- Chọn tệp Excel bạn muốn dùng.
- Nhấp vào Chọn.
- Chọn một chế độ nhập:
- Tạo bảng tính mới
- Chèn (các) trang tính mới
- Nhấp vào Nhập dữ liệu.
Lưu ý:
- Bạn chỉ có thể nhập tệp Excel có đuôi .xlsx.
- Khi bạn nhập, các tính năng Excel không được hỗ trợ trong Trang tính sẽ bị bỏ qua.
- Kích thước tệp tối đa: 100MB
- Số ô tối đa: 10 triệu
- Số lượng ảnh tối đa: 3.000
Bạn có thể tải bản sao của một tệp Trang tính đã mã hoá xuống dưới định dạng tệp Excel.
- Trong Trang tính, ở trên cùng bên trái, hãy nhấp vào Tệp
- Nhấp vào Microsoft Excel (.xlsx).