אפשר לשתף תיקיות וקבצים ששמורים ב-Google Drive עם כל מי שרוצים.
הנושאים במאמר:
- העקרונות הבסיסיים של השיתוף
- שיתוף עם קהלים ספציפיים
- מידע על אפשרויות שיתוף מתקדמות
- מידע על שיתוף ציבורי ועבודה משותפת
- ניהול קבצים ששותפו
חשוב: התפקידים שמפורטים למטה רלוונטיים לקבצים בתיקייה "האחסון שלי".
|
רמת ההרשאה |
מותר לצפות? |
מותר להגיב? |
מותר לערוך? |
מותר להוריד? |
מותר לשתף? |
מותר לשנות הרשאות? |
|
עם הרשאת צפייה |
כן |
לא |
לא |
כן, כברירת מחדל. הבעלים יכולים לשלוט באפשרות הזאת. |
לא |
לא |
|
עם הרשאת תגובה |
כן |
כן |
לא |
כן, כברירת מחדל. הבעלים יכולים לשלוט באפשרות הזאת. |
לא |
לא |
|
עם הרשאת עריכה |
כן |
כן |
כן |
כן |
כן, אבל מי שמקבלים הרשאת עריכה לא יכולים להעביר את הבעלות על הקובץ למישהו אחר. |
לא, אלא אם הבעלים מתירים באופן מפורש. |
|
בעלים |
כן |
כן |
כן |
כן |
כן |
כן |
טיפים לשיתוף קבצים:
- כדי לתת למשתמשים עם הרשאת צפייה והרשאת תגובה את האפשרות להוריד, להדפיס ולהעתיק קובץ:
- הבעלים צריכים להיכנס להגדרות המתקדמות במכשיר.
- לוחצים על סמל השיתוף
הגדרות
.
- כדי לתת למשתמשים עם הרשאת עריכה את האפשרות לשנות הרשאות ולשתף קובץ:
- הבעלים צריכים להיכנס להגדרות המתקדמות במכשיר.
- לוחצים על סמל השיתוף
- משתמשים עם הרשאת עריכה לא יכולים לשנות את ההרשאות של הבעלים.
- מידע נוסף על אחסון שיתופי והרשאות זמין במאמרים הבאים:
הגדרות 
.העקרונות הבסיסיים של השיתוף
שיתוף של קובץ אחדכדאי שתדעו: אם אתם פותחים מסמך ומוצגת לכם נקודה ליד "שיתוף 
- במחשב, פותחים את Google Drive, Docs, Sheets או Slides.
- לוחצים על הקובץ שרוצים לשתף.
- לוחצים על סמל השיתוף
.
- במחשב, נכנסים אל drive.google.com.
- לוחצים על Shift במקלדת בלי לעזוב ובוחרים שני קבצים או יותר.
- בפינה הימנית העליונה, לוחצים על שיתוף
שיתוף עם קהלים ספציפיים
חשוב:
- אפשר לערוך קובץ של Google Docs, Sheets, Slides או Vids בו-זמנית ב-100 כרטיסיות פתוחות או מכשירים לכל היותר. אם יש יותר מ-100 מופעים פתוחים של הקובץ, רק הבעלים וחלק מהמשתמשים שיש להם הרשאות עריכה יכולים לערוך אותו.
- אפשר לשתף קובץ אחד עם עד 600 כתובות אימייל נפרדות.
- במחשב, נכנסים אל Google Drive.
- בוחרים את הקובץ שרוצים לשתף
.
- מזינים את כתובות האימייל של האנשים שאיתם רוצים לשתף את הקובץ. אם אתם משתמשים בחשבון לצורכי עבודה או בחשבון בית ספרי, תוכלו לשתף את התיקייה עם נמענים שהמערכת מציעה.
- טיפ: כדי להשבית את ההצעות לנמענים, נכנסים להגדרות Drive
- טיפ: כדי להשבית את ההצעות לנמענים, נכנסים להגדרות Drive
- מחליטים מה אנשים יוכלו לעשות בקובץ. בוחרים אפשרות:
- הרשאת צפייה
- הרשאת תגובה
- הרשאת עריכה
- אם משתמשים בחשבון מטעם העבודה או מוסד הלימודים שעומד בדרישות, לוחצים על הוספת תאריך תפוגה כדי להוסיף תאריך תפוגה.
- כשמשתפים את הקובץ, נשלחת התראה באימייל לכל כתובת אימייל:
- אופציונלי: אפשר להוסיף הודעה להתראה באימייל.
- אם לא רוצים לשלוח לאנשים את ההתראה, מבטלים את הסימון של התיבה.
- לוחצים על שליחה או על שיתוף.
טיפ: כשמעדכנים את ההרשאות לפריט ששיתפתם מהתיקייה 'האחסון שלי', ולדאם שאיתו משתפים אין הרשאות בתיקייה שבה הפריט כלול, תוכלו לבחור:
- לעדכן את ההרשאות לתיקייה שהפריט כלול בה
- לעדכן את ההרשאות רק לפריט עצמו
כדי שיהיה קל יותר לשתף ולנהל את התיקיות, רוב המשתמשים בוחרים לעדכן את התיקייה שהפריט כלול בה.
כדי לשתף קבצים עם מרחב מסוים ב-Chat, אתם יכולים להוסיף אותם למרחב שאיתו אתם רוצים לשתף.
כדי להוסיף קובץ ב-Drive למרחב ב-Chat:
אפשרות 1:
- נכנסים ל-Google Chat במחשב.
- בוחרים את המרחב ב-Chat שאיתו רוצים לשתף את הקובץ.
- בפינה הימנית התחתונה, לוחצים על הסמל של תפריט השילובים
.
- בוחרים את הקובץ שרוצים לשתף עם מרחב ב-Chat.
- לוחצים על הוספה.
אפשרות 2:
- במחשב, נכנסים ל-Google Drive.
- לוחצים לחיצה ימנית על הקובץ שרוצים לשתף עם מרחב ב-Chat.
- לוחצים על סמל השיתוף
.
- נכנסים ל-Google Chat.
- בוחרים את המרחב ב-Chat שאיתו רוצים לשתף את הקובץ.
- בשדה ההודעה, מדביקים את הקישור שהועתק.
נקודות שכדאי לזכור:
- כששולחים קובץ למרחב ב-Chat, מופיעה בקשה להענקת גישה.
- אם אתם מעניקים למשתמשים גישה למרחב ב-Chat, גם משתמשים שיצטרפו למרחב הזה מאוחר יותר יקבלו גישה לקבצים המשותפים.
- כשמשתמשים עוזבים מרחב ב-Chat, הם לא יכולים יותר לגשת לקבצים במרחב הזה אם אין להם גישת שיתוף:
- כאנשים פרטיים
- כחברים בקבוצה אחרת
- כדי להעניק גישה לקובץ, אתם צריכים גישת עריכה בקובץ שאתם רוצים לשתף.
אם אתם הבעלים של הקובץ או אם יש לכם בו הרשאות עריכה, אתם יכולים לשתף אותו עם משתתפי הפגישה:
-
במחשב, נכנסים ל-Google Drive.
- בוחרים את הקובץ שרוצים לשתף.
- כותבים את שם הפגישה שבה רוצים לשתף את הקובץ.
- מחליטים מה אנשים יוכלו לעשות בקובץ. בוחרים אפשרות:
- הרשאת צפייה
- הרשאת תגובה
- הרשאת עריכה
- בוחרים אם הקובץ יצורף להזמנה לפגישה.
- כשמשתפים את הקובץ, נשלחת התראה באימייל לכל כתובת אימייל.
- אם רוצים, אפשר להוסיף הודעה להתראה באימייל.
- אם לא רוצים לשלוח לאנשים את ההתראה, מבטלים את הסימון של התיבה.
- לוחצים על "שליחה" או על "שיתוף".
מידע על אפשרויות שיתוף מתקדמות
הוספת תאריך תפוגההתכונה של תאריך התפוגה זמינה רק בחשבונות מטעם העבודה או מוסד הלימודים שעומדים בדרישות.
אינכם מחוברים לחשבון.
ב-Google Vids, אפשר לשמור את הסרטונים ב-Google Drive כקובצי MP4, ואז לשתף אותם מ-Google Drive. כדי לשתף סרטון כקובץ MP4:
- במחשב, נכנסים אל Google Vids.
- פותחים את הקובץ שרוצים לשתף.
- לוחצים על סמל השיתוף
- ליד סמל השיתוף, לוחצים על "פעולות לשיתוף מהיר"
.
מידע על שיתוף ציבורי ועבודה משותפת
הענקת גישה כללית לקובץאפשר לבחור אם הקובץ יהיה זמין לכולם או מוגבל רק לאנשים שיש להם גישה. אם תעניקו הרשאת גישה לכל מי שיש לו את הקישור, לכולם תהיה גישה לתיקייה.
- בוחרים את הקובץ שרוצים לשתף.
- לוחצים על שיתוף או על סמל השיתוף
- בקטע 'גישה כללית', לוחצים על החץ למטה
.
- בוחרים מי יוכל לגשת לקובץ.
- כדי לקבוע מה יהיה התפקיד של האנשים בקובץ, בוחרים באפשרות הרשאת צפייה, הרשאת תגובה או הרשאת עריכה.
- לוחצים על סיום.
- בוחרים את הקובץ שרוצים לשתף.
- לוחצים על שיתוף או על סמל השיתוף
- בקטע 'גישה כללית', לוחצים על החץ למטה
- בוחרים באפשרות כל מי שיש לו את הקישור.
- כדי לקבוע מה יהיה התפקיד של האנשים, בוחרים באפשרות הרשאת צפייה, הרשאת תגובה או הרשאת עריכה.
- לוחצים על העתקת הקישור.
- לוחצים על סיום.
- מדביקים את הקישור בהודעת אימייל או בכל מקום אחר שבו רוצים לשתף אותו.
אנשים שניגשים לקובץ שלכם בלי להתחבר לחשבון Google, יוצגו בקובץ באופן אנונימי באמצעות סמלים של בעלי חיים. למידע נוסף על ייצוג של משתמשים אנונימיים באמצעות סמלים של בעלי חיים
אתם יכולים לשלוח אימייל ישירות מתיבת הדו-שיח "שיתוף" כדי:
- לעדכן את שותפי העריכה לגבי שינויים חשובים.
- לדון בשאלה מורכבת יותר, שלא מתאימה לשרשור התגובות של המסמך.
אתם יכולים לשלוח את האימייל לכל שותפי העריכה, או רק לקבוצת משתמשים שכוללת בעלי הרשאת עריכה, הרשאת תגובה והרשאת צפייה.
כדי לשלוח אימייל מתיבת הדו-שיח "שיתוף" בקובץ:
- במחשב, נכנסים ל-Google Drive.
- לצד הקובץ שרוצים לשלוח לגביו אימייל, לוחצים על סמל האפשרויות הנוספות
- אפשר גם לעבור לתיבת הדו-שיח "שיתוף" בקובץ עצמו:
- פותחים את הקובץ.
- בצד שמאל למעלה, לוחצים על שיתוף.
- אפשר גם לעבור לתיבת הדו-שיח "שיתוף" בקובץ עצמו:
- בתיבת הדו-שיח "שיתוף", לצד "אנשים שיש להם גישה" לוחצים על "שליחת אימייל לאנשים שיש להם גישה בקובץ הזה"
.
- במסך "שליחה באימייל לשותפי עריכה", בוחרים את הקבוצות שרוצים לשלוח להן את האימייל.
- בשדה "הודעה", כותבים את ההודעה.
- לוחצים על שליחה.
כדאי לדעת: אי אפשר להוסיף שותפי עריכה חדשים במסך "שליחה באימייל לשותפי עריכה".
חשוב: ב-Google Vids אין אפשרות לפרסם קובץ. במקום לפרסם את הקובץ, אתם יכולים להוריד אותו למחשב בפורמט MP4. איך יוצרים, רואים או מורידים קבצים
- אם רוצים שכמה אנשים יפתחו את הקובץ: מפרסמים את הקובץ ואחר כך יוצרים קישור לשיתוף עם אנשים שיש להם גישה לקובץ. אתם יכולים לתת גישת עריכה לאנשים שצריכים לערוך את הקובץ או להגיב עליו. איך מפרסמים קבצים?
- בהתאם להגדרות החשבון, פרסום קובץ הופך אותו לגלוי לכולם באינטרנט או בארגון שלכם, או גלוי לקבוצה של אנשים בארגון. חשוב להביא את זה בחשבון לפני שמפרסמים מידע פרטי או רגיש.
- חשוב: אם יש לכם חשבון של מקום עבודה או חשבון של מוסד לימודים, האדמין יכול להגביל את אפשרות הגישה לקובץ שפורסם. אם אתם אדמינים, כאן אתם יכולים לקרוא איך לקבוע מי יכול לפרסם מסמכים באינטרנט.
- כדי להסיר קובץ מהאינטרנט, מפסיקים את הפרסום שלו. איך מפסיקים פרסום של קובץ?
- אם רוצים להפסיק לשתף קובץ עם שותפי עריכה אחרים, ככה אפשר לשנות את הרשאות השיתוף.
- יצירה של אתר באמצעות Google Sites מאפשרת לשתף מידע עם הרבה אנשים. אפשר להטמיע מסמכים, גיליונות אלקטרוניים ומצגות באתר, ולאפשר למספר גדול של משתמשים לגשת אליהם. איך מטמיעים מסמכים באתר?
- אם צפויה תנועה רבה באתר, כדאי לפרסם תחילה את המסמך שלכם ב-Google Docs, Sheets או Slides, ואז להטמיע את כתובת ה-URL שפורסמה ב-Google Sites. איך מפרסמים קבצים?
- אם אתם צריכים לאסוף הרבה מידע, אתם יכולים ליצור טופס ב-Google Forms. התשובות יתועדו בגיליון אלקטרוני ב-Google Sheets. כדאי לתת גישת עריכה רק לאנשים שצריכים לעבוד עם התשובות. כדי לאפשר ליותר מ-100 אנשים לפתוח את התשובות, צריך לפרסם את הגיליון האלקטרוני באינטרנט ואחר כך ליצור קישור לשיתוף עם אנשים שיש להם גישה לקובץ. איך מפרסמים קבצים?
ניהול קבצים ששותפו
פתרון בעיות במסמכים ששותפו עם הרבה אנשיםאם המסמך משותף עם הרבה אנשים והוא קורס או לא מתעדכן במהירות, אפשר לנסות את הטיפים הבאים לפתרון בעיות:
- במקום לאפשר לאנשים להגיב על מסמך או על גיליון אלקטרוני, אתם יכולים ליצור טופס ב-Google Forms ובאמצעותו לקבל משוב. איך יוצרים טופס ב-Google Forms
- כשיוצרים עותק של מסמך, לא כדאי לכלול בו תגובות והצעות שהדיון לגביהן כבר נסגר. איך יוצרים עותקים?
- מוחקים מידע ישן או מעבירים נתונים למסמך חדש.
- כדאי לבקש מהאנשים שיש להם גישה לסגור את המסמך כשהם לא משתמשים בו.
- במסמך שמפרסמים, מומלץ לכלול רק את המידע הכי חשוב. מסמכים קצרים נטענים מהר יותר.
- עדיף לצמצם את מספר האנשים שיש להם גישת עריכה למסמך.
- אם אוספים מידע מכמה מסמכים, כדאי ליצור מסמך חדש שיש אליו רק הרשאת גישה, שאותו תוכלו לשתף עם מספר גדול של אנשים.
אתם יכולים להעניק גישה רחבה לקובץ. האפשרויות הזמינות תלויות בשאלה אם חשבון Google שלכם הוא חשבון של מקום עבודה, חשבון של מוסד לימודים או חשבון Gmail.
- גלוי לכולם: כל אחד יכול למצוא את הקובץ שלכם בחיפוש ב-Google, ולקבל גישה אליו מבלי להיכנס לחשבון Google שלו.
- כל מי שיש לו את הקישור: כל האנשים שיש להם את הקישור יכולים להשתמש בקובץ שלכם, גם מבלי להיכנס לחשבון Google שלהם.
- גישה מוגבלת: רק אנשים שיש להם גישה לקובץ יכולים לפתוח אותו.
באמצעות הרשאות שיתוף מתקדמות, הבעלים יכולים:
- למנוע ממשתמשים עם הרשאת עריכה לשנות את ההרשאות או לשתף קבצים.
- למנוע ממשתמשים עם הרשאת צפייה והרשאת תגובה להוריד, להדפיס או להעתיק קבצים.