כל הקבצים שמועלים ל-Drive ושנוצרים ב-Docs, ב-Sheets וב-Slides, מוצפנים בזמן ההעברה וגם כשהם מאוחסנים, באמצעותהצפנת של AES256-bit. להוספת שכבה של סודיות, הארגון שלכם יכול לאפשר לכם להצפין קובצי Drive, Docs, Sheets ו-Slides באמצעות ההצפנה מצד הלקוח של Google Workspace. לקבצים מוצפנים יש מגבלות מסוימות שאין לקבצים רגילים. אפשר גם להעלות כל סוג קובץ מה-Drive, כמו קובצי PDF ו-Office, כקובץ Drive מוצפן.
חשוב: כדי להצפין קובצי Drive, Docs, Sheets ו-Slides, באמצעות ההצפנה מצד הלקוח של Google Workspace:
- צריך להיות לכם חשבון Workspace.
- צריך לבקש מהאדמין להפעיל את ההצפנה מצד הלקוח.
- עליכם לאמת את זהותכם.
מידע על הצפנה
הצפנה היא תהליך של קידוד מידע שנועד להגן על הנתונים. רק משתמשים שהאדמין שלהם הפעיל עבורם את ההצפנה מצד הלקוח ב-Workspace ושביצעו אימות של הזהות שלהם, יכולים ליצור קבצים מוצפנים או להעתיק אותם. אחרי שמצפינים את הקובץ, כל משתמש שמשתפים איתו את הקובץ יכול לגשת אליו באמצעות מפתח הצפנה ייחודי לקובץ הזה. Google מצפינה את התוכן שלכם בזמן העברה ובאחסון גם ללא הצפנה מצד הלקוח, אבל אם בדומיין שלכם בחרו להוסיף הצפנה מצד הלקוח, אתם נהנים משכבת הגנה נוספת.
דברים שחשוב לדעת על הצפנה- מנהל הדומיין שלכם קובע אילו קבוצות ואנשים יוכלו להשתמש בהצפנה. אם אתם רוצים להעביר קבצים למיקומים שבהם ההצפנה מושבתת או להפעיל את התכונה הזו במיקומים חדשים, עליכם לפנות לאדמין.
- האדמין שלכם יכול גם להמליץ לכם להשתמש בהצפנה מצד הלקוח כשאתם יוצרים קבצים חדשים ב-Drive, ב-Docs, ב-Sheets וב-Slides, באמצעות הנחיות מתוך האפליקציות. כדי לוודא שדרישות הארגון מובנות לכם, כדאי להתייעץ עם האדמין לפי הצורך.
- ההצפנה מצד הלקוח מספקת שכבת הגנה נוספת עבור הארגון. הקבצים שלכם מוצפנים מקצה לקצה וגם במעבר בין לקוחות. Google לא יכולה לפענח את הקבצים שלכם. חשוב לזכור:
- כשנותנים לאפליקציות במחשב (כמו תוספים ל-Chrome) את ההרשאות הדרושות, זה נותן להן גישה לקרוא קבצים מוצפנים ולחלץ נתונים מהם.
- ההצפנה לא מגנה על הקבצים מפני אנשים שיכולים לצפות במסך שלכם.
- האדמין קובע את התדירות שבה נדרשים להיכנס לחשבון מחדש כדי לפתוח קבצים עם הצפנה מצד הלקוח. אם אתם נדרשים להיכנס לחשבון לעיתים קרובות, עליכם לפנות לאדמין.
- ליד קובץ מוצפן מופיע סמל של מנעול
.
- רק אדם אחד יכול לערוך קובץ מוצפן בכל פעם. איך עובדים בשיתוף על קבצים מוצפנים
- קבצים מוצפנים נשמרים אוטומטית כל 30 שניות, אלא אם אין פעילות במכשיר או שאתם מבצעים פעילות אחרת כמו שיתוף קובץ או מבצעים ניסיון לצאת ממנו.
- אם תנסו לצאת מקובץ שלא נשמר, תוצג לכם אזהרה. כדי לא לאבד את השינויים שלא נשמרו, לוחצים על ביטול.
- לשמירה האוטומטית יש 3 סטטוסים:
- בהמתנה לשמירה: השמירה האוטומטית תתבצע לאחר 30 שניות או בעקבות פעולה מתאימה.
- מתבצעת שמירה: מתבצע תהליך שמירה. אתם יכולים להמשיך לערוך את הקובץ.
- נשמרו ב-Drive: לא ביצעתם שינויים. הגרסה שלכם עדכנית.
- יש כמה שלבים ליצירת קבצים מוצפנים. איך יוצרים קבצים מוצפנים או מעתיקים אותם
- כדי לגשת לקבצים מוצפנים, יכול להיות שהאדמין ידרוש מכם להיכנס לשירות SSO נוסף פעמיים, פעם אחת עם ה-IdP של הארגון ופעם אחת עם Google, עבור Drive, Docs, Sheets ו-Slides.
- אתם יכולים להדפיס מ-Docs ומ-Sheets, אבל לא מ-Slides.
- בדיקת האיות בקבצים מוצפנים ב-Docs וב-Slides זמינה באיטלקית, אנגלית אמריקאית, אנגלית בריטית, גרמנית, ספרדית וצרפתית.
- בדיקת האיות לא זמינה ב-Sheets.
- אתם יכולים לייצא קובץ Sheets לקובץ Excel: בוחרים קובץ
הורדה.
- בהיסטוריית הגרסאות בקבצים מוצפנים נשמרות עד 100 גרסאות. אחרי שנשמרו יותר מ-100 גרסאות, גרסאות פחות חשובות מוסרות באופן אוטומטי. בשלב זה לא ניתן לתת שם לגרסאות שמורות.
- הגודל המרבי של קובצי Docs, Sheets ו-Slides מוצפנים הוא 100MB. לקובצי Drive מוצפנים אין מגבלה.
- מסמך יכול לכלול עד 3,000 תמונות.
- הגודל המקסימלי של כל תמונה הוא 1MB.
- הורדה של תיקייה לא משפיעה על קבצים שהוצפנו מצד הלקוח.
הורדה.בקבצים מוצפנים אי אפשר:
- לפתוח את Microsoft Office במצב עריכה ב-Docs או ב-Slides
- להוסיף תגובות בקבצים ב-Sheets, ב-Slides וב-Drive
- להשתמש באפליקציה לנייד כדי לערוך קובצי Docs, Sheets או Slides
- להשתמש בפונקציות ב-Sheets כדי לבצע הפעלות חיצוניות
- לייבא קבצים של Microsoft Office ל-Docs או Slides
- להשתמש בכלים מסוימים, כולל:
- בדיקת דקדוק
- תרגום והשוואת מסמכים
- הכתבה בקול
- תוספים
- להוריד קובצי Docs או Slides
- להציג קבצים בתצוגה מקדימה ב-Docs, ב-Sheets או ב-Slides
יצירת קבצים מוצפנים או העתקה שלהם
חשוב: כדי ליצור או להעתיק קבצים מוצפנים, אתם צריכים:
- להיכנס לחשבון לצורכי עבודה או לחשבון בית ספרי
- שהאדמין יפעיל הצפנה מצד הלקוח
- לוודא שאפשר ליצור קבצים בחשבון שלכם
כדי ליצור מסמך, מצגת או גיליון אלקטרוני מוצפנים, אפשר לבחור באחת מהאפשרויות הבאות:
ב-Google Drive:
- נכנסים אל drive.google.com.
- בפינה הימנית העליונה, לוחצים על הסמל 'חדש'
.
- מעבירים את העכבר מעל החץ שליד Docs, Sheets או Slides
- בחלון 'מסמך מוצפן חדש' לוחצים על יצירה.
.ב-Google Docs, Sheets או Slides:
- פותחים מסמך של Google Docs, Sheets או Slides.
- למעלה, לוחצים על קובץ.
- מעבירים את העכבר מעל הסמל 'חדש'
- בחלון 'מסמך מוצפן חדש' לוחצים על יצירה.
טיפים:
- אם האדמין הפעיל CSE כברירת מחדל, אחת מהאפשרויות 'מסמך מוצפן חדש או ריק/גיליון אלקטרוני מוצפן חדש או ריק/מצגת מוצפנת חדשה או ריקה' תופיע כאפשרות המומלצת בתפריט 'קובץ'
- אם יוצרים קובץ מוצפן בתיקייה משותפת, הקובץ מקבל את אותן הרשאות גישה שיש לאותה תיקייה.
- אם האפשרויות מסמך מוצפן ריק/גיליון מוצפן ריק/מצגת מוצפנת ריקה או מסמך מוצפן חדש/גיליון אלקטרוני מוצפן חדש/מצגת מוצפנת חדשה לא זמינות:
- ודאו שאתם מחוברים לחשבון לצורכי העבודה או לחשבון הבית ספרי.
- בדקו אם האדמין הפעיל הצפנה מצד הלקוח.
- הקפידו לאמת את הזהות שלכם. מידע נוסף על הצפנה עם ספק זהויות
- נכנסים אל drive.google.com.
- בפינה הימנית העליונה, לוחצים על הסמל 'חדש'
- מעבירים את העכבר מעל החץ שלצד 'העלאת קבצים'
טיפים:
- אם האדמין הפעיל CSE כברירת מחדל, האפשרות 'הצפנה והעלאה של קובץ' תופיע כאפשרות המומלצת בתפריט '+חדש'.
- אם מעלים קובץ מוצפן לתיקייה משותפת, הקובץ מקבל את אותן הרשאות גישה שיש לתיקייה.
- אם האפשרות הצפנה והעלאה של קובץ לא מופיעה:
- ודאו שאתם מחוברים לחשבון Workspace שלכם.
- בדקו אם האדמין הפעיל הצפנה מצד הלקוח.
- הקפידו לאמת את הזהות שלכם. מידע נוסף על הצפנה עם ספק זהויות
ב-Google Drive:
- לוחצים לחיצה ימנית על קובץ.
- לוחצים על יצירת עותק
- אם בקובץ:
- יש הצפנה נוספת – אפשר גם ליצור עותק מפוענח.
- אין הצפנה נוספת – אפשר גם ליצור עותק מוצפן.
ב-Google Docs, Sheets או Slides:
- פותחים קובץ מוצפן ב-Google Docs, Sheets, או Slides.
- בפינה הימנית העליונה לוחצים על קובץ
- אם בקובץ:
- יש הצפנה נוספת – אפשר גם ליצור עותק מפוענח.
- אין הצפנה נוספת – אפשר גם ליצור עותק מוצפן.
טיפים:
- אם האדמין מפעיל CSE כברירת מחדל, האפשרות יצירת עותק מוצפן תופיע כאפשרות המומלצת בתפריט קובץ
- אם האפשרויות יצירת עותק מוצפן או יצירת עותק מפוענח לא זמינות:
- ודאו שאתם מחוברים לחשבון לצורכי העבודה או לחשבון הבית ספרי.
- בדקו אם האדמין הפעיל הצפנה מצד הלקוח.
- פותחים מסמך של Google Docs, Sheets או Slides.
- בחלק העליון של המסך, לוחצים על קובץ
טיפים:
- אם האדמין הפעיל CSE כברירת מחדל, האפשרות 'יצירת עותק מוצפן' תופיע כאפשרות המומלצת בתפריט 'קובץ'
- תכונות שלא נתמכות על ידי ההצפנה מצד הלקוח מוקפאות או נמחקות.
- תכונות שמוקפאות:
- רשימות של משימות
- טבלאות, שרטוטים ותרשימים מוטמעים
- טפסים מקושרים
- פונקציות נתונים חיצוניים כמו GOOGLEFINANCE
- גיליונות מקושרים
- אובייקט טקסט מעוצב
- תכונות שנמחקות מהמסמך:
- שדות חתימה דיגיטלית
- תגובות והצעות
- טווחי תאים מוגנים
- Apps Script ותוספים
- תכונות שמוקפאות:
- אם האפשרות הוספת הצפנה לא מופיעה, צריך:
- לוודא שאתם מחוברים לחשבון לצורכי העבודה או לחשבון הבית ספרי.
- לבדוק אם האדמין מאפשר הצפנה מצד הלקוח.
- לוודא שאתם הבעלים של המסמך ב'אחסון שלי' או המנהלים של האחסון השיתופי.
- לאמת את הזהות שלכם. איך יוצרים קשר עם ספק זהויות
- פותחים מסמך של Google Docs, Sheets או Slides.
- בחלק העליון של המסך, לוחצים על קובץ
טיפים:
- אם האפשרות הסרת ההצפנה הנוספת לא מופיעה, צריך:
- לוודא שאתם מחוברים לחשבון לצורכי העבודה או לחשבון הבית ספרי.
- לבדוק אם האדמין מאפשר הצפנה מצד הלקוח.
- לוודא שאתם הבעלים של המסמך ב'אחסון שלי' או המנהלים של האחסון השיתופי.
- לאמת את הזהות שלכם. איך יוצרים קשר עם ספק זהויות
איך עובדים עם קובצי Excel מוצפנים ב-Drive
יש דרכים שונות לעבוד עם קובצי Excel מוצפנים. אתם יכולים:
- לייבוא נתונים מ-Excel ל-Sheets.
- להוריד עותק של קובץ Sheets בפורמט Excel.
אתם יכולים לייבא נתונים מקובץ Excel לקובץ Sheets מוצפן וזמין. הקובץ ב-Excel לא ישתנה, גם אם תשנו את קובץ Sheets המוצפן.
- ב-Sheets, יוצרים קובץ חדש או פותחים קובץ Excel מוצפן וזמין.
- בפינה הימנית העליונה, לוחצים על קובץ
- בוחרים בקובץ Excel.
- לוחצים על בחירה.
- בוחרים אפשרות ייבוא:
- יצירת גיליון אלקטרוני חדש
- הוספת גיליונות חדשים
- לוחצים על ייבוא נתונים.
טיפים:
- אתם יכולים לייבא רק קובצי Excel עם הסיומת .xlsx.
- בזמן הייבוא, המערכת תתעלם מתכונות Excel שלא נתמכות ב-Sheets.
- גודל קובץ מקסימלי: 100MB
- מספר תאים מקסימלי: 10 מיליון
- מספר תמונות מקסימלי: 3,000
אתם יכולים להוריד עותק של קובץ Sheets מוצפן בפורמט Excel.
- ב-Sheets, בפינה הימנית העליונה, לוחצים על קובץ
- לוחצים על Microsoft Excel (.xlsx).