Khi bạn tạo một tài liệu hoặc bản trình bày, hãy làm theo các mẹo dưới đây để mọi người, kể cả người khuyết tật, đọc tài liệu dễ dàng hơn.
Bao gồm văn bản thay thế
Văn bản thay thế cho hình ảnh, bản vẽ và đồ hoạ khác cung cấp cho người dùng trình đọc màn hình mô tả bằng âm thanh về nội dung trên màn hình. Nếu không, người dùng chỉ nghe được từ "image" (hình ảnh) và có thể bỏ lỡ mọi chi tiết hình ảnh có liên quan.
Luôn cung cấp văn bản thay thế cho mọi dữ liệu hình ảnh nếu không có chú thích văn bản nào khác. Một số hình ảnh tự động bao gồm văn bản thay thế. Bạn nên xác minh rằng văn bản thay thế tự động là chính xác.
Thêm hoặc chỉnh sửa văn bản thay thế
- Chọn một hình ảnh, bản vẽ hoặc hình đồ hoạ.
- Sử dụng một trong các chế độ sau:
- Đối với Tài liệu, Trang trình bày và Vids: Nhấp vào Tuỳ chọn hình ảnh
Văn bản thay thế.
- Đối với máy Mac: Nhấn
+ Option + y.
- Đối với những nền tảng khác: Nhấn Ctrl + Alt + y.
- Đối với máy Mac: Nhấn
- Đối với Trang tính: Ở góc trên cùng bên phải, sau khi bạn chèn một hình ảnh trong Trang tính, hãy nhấp vào biểu tượng Tuỳ chọn khác
- Đối với Tài liệu, Trang trình bày và Vids: Nhấp vào Tuỳ chọn hình ảnh
- Nhập nội dung mô tả.
- Để thêm tiêu đề, hãy chọn Chế độ nâng cao.
Văn bản thay thế.
Sử dụng bảng để trình bày dữ liệu
Sử dụng bảng để trình bày dữ liệu, không thay đổi bố cục hình ảnh của trang. Trong bảng này, hãy thêm một hàng tiêu đề thay vì bắt đầu bằng dữ liệu trong hàng đầu tiên.
Sử dụng tính năng nhận xét và đề xuất
Sử dụng các tính năng nhận xét và đề xuất thay vì ghi chú trong nội dung văn bản của tài liệu hoặc bản trình bày. Người dùng trình đọc màn hình có thể chuyển đến phần nhận xét bằng phím tắt thay vì tìm kiếm khắp tệp của bạn. Chủ sở hữu tệp cũng có thể nhận thông báo qua email hoặc xem lại chuỗi nhận xét.
Kiểm tra độ tương phản màu cao
Độ tương phản màu cao giúp văn bản và hình ảnh dễ đọc và dễ hiểu hơn. Hướng dẫn về khả năng hỗ trợ tiếp cận cho nội dung trên web (WCAG) 2.0 đề xuất tỷ lệ tối thiểu là 4,5:1 cho văn bản có cỡ chữ lớn và 7:1 cho văn bản và hình ảnh khác. Ví dụ: đừng dùng văn bản màu xám nhạt trên nền trắng.
Để kiểm tra độ tương phản, hãy dùng một trong những công cụ sau:
- Trình kiểm tra độ tương phản WebAIM: Đây là một trang web giúp bạn nhập dữ liệu về Pantone và phông chữ để nhận điểm xếp hạng đạt/không đạt theo WCAG 2.1.
- Trình kiểm tra độ tương phản màu của trang web để đánh giá tính dễ tiếp cận: Đây là một trang web giúp bạn nhập các giá trị màu để kiểm tra độ tương phản.
Sử dụng văn bản cung cấp nhiều thông tin để chèn đường liên kết
Trình đọc màn hình có thể quét các đường liên kết, vì vậy văn bản liên kết thông tin rất hữu ích. Tốt nhất bạn nên sử dụng tiêu đề của trang làm văn bản chứa đường liên kết. Ví dụ: nếu bạn liên kết đến trang hồ sơ của mình, thì văn bản liên kết sẽ có nội dung là "hồ sơ của tôi", chứ không phải "nhấp vào đây".
Kiểm tra kích thước văn bản và căn chỉnh
Để làm cho tài liệu hoặc bản trình bày của bạn dễ đọc, hãy sử dụng văn bản có cỡ chữ lớn, căn trái khi có thể. Văn bản căn đều khó đọc hơn do có thêm khoảng cách giữa các từ. Để thay đổi cách căn chỉnh, hãy nhấn tổ hợp phím Ctrl + Shift + L (Windows hoặc ChromeOS) hoặc tổ hợp phím ⌘ + Shift + L (Mac).
Sử dụng văn bản để hỗ trợ định dạng
Tốt nhất bạn không nên chỉ dựa vào định dạng hình ảnh để truyền đạt ý nghĩa. Trình đọc màn hình có thể không thông báo về thay đổi định dạng, chẳng hạn như in đậm hoặc đánh dấu.
Ví dụ: để đánh dấu một phần quan trọng của văn bản, hãy thêm từ "Quan trọng".
Sử dụng danh sách có đánh số và danh sách có dấu đầu dòng
Google Tài liệu và Google Trang trình bày tự động phát hiện và định dạng một số danh sách để truy cập. Ví dụ: nếu bạn bắt đầu một dòng mới trong tài liệu của mình bằng cách nhập số 1, sau đó là một dấu chấm, dòng mới sẽ tự động trở thành mục đầu tiên trong danh sách được đánh số. Tìm hiểu cách định dạng danh sách có dấu đầu dòng và danh sách có đánh số.
Sử dụng các tiêu đề để sắp xếp tài liệu của bạn
Tiêu đề chia tài liệu của bạn thành các phần, giúp mọi người dễ dàng chuyển đến một phần hơn (đặc biệt nếu họ sử dụng phím tắt). Bạn có thể sử dụng kiểu tiêu đề mặc định hoặc tạo kiểu tiêu đề riêng. Tìm hiểu cách thêm và tuỳ chỉnh tiêu đề.
Bao gồm các mốc di chuyển trong tài liệu
Các mốc như tiêu đề, chân trang, số trên trang và số lượng trang giúp người đọc tìm thấy vị trí của họ trong tài liệu. Để tối đa hoá khả năng tiếp cận, đặc biệt là trong các tài liệu dài, hãy bao gồm một hoặc nhiều điểm mốc (có trong trình đơn Chèn).
Hiện trang trình bày có phụ đề
Khi trình bày bằng Google Trang trình bày, bạn có thể bật phụ đề tự động để hiển thị các từ của người nói trong thời gian thực ở cuối màn hình. Tìm hiểu cách trình chiếu các trang trình bày có phụ đề.
Trình bày video có phụ đề
Khi phát một video bằng Google Vids, bạn có thể bật phụ đề tự động để hiển thị lời của người nói theo thời gian thực ở phía dưới màn hình. Tìm hiểu cách thêm bản phụ đề vào một video (Workspace Labs).
Chia sẻ đường liên kết đến chế độ xem HTML của bản trình bày
Chế độ xem HTML của Google Trang trình bày hiển thị toàn bộ bản trình bày trong một trang HTML có thể cuộn, thay vì chỉ hiện một trang trình bày mỗi lần. Đối với một số người dùng trình đọc màn hình, việc thao tác trong các trang HTML có thể dễ dàng hơn.
Cách chia sẻ đường liên kết đến chế độ xem HTML của bản trình bày:
- Sử dụng phím tắt Ctrl + Alt + Shift + p (Windows hoặc ChromeOS) hoặc phím tắt ⌘ + Option + Shift + p (Mac).
- Sao chép và dán URL trên trình duyệt.
Xuất bản lên web
Khi một tài liệu, bảng tính hoặc bản trình bày được công bố lên web, người dùng có thể xem nội dung đã công bố dưới dạng một trang HTML duy nhất có thể cuộn. Người dùng trình đọc màn hình thường nhận thấy phiên bản HTML dễ đọc hơn.
Dựa trên chế độ cài đặt tài khoản, khi công bố một tệp, bạn có thể đặt tệp đó ở chế độ hiển thị với:
- Mọi người trên web
- Mọi người trong tổ chức của bạn
- Một nhóm người trong tổ chức của bạn
Tìm hiểu cách xuất bản lên web.