ไฟล์ทั้งหมดที่อัปโหลดไปยังไดรฟ์หรือสร้างในเอกสาร ชีต และสไลด์จะได้รับการเข้ารหัสขณะรับส่งและขณะจัดเก็บโดยใช้การเข้ารหัสแบบ AES256 บิต องค์กรอาจอนุญาตให้คุณเข้ารหัสไฟล์ในไดรฟ์ เอกสาร ชีต และสไลด์ด้วยการเข้ารหัสฝั่งไคลเอ็นต์ของ Workspace เพื่อการรักษาข้อมูลที่เป็นความลับได้อย่างปลอดภัยมากขึ้น ไฟล์ที่เข้ารหัสมีข้อจำกัดบางประการซึ่งแตกต่างจากไฟล์มาตรฐาน นอกจากนี้ คุณยังอัปโหลดไฟล์ประเภทต่างๆ ในไดรฟ์ เช่น PDF และ Office เป็นไฟล์ที่เข้ารหัสในไดรฟ์ได้อีกด้วย
สำคัญ: หากต้องการเข้ารหัสไฟล์ในไดรฟ์ เอกสาร ชีต และสไลด์ด้วยการเข้ารหัสฝั่งไคลเอ็นต์ของ Workspace ต้องมีคุณสมบัติดังนี้
- คุณต้องมีบัญชี Workspace
- ผู้ดูแลระบบต้องเปิดใช้การเข้ารหัสฝั่งไคลเอ็นต์
- คุณต้องยืนยันตัวตน
ดูข้อมูลเกี่ยวกับการเข้ารหัส
การเข้ารหัสเป็นกระบวนการเข้ารหัสข้อมูลเพื่อปกป้องข้อมูลของคุณ โดยมีเพียงผู้ใช้ที่ผู้ดูแลระบบเปิดใช้การเข้ารหัสฝั่งไคลเอ็นต์ของ Workspace ให้และได้ยืนยันตัวตนแล้วเท่านั้นที่จะสร้างหรือคัดลอกไฟล์ที่เข้ารหัสได้ ซึ่งในไฟล์ที่เข้ารหัส ผู้ใช้ทุกรายที่ได้รับการแชร์ไฟล์จะเข้าถึงไฟล์ดังกล่าวได้โดยใช้คีย์การเข้ารหัสที่ไม่ซ้ำกันสำหรับไฟล์นั้น โดยปกติ Google จะเข้ารหัสเนื้อหาระหว่างการส่งและระหว่างจัดเก็บ แต่เมื่อใช้การเข้ารหัสฝั่งไคลเอ็นต์ ก็หมายความว่าโดเมนของคุณได้เลือกเพิ่มระดับการป้องกันอีกชั้นหนึ่ง
สิ่งที่ควรทราบเกี่ยวกับการเข้ารหัส- ผู้ดูแลระบบโดเมนควบคุมได้ว่ากลุ่มและบุคคลใดที่สามารถใช้การเข้ารหัสได้ โปรดติดต่อผู้ดูแลระบบหากต้องการย้ายไฟล์ไปยังตำแหน่งที่ปิดใช้การเข้ารหัส หรือหากต้องการเปิดใช้ฟีเจอร์นี้ในตำแหน่งใหม่
- นอกจากนี้ผู้ดูแลระบบยังเลือกแนะนำให้สร้างไฟล์ใหม่ในไดรฟ์ เอกสาร ชีต และสไลด์โดยใช้การเข้ารหัสฝั่งไคลเอ็นต์ผ่านข้อความแจ้งในแอปได้ด้วย โปรดปรึกษาผู้ดูแลระบบของคุณตามความจำเป็นเพื่อทำความเข้าใจความคาดหวังขององค์กร
- การเข้ารหัสฝั่งไคลเอ็นต์จะเพิ่มระดับการปกป้องอีกชั้นหนึ่งให้กับองค์กร ไฟล์จะได้รับการเข้ารหัสจากต้นทางถึงปลายทาง รวมทั้งเข้ารหัสระหว่างไคลเอ็นต์ ซึ่ง Google จะไม่สามารถถอดรหัสไฟล์ของคุณได้ โดยมีข้อควรทราบดังนี้
- แอปพลิเคชันในคอมพิวเตอร์ของคุณที่ได้รับสิทธิ์เพียงพอ เช่น ส่วนขยาย Chrome อาจดูและขโมยไฟล์ที่เข้ารหัสได้
- การเข้ารหัสไม่ได้ปกป้องไฟล์จากบุคคลที่สามารถดูหน้าจอของคุณได้
- ผู้ดูแลระบบจะกำหนดความถี่ที่คุณต้องลงชื่อเข้าใช้ใหม่เพื่อเปิดไฟล์ที่เข้ารหัสฝั่งไคลเอ็นต์ หากพบว่าตนเองต้องลงชื่อเข้าใช้บ่อยๆ โปรดติดต่อผู้ดูแลระบบ
- ไอคอนแม่กุญแจ
จะปรากฏข้างไฟล์ที่เข้ารหัส
- ผู้ใช้จะแก้ไขไฟล์ที่เข้ารหัสได้ครั้งละ 1 คนเท่านั้น ดูวิธีทำงานร่วมกันในไฟล์ที่เข้ารหัส
- ในไฟล์ที่เข้ารหัส ระบบจะเริ่มบันทึกอัตโนมัติทุกๆ 30 วินาที ยกเว้นในกรณีที่อุปกรณ์ไม่มีการใช้งานหรือคุณดำเนินการอย่างอื่นอยู่ เช่น แชร์ไฟล์หรือพยายามออกจากไฟล์
- คุณจะเห็นคำเตือนหากพยายามออกจากไฟล์ที่ยังไม่ได้บันทึก ให้คลิกยกเลิกเพื่อหลีกเลี่ยงไม่ให้การเปลี่ยนแปลงที่ยังไม่ได้บันทึกสูญหาย
- การบันทึกอัตโนมัติมี 3 สถานะดังนี้
- กำลังรอการบันทึก: ระบบรอเรียกใช้การบันทึกอัตโนมัติหรือตัวจับเวลา 30 วินาที
- กำลังบันทึก: ระบบกำลังดำเนินการบันทึก คุณสามารถแก้ไขไฟล์ต่อไปได้
- บันทึกไปที่ไดรฟ์แล้ว: คุณยังไม่ได้ทำการเปลี่ยนแปลงใดๆ ข้อมูลในไฟล์จึงเป็นเวอร์ชันล่าสุด
- การสร้างไฟล์ที่เข้ารหัสมีหลายวิธี ดูวิธีสร้างหรือคัดลอกไฟล์ที่เข้ารหัส
- หากต้องการเข้าถึงไฟล์ที่เข้ารหัส ผู้ดูแลระบบอาจกำหนดให้คุณต้องลงชื่อเข้าใช้บริการ SSO เพิ่มเป็น 2 ครั้ง โดยครั้งแรกคือการลงชื่อเข้าใช้ IdP ขององค์กร และอีกครั้งคือการลงชื่อเข้าใช้ Google ไดรฟ์ เอกสาร ชีต และสไลด์
- คุณพิมพ์จากเอกสารหรือชีตได้ แต่จะพิมพ์จากสไลด์ไม่ได้
- การตรวจตัวสะกดสำหรับเอกสารและสไลด์ที่เข้ารหัสมีให้บริการในภาษาอังกฤษ (อเมริกัน), อังกฤษ (อังกฤษ), ฝรั่งเศส, เยอรมัน, อิตาลี และสเปน
- การตรวจตัวสะกดใช้ไม่ได้ในชีต
- คุณส่งออกไฟล์ชีตเป็นไฟล์ Excel ได้ โดยไปที่ไฟล์
ดาวน์โหลด
- ประวัติเวอร์ชันสำหรับไฟล์ที่เข้ารหัสจะเก็บข้อมูลได้สูงสุด 100 เวอร์ชัน หลังจากที่เกินจำนวนสูงสุดแล้ว ระบบจะนำเวอร์ชันที่มีนัยสำคัญน้อยกว่าออกโดยอัตโนมัติ ทั้งนี้เวอร์ชันที่มีชื่อยังไม่พร้อมใช้งาน
- เอกสาร ชีต และสไลด์ที่เข้ารหัสจะต้องมีขนาดไม่เกิน 100 MB ส่วนไฟล์ในไดรฟ์ที่เข้ารหัสจะไม่มีการจำกัดขนาด
- จำนวนภาพสูงสุดในเอกสารคือ 3,000 ภาพ
- ขนาดรูปภาพต้องไม่เกิน 1 MB
- การดาวน์โหลดโฟลเดอร์จะไม่ส่งผลต่อไฟล์ที่เข้ารหัสฝั่งไคลเอ็นต์
ดาวน์โหลดสำหรับไฟล์ที่เข้ารหัส คุณจะทำสิ่งต่อไปนี้ไม่ได้
- เปิด Microsoft Office ในโหมดแก้ไขสำหรับเอกสารหรือสไลด์
- แสดงความคิดเห็นในไฟล์ชีต สไลด์ และไดรฟ์
- ใช้แอปบนอุปกรณ์เคลื่อนที่เพื่อแก้ไขเอกสาร ชีต หรือสไลด์
- ใช้ฟังก์ชันในชีตซึ่งเรียกใช้ข้อมูลจากภายนอก
- นําเข้าไฟล์ Microsoft Office ไปยังเอกสารหรือสไลด์
- ใช้เครื่องมือบางรายการดังต่อไปนี้
- ตรวจสอบไวยากรณ์
- แปลและเปรียบเทียบเอกสาร
- พิมพ์ด้วยเสียง
- ส่วนเสริม
- ดาวน์โหลดเอกสารหรือสไลด์
- ใช้การแสดงตัวอย่างไฟล์สำหรับเอกสาร ชีต หรือสไลด์
สร้างหรือคัดลอกไฟล์ที่เข้ารหัส
สำคัญ: หากต้องการสร้างหรือคัดลอกไฟล์ที่เข้ารหัส คุณต้องทำดังนี้
- ลงชื่อเข้าใช้บัญชีงานหรือบัญชีโรงเรียน
- แจ้งให้ผู้ดูแลระบบเปิดใช้การเข้ารหัสฝั่งไคลเอ็นต์
- ยืนยันว่าบัญชีของคุณสามารถสร้างไฟล์ได้
หากต้องการสร้างเอกสาร สเปรดชีต หรืองานนำเสนอที่เข้ารหัส ให้เลือกตัวเลือกดังนี้
หากดำเนินการจาก Google ไดรฟ์ ให้ทำดังนี้
- ไปที่ drive.google.com
- คลิกใหม่
ที่ด้านซ้ายบน
- ชี้ไปที่ลูกศรถัดจากเอกสาร ชีต หรือสไลด์
- ในหน้าต่าง "เอกสารที่เข้ารหัสใหม่" ให้คลิกสร้าง
ที่ด้านซ้ายบนหากดำเนินการจาก Google เอกสาร ชีต หรือสไลด์ ให้ทำดังนี้
- เปิด Google เอกสาร ชีต หรือสไลด์
- คลิกไฟล์ที่ด้านบน
- ชี้ไปที่ "ใหม่"
- ในหน้าต่าง "เอกสารที่เข้ารหัสใหม่" ให้คลิกสร้าง
เคล็ดลับ
- หากผู้ดูแลระบบเปิดใช้ CSE โดยค่าเริ่มต้น "เอกสาร/สเปรดชีต/งานนำเสนอที่เข้ารหัสรายการใหม่/ว่าง" จะปรากฏเป็นตัวเลือกที่แนะนำในส่วนเมนูไฟล์
- หากคุณสร้างไฟล์ที่เข้ารหัสในโฟลเดอร์ที่แชร์ ไฟล์นั้นจะมีสิทธิ์เข้าถึงแบบเดียวกับโฟลเดอร์
- หากไม่มีตัวเลือกเอกสาร/สเปรดชีต/งานนำเสนอเปล่าที่เข้ารหัสหรือเอกสาร/สเปรดชีต/งานนำเสนอที่เข้ารหัสรายการใหม่ ให้ทำดังนี้
- ยืนยันว่าคุณเข้าสู่ระบบบัญชีงานหรือโรงเรียนอยู่
- ตรวจสอบว่าผู้ดูแลระบบเปิดใช้การเข้ารหัสฝั่งไคลเอ็นต์หรือไม่
- ยืนยันตัวตนของคุณ ดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการเข้ารหัสกับผู้ให้บริการข้อมูลประจำตัว
- ไปที่ drive.google.com
- คลิกใหม่
- ชี้ไปที่ลูกศรถัดจากอัปโหลดไฟล์
เคล็ดลับ
- หากผู้ดูแลระบบเปิดใช้ CSE โดยค่าเริ่มต้น "เข้ารหัสและอัปโหลด" จะปรากฏเป็นตัวเลือกที่แนะนำในเมนู "ใหม่+"
- หากคุณอัปโหลดไฟล์ที่เข้ารหัสในโฟลเดอร์ที่แชร์ ไฟล์นั้นจะมีสิทธิ์เข้าถึงแบบเดียวกับโฟลเดอร์
- หากไม่มีตัวเลือกเข้ารหัสและอัปโหลดไฟล์ ให้ทำดังนี้
- ยืนยันว่าคุณเข้าสู่ระบบบัญชี Workspace อยู่
- ตรวจสอบว่าผู้ดูแลระบบเปิดใช้การเข้ารหัสฝั่งไคลเอ็นต์หรือไม่
- ยืนยันตัวตนของคุณ ดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการเข้ารหัสกับผู้ให้บริการข้อมูลประจำตัว
หากดำเนินการจาก Google ไดรฟ์ ให้ทำดังนี้
- คลิกขวาที่ไฟล์
- คลิกทำสำเนา
- ในกรณีที่เป็นไฟล์ต่อไปนี้
- มีการเข้ารหัสเพิ่มเติม คุณยังทำสำเนาที่ถอดรหัสได้ด้วย
- ไม่มีการเข้ารหัสเพิ่มเติม คุณยังทำสำเนาที่เข้ารหัสได้ด้วย
จาก Google เอกสาร ชีต หรือสไลด์ ให้ทําดังนี้
- เปิดไฟล์ Google เอกสาร, ชีต หรือสไลด์ที่เข้ารหัส
- ที่ด้านซ้ายบน ให้คลิกไฟล์
- ในกรณีที่เป็นไฟล์ต่อไปนี้
- มีการเข้ารหัสเพิ่มเติม คุณยังทำสำเนาที่ถอดรหัสได้ด้วย
- ไม่มีการเข้ารหัสเพิ่มเติม คุณยังทำสำเนาที่เข้ารหัสได้ด้วย
เคล็ดลับ
- หากผู้ดูแลระบบเปิดใช้ CSE โดยค่าเริ่มต้น ทำสำเนาที่เข้ารหัสจะปรากฏเป็นตัวเลือกที่แนะนำในส่วนเมนูไฟล์
- หากไม่มีตัวเลือกสำหรับทำสำเนาที่เข้ารหัสหรือทำสำเนาที่ถอดรหัส ให้ทำตามขั้นตอนต่อไปนี้
- ยืนยันว่าคุณเข้าสู่ระบบบัญชีงานหรือโรงเรียนอยู่
- ตรวจสอบว่าผู้ดูแลระบบเปิดใช้การเข้ารหัสฝั่งไคลเอ็นต์หรือไม่
- เปิด Google เอกสาร, ชีต หรือสไลด์
- ที่ด้านบน ให้คลิกไฟล์
เคล็ดลับ
- หากผู้ดูแลระบบเปิดใช้ CSE โดยค่าเริ่มต้น "ทำสำเนาที่เข้ารหัส" จะปรากฏเป็นตัวเลือกที่แนะนำในส่วนเมนูไฟล์
- สำหรับฟีเจอร์ที่การเข้ารหัสฝั่งไคลเอ็นต์ไม่รองรับ คุณจะแก้ไขใดๆ ไม่ได้หรือระบบจะนำฟีเจอร์ดังกล่าวนั้นออก
- ฟีเจอร์ที่แก้ไขไม่ได้
- รายการตรวจสอบ
- ภาพวาด แผนภูมิ และตารางที่ฝัง
- แบบฟอร์มที่ลิงก์
- ฟังก์ชันข้อมูลภายนอก เช่น GOOGLEFINANCE
- ชีตที่เชื่อมต่อ
- ข้อความศิลป์
- ฟีเจอร์ที่นำออกจากเอกสาร
- ช่องลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์
- ความคิดเห็นและคำแนะนำ
- ช่วงที่ป้องกันไว้
- Apps Script และส่วนเสริม
- ฟีเจอร์ที่แก้ไขไม่ได้
- หากเพิ่มการเข้ารหัสไม่แสดง ให้ทำดังนี้
- ยืนยันว่าคุณเข้าสู่ระบบบัญชีงานหรือบัญชีโรงเรียนแล้ว
- ตรวจสอบว่าผู้ดูแลระบบอนุญาตให้ใช้การเข้ารหัสฝั่งไคลเอ็นต์หรือไม่
- ยืนยันว่าคุณเป็นเจ้าของเอกสารในไดรฟ์ของฉันหรือเป็นผู้จัดการของไดรฟ์ที่แชร์
- ยืนยันตัวตนของคุณ ดูวิธีเชื่อมต่อกับผู้ให้บริการข้อมูลประจำตัว
- เปิด Google เอกสาร, ชีต หรือสไลด์
- ที่ด้านบน ให้คลิกไฟล์
เคล็ดลับ
- หากระบบไม่แสดงนำการเข้ารหัสเพิ่มเติมออก ให้ทำดังนี้
- ยืนยันว่าคุณเข้าสู่ระบบบัญชีงานหรือบัญชีโรงเรียนแล้ว
- ตรวจสอบว่าผู้ดูแลระบบอนุญาตให้ใช้การเข้ารหัสฝั่งไคลเอ็นต์หรือไม่
- ยืนยันว่าคุณเป็นเจ้าของเอกสารในไดรฟ์ของฉันหรือเป็นผู้จัดการของไดรฟ์ที่แชร์
- ยืนยันตัวตนของคุณ ดูวิธีเชื่อมต่อกับผู้ให้บริการข้อมูลประจำตัว
ดูวิธีทำงานกับไฟล์ Excel ที่เข้ารหัสในไดรฟ์
คุณทำงานกับไฟล์ Excel ที่เข้ารหัสได้หลายวิธี ดังนี้
- นำเข้าข้อมูล Excel ไปยังชีต
- ดาวน์โหลดสำเนาของไฟล์ชีตในรูปแบบ Excel
คุณสามารถนำเข้าข้อมูลจากไฟล์ Excel ไปยังไฟล์ชีตที่เข้ารหัสที่มีอยู่ได้ แต่ไฟล์ Excel จะยังคงเดิมแม้ว่าคุณจะเปลี่ยนไฟล์ชีตที่เข้ารหัสก็ตาม
- ในชีต ให้สร้างไฟล์ Excel ใหม่หรือเปิดไฟล์ Excel ที่เข้ารหัสที่มีอยู่
- คลิกไฟล์
- เลือกไฟล์ Excel
- คลิกเลือก
- เลือกตัวเลือกการนำเข้าดังนี้
- สร้างสเปรดชีตใหม่
- แทรกชีตใหม่
- คลิกนำเข้าข้อมูล
เคล็ดลับ
- คุณสามารถนำเข้าได้เฉพาะไฟล์ Excel ที่มีนามสกุล .xlsx เท่านั้น
- ขณะที่นำเข้า ระบบจะข้ามฟีเจอร์ Excel ที่ไม่รองรับในชีต
- ไฟล์ขนาดสูงสุด: 100 MB
- จำนวนเซลล์สูงสุด: 10 ล้าน
- จํานวนรูปภาพสูงสุด: 3000
คุณดาวน์โหลดสำเนาของไฟล์ชีตที่เข้ารหัสในรูปแบบ Excel ได้
- ในชีต ให้คลิกไฟล์
- คลิก Microsoft Excel (.xlsx)