Microsoft Office फ़ाइलों के साथ काम करना

Google Drive में, Office फ़ाइलों पर काम करने के दो तरीके हैं:

• वेब पर Google Drive, Docs, Sheets या Slides से Office फ़ाइलों को अपलोड किया जा सकता है और उन पर काम किया जा सकता है.
• Drive for desktop का इस्तेमाल करते समय, Office फ़ाइलों पर 'रीयल-टाइम मौजूदगी' सुविधा का इस्तेमाल करके काम किया जा सकता है. ऑफ़िस या स्कूल वाले खाते इस्तेमाल करने वाले Windows उपयोगकर्ता, Microsoft Outlook का इस्तेमाल करके भी फाइलें भेज और सेव कर सकते हैं.

वेब पर Google Drive, Docs, Sheets, और Slides में Microsoft Office फ़ाइलों पर काम करना

Office की मदद से ये काम किए जा सकते हैं:

• Google Drive में Microsoft Office की फ़ाइलें खोलना, उनमें बदलाव करना, और उन्हें सेव करना
• Office फ़ाइलों के फ़ॉर्मैट को Google Docs, Sheets या Slides के फ़ॉर्मैट में बदलना
• Google Drive की झलक सुविधा इस्तेमाल करते समय, Office की फ़ाइलों पर टिप्पणी करना
• 'Office अनुकूलता मोड Chrome एक्सटेंशन' की मदद से 'डिस्क' में Office फ़ाइलों में बदलाव करना

 

Google Drive में Office फ़ाइलों को खोलना, उनमें बदलाव करना, और उन्हें सेव करना

Google Drive पर Office फ़ाइलें अपलोड करने पर, Google Docs, Sheets, और Slides का इस्तेमाल करते समय, सीधे Office फ़ाइलों में बदलाव किए जा सकते हैं, टिप्पणी की जा सकती है, और उन पर मिलकर काम किया जा सकता है.

सभी बदलाव फ़ाइल के ओरिजनल Office फ़ॉर्मैट में अपने-आप सेव हो जाते हैं. Office फ़ाइलों में बदलाव करने की सुविधा को इस्तेमाल करने का तरीका जानें.

Office फ़ाइलों के फ़ॉर्मैट को Google Docs, Sheets या Slides के फ़ॉर्मैट में बदलना

अगर आपको ऐड-ऑन, Apps Script, सुरक्षित की गई रेंज या अनुवाद के विकल्पों का इस्तेमाल करना है, तो Office फ़ाइल के फ़ॉर्मैट को Google Docs, Sheets या Slides के फ़ॉर्मैट में बदला जा सकता है.

फ़ॉर्मैट बदलने पर, आपकी Office फ़ाइल की एक कॉपी बन जाती है. Office फ़ाइल का फ़ॉर्मैट बदलने का तरीका जानें.

Google Drive की झलक सुविधा इस्तेमाल करते समय, Office की फ़ाइलों पर टिप्पणी करना

Google Drive की झलक सुविधा इस्तेमाल करते समय, Office फ़ाइलों, PDF फ़ाइलों, इमेज, और अन्य फ़ाइलों पर टिप्पणियां पढ़ी जा सकती हैं और नई टिप्पणियां की जा सकती हैं. हालांकि, इस दौरान ओरिजनल फ़ाइल में बदलाव नहीं किया जा सकता. Google Drive में इन फ़ाइलों पर टिप्पणी करने का तरीका जानें.

Chrome एक्सटेंशन के साथ Office फ़ाइलों का इस्तेमाल करना

अहम जानकारी: किसी फ़ाइल को 'Office फ़ाइलों में बदलाव करना' मोड में खोला जाता है, तो Chrome एक्सटेंशन को बंद कर दें, ताकि साथ काम करने में आने वाली समस्याओं से बचा जा सके.

Office फ़ाइलों को खोलने और उनमें बदलाव करने के लिए, Office कंपैटिबिलिटी मोड नाम के Google Chrome ब्राउज़र का इस्तेमाल किया जा सकता है. Office कंपैटिबिलिटी मोड का इस्तेमाल करके फ़ाइल में बदलाव करने का तरीका जानें.

‘डेस्कटॉप के लिए Drive’ की मदद से, Microsoft Office की फ़ाइलें इस्तेमाल करना

Office के साथ Drive for desktop का इस्तेमाल करने पर, ये काम किए जा सकते हैं:

• Office में काम करना और फ़ाइलों को Google Drive के साथ सिंक करना
• अन्य लोगों के साथ रीयल टाइम में Office फ़ाइलों पर काम करना
• Microsoft Outlook से फ़ाइलें भेजना और उन्हें सेव करना

Office में काम करना और फ़ाइलों को Google Drive के साथ सिंक करना

अहम जानकारी: Office का इस्तेमाल करके आपकी फ़ाइलों में किए गए बदलाव Google Drive में सिंक हो जाते हैं.

‘डेस्कटॉप के लिए Drive’ का इस्तेमाल करके, अपने कंप्यूटर पर Google Drive में मौजूद फ़ाइलें ढूंढी और खोली जा सकती हैं. Office फ़ाइलों को Drive में ले जाने के बाद भी, उन पर काम करना जारी रखा जा सकता है. साथ ही, उनमें किए गए बदलावों को Google Drive में सेव किया जा सकता है.

1. अपने कंप्यूटर पर, Google Drive for desktop इंस्टॉल करें.
2. अपनी Office फ़ाइल को Google Drive फ़ोल्डर में जोड़ें.
3. अपनी Office फ़ाइल पर दो बार क्लिक करें.
4. अपनी फ़ाइल में बदलाव करें.

अन्य लोगों के साथ रीयल टाइम में Office फ़ाइलों पर काम करना

जब Drive for desktop का इस्तेमाल Microsoft Office 2010 या इसके बाद के वर्शन के साथ किया जाता है, तो Office की फ़ाइलों में, रीयल-टाइम मौजूदगी की सुविधा का इस्तेमाल करके, एक ही फ़ाइल में कई लोग एक साथ बदलाव कर सकते हैं. ऐसा करने के दौरान, उन्हें वर्शन से जुड़ी समस्याओं का सामना भी नहीं करना पड़ता.

जब Drive for desktop में Office की किसी फ़ाइल को सेव करके, उसे उन लोगों के साथ शेयर किया जाता है जिनकी रीयल-टाइम मौजूदगी की सुविधा चालू हो, तो किसी अन्य व्यक्ति के इसमें बदलाव करने पर आपको इसकी सूचना मिलती है.

1. अपने कंप्यूटर पर, 'Drive for desktop' खोलें.
2. शेयर की गई फ़ाइल को Word, Excel या PowerPoint में खोलें.
3. रीयल-टाइम स्टेटस, सबसे नीचे दाईं ओर दिखता है. स्टेटस के हिसाब से, आपको इनमें से कोई एक विकल्प दिखता है:
   • बदलाव करना सुरक्षित है: आपके पास फ़ाइल में बदलाव करने का विकल्प है.
   • बदलाव करने के लिए इंतज़ार करें: फ़िलहाल, आपको पास फ़ाइल में बदलाव करने का विकल्प नहीं है.
     • आपको पास फ़ाइल में बदलाव करने का विकल्प कब होगा, इसकी सूचना पाने के लिए, जब बदलाव करना सुरक्षित हो, तो मुझे सूचना दें को चुनें.
     • फ़ाइल में बदलाव करने या फ़ाइल को देखने का ऐक्सेस किसके पास है, इसके बारे में ज़्यादा जानने के लिए, सूची में मौजूद किसी व्यक्ति के नाम पर क्लिक करें.
   • नया वर्शन बनाया गया: किसी ने नया वर्शन बनाया है. नया वर्शन देखने के लिए, नया वर्शन पाएं पर क्लिक करें. 
     • इसके साथ-साथ, अपने वर्शन और सबसे नए वर्शन की तुलना करने के लिए, झलक देखें पर क्लिक करें.
     • नए वर्शन तब बनते हैं, जब किसी Office फ़ाइल में एक साथ कई लोग बदलाव करते हैं. आपको उन सबके बदलावों का मिलान करना चाहिए.

MacOS की मदद से, रीयल-टाइम मौजूदगी की सुविधा चालू करना

macOS पर Drive for desktop का इस्तेमाल करने पर, दूसरे संपादकों के रीयल टाइम में मिलकर करने के लिए, आपको अपने सिस्टम की अनुमतियों को बदलना होगा:

1. अपने Mac पर, System Preferences Security & Privacy  Privacy  Accessibility पर क्लिक करें.
2. सबसे नीचे बाईं ओर, लॉक पर क्लिक करें.
3. "Drive for desktop" के बगल में मौजूद बॉक्स को चुनें.

रीयल-टाइम मौजूदगी की सुविधा को बंद करना

रीयल-टाइम मौजूदगी की सुविधा अपने-आप चालू होती है और जब कोई व्यक्ति Drive for desktop में Word, Excel या PowerPoint फ़ाइल में बदलाव करता है, तो आपको इसकी सूचना मिल जाती है. अन्य लोगों के साथ Office फ़ाइलों में रीयल टाइम में काम करने का तरीका जानें. रीयल-टाइम मौजूदगी की सुविधा बंद करने के लिए: 

1. अपने कंप्यूटर पर, Drive for desktop के मेन्यू  पर क्लिक करें.
2. सेटिंग   प्राथमिकताएं  बेहतर सेटिंग  पर क्लिक करें.
3. "Microsoft Office में रीयल-टाइम मौजूदगी" के नीचे मौजूद बॉक्स से सही का निशान हटाएं.
4. सेव करें पर क्लिक करें.

Microsoft Outlook से फ़ाइलें भेजना और उन्हें सेव करना

ऑफ़िस या स्कूल वाले खाते से Windows पर Outlook का इस्तेमाल करने पर, Drive for desktop की मदद से अटैचमेंट भेजे और सेव किए जा सकते हैं.

Drive से फ़ाइल भेजना

1. अपने कंप्यूटर पर, Outlook ऐप्लिकेशन में सबसे ऊपर, नया ईमेल पर क्लिक करें.
2. Drive पर मौजूद फ़ाइलें शामिल करें पर क्लिक करें.
3. इनमें से कोई एक विकल्प चुनें:
   • लिंक के तौर पर भेजने के लिए, Drive के लिंक के तौर पर शामिल करें पर क्लिक करें.
   • फ़ाइल अटैच करने के लिए, अटैचमेंट के रूप में शामिल करें पर क्लिक करें.
4. जिस फ़ाइल को भेजना या अटैच करना है उसे चुनें.
5. चुनें पर क्लिक करें.

लोकल अटैचमेंट भेजना

1. अपने कंप्यूटर पर, Outlook ऐप्लिकेशन में सबसे ऊपर, नया ईमेल पर क्लिक करें.
2. फ़ाइल अटैच करें पर क्लिक करें.
3. वह फ़ाइल चुनें जिसे भेजना है.
4. ठीक पर क्‍लिक करें.
5. फ़ाइल सेव करने के लिए, निर्देश का पालन करें.

सलाह: अगर आपकी फ़ाइल का साइज़ ईमेल के हिसाब से बहुत बड़ा है, तो Google Drive में मौजूद फ़ाइल का लिंक भेजें.

Microsoft Outlook के लिए क्या ज़रूरी है

Drive for desktop की सुविधा इनके साथ काम करती है:

• Microsoft Outlook 2010 या इसके बाद का वर्शन
• सिर्फ़ Windows पर Microsoft Outlook

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• MacOS पर Drive for desktop इस्तेमाल करने का तरीका जानें
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