Premiers pas avec les fichiers chiffrés dans Drive, Docs, Sheets et Slides

Qu'ils soient en transit ou au repos, tous les fichiers importés dans Drive ou créés dans Docs, Sheets ou Slides sont chiffrés selon la norme AES 256 bits. Pour renforcer la confidentialité, votre organisation peut vous permettre de chiffrer les fichiers Drive, Docs, Sheets et Slides avec le chiffrement côté client Workspace. Les fichiers chiffrés présentent certaines limites par rapport aux fichiers standards. Vous pouvez également importer tous les types de fichiers Drive, tels que PDF et Office, sous forme de fichiers Drive chiffrés.

Important : Pour chiffrer des fichiers Drive, Docs, Sheets et Slides avec le chiffrement côté client Workspace :

  • vous devez disposer d'un compte Workspace ;
  • votre administrateur doit activer le chiffrement côté client ;
  • vous devez valider votre identité.

À propos du chiffrement

Chiffrer vos données consiste à les encoder pour les protéger. Seuls les utilisateurs dont l'administrateur a activé le chiffrement côté client Workspace et qui ont validé leur identité peuvent créer ou copier des fichiers chiffrés. Tout utilisateur avec qui un fichier chiffré a été partagé peut y accéder à l'aide d'une clé de chiffrement spécifique à ce fichier. Normalement, Google chiffre vos contenus en transit et au repos. Cependant, avec le chiffrement côté client, votre domaine peut ajouter un niveau de protection supplémentaire.

Ce que vous devez savoir sur le chiffrement
  • L'administrateur de votre domaine détermine les groupes et les utilisateurs autorisés à utiliser le chiffrement. Si vous souhaitez déplacer des fichiers vers des emplacements où le chiffrement est désactivé ou activer cette fonctionnalité pour de nouveaux emplacements, contactez votre administrateur.
  • Votre administrateur a également la possibilité de recommander que les nouveaux fichiers dans Drive, Docs, Sheets et Slides soient créés à l'aide du chiffrement côté client via des requêtes dans l'application. Si nécessaire, veuillez contacter votre administrateur pour vous assurer que les attentes de votre organisation sont comprises.
  • Le chiffrement côté client offre un niveau de protection supplémentaire à votre organisation. Vos fichiers sont chiffrés de bout en bout et entre les clients, et Google ne peut pas les déchiffrer. À noter :
    • Il est possible que les applications installées sur votre ordinateur et disposant des autorisations suffisantes, comme les extensions Chrome, puissent afficher les fichiers chiffrés et récupérer leur contenu.
    • Le chiffrement ne protège pas vos fichiers contre les utilisateurs qui peuvent voir votre écran.
  • C'est votre administrateur qui détermine la fréquence à laquelle vous devez vous reconnecter pour ouvrir des fichiers chiffrés côté client. Contactez-le si vous devez vous connecter souvent.
Identifier les différences propres aux fichiers chiffrés
  • Un cadenas s'affiche à côté des fichiers chiffrés.
  • Les fichiers chiffrés peuvent être modifiés par une personne à la fois. Découvrez comment collaborer sur des fichiers chiffrés.
  • Dans les fichiers chiffrés, l'enregistrement automatique se déclenche toutes les 30 secondes, sauf si votre appareil est inactif ou que vous effectuez une autre action (si vous partagez le fichier ou tentez de le quitter, par exemple).
    • Si vous tentez de quitter un fichier non enregistré, vous recevez un avertissement. Pour éviter de perdre les modifications non enregistrées, cliquez sur Annuler.
  • Trois états sont possibles pour l'enregistrement automatique :
    • Enregistrement en attente : en attente d'un déclencheur de l'enregistrement automatique ou du minuteur de 30 secondes.
    • Enregistrement : un enregistrement est en cours. Vous pouvez continuer à modifier le fichier.
    • Enregistré dans Drive : vous n'avez effectué aucune modification. Votre version est à jour.
  • Créer des fichiers chiffrés comporte différentes étapes. Découvrez comment créer ou copier des fichiers chiffrés.
  • Votre administrateur peut vous demander de vous connecter à un service SSO supplémentaire deux fois pour accéder aux fichiers chiffrés : une fois pour le fournisseur d'identité de votre organisation, et une fois avec Google pour Drive, Docs, Sheets et Slides.
  • Vous pouvez imprimer depuis Docs ou Sheets, mais pas Slides.
  • Le correcteur orthographique pour les documents Docs et les diapositives Slides chiffrés est disponible en allemand, anglais américain, anglais britannique, espagnol, français et italien.
  • Le correcteur orthographique n'est pas disponible dans Sheets.
  • Vous pouvez exporter un fichier Sheets dans un fichier Excel. Accédez à Fichier puis Télécharger.
  • L'historique des versions des fichiers chiffrés conserve jusqu'à 100 versions. Une fois que vous avez dépassé 100 versions, les versions les moins importantes sont automatiquement supprimées. Les versions nommées ne sont pas encore disponibles.
  • La taille maximale des fichiers Docs, Sheets et Slides chiffrés est de 100 Mo. Les fichiers Drive chiffrés ne sont soumis à aucune limite.
  • Un document peut comporter jusqu'à 3 000 images.
  • La taille d'une seule image est de 1 Mo.
  • Le téléchargement d'un dossier n'a aucune incidence sur les fichiers chiffrés côté client.
Fonctionnalités non disponibles pour les fichiers chiffrés

Avec les fichiers chiffrés, vous ne pouvez pas :

  • ouvrir Microsoft Office en mode Édition pour Docs ou Slides ;
  • ajouter des commentaires aux fichiers Sheets, Slides et Drive ;
  • utiliser l'application mobile pour modifier des fichiers Docs, Sheets et Slides ;
  • utiliser des fonctions qui passent des appels externes dans Sheets ;
  • importer des fichiers Microsoft Office dans Docs ou Slides ;
  • utiliser certains outils, y compris les suivants :
    • Vérification de la grammaire
    • Traduction et comparaison de documents
    • Saisie vocale
    • Modules complémentaires
  • télécharger des fichiers Docs ou Slides ;
  • prévisualiser des fichiers Docs, Sheets ou Slides.

Créer ou copier des fichiers chiffrés

Important : Pour créer ou copier des fichiers chiffrés, vous devez vous assurer :

  • que vous êtes connecté à un compte professionnel ou scolaire ;
  • que votre administrateur a activé le chiffrement côté client ;
  • que votre compte peut créer des fichiers.
Créer un fichier chiffré

Pour créer un document, une feuille de calcul ou une présentation chiffrés, vous disposez de deux options :

Depuis Google Drive

  1. Accédez à drive.google.com.
  2. En haut à gauche, cliquez sur Nouveau .
  3. Pointez sur la flèche à côté de Docs, Sheets ou Slides puis cliquez sur Document chiffré vierge/Feuille de calcul chiffrée vierge/Présentation chiffrée vierge.
  4. Dans la fenêtre "Nouveau document chiffré", cliquez sur Créer.

Depuis Google Docs, Sheets ou Slides

  1. Ouvrez un fichier Google Docs, Sheets ou Slides.
  2. En haut de l'écran, cliquez sur Fichier.
  3. Pointez sur Nouveau puis cliquez sur Nouveau document chiffré/Nouvelle feuille de calcul chiffrée/Nouvelle présentation chiffrée.
  4. Dans la fenêtre "Nouveau document chiffré", cliquez sur Créer.

Remarques :

  • Si votre administrateur active le CSE par défaut, l'option "Nouveau document chiffré/Nouvelle feuille de calcul chiffrée/Nouvelle présentation chiffrée" est recommandée dans le menu Fichier puis Nouveau.
  • Si vous créez un fichier chiffré dans un dossier partagé, ce fichier dispose des mêmes droits d'accès que le dossier.
  • Si les options Document chiffré vierge/Feuille de calcul chiffrée vierge/Présentation chiffrée vierge ou Nouveau document chiffré/Nouvelle feuille de calcul chiffrée/Nouvelle présentation chiffrée ne sont pas disponibles, assurez-vous :
Importer un fichier chiffré
  1. Accédez à drive.google.com.
  2. En haut à gauche, cliquez sur Nouveau .
  3. Pointez sur la flèche à côté de Importer un fichier puis cliquez sur Chiffrer et importer le fichier.

Remarques :

  • Si votre administrateur active le CSE par défaut, l'option "Chiffrer et importer" est recommandée dans le menu "Nouveau".
  • Si vous importez un fichier chiffré dans un dossier partagé, ce fichier dispose des mêmes droits d'accès que le dossier.
  • Si l'option Chiffrer et importer le fichier n'est pas disponible, assurez-vous :
Copier un fichier chiffré

Depuis Google Drive

  1. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur un fichier.
  2. Cliquez sur Créer une copie puis Créer une copie (disponible uniquement pour les fichiers Drive, et non pour les fichiers Google Docs, Sheets ou Slides).
  3. Si un fichier :
    • dispose d'un chiffrement supplémentaire, vous pouvez également créer une copie déchiffrée.
    • ne dispose pas de chiffrement supplémentaire, vous pouvez également créer une copie chiffrée.

Depuis Google Docs, Sheets ou Slides

  1. Ouvrez un fichier Google Docs, Sheets ou Slides chiffré.
  2. En haut à gauche, cliquez sur Fichier puis Créer une copie puis Créer une copie.
  3. Si un fichier :
    • dispose d'un chiffrement supplémentaire, vous pouvez également créer une copie déchiffrée.
    • ne dispose pas de chiffrement supplémentaire, vous pouvez également créer une copie chiffrée.

Conseils :

  • Si votre administrateur active le CSE par défaut, l'option Créer une copie chiffrée est recommandée dans le menu Fichier puis Créer une copie.
  • Si les options Créer une copie chiffrée ou Créer une copie déchiffrée ne sont pas disponibles, assurez-vous :
    • d'être connecté à votre compte professionnel ou scolaire ;
    • que votre administrateur a activé le chiffrement côté client.
Ajouter le chiffrement à un document
  1. Ouvrez un fichier Google Docs, Sheets ou Slides.
  2. En haut, cliquez sur Fichier puis Créer une copie puis Ajouter une couche de chiffrement.

Remarques :

  • Les fonctionnalités non compatibles avec le chiffrement côté client ne sont plus modifiables ou sont supprimées.
    • Fonctionnalités qui ne sont plus modifiables :
      • Checklists
      • Dessins, graphiques et tableaux intégrés
      • Formulaires associés
      • Fonctions de données externes comme GOOGLEFINANCE
      • feuilles connectées
      • WordArt
    • Fonctionnalités supprimées du document :
      • Champs de signature électronique
      • Commentaires et suggestions
      • Plages protégées
      • Apps Script et modules complémentaires
  • Si Ajouter le chiffrement ne s'affiche pas :
    • Vérifiez que vous êtes connecté à votre compte professionnel ou scolaire.
    • Vérifiez si votre administrateur autorise le chiffrement côté client.
    • Confirmez que vous êtes le propriétaire du document dans Mon Drive ou l'administrateur du Drive partagé.
    • Validez votre identité. Découvrez comment vous connecter à votre fournisseur d'identité.
Supprimer le chiffrement d'un document
  1. Ouvrez un document Google Docs, Sheets ou Slides.
  2. En haut, cliquez sur Fichier puis Créer une copie puis Supprimer le chiffrement supplémentaire.

Remarques :

  • Si Supprimer le chiffrement supplémentaire ne s'affiche pas :
    • Vérifiez que vous êtes connecté à votre compte professionnel ou scolaire.
    • Vérifiez si votre administrateur autorise le chiffrement côté client.
    • Confirmez que vous êtes le propriétaire du document dans Mon Drive ou l'administrateur du Drive partagé.
    • Validez votre identité. Découvrez comment vous connecter à votre fournisseur d'identité.

Utiliser des fichiers Excel chiffrés dans Drive

Il existe différentes manières de travailler avec des fichiers Excel chiffrés. Vous pouvez :

  • Modifier des fichiers Excel dans Sheets
  • Importer des données Excel dans Sheets.
  • Convertir des fichiers Excel en fichiers Sheets.
  • partager une copie d'un fichier Sheets au format Excel.
Modifier des fichiers Excel dans Sheets
  • Dans Drive, double-cliquez sur un fichier Excel chiffré.
  • La feuille de calcul s'ouvre dans un autre onglet.
  • Vous pouvez alors modifier et partager le document, consulter l'historique des versions, et plus encore. Toutes les modifications que vous apportez sont enregistrées dans le fichier Excel chiffré d'origine.

Conseils :

  • Vous ne pouvez ouvrir que les fichiers Excel chiffrés portant l'extension .xlsx.
  • La taille du fichier ne doit pas dépasser 100 Mo.
  • La limite de mémoire des images est fixée à 90 Mo.
  • Vous pouvez définir jusqu'à :
    • 10 millions de cellules
    • 3 000 images
Importer des données Excel dans Sheets

Vous pouvez importer les données d'un fichier Excel dans un fichier Sheets chiffré disponible. Votre fichier Excel ne sera pas modifié, même si vous apportez des changements au fichier Sheets chiffré.

  1. Dans Sheets, créez un fichier Excel chiffré disponible ou ouvrez-en un.
  2. En haut à gauche, cliquez sur Fichier puis Importer.
  3. Sélectionnez le fichier Excel.
  4. Cliquez sur Sélectionner.
  5. Sélectionnez une option d'importation :
    • Créer feuille de calcul
    • Insérer de nouvelles feuilles
  6. Cliquez sur Importer les données.

Remarques :

  • Vous ne pouvez importer que des fichiers Excel portant l'extension .xlsx.
  • Lors de l'importation, les fonctionnalités Excel non compatibles avec Sheets sont ignorées.
  • Taille maximale des fichiers : 100 Mo
  • Nombre maximal de cellules : 10 millions
  • Nombre maximal d'images : 3 000
Convertir des fichiers Excel en fichiers Sheets

Au lieu d'importer des données, vous pouvez convertir un fichier Excel chiffré au format Sheets pendant que vous continuez à travailler dessus. Le fichier chiffré ne sera pas modifié.

  1. Dans Drive, double-cliquez sur un fichier Excel chiffré.
    • La feuille de calcul s'ouvre dans un autre onglet.
  2. Cliquez sur Fichier puis Enregistrer au format Google Sheets.
Vous trouverez le fichier Excel chiffré et les nouvelles feuilles de calcul Sheets chiffrées dans Drive. Vous pouvez conserver ou supprimer le fichier Excel. Si vous le conservez, vous pouvez par exemple le renommer {ARCHIVE}...xlsx pour éviter toute confusion.
Télécharger un fichier Sheets dans un fichier Excel

Vous pouvez télécharger une copie d'un fichier Sheets chiffré au format Excel.

  1. Dans Sheets, en haut à gauche, cliquez sur Fichier puis Télécharger et déchiffrer.
  2. Cliquez sur Microsoft Excel (.xlsx).

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