Как предоставить доступ к файлам и папкам на Google Диске

С файлами и папками, которые хранятся на Google Диске, можно работать вместе с другими пользователями.

Делясь файлами на Google Диске, вы можете решать, что с ними можно делать другим пользователям: редактировать, комментировать или только просматривать. На совместный доступ к материалам на Google Диске распространяются Правила программы в отношении запрещенного контента.

Шаг 1. Выберите объекты

Как предоставить доступ к одному файлу

  1. Откройте Google Диск, Документы, Таблицы или Презентации на компьютере.
  2. Выберите нужный файл.
  3. Нажмите "Настройки доступа" или "Открыть доступ" Share.
Как предоставить доступ к нескольким файлам
  1. На компьютере откройте страницу drive.google.com.
  2. Выберите файлы, удерживая клавишу Shift.
  3. В правом верхнем углу экрана нажмите на значок "Открыть доступ" Share.

Узнайте, как перемещать файлы и предоставлять доступ к папкам на Google Диске.

Как отправить форму Google и открыть к ней доступ

Настройки доступа к формам Google отличаются от настроек для других типов файлов.

Шаг 2. Выберите аудиторию

Как предоставить доступ отдельным пользователям или группам

  1. Выберите нужный файл.
  2. Нажмите Настройки доступа или "Открыть доступ" Share.
  3. В диалоговом окне "Предоставьте доступ пользователям и группам" введите адреса электронной почты. 
    • Внимание! Если вы укажете адрес, не связанный с аккаунтом Google, пользователь сможет только просматривать файл.
  4. Чтобы выбрать уровень доступа к файлу, справа нажмите на стрелку вниз Стрелка вниз затем Читатель, Комментатор или Редактор.
  5. Укажите, уведомлять ли пользователей.
    • Если вы хотите уведомить тех, кому предоставляете доступ, установите флажок "Оповестить пользователей". Все, кому вы отправите уведомления, увидят адреса электронной почты других получателей.
    • Если вы не хотите никого уведомлять, снимите упомянутый флажок.
  6. Нажмите Открыть доступ или Отправить.
Доступ по ссылке

Вы можете сделать файл доступным по ссылке. Поскольку вы являетесь владельцем файла, ваше имя пользователя будет видно всем, кто перейдет по такой ссылке.

  1. Выберите нужный файл.
  2. Нажмите Настройки доступа или "Открыть доступ" Share затем Получить ссылку.
  3. Под надписью "Получить ссылку" нажмите на стрелку вниз Стрелка вниз.
  4. Выберите, у кого должен быть доступ к файлу.

  1. Укажите, какие права вы хотите предоставить пользователям вместе со ссылкой. Для этого выберите вариант Читатель, Комментатор или Редактор.
  2. Нажмите Копировать ссылку затем Готово.
  3. Скопируйте ссылку и вставьте ее в письмо или опубликуйте в Интернете.
Доступ для всех в Интернете
  1. Выберите нужный файл.
  2. Нажмите Настройки доступа или "Открыть доступ" Share затем Копировать ссылку.
  3. В окне "Скопируйте ссылку" нажмите Разрешить доступ всем, у кого есть ссылка.
  4. Выберите роль: Читатель, Комментатор или Редактор.
  5. Нажмите Готово.
  6. Скопируйте ссылку и вставьте ее в письмо или опубликуйте в Интернете.

Когда люди, не вошедшие в аккаунт Google, просматривают файл одновременно с вами, вместо их фото профиля отображаются значки с изображением различных животных Подробнее…

Совместная работа над файлом при участии более 100 человек

В Google Документах, Таблицах и Презентациях просматривать, редактировать и комментировать файл могут до 100 человек одновременно. Если пользователей будет больше, изменять открытый файл смогут только его владелец и некоторые редакторы.

Если вы хотите привлечь к работе более 100 человек, можно сделать следующее. 

Опубликуйте файл

  • Чтобы множество пользователей могло просматривать файл одновременно, опубликуйте его и создайте ссылку для доступа. Вы можете предоставить права на редактирование пользователям, которым нужно изменять или комментировать контент. Подробнее о процедуре публикации
  • Учтите, что опубликованный файл виден всем в Интернете. Следите за тем, чтобы случайно не предоставить доступ к личной или конфиденциальной информации не тем людям. Если у вас рабочий или учебный аккаунт, ваш администратор может ограничить круг пользователей, которым разрешено просматривать опубликованные файлы. Если вы администратор, узнайте, как управлять разрешениями на публикацию документов в Интернете.
  • Чтобы удалить файл из Интернета, отмените его публикацию. Подробнее…
  • Если вы хотите отменить доступ к файлу для соавторов, прочитайте о том, как изменить настройки совместного доступа.

Создайте сайт на платформе Google 

  • Создав сайт на платформе Google, вы сможете размещать на его страницах документы, таблицы и презентации. Этот вариант удобен, если вам нужно просто предоставить информацию большому количеству пользователей. Подробнее о том, как добавлять на сайт документы
  • Если вы опасаетесь, что ваш сайт может привлечь слишком большой трафик, советуем сначала опубликовать файл в Google Документах, Таблицах или Презентациях, а потом добавить его URL на свою страницу в Google Сайтах. Подробнее о процедуре публикации

Организуйте сбор отзывов с помощью Google Форм

  • Если вам необходимо собрать много данных, создайте форму Google. Отправленные с ее помощью ответы будут добавляться в таблицу Google. Предоставьте доступ к таблице только тем, кто будет обрабатывать ответы. Если нужно показать ответы более чем 100 пользователям, опубликуйте таблицу и откройте к ней доступ по ссылке. Подробнее о процедуре публикации

Что делать, если возникают проблемы с документом, который доступен большому количеству пользователей

Если при работе с документом возникают сбои или он недостаточно быстро обновляется, попробуйте устранить неполадки следующими способами:

  • Вместо того чтобы разрешать пользователям комментировать контент документа или таблицы, создайте форму Google для сбора отзывов. Подробнее о том, как создать форму Google
  • При создании копии документа не включайте в нее закрытые обсуждения и уже рассмотренные советы. Подробнее о том, как скопировать файл… 
  • Удалите устаревшую информацию или перенесите ее в отдельный документ.
  • Попросите читателей не оставлять документ открытым, когда он им не нужен.
  • Сохраните в опубликованном документе только самую важную информацию. Файлы, в которых меньше данных, загружаются быстрее.
  • Ограничьте количество пользователей, которым разрешено редактировать документ.
  • Если сведения собираются из нескольких документов, создайте новый файл, который вы будете предоставлять большому числу людей только для просмотра.

Настройка прав доступа

Как выбрать уровень доступа

При настройке доступа вы предоставляете пользователям определенные права.

  • Читатель может открывать файл, но не вправе редактировать его или делиться им с кем-то ещё.
  • Комментатор может оставлять комментарии и предлагать изменения, но не вправе редактировать файл или делиться им с кем-то ещё.
  • Редактор может редактировать файл, принимать и отклонять предложенные правки, а также изменять настройки доступа.
Как настроить доступ по ссылке

Вы можете выбрать, кому файл будет доступен по ссылке. Эти параметры зависят от того, какой аккаунт Google вы используете: корпоративный, учебный или личный.

  • Все в Интернете: любой пользователь может найти файл в Google и открыть его, не входя в аккаунт Google.
  • Все, у кого есть ссылка: любой пользователь, обладающий ссылкой, может получить доступ к файлу, не входя в аккаунт Google. 
  • Доступ ограничен: файл будет доступен только тем, с кем вы им поделитесь.

Статьи по теме

Эта информация оказалась полезной?
Как можно улучшить эту статью?