Как использовать зашифрованные файлы на Диске, в Документах, Таблицах и Презентациях

Все файлы, загруженные на Диск или созданные в Документах, Таблицах и Презентациях, шифруются как при передаче, так и при хранении с помощью 256-битного алгоритма AES. Для дополнительной защиты данных ваша организация может разрешить вам шифровать файлы Диска, Документов, Таблиц и Презентаций в Workspace на стороне клиента. Имейте в виду, что по сравнению с обычными такие файлы имеют некоторые ограничения. Шифровать можно любые файлы, загружаемые на Диск, например PDF и Office.

Важно! Чтобы шифровать файлы Диска, Документов, Таблиц и Презентаций в Workspace на стороне клиента:

  • вам необходим аккаунт Workspace;
  • ваш администратор должен включить шифрование на стороне клиента;
  • вам нужно подтвердить свою личность.

О шифровании

Шифрование – это процесс кодирования данных, который позволяет их защитить. Создавать и копировать зашифрованные файлы могут только те пользователи, которые подтвердили свою личность и для которых администратор включил в Workspace шифрование на стороне клиента. Любой пользователь, у которого есть доступ к файлам, может открывать их с помощью ключей шифрования. Эти ключи уникальны для каждого файла. Как правило, Google шифрует контент во время передачи и хранения, однако если для вашего домена используется шифрование на стороне клиента, то вы получаете дополнительный уровень защиты.

Общие сведения о шифровании
  • Разрешение на применение шифрования группам и отдельным пользователям предоставляет администратор домена. Если вам нужно перенести файлы в папки, для которых отключено шифрование, или включить эту функцию для новых папок, свяжитесь со своим администратором.
  • Администратор также может рекомендовать пользователям создавать файлы на Диске, в Документах, Таблицах и Презентациях с шифрованием на стороне клиента. Эти рекомендации появляются в виде подсказок в приложениях. При необходимости проконсультируйтесь с администратором и убедитесь, что понимаете требования в отношении вашей организации.
  • Шифрование на стороне клиента обеспечивает дополнительный уровень защиты данных, принадлежащих вашей организации. Для ваших файлов выполняется сквозное и межклиентское шифрование. Google не может расшифровывать ваши файлы. Обратите внимание:
    • При наличии необходимых разрешений некоторые приложения на вашем компьютере, а также расширения браузера Chrome могут просматривать и извлекать зашифрованные файлы.
    • Шифрование не обеспечивает защиту файлов от лиц, которые могут видеть ваш экран.
  • Ваш администратор может указать, как часто нужно будет входить в аккаунт, чтобы просматривать файлы с шифрованием на стороне клиента. Если требование ввести пароль появляется слишком часто, свяжитесь с администратором.
Особенности зашифрованных файлов
  • Рядом с зашифрованным файлом появляется значок замка .
  • Зашифрованный файл не могут одновременно редактировать несколько человек. Подробнее о совместной работе над зашифрованными файлами
  • Во время работы с зашифрованными файлами они автоматически сохраняются каждые 30 секунд, если только ваше устройство не находится в режиме ожидания или вы не выполняете другое действие (например, пытаетесь закрыть файл или предоставляете доступ к нему другому пользователю).
    • При попытке закрыть несохраненный файл вы увидите предупреждение. Чтобы несохраненные изменения не были утеряны, нажмите Отмена.
  • При автосохранении файлу назначается один из трех статусов:
    • Ожидание сохранения. Система ничего не предпринимает, пока не сработает триггер автосохранения или не истечет таймер длительностью 30 секунд.
    • Сохранение. Выполняется сохранение файла. При этом файл можно редактировать.
    • Сохранено на Диске. Открыта текущая версия файла, и в ней нет никаких несохраненных изменений.
  • Создавать зашифрованные файлы можно несколькими способами. Подробнее о том, как копировать зашифрованные файлы
  • Администратор может указать, что для доступа к зашифрованным файлам нужно дважды входить с через систему единого входа: один раз с данными поставщика идентификационной информации вашей организации, а второй – с данными аккаунта Google для Диска, Документов, Таблиц и Презентаций.
  • Вы можете печатать документы и таблицы, но не презентации.
  • В зашифрованных файлах Google Документов и Презентаций проверка правописания доступна для английского (США и Великобритания), итальянского, испанского, немецкого и французского языков.
  • В зашифрованных таблицах Google проверка правописания недоступна.
  • Вы можете экспортировать таблицу в файл Excel. Для этого нажмите Файл затем Скачать.
  • История версий зашифрованных файлов может насчитывать не более 100 версий. Если превысить это число, менее значимые версии будут автоматически удалены. Именованные версии пока недоступны.
  • Максимальный размер зашифрованного файла Документов, Таблиц или Презентаций составляет 100 МБ. Размер зашифрованных файлов на Диске неограничен.
  • В одном документе может быть не больше 3000 изображений.
  • Размер каждого изображения не должен превышать 1 МБ.
  • Скачивание папки не влияет на файлы, зашифрованные на стороне клиента.
Функции, недоступные для зашифрованных файлов

Ниже перечислены действия, которые нельзя выполнять с зашифрованными файлами.

  • Открывать файлы Документов или Презентаций в Microsoft Office в режиме редактирования.
  • Оставлять комментарии в файлах Таблиц и Презентаций, а также в файлах на Диске.
  • Работать с файлами Документов, Таблиц и Презентаций в мобильном приложении.
  • Использовать в Таблицах функции, которые совершают внешние вызовы.
  • Импортировать файлы Microsoft Office в Документы или Презентации.
  • Использовать некоторые инструменты, в том числе:
    • запускать проверку грамматики;
    • пользоваться функциями перевода и сравнения документов;
    • вводить текст голосом;
    • использовать дополнения;
  • скачивать файлы Документов или Презентаций;
  • использовать предпросмотр файлов Документов, Таблиц или Презентаций.

Как создать или скопировать зашифрованный файл

Важно! Чтобы создавать или копировать зашифрованные файлы, необходимо выполнить следующие действия:

  • Войти в рабочий или учебный аккаунт.
  • Попросить администратора включить шифрование на стороне клиента.
  • Убедиться, что в аккаунте можно создавать файлы.
Как создать зашифрованный файл

Чтобы создать зашифрованный документ, таблицу или презентацию, выполните указанные ниже действия.

На Google Диске

  1. Откройте страницу drive.google.com.
  2. Нажмите "Создать" в левом верхнем углу экрана.
  3. Наведите указатель мыши на стрелку возле документа, таблицы или презентациизатемнажмите Создать пустой зашифрованный документ/таблицу/презентацию.
  4. В окне "Новый зашифрованный документ" нажмите Создать.

В Google Документах, Таблицах или Презентациях

  1. Откройте документ, таблицу или презентацию Google.
  2. Вверху нажмите Файл.
  3. Наведите указатель мыши на надпись "Создать" затем выберите Новый зашифрованный документ/таблица/презентация.
  4. В окне "Новый зашифрованный документ" нажмите Создать.

Примечания

  • Если администратор включил шифрование на стороне клиента по умолчанию, то рекомендованным вариантом в меню "Файл затем Создать" будет "Создать пустой зашифрованный документ/таблицу/презентацию" или "Новый зашифрованный документ/таблица/презентация".
  • Если создать зашифрованный файл в общей папке, уровень доступа к нему будет такой же, как и у папки.
  • Если варианты Создать пустой зашифрованный документ/таблицу/презентацию и Новый зашифрованный документ/таблица/презентация недоступны:
Как загрузить зашифрованный файл
  1. Откройте страницу drive.google.com.
  2. Нажмите "Создать" в левом верхнем углу экрана.
  3. Наведите указатель мыши на надпись "Загрузить файлы" затем нажмите Зашифровать и загрузить файл.

Примечания

  • Если администратор включил шифрование на стороне клиента по умолчанию, рекомендованным вариантом в меню "Создать" будет "Зашифровать и загрузить".
  • Если загрузить зашифрованный файл в общую папку, уровень доступа к нему будет такой же, как и у папки.
  • Если вариант Зашифровать и загрузить файл недоступен:
Как скопировать зашифрованный файл

На Google Диске

  1. Нажмите на файл правой кнопкой мыши.
  2. Нажмите Создать копию затем Создать копию (доступно только для файлов на Диске, отличных от файлов Документов, Таблиц и Презентаций).
  3. Обратите внимание:
    • Если у файла есть дополнительное шифрование, вы можете выбрать вариант Создать расшифрованную копию.
    • Если у файла нет дополнительного шифрования, вы можете выбрать вариант Создать зашифрованную копию.

В Google Документах, Таблицах или Презентациях

  1. Откройте зашифрованный документ, таблицу или презентацию Google.
  2. В левом верхнем углу нажмите Файл затем Создать копию затем Создать копию.
  3. Обратите внимание:
    • Если у файла есть дополнительное шифрование, вы можете выбрать вариант Создать расшифрованную копию.
    • Если у файла нет дополнительного шифрования, вы можете выбрать вариант Создать зашифрованную копию.

Примечания

  • Если администратор включил шифрование на стороне клиента по умолчанию, рекомендованным вариантом в меню Файл затем Создать копию будет Создать зашифрованную копию.
  • Если варианты Создать зашифрованную копию и Создать расшифрованную копию недоступны:
    • Убедитесь, что вы вошли в рабочий или учебный аккаунт.
    • Убедитесь, что администратор включил шифрование на стороне клиента.
Как включить шифрование в документе
  1. Откройте документ, таблицу или презентацию Google.
  2. В верхней части страницы нажмите Файл затем Создать копию затем Включить дополнительное шифрование.

Примечания

  • Если администратор включил шифрование на стороне клиента по умолчанию, рекомендованным вариантом в меню "Файл затем Скопировать" будет "Создать зашифрованную копию".
  • Функции, несовместимые с шифрованием на стороне клиента, становятся статическими или удаляются.
    • Статическими могут стать следующие функции:
      • контрольные списки;
      • встроенные рисунки, диаграммы и таблицы;
      • связанные формы;
      • функции для обработки внешних данных, например GOOGLEFINANCE;
      • подключенные таблицы;
      • Word Art.
    • Из документа могут быть удалены следующие функции:
      • поля для электронных подписей;
      • комментарии и подсказки;
      • защищенные диапазоны;
      • скрипты Apps Script и дополнения.
  • Если флажка Включить дополнительное шифрование нет:
Как удалить шифрование из документа
  1. Откройте документ, таблицу или презентацию Google.
  2. В верхней части страницы нажмите Файл затем Создать копию затем Отключить дополнительное шифрование.

Примечания

Как работать с зашифрованными файлами Excel на Диске

Работать с зашифрованными файлами Microsoft Excel можно разными способами. Вы можете:

  • Импортировать данные Excel в Таблицы.
  • Скачать копию файла Таблиц в формате Excel.
Как импортировать данные Excel в Таблицы

Вы можете импортировать данные из файла Excel в существующий зашифрованный файл Таблиц. При этом файл Excel не изменится, даже если вы отредактируете файл Таблиц.

  1. В Google Таблицах создайте файл или откройте существующий зашифрованный файл Excel.
  2. В левом верхнем углу нажмите Файл затем Импортировать.
  3. Выберите файл Excel.
  4. Нажмите Выбрать.
  5. Выберите вариант импорта:
    • Создать таблицу
    • Вставить листы
  6. Нажмите Импортировать данные.

Примечания

  • Импортировать можно только файлы Excel с расширением XLSX.
  • В ходе импорта функции Excel, которые не поддерживаются в Таблицах, игнорируются.
  • Максимальный размер файла: 100 МБ.
  • Максимальное количество ячеек: 10 миллионов.
  • Максимальное количество изображений: 3000.
Как экспортировать файл Таблиц в файл Excel

Вы можете скачать копию зашифрованного файла Таблиц в формате Excel.

  1. Откройте Таблицы и в левом верхнем углу нажмите Файл затем Скачать и расшифровать.
  2. Выберите Microsoft Excel (.xlsx).

Статьи по теме

Поиск
Очистить поле поиска
Закрыть поиск
Приложения Google
Главное меню