Как предоставить доступ к файлам и папкам на Google Диске

Над файлами и папками, которые хранятся на Google Диске, можно работать вместе с другими пользователями.

Открывая доступ к файлам на Google Диске, вы можете решать, что с ними можно делать другим пользователям: редактировать, комментировать или только просматривать. На совместный доступ к материалам на Google Диске распространяются Правила программы.

Шаг 1. Выберите объекты

Как предоставить доступ к одному файлу

Примечание. Если вы видите точку рядом с надписью "Настройки доступа" в открытом документе, это означает, что у вас есть запрос на доступ.

Откройте Google Диск, Документы, Таблицы или Презентации на компьютере.
Выберите нужный файл.
Нажмите на значок "Открыть доступ" .

Как предоставить доступ к нескольким файлам

На компьютере откройте страницу drive.google.com.
Выберите файлы, удерживая клавишу Shift.
В левом верхнем углу нажмите "Открыть доступ" .

Как предоставить доступ к файлу Vids в формате MP4

Вы можете сохранить видео Google Vids на Google Диске в формате MP4, а затем предоставить к нему доступ другим пользователям. Для этого выполните следующие действия:

Откройте Google Vids на компьютере.
Откройте файл, к которому хотите предоставить доступ.
Нажмите на значок "Поделиться" .
Рядом с кнопкой "Поделиться" нажмите на значок "Быстро поделиться" "Экспортировать на Диск" .

Шаг 2. Задайте настройки доступа

Как предоставить доступ отдельным пользователям или группам

Важно! В рабочих и учебных аккаунтах Google может быть отключена возможность предоставлять доступ к файлам пользователям за пределами домена.

Откройте Google Диск на компьютере.
Выберите нужный файл "Открыть доступ" .
Введите адрес электронной почты пользователя, которому вы хотите предоставить доступ. Если вы используете рабочий или учебный аккаунт, вы можете предоставить доступ предлагаемым получателям.
- Совет. Чтобы вам не предлагали получателей, откройте настройки Диска и снимите флажок "Показывать предлагаемых получателей в диалоговом окне предоставления доступа".
Задайте уровень доступа к файлу, выбрав один из следующих вариантов:
- Читатель;
- Комментатор;
- Редактор.
Вы можете указать срок действия доступа, нажав Добавить срок действия, если используете рабочий или учебный аккаунт, у которого есть разрешение на это.
На адрес электронной почты пользователя, которому вы предоставили доступ к файлу, будет отправлено уведомление.
- Необязательно. Вы можете добавить к этому почтовому уведомлению собственное сообщение.
- Если вы не хотите никого оповещать, снимите этот флажок.
Выберите Отправить или Открыть доступ.

Примечание. Когда вы делитесь файлом, находящимся в разделе "Мой диск", с пользователем, у которого нет разрешений на доступ к папке, в которой этот файл находится, вы можете:

обновить разрешения для нужной папки;
обновить разрешения только для файла.

Большинство пользователей предпочитает обновлять разрешения для папки, так как это упрощает совместное предоставление доступа и управление папками.

Как предоставить доступ группе пользователей

Доступ для участников группы Google

Вы можете предоставить доступ к файлам не отдельным пользователям, а участникам группы Google.

Если вы добавите участника в группу, он получит разрешение на доступ к файлам и папкам, которое есть у группы.
Если вы удалите участника из группы, он потеряет разрешение на доступ к файлам и папкам, которое есть у группы.

Чтобы открыть доступ к файлу участнику группы Google, выполните следующие действия:

Создайте группу Google.
Добавьте в нее пользователей.
Предоставьте группе доступ к файлу.

Примечание. Чтобы файл появился в разделе "Доступные мне", его необходимо открыть из приглашения или по ссылке.

Как предоставить доступ чат-группе Google Chat

Вы можете добавить файл прямо в чат-группу Google Chat.

Для этого выполните описанные ниже действия.

Вариант 1

Откройте Google Chat на компьютере.
Выберите нужную чат-группу Google Chat.
В левом нижнем углу нажмите на значок плюса > "Диск" .
Выберите нужный файл.
Нажмите Вставить.

Вариант 2

Откройте Google Диск на компьютере.
Нажмите правой кнопкой мыши на нужный файл.
Выберите Поделиться > Копировать ссылку .
Откройте Google Chat.
Выберите нужную чат-группу Google Chat.
Вставьте скопированную ссылку в текстовое поле.

Примечания

Когда вы отправляете файл в чат-группу Google Chat, появляется запрос на предоставление доступа.
- Если вы предоставите доступ всей чат-группе Google Chat, работать с общими файлами смогут и те, кто присоединится к ней позже.
Выйдя из чат-группы, пользователь больше не сможет работать с файлами в ней, если только доступ не был ему предоставлен:
- отдельно;
- в другой группе.
Чтобы вы могли предоставить доступ к файлу, у вас должны быть права на его редактирование.

Подробнее о правах доступа…

Как предоставить доступ участникам встречи

Если вы владелец файла или у вас есть права на его редактирование, то можете делиться им с участниками встреч.

Откройте Google Диск на компьютере.
Выберите нужный файл.
Введите название встречи, участникам которой вы хотите предоставить доступ к файлу.
Задайте уровень доступа к файлу, выбрав один из следующих вариантов:
- читатель;
- комментатор;
- редактор.
При необходимости вы можете прикрепить файл к приглашению на встречу.
На адрес электронной почты каждого пользователя, которому вы предоставили доступ к файлу, будет отправлено уведомление.
- При необходимости добавьте к этому уведомлению собственное сообщение.
- Если вы не хотите сообщать пользователям, что поделились с ними файлом, снимите флажок "Уведомить пользователей".
Выберите "Отправить" или "Поделиться".

Как работать над файлом совместно с другими пользователями

Вы можете отправить электронное письмо прямо из диалогового окна предоставления доступа, чтобы:

сообщить соавторам об изменениях в файле;
обсудить вопрос, который может быть слишком сложным для решения в цепочке комментариев к документу.

Вы можете отправить электронное письмо всем соавторам или только некоторым из них, например:

редакторам;
комментаторам;
читателям;
гостям;
участникам.

Чтобы отправить электронное письмо из диалогового окна предоставления доступа, выполните следующие действия:

Откройте Google Диск на компьютере.
Рядом с файлом, о котором вы хотите отправить электронное письмо, нажмите "Другие действия" "Поделиться" "Открыть доступ" .
- Вы также можете перейти в диалоговое окно предоставления доступа в самом файле:
  1. Откройте файл.
  2. В правом верхнем углу нажмите Настройки доступа.
В диалоговом окне "Доступ" рядом с пунктом "Пользователи, имеющие доступ" нажмите "Отправить письмо пользователям, которым доступен этот файл" .
В окне "Написать соавторам" выберите группы, которым хотите отправить электронное письмо.
В поле "Сообщение" введите текст сообщения.
Нажмите Отправить.

Примечание. Добавить новых соавторов в окне "Написать соавторам" нельзя.

Как добавить срок действия доступа

Функция управления сроком действия доступна только совместимым рабочим и учебным аккаунтам.

Вы не вошли в аккаунт.

Войти в рабочий/учебный аккаунт

Как открыть общий доступ к файлу

Вы можете открыть общий доступ к файлу или предоставить его только выбранным вами пользователям. Если установить доступ для всех, у кого есть ссылка, то ограничения, заданные для папки, не будут распространяться на файл.

Выберите нужный файл.
Выберите Настройки доступа или нажмите на значок "Открыть доступ к объекту" .
В разделе "Общий доступ" нажмите на стрелку вниз .
Укажите, кому разрешен доступ к файлу.

Задайте уровень доступа, выбрав вариант Читатель, Комментатор или Редактор.
- Подробнее о правах доступа…
Нажмите Готово.

Совместная работа над файлом с участием большого числа пользователей

Важные примечания

Файл в Google Документах, Таблицах, Презентациях или Vids можно одновременно открыть для редактирования не более чем на сотне вкладок или устройств. Если это ограничение будет превышено, то работать с файлом смогут только его владелец и некоторые пользователи с разрешением на редактирование.
Вы можете предоставить доступ к одному файлу, указав до 600 отдельных адресов электронной почты.

Если вам требуется привлечь к работе над файлом большое число пользователей, выполните описанные ниже действия.

Опубликуйте файл

Важно! В Google Vids нет возможности опубликовать файл. Вместо этого файл можно скачать в формате MP4. Подробнее о том, как создавать, смотреть и скачивать файлы…

Если вам нужно, чтобы файл могли открыть сразу несколько пользователей, опубликуйте его, а затем создайте ссылку и поделитесь ею с теми, у кого есть доступ. Вы можете предоставить права на редактирование пользователям, которым нужно изменять или комментировать контент. Подробнее о том, как публиковать файлы…
Настройки аккаунта определяют, кому будет виден опубликованный файл: всем в интернете, всем в вашей организации или только некоторым пользователям. Следите за тем, чтобы случайно не раскрыть личную или конфиденциальную информацию.
- Важно! Если у вас рабочий или учебный аккаунт, ваш администратор может ограничить круг пользователей, которым разрешено открывать опубликованные файлы. Если вы администратор, узнайте, как управлять разрешениями на публикацию документов в интернете.
Чтобы удалить файл из интернета, отмените его публикацию.
Если вы хотите отменить доступ к файлу для соавторов, прочитайте о том, как изменить настройки совместного доступа.

Создайте сайт на платформе Google

Создав сайт на платформе Google, вы сможете размещать на его страницах документы, таблицы и презентации. Этот вариант удобен, если вам нужно предоставить доступ к файлам большому количеству пользователей. Подробнее о том, как добавлять файлы на сайт…
Если вы опасаетесь, что ваш сайт может привлечь слишком большой трафик, советуем сначала опубликовать файл в Google Документах, Таблицах или Презентациях, а потом добавить его URL на свою страницу в Google Сайтах. Подробнее о процедуре публикации…

Используйте Google Формы

Если вам необходимо собрать много данных, создайте форму Google. Отправленные с ее помощью ответы будут добавляться в таблицу Google. Предоставьте права на редактирование таблицы только тем, кто будет обрабатывать ответы. Если нужно показать ответы более чем 100 пользователям, опубликуйте таблицу и откройте к ней доступ по ссылке.

Что делать, если возникают проблемы с документом, который доступен большому количеству пользователей

Если при работе с документом возникают сбои или он недостаточно быстро обновляется, попробуйте устранить неполадки следующими способами:

Вместо того чтобы разрешать пользователям комментировать контент документа или таблицы, создайте форму Google для сбора данных. Подробнее о том, как создать форму Google…
При создании копии документа не включайте в нее закрытые обсуждения и уже рассмотренные советы. Подробнее о том, как создать копию файла…
Удалите устаревшую информацию или перенесите ее в отдельный документ.
Попросите пользователей, у которых есть доступ, не оставлять документ открытым, когда он им не нужен.
Сохраните в опубликованном документе только самую важную информацию. Файлы, в которых меньше данных, загружаются быстрее.
Ограничьте количество пользователей, которым разрешено редактировать документ.
Если сведения собираются из нескольких документов, создайте новый файл, который вы будете предоставлять большому числу людей только для просмотра.

Настройте права доступа

Как выбрать уровень доступа

При настройке доступа вы предоставляете пользователям определенные права.

Читатель может смотреть файл, но не может редактировать и комментировать его, а также изменять настройки доступа.
Комментатор может добавлять комментарии и предлагать исправления, но не может редактировать файл и изменять настройки доступа.
Редактор может редактировать файл, добавлять комментарии, принимать и отклонять предложенные правки, а также изменять настройки доступа.

Разрешение	Владелец	Редактор	Комментатор	Читатель
Просмотр
Скачивание, печать и копирование
Комментирование
Редактирование
Изменение настроек доступа
Принятие и отклонение правок
Обновление расширенных настроек доступа
Удаление файла

Примечания

Владелец может разрешить читателям и комментаторам скачивать, печатать и копировать файл, выбрав в расширенных настройках Открыть доступ Настройки .
Владелец может разрешить редакторам изменять настройки доступа к файлу, выбрав в расширенных настройках Открыть доступ Настройки .
Редакторы не могут изменить разрешения для владельца файла.
Указанные выше роли применяются к файлам в разделе "Мой диск". Информацию о разрешениях на общих дисках можно найти в следующих статьях:
- Начало работы с общими дисками
- Как работает доступ к файлам на общих дисках

Как настроить общий доступ к файлу

Вы можете предоставить возможность работать с файлом любым пользователям. Настройки доступа зависят от того, какой аккаунт Google вы используете: корпоративный, учебный или личный.

Все в интернете: любой пользователь может найти файл в Google и открыть его, не входя в аккаунт Google.
Все, у кого есть ссылка: любой пользователь, обладающий ссылкой, может получить доступ к файлу, не входя в аккаунт Google.

Доступ ограничен: открывать файл могут только пользователи, которым предоставлено право на работу с ним.

Расширенные настройки доступа

Расширенные настройки позволяют владельцам:

запретить редакторам изменять настройки доступа;
запретить читателям и комментаторам скачивать, печатать и копировать файл.