Cómo trabajar con archivos de Microsoft Office

Existen dos formas diferentes de trabajar con archivos de Office en Google Drive:
  • Puedes subir archivos de Office y trabajar en ellos con Google Drive, Documentos, Hojas de cálculo o Presentaciones en la Web.
  • Puedes trabajar en archivos de Office con la presencia en tiempo real cuando uses Drive para computadoras. Los usuarios de Windows que tengan una cuenta de trabajo o institución educativa también pueden enviar y guardar archivos con Microsoft Outlook.

Trabaja con archivos de Microsoft Office en Google Drive, Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones en la Web

Con Office, puedes hacer lo siguiente:

 
Abre, edita y guarda archivos de Office en Google Drive

Cuando subes archivos de Office a Google Drive, puedes editarlos, comentarlos y colaborar directamente en ellos cuando usas Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones de Google.

Todos los cambios se guardan automáticamente en el archivo en su formato original de Office. Averigua cómo usar la Edición de documentos de Office.

Convierte archivos de Office en archivos de Documentos, Hojas de cálculo o Presentaciones de Google

Si quieres usar complementos, secuencias de comandos de Apps Script, opciones de traducción o rangos protegidos, puedes convertir un archivo de Office en uno de Documentos, Hojas de cálculo o Presentaciones de Google.

Cuando realizas la conversión, se crea una copia del archivo de Office. Obtén información para convertir un archivo de Office.

Comenta archivos de Office desde la vista previa de Google Drive
Puedes dejar y leer comentarios en archivos de Office, PDF, imágenes y otros archivos en la vista previa de Google Drive, pero no puedes cambiar el archivo original. Averigua cómo comentar estos archivos en Google Drive.
Usa archivos de Office con una extensión de Chrome

Importante: Para evitar problemas de compatibilidad, si abres un archivo en el modo de Edición de documentos de Office, inhabilita la extensión de Chrome.

Puedes abrir y editar archivos de Office con una extensión del navegador Google Chrome que se llama Modo de compatibilidad con Office. Averigua cómo editar con el Modo de compatibilidad con Office.

Usa archivos de Microsoft Office con Drive para computadoras

Cuando usas Drive para computadoras con Office, puedes hacer lo siguiente:

Trabaja en Office y sincroniza archivos con Google Drive.

Importante: Los cambios que realizas en el archivo en Office se sincronizan con Google Drive

Puedes buscar y abrir archivos de Google Drive en tu computadora con Drive para computadoras. Después de mover los archivos de Office a Drive, puedes seguir trabajando en ellos en Office y guardar los cambios en Google Drive.

  1. En tu computadora, instala Google Drive para computadoras.
  2. Agrega el archivo de Office a tu carpeta de Google Drive.
  3. Haz doble clic en tu archivo de Office.
  4. Edítalo.
Cómo trabajar en archivos de Office con otras personas en tiempo real

Cuando usas Drive para computadoras con Microsoft Office 2010 o versiones posteriores, la presencia en tiempo real de los archivos de Office permite que varios usuarios editen los mismos archivos sin problemas de versión.

Cuando guardas un archivo de Office en Drive para computadoras y lo compartes con personas que activan la presencia en tiempo real, recibes una alerta cuando alguien hace un cambio.

  1. En la computadora, abre Drive para computadoras.
  2. Abre un archivo compartido en Word, Excel o PowerPoint.
  3. El estado en tiempo real se muestra en la parte inferior derecha. Según el estado, tendrás una de las siguientes opciones:
    • Es seguro editar: Puedes editar el archivo.
    • Espera para editar: Todavía no puedes editar el archivo.
      • Para recibir una notificación cuando puedas editar, selecciona Notificarme cuando sea seguro editar el archivo.
      • Para obtener más información sobre quién edita o ve el archivo, haz clic en una persona de la lista.
    • Se creó otra versión: Alguien creó una versión más reciente. Para obtener la nueva versión, haz clic en Obtener la versión más reciente
      • Para comparar en paralelo tu versión con la más reciente en paralelo, haz clic en Vista previa.
      • Las versiones más recientes se crean cuando varias personas editan el archivo de Office al mismo tiempo. Debes conciliar esos cambios.

Cómo habilitar la presencia en tiempo real con MacOS

Si usas Drive para computadoras en macOS, debes cambiar los permisos del sistema para colaborar con otros editores en tiempo real:

  1. En tu Mac, haz clic en Preferencias del sistema y luego Seguridad y privacidad y luego Privacidad y luego Accesibilidad.
  2. En la esquina inferior izquierda, haz clic en el candado.
  3. Marca la casilla que aparece junto a "Drive para computadoras".

Cómo desactivar la presencia en tiempo real

La función de presencia en tiempo real se activa automáticamente y te alerta cuando alguien edita un archivo de Word, Excel o PowerPoint en Drive para computadoras. Obtén información para trabajar en archivos de Office con otras personas en tiempo real. Para desactivar la presencia en tiempo real, sigue estos pasos: 

  1. En la computadora, haz clic en el menú de Drive para computadoras Drive File Stream.
  2. Haz clic en Configuración Configuración y luego Preferencias y luego Configuración avanzada Configuración.
  3. En “Presencia en tiempo real en Microsoft Office”, desmarca la casilla.
  4. Haz clic en Guardar.
Envía y guarda archivos con Microsoft Outlook

Si usas Outlook en Windows con una cuenta de trabajo o institución educativa, puedes enviar y guardar archivos adjuntos con Drive para computadoras.

Cómo enviar un archivo de Drive

  1. En la computadora, en la parte superior de la app de Outlook, haz clic en Nuevo correo electrónico.
  2. Haz clic en Insertar archivos con Drive.
  3. Selecciona una opción:
    • Para enviar el contenido como un vínculo, haz clic en Insertar como vínculo de Drive.
    • Para adjuntar el archivo, haz clic en Insertar como archivo adjunto.
  4. Elige el archivo que quieres enviar o adjuntar.
  5. Haz clic en Seleccionar.

Cómo enviar un archivo adjunto local

  1. En la computadora, en la parte superior de la app de Outlook, haz clic en Nuevo correo electrónico.
  2. Haz clic en Adjuntar archivo.
  3. Seleccione el archivo que desea enviar.
  4. Haz clic en Aceptar.
  5. Para guardar el archivo, sigue las indicaciones.

Sugerencia: Si tu archivo es demasiado grande para enviarlo por correo electrónico, envía un vínculo al archivo en Google Drive.

Requisitos de Microsoft Outlook

Drive para computadoras es compatible con lo siguiente:

  • Microsoft Outlook 2010 o versiones posteriores
  • Microsoft Outlook solo en Windows

Recursos relacionados

 

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