שיתוף קבצים מ-Google Drive

אפשר לשתף תיקיות וקבצים ששמורים ב-Google Drive עם כל מי שרוצים.

כשמשתפים קובץ מ-Google Drive עם אחרים, אפשר לקבוע אם אותם אנשים יוכלו לערוך את הקובץ, להגיב עליו או רק לצפות בו. כשאתם משתפים תוכן מ-Google Drive, חלים עליכם כללי מדיניות התוכנית של Google Drive.

שלב 1: מאתרים את הקובץ שרוצים לשתף

שיתוף של קובץ יחיד

כך בוחרים איך לשתף קובץ:

1. במכשיר Android, פותחים את האפליקציה Google Drive‏, Docs‏, Sheets או Slides.
2. לצד שם הקובץ, מקישים על סמל האפשרויות הנוספות .
3. מקישים על שיתוף.

שיתוף של מספר קבצים

• כדי לשתף יותר מקובץ אחד מטלפון או מטאבלט עם Android, מוסיפים את הקבצים לתיקייה כלשהי ומשתפים את התיקייה כולה.
• אפשר גם לשתף כמה קבצים דרך drive.google.com במחשב.

שליחה ושיתוף של טפסים מ-Google Forms

אפשרויות השיתוף של טפסים ב-Google Forms שונות מאלו של קבצים מסוגים אחרים.

• איך לשתף טפסים עם משתמשים כדי שימלאו וישלחו אותם
• איך לשתף טפסים עם משתמשים לצורך עבודה משותפת על הטופס.

שלב 2: בוחרים את מי לשתף ומגדירים מה הם יוכלו לעשות בקובץ

שיתוף עם אנשים ספציפיים

חשוב: אם אתם משתמשים בחשבון Google של מקום העבודה או מוסד הלימודים, ייתכן שלא תוכלו לשתף קבצים עם אנשים מחוץ לארגון שלכם.

1. במכשיר Android, פותחים את אפליקציית Google Drive.
2. בוחרים את הקובץ שרוצים לשתף  שיתוף .
3. מזינים את כתובת האימייל או את קבוצת Google שרוצים לשתף איתן.
4. מחליטים איך אנשים יוכלו להשתמש בקובץ. בוחרים אפשרות:
   • הרשאת צפייה
   • הרשאת תגובה
   • הרשאת עריכה
5. אם אתם משתמשים בחשבון לצורכי עבודה או בחשבון בית ספרי שעומד בדרישות, לחצו על תפקיד המשתמש כדי להוסיף תאריך תפוגה. 
6. כשמשתפים את התיקייה, נשלחת התראה לכל כתובת אימייל.
   • אם רוצים, אפשר להוסיף הודעה להתראה באימייל.
   • אם  לא רוצים להודיע לאנשים, מקישים על סמל האפשרויות הנוספות בלי לשלוח הודעה לאנשים.
7. מקישים על שליחה.

איך אנשים אחרים יכולים לצפות בקבצים, להגיב עליהם ולערוך אותם?

שיתוף עם קבוצה ספציפית של אנשים

שיתוף עם מרחב משותף ב-Chat

אתם יכולים לשתף קובץ או קישור לקובץ בהודעה בצ'אט או עם מרחב משותף ב-Google Chat. למידע נוסף על שליחה וניהול של קובצי Drive ב-Google Chat

כדי לשתף קובץ עם מרחב משותף ב-Google Chat:

1. במכשיר Android, פותחים את אפליקציית Google Chat.
2. למטה, מקישים על סמל המרחבים המשותפים .
3. בוחרים את המרחב המשותף ב-Chat שרוצים לשתף איתו את הקובץ.
4. בחלק הימני התחתון, מקישים על הסמל של תפריט הפעולות Drive .
5. בוחרים את הקובץ שרוצים לשתף עם המרחב המשותף ב-Chat.
6. מקישים על בחירה.
7. מקישים על סמל השליחה .

כדי לשתף קובץ מקישור באפליקציית Drive:

1. בנייד, פותחים את אפליקציית Drive.
2. בוחרים את הקובץ שרוצים לשתף במרחב המשותף ב-Chat.
3. בצד שמאל, מקישים על סמל האפשרויות הנוספות .
4. מקישים על העתקת הקישור.
5. פותחים את אפליקציית Google Chat.
6. למטה, מקישים על סמל המרחבים המשותפים .
7. בוחרים את המרחב המשותף ב-Chat שרוצים לשתף איתו את הקובץ.
8. בשדה ההודעה, מדביקים את הקישור שהעתקתם.
9. מקישים על סמל השליחה .

טיפים:

• כשמשתפים קובץ Drive במרחב משותף ב-Chat, מוצגת בקשה למתן גישה.
  • כשנותנים למרחב המשותף הרשאת גישה, כל מי שיצטרף למרחב הזה בעתיד יקבל גם הוא גישה לקבצים ששותפו.
• מי שיעזוב את המרחב המשותף ב-Chat, יאבד את הגישה לקובצי Drive ששותפו במרחב הזה אם אין לו גישת שיתוף:
  • כמשתמש פרטי
  • כחבר בקבוצה אחרת
• כדי לתת הרשאת גישה לקובץ Drive, צריך שתהיה לכם גישת עריכה בקובץ שרוצים לשתף.

הענקת גישה כללית לקובץ

אתם יכולים להחליט אם הקובץ יהיה זמין לכלל המשתמשים או מוגבל רק לאנשים שיש להם גישה. כשמאפשרים גישה לכל מי שיש לו את הקישור, כל אחד יכול לפתוח את הקובץ.

1. פותחים את הקובץ שרוצים לערוך.
2. מקישים על ניהול הגישה.
3. בקטע 'גישה כללית', מקישים על שינוי.
4. בוחרים מי יוכל לגשת לקובץ.
   • טיפ: אם משתמשים בחשבון Google במסגרת העבודה או בית הספר, אפשר להחליט לשתף קבצים ותיקיות רק עם קהל ספציפי, כמו לדוגמה המחלקה שלכם.
5. כדי לקבוע מה יהיה התפקיד של האנשים בקובץ, בוחרים אפשרות.
   • מידע נוסף על האפשרויות של אחרים לצפות בקבצים, להגיב עליהם ולערוך אותם.
6. בוחרים אם אנשים יוכלו או לא יוכלו למצוא את הקובץ בתוצאות החיפוש.
7. מקישים על הקודם.

שיתוף קובץ או תיקייה באופן ציבורי

1. בוחרים את הקובץ שרוצים לשתף.
2. מקישים על שיתוף או על סמל השיתוף .
3. בקטע 'גישה כללית', מקישים על שינוי.
4. בוחרים באפשרות כל מי שיש לו את הקישור.
5. כדי לקבוע מה יהיה התפקיד של האנשים בקובץ, בוחרים אפשרות.
   • איך אנשים אחרים יכולים לצפות בקבצים, להגיב עליהם ולערוך אותם
6. מקישים על העתקת הקישור.
7. מקישים על הקודם.
8. מדביקים את הקישור בהודעת אימייל או בכל מקום אחר שבו רוצים לשתף אותו.

אנשים שניגשים לקובץ שלכם בלי להתחבר לחשבון Google, יוצגו בקובץ באופן אנונימי באמצעות סמלים של בעלי חיים. למידע נוסף על ייצוג של משתמשים אנונימיים באמצעות סמלים של בעלי חיים

הוספת תאריך תפוגה

התכונה של תאריך התפוגה זמינה רק בחשבונות מטעם העבודה או מוסד הלימודים שעומדים בדרישות.

אינכם מחוברים לחשבון.

כניסה לחשבון לצורכי עבודה או לחשבון בית ספרי

שיתוף קובץ ועריכה משותפת עם הרבה אנשים

אפשר לערוך קובץ של Google Docs‏, Sheets או Slides בו-זמנית ב-100 כרטיסיות פתוחות או מכשירים לכל היותר. אם יש יותר מ-100 מופעים פתוחים של הקובץ, רק הבעלים וחלק מהמשתמשים שיש להם הרשאות עריכה יוכלו לערוך אותו.

כדי לשתף קובץ עם כמות משתמשים גדולה מאוד ולערוך אותו בצורה משותפת, אתם יכולים:

לפרסם את הקובץ

• אם רוצים שהרבה אנשים יצפו בקובץ בו-זמנית, צריך לפרסם אותו וליצור קישור לשיתוף עם הצופים. אתם יכולים לתת גישת עריכה לאנשים שצריכים לערוך את הקובץ או להגיב עליו. איך מפרסמים קובץ? 
• בהתאם להגדרות החשבון, פרסום קובץ הופך אותו לגלוי לכולם באינטרנט או בארגון שלכם, או גלוי לקבוצה של אנשים בארגון. חשוב להביא את זה בחשבון לפני שמפרסמים מידע פרטי או רגיש. 
  • חשוב: אם יש לכם חשבון לצורכי עבודה או חשבון בית ספרי, האדמין יכול להגביל את אפשרות הצפייה בקובץ שפורסם. אם אתם אדמינים, כאן תוכלו לקרוא איך לקבוע מי יכול לפרסם מסמכים באינטרנט.
• כדי להסיר קובץ מהאינטרנט, יש להפסיק את הפרסום שלו. איך מפסיקים פרסום של קובץ?
• אם רוצים להפסיק לשתף קובץ עם שותפי עריכה אחרים, כך אפשר לשנות את הרשאות השיתוף.

ליצור אתר באמצעות Google Sites 

• יצירה של אתר ב-Google Sites מאפשרת לשתף מידע עם הרבה אנשים.  אתם יכולים להטמיע באתר מסמכים, גיליונות אלקטרוניים ומצגות שיוצגו לכמות גדולה של משתמשים. איך מטמיעים מסמכים באתר?
• אם צפויה תנועה רבה באתר, כדאי לפרסם תחילה את המסמך שלכם ב-Google Docs‏, Sheets או Slides, ואז להטמיע את כתובת ה-URL שפורסמה ב-Google Sites. איך מפרסמים קובץ?

לקבל משוב באמצעות Google Forms

• אם אתם צריכים לאסוף מידע רב, אתם יכולים ליצור טופס ב-Google Forms. התשובות יתועדו בגיליון אלקטרוני ב-Google Sheets. כדאי לתת גישת עריכה רק לאנשים שצריכים לעבוד עם התשובות. כדי לאפשר ליותר מ-100 אנשים לצפות בתשובות, תוכלו לפרסם את הגיליון האלקטרוני באינטרנט וליצור קישור לשיתוף עם הצופים. איך מפרסמים קובץ? 

פתרון בעיות במסמכים ששותפו עם הרבה אנשים

אם המסמך משותף עם הרבה אנשים והוא קורס או לא מתעדכן במהירות, אפשר לנסות את הטיפים הבאים לפתרון בעיות: 

• במקום לאפשר לאנשים להגיב על מסמך או על גיליון אלקטרוני, אתם יכולים ליצור טופס ב-Google Forms ובאמצעותו לקבל משוב. איך יוצרים טופס ב-Google Forms?
• כשיוצרים עותק של מסמך, לא כדאי לכלול בו תגובות והצעות שהדיון לגביהן כבר נסגר. איך יוצרים עותק? 
• חשוב למחוק מידע ישן או להעביר נתונים למסמך חדש. 
• כדאי לבקש מהצופים לסגור את המסמך כשהם לא משתמשים בו. 
• במסמך שמפרסמים, מומלץ לכלול רק את המידע החשוב ביותר. מסמכים קצרים נטענים מהר יותר.
• עדיף לצמצם את מספר האנשים שיש להם גישת עריכה למסמך. 
• אם אוספים מידע מכמה מסמכים, כדאי ליצור מסמך חדש לתצוגה בלבד, שאותו תוכלו לשתף עם מספר גדול של אנשים. 

הגבלות בשיתוף קבצים

אתם יכולים לבחור אם לאפשר לאנשים לצפות בקבצים, להגיב עליהם או לערוך אותם

כשאתם משתפים קובץ עם מישהו, אתם יכולים לבחור את רמת הגישה שלו:

• צופה: המשתמש יכול לצפות בקובץ, אך לא לבצע בו שינויים או לשתף אותו עם אחרים.
• הרשאת תגובה: המשתמש יכול להוסיף בקובץ תגובות והצעות, אך אינו יכול לשנות את הקובץ או לשתף אותו עם אחרים.
• הרשאת עריכה: המשתמש יכול לבצע שינויים, לקבל או לדחות הצעות ולשתף את הקובץ עם אחרים.

שינוי הגישה הכללית לקובץ

אתם יכולים להעניק גישה רחבה לקובץ. האפשרויות הזמינות תלויות בשאלה אם חשבון Google שלכם הוא חשבון לצורכי עבודה, חשבון בית ספרי או חשבון Gmail.

• גלוי לכולם: כל אחד יכול למצוא את הקובץ שלכם בחיפוש ב-Google, ולקבל גישה אליו מבלי להיכנס לחשבון Google שלו.
• אנשים שיש להם את הקישור: כל האנשים שיש להם את הקישור יכולים להשתמש בקובץ שלכם, גם מבלי להיכנס לחשבון Google שלהם. 

• גישה מוגבלת: רק אנשים שיש להם גישה לקובץ יכולים לפתוח אותו.

מאמרים שקשורים לנושא

• הגדרת קבצים כגלויים לכול ב-Google Docs‏,‏ Sheets‏,‏ Slides ו-Forms
• הפסקת שיתוף של קובץ או שינוי הגדרות השיתוף
• העברת בעלות על קובץ
• שיתוף תיקיות ב-Google Drive
• חיפוש קבצים שאנשים אחרים שיתפו איתכם