Все файлы, загруженные на Диск или созданные в Документах, Таблицах и Презентациях, шифруются как при передаче, так и при хранении с помощью 256-битного алгоритма AES. Для дополнительной защиты данных ваша организация может разрешить вам шифровать файлы Диска, Документов, Таблиц и Презентаций в Workspace на стороне клиента. Имейте в виду, что по сравнению с обычными такие файлы имеют некоторые ограничения. Шифровать можно любые файлы, загружаемые на Диск, например PDF и Office.
Важно! Чтобы шифровать файлы Диска, Документов, Таблиц и Презентаций в Workspace на стороне клиента:
- вам необходим аккаунт Workspace;
- ваш администратор должен включить шифрование на стороне клиента;
- вам нужно подтвердить свою личность.
О шифровании
Шифрование – это процесс кодирования данных, который позволяет их защитить. Создавать и копировать зашифрованные файлы могут только те пользователи, которые подтвердили свою личность и для которых администратор включил в Workspace шифрование на стороне клиента. Любой пользователь, у которого есть доступ к файлам, может открывать их с помощью ключей шифрования. Эти ключи уникальны для каждого файла. Как правило, Google шифрует контент во время передачи и хранения, однако если для вашего домена используется шифрование на стороне клиента, то вы получаете дополнительный уровень защиты.
Общие сведения о шифровании- Разрешение на применение шифрования группам и отдельным пользователям предоставляет администратор домена. Если вам нужно перенести файлы в папки, для которых отключено шифрование, или включить эту функцию для новых папок, свяжитесь со своим администратором.
- Администратор также может рекомендовать пользователям создавать файлы на Диске, в Документах, Таблицах и Презентациях с шифрованием на стороне клиента. Эти рекомендации появляются в виде подсказок в приложениях. При необходимости проконсультируйтесь с администратором и убедитесь, что понимаете требования, принятые в вашей организации.
- Шифрование на стороне клиента обеспечивает дополнительный уровень защиты данных, принадлежащих вашей организации. Для ваших файлов выполняется сквозное и межклиентское шифрование. Google не может расшифровывать ваши файлы. Обратите внимание:
- При наличии необходимых разрешений некоторые приложения на вашем компьютере, а также расширения браузера Chrome могут просматривать и извлекать зашифрованные файлы.
- Шифрование не обеспечивает защиту файлов от лиц, которые могут видеть ваш экран.
- Ваш администратор может указать, как часто нужно будет входить в аккаунт, чтобы просматривать файлы с шифрованием на стороне клиента. Если требование ввести пароль появляется слишком часто, свяжитесь с администратором.
- Рядом с зашифрованным файлом появляется значок замка
.
- Зашифрованный файл не могут одновременно редактировать несколько человек. Подробнее о совместной работе над зашифрованными файлами…
- Во время работы с зашифрованными файлами они автоматически сохраняются каждые 30 секунд, если только ваше устройство не находится в режиме ожидания или вы не выполняете другое действие (например, пытаетесь закрыть файл или предоставляете доступ к нему другому пользователю).
- При попытке закрыть несохраненный файл вы увидите предупреждение. Чтобы несохраненные изменения не были утеряны, нажмите Отмена.
- При автосохранении файлу назначается один из трех статусов:
- Ожидание сохранения. Система ничего не предпринимает, пока не сработает триггер автосохранения или не истечет таймер длительностью 30 секунд.
- Сохранение. Выполняется сохранение файла. При этом файл можно редактировать.
- Сохранено на Диске. Открыта текущая версия файла, и в ней нет никаких несохраненных изменений.
- Создавать зашифрованные файлы можно несколькими способами. Подробнее о том, как копировать зашифрованные файлы…
- Администратор может указать, что для доступа к зашифрованным файлам нужно дважды входить через систему единого входа: один раз с данными поставщика идентификационной информации вашей организации, а второй – с данными аккаунта Google для Диска, Документов, Таблиц и Презентаций.
- Вы можете печатать документы и таблицы, но не презентации.
- В зашифрованных файлах Google Документов и Презентаций проверка правописания доступна для английского (США и Великобритания), итальянского, испанского, немецкого и французского языков.
- В зашифрованных таблицах Google проверка правописания недоступна.
- Вы можете экспортировать таблицу в файл Excel. Для этого нажмите Файл
Скачать.
- История версий зашифрованных файлов может насчитывать не более 100 версий. Если превысить это число, менее значимые версии будут автоматически удалены. Именованные версии пока недоступны.
- Максимальный размер зашифрованного файла Документов, Таблиц или Презентаций составляет 100 МБ. Размер зашифрованных файлов на Диске неограничен.
- В одном документе может быть не больше 3000 изображений.
- Размер каждого изображения не должен превышать 1 МБ.
- Скачивание папки не влияет на файлы, зашифрованные на стороне клиента.
Скачать.Ниже перечислены действия, которые нельзя выполнять с зашифрованными файлами.
- Открывать файлы Документов или Презентаций в Microsoft Office в режиме редактирования.
- Оставлять комментарии в файлах Drive.
- Работать с файлами Документов, Таблиц и Презентаций в мобильном приложении.
- Использовать в Таблицах функции, которые совершают внешние вызовы.
- Импортировать файлы Microsoft Office в Документы или Презентации.
- Использовать некоторые инструменты, в том числе:
- запускать проверку грамматики;
- пользоваться функциями перевода и сравнения документов;
- вводить текст голосом;
- использовать дополнения;
- скачивать файлы Документов или Презентаций;
- использовать предпросмотр файлов Документов, Таблиц или Презентаций.
Как создать или скопировать зашифрованный файл
Важно! Чтобы создавать или копировать зашифрованные файлы, необходимо выполнить следующие действия:
- Войти в рабочий или учебный аккаунт.
- Попросить администратора включить шифрование на стороне клиента.
- Убедиться, что в аккаунте можно создавать файлы.
Чтобы создать зашифрованный документ, таблицу или презентацию, выполните указанные ниже действия.
На Google Диске
- Откройте страницу drive.google.com.
- Нажмите "Создать"
в левом верхнем углу экрана.
- Наведите указатель мыши на стрелку возле документа, таблицы или презентации
- В окне "Новый зашифрованный документ" нажмите Создать.
в левом верхнем углу экрана.В Google Документах, Таблицах или Презентациях
- Откройте документ, таблицу или презентацию Google.
- Вверху нажмите Файл.
- Наведите указатель мыши на надпись "Создать"
- В окне "Новый зашифрованный документ" нажмите Создать.
Примечания
- Если администратор включил шифрование на стороне клиента по умолчанию, то рекомендованным вариантом в меню "Файл
- Если создать зашифрованный файл в общей папке, уровень доступа к нему будет такой же, как и у папки.
- Если варианты Создать пустой зашифрованный документ/таблицу/презентацию и Новый зашифрованный документ/таблица/презентация недоступны:
- Убедитесь, что вы вошли в рабочий или учебный аккаунт.
- Убедитесь, что администратор включил шифрование на стороне клиента.
- Убедитесь, что вы подтвердили свою личность. Подробнее о шифровании у поставщика идентификационной информации…
- Откройте страницу drive.google.com.
- Нажмите "Создать"
- Наведите указатель мыши на надпись "Загрузить файлы"
Примечания
- Если администратор включил шифрование на стороне клиента по умолчанию, рекомендованным вариантом в меню "Создать" будет "Зашифровать и загрузить".
- Если загрузить зашифрованный файл в общую папку, уровень доступа к нему будет такой же, как и у папки.
- Если вариант Зашифровать и загрузить файл недоступен:
- Убедитесь, что вы вошли в аккаунт Workspace.
- Убедитесь, что администратор включил шифрование на стороне клиента.
- Убедитесь, что вы подтвердили свою личность. Подробнее о шифровании у поставщика идентификационной информации…
В Google Документах, Таблицах или Презентациях
- Откройте зашифрованный документ, таблицу или презентацию Google.
- В левом верхнем углу страницы нажмите Файл
На Google Диске
- Нажмите правой кнопкой мыши на зашифрованный файл.
- В зависимости от типа файла выполните следующие действия:
- Если это файл Google Документов, Таблиц или Презентаций, выберите Создать копию.
- Если это файл другого типа, выберите Создать копию
Совет. Чтобы создать копию без дополнительного шифрования, удалите его из файла.
В Google Документах, Таблицах или Презентациях
- Откройте файл Google Документов, Таблиц или Презентаций.
- В верхней части страницы нажмите Файл
- Если это файл Google Презентаций, нажмите Вся презентация.
- Установите флажок Включить дополнительное шифрование.
На Google Диске
Важно! Вы не можете включить дополнительное шифрование в файлах редактора Google Workspace.
- Нажмите на файл правой клавишей мыши.
- Выберите Создать копию
Примечания
- Если вы не можете найти флажок "Включить дополнительное шифрование" в Google Документах, Таблицах или Презентациях либо пункт меню "Создать зашифрованную копию" на Диске:
- Убедитесь, что вы вошли в рабочий или учебный аккаунт.
- Проверьте, разрешил ли администратор выполнять шифрование на стороне клиента.
- Убедитесь, что вы являетесь владельцем документа в разделе "Мой диск" или менеджером общего диска.
- Подтвердите свою личность. Подробнее о том, как настроить подключение к поставщику идентификационной информации для шифрования на стороне клиента…
Важно! Функции, которые не поддерживаются при включении дополнительного шифрования, становятся статическими или удаляются.
- Статическими могут стать следующие функции:
- контрольные списки;
- встроенные рисунки, диаграммы и таблицы;
- связанные формы;
- функции для обработки внешних данных, например GOOGLEFINANCE;
- подключенные таблицы;
- Word Art.
- Из документа могут быть удалены следующие функции:
- поля для электронных подписей;
- комментарии и подсказки;
- защищенные диапазоны;
- скрипты Apps Script и дополнения.
В Google Документах, Таблицах или Презентациях
- Откройте файл Google Документов, Таблиц или Презентаций.
- В верхней части страницы нажмите Файл
- Если это файл Google Презентаций, нажмите Вся презентация.
- Установите флажок Отключить дополнительное шифрование.
На Google Диске
Важно! Вы не можете отключить дополнительное шифрование в файлах редактора Google Workspace.
- Нажмите правой кнопкой мыши на зашифрованный файл.
- Выберите Создать копию
Примечания
- Если вы не можете найти флажок "Отключить дополнительное шифрование" в Google Документах, Таблицах или Презентациях либо пункт меню "Создать расшифрованную копию" на Диске:
- Убедитесь, что вы вошли в рабочий или учебный аккаунт.
- Проверьте, разрешил ли администратор выполнять шифрование на стороне клиента.
- Убедитесь, что вы являетесь владельцем документа в разделе "Мой диск" или менеджером общего диска.
- Подтвердите свою личность. Подробнее о том, как настроить подключение к поставщику идентификационной информации для шифрования на стороне клиента…
Как работать с зашифрованными файлами Excel на Диске
Работать с зашифрованными файлами Microsoft Excel можно разными способами. Вы можете:
- редактировать файлы Excel в Таблицах;
- импортировать данные Excel в Таблицы;
- преобразовывать файлы Excel в формат Таблиц;
- скачивать копии файлов Таблиц в формате Excel.
- На Диске дважды нажмите на зашифрованный файл Excel.
- Таблица откроется на новой вкладке.
- Теперь вы можете просматривать историю версий, редактировать файл, открывать к нему доступ и выполнять другие действия. Все изменения сохраняются в исходном зашифрованном файле Excel.
Примечания
- Импортировать можно только зашифрованные файлы Excel с расширением XLSX.
- Размер файла не должен превышать 100 МБ.
- Размер изображения не должен превышать 90 МБ.
- В файле может быть не более:
- 10 миллионов ячеек;
- 3000 изображений.
Вы можете импортировать данные из файла Excel в существующий зашифрованный файл Таблиц. При этом файл Excel не изменится, даже если вы отредактируете файл Таблиц.
- В Google Таблицах создайте файл или откройте существующий зашифрованный файл Excel.
- В левом верхнем углу нажмите Файл
- Выберите файл Excel.
- Нажмите Выбрать.
- Выберите вариант импорта:
- Создать таблицу
- Вставить листы
- Нажмите Импортировать данные.
Примечания
- Импортировать можно только файлы Excel с расширением XLSX.
- В ходе импорта функции Excel, которые не поддерживаются в Таблицах, игнорируются.
- Максимальный размер файла: 100 МБ.
- Максимальное количество ячеек: 10 миллионов.
- Максимальное количество изображений: 3000.
Вы можете преобразовать зашифрованный файл Excel в формат Таблиц и продолжить работать над ним в этом сервисе, не импортируя данные. При этом зашифрованный файл Excel не изменится.
- На Диске дважды нажмите на зашифрованный файл Excel.
- Таблица откроется на новой вкладке.
- Нажмите Файл
Вы можете скачать копию зашифрованного файла Таблиц в формате Excel.
- Откройте Таблицы и в левом верхнем углу нажмите Файл
- Выберите Microsoft Excel (.xlsx).