שיתוף קבצים מ-Google Drive

אפשר לשתף תיקיות וקבצים השמורים ב-Google Drive עם כל מי שרוצים.

כשמשתפים קובץ מ-Google Drive עם אחרים, אפשר לקבוע אם אותם אנשים יוכלו לערוך את הקובץ, להגיב עליו או רק לצפות בו. כשאתם משתפים תוכן מ-Google Drive, חלים עליכם כללי מדיניות התוכנית של Google Drive.

שלב 1: מאתרים את הקובץ שרוצים לשתף

שיתוף של קובץ יחיד

  1. במחשב, פותחים את Google Drive‏, Docs‏, Sheets או Slides.
  2. לוחצים על הקובץ שרוצים לשתף.
  3. לוחצים על סמל השיתוף Share.
שיתוף של כמה קבצים
  1. במחשב, נכנסים אל drive.google.com.
  2. לוחצים על Shift במקלדת בלי לעזוב ובוחרים שני קבצים או יותר.
  3. בפינה השמאלית העליונה, לוחצים על סמל השיתוף Share.

איך מוסיפים קבצים לתיקייה ואיך משתפים את התיקייה כולה

שליחה ושיתוף של טפסים מ-Google Forms

שלב 2: בוחרים עם מי לשתף ומגדירים מה הם יוכלו לעשות בקובץ

שיתוף עם אנשים ספציפיים
חשוב: אם אתם משתמשים בחשבון Google של מקום העבודה או מוסד הלימודים, ייתכן שלא תוכלו לשתף קבצים עם אנשים מחוץ לארגון שלכם.
  1. במחשב, נכנסים אל Google Drive.
  2. בוחרים את הקובץ שרוצים לשתף ואז שיתוף Add approver .
  3. מזינים את כתובות האימייל של האנשים שאיתם רוצים לשתף את הקובץ. אם אתם משתמשים בחשבון מטעם העבודה או מוסד הלימודים, תוכלו לשתף את הקובץ עם נמענים שהמערכת מציעה.
    • טיפ: כדי להשבית את ההצעות לנמענים, נכנסים להגדרות של Drive הגדרות. מבטלים את הסימון של האפשרות 'הצגת הצעה לנמענים בתיבת הדו-שיח של השיתוף'.
  4. מחליטים מה אנשים יוכלו לעשות בקובץ. בוחרים אפשרות:
    • הרשאת צפייה
    • הרשאת תגובה
    • הרשאת עריכה
  5. אם משתמשים בחשבון מטעם העבודה או מוסד הלימודים שעומד בדרישות, לוחצים על הוספת תאריך תפוגה כדי להוסיף תאריך תפוגה.
  6. כשמשתפים את הקובץ, נשלחת התראה באימייל לכל כתובת אימייל:
    • אם רוצים, אפשר להוסיף הודעה להתראה באימייל.
    • אם לא רוצים לשלוח לאנשים את ההתראה, מבטלים את הסימון של התיבה.
  7. לוחצים על שליחה או על שיתוף.
שיתוף עם קבוצה ספציפית של אנשים

שיתוף עם קבוצת Google

אתם יכולים לשתף קבצים עם קבוצות Google במקום עם אנשים ספציפיים. כאשר:

  • מוסיפים חבר לקבוצה: המשתמש הזה מקבל הרשאה לגשת לקבצים ולתיקיות של הקבוצה.
  • מסירים חבר מקבוצה: המשתמש מאבד את הגישה לקבצים ולתיקיות של הקבוצה.

כדי לשתף קובץ עם קבוצת Google:

  1. יוצרים קבוצת Google.
  2. מוסיפים אנשים לקבוצה.
  3. משתפים את הקובץ עם הקבוצה.

טיפ: כדי שהקובץ יופיע בתיקייה 'קבצים ששותפו איתי', צריך לפתוח אותו מהזמנה או מקישור. 

שיתוף עם מרחב משותף ב-Chat

אם רוצים לשתף קבצים עם מרחב משותף ב-Chat, אפשר להוסיף אותם למרחב.

כדי להוסיף קובץ ב-Drive למרחב משותף ב-Chat:

אפשרות 1: 

  1. במחשב, נכנסים ל-Google Chat.
  2. בוחרים את המרחב המשותף ב-Chat שרוצים לשתף איתו את הקובץ.
  3. בפינה הימנית התחתונה, לוחצים על סמל תפריט השילובים  ואז ‏Drive "".
  4. בוחרים את הקובץ שרוצים לשתף במרחב המשותף ב-Chat.
  5. לוחצים על הוספה.

אפשרות 2: 

  1. במחשב, נכנסים ל-Google Drive.
  2. לוחצים לחיצה ימנית על הקובץ שרוצים לשתף עם המרחב המשותף ב-Chat.
  3. לוחצים על קבלת קישור ואז העתקת הקישור ואז סיום
  4. עוברים ל-Google Chat.
  5. בוחרים את המרחב המשותף ב-Chat שרוצים לשתף איתו את הקובץ. 
  6. בשדה ההודעה, מדביקים את הקישור שהעתקתם.

טיפים:

  • כששולחים קובץ למרחב משותף ב-Chat, מוצגת בקשה למתן גישה.
    • אם נותנים למרחב המשותף הרשאת גישה, כל מי שיצטרף למרחב הזה בכל שלב יקבל גם הוא גישה לקבצים המשותפים.
  • מי שיעזוב את המרחב המשותף ב-Chat יאבד את הגישה לקבצים אם אין לו גישת שיתוף:
    • בתור משתמש יחיד.
    • בתור חבר בקבוצה אחרת.
  • כדי לתת הרשאת גישה לקובץ, צריך שתהיה לכם גישת עריכה לקובץ שרוצים לשתף. 

איך אנשים אחרים יכולים לצפות בקבצים, להגיב עליהם ולערוך אותם

הוספת תאריך תפוגה הענקת גישה כללית לקובץ

אפשר לבחור אם הקובץ יהיה זמין לכולם או מוגבל רק לאנשים שיש להם גישה. אם תעניקו הרשאת גישה לכל מי שיש לו את הקישור, לכולם תהיה גישה לתיקייה.

  1. בוחרים את הקובץ שרוצים לשתף.
  2. לוחצים על שיתוף או על סמל השיתוף Share.
  3. בקטע 'גישה כללית', לוחצים על החץ למטה למטה.
  4. בוחרים מי יוכל לגשת לקובץ.

  1. כדי לקבוע מה יהיה התפקיד של האנשים בקובץ, בוחרים באפשרות הרשאת צפייה, הרשאת תגובה או הרשאת עריכה.
  2. לוחצים על סיום.
שיתוף קובץ באופן ציבורי
  1. בוחרים את הקובץ שרוצים לשתף.
  2. לוחצים על שיתוף או על סמל השיתוף Share.
  3. בקטע 'גישה כללית', לוחצים על החץ למטה למטה.
  4. בוחרים באפשרות כל מי שיש לו את הקישור.
  5. כדי לקבוע מה יהיה התפקיד של האנשים, בוחרים באפשרות הרשאת צפייההרשאת תגובה או הרשאת עריכה.
  6. לוחצים על העתקת הקישור.
  7. לוחצים על סיום.
  8. מדביקים את הקישור בהודעת אימייל או בכל מקום אחר שבו רוצים לשתף אותו.

אנשים שניגשים לקובץ שלכם בלי להתחבר לחשבון Google, יוצגו בקובץ באופן אנונימי באמצעות סמלים של בעלי חייםלמידע נוסף על ייצוג של משתמשים אנונימיים באמצעות סמלים של בעלי חיים

שיתוף קובץ ועריכה משותפת עם הרבה אנשים

אפשר לערוך קובץ של Google Docs‏, Sheets או Slides בו-זמנית ב-100 כרטיסיות פתוחות או מכשירים לכל היותר. אם יש יותר מ-100 מופעים פתוחים של הקובץ, רק הבעלים וחלק מהמשתמשים שיש להם הרשאות עריכה יוכלו לערוך אותו.

כדי לשתף קובץ עם כמות משתמשים גדולה מאוד ולערוך אותו בצורה משותפת, אתם יכולים:

לפרסם את הקובץ

  • אם רוצים שהרבה אנשים יצפו בקובץ בו-זמנית, צריך לפרסם אותו וליצור קישור לשיתוף עם הצופים. אתם יכולים לתת גישת עריכה לאנשים שצריכים לערוך את הקובץ או להגיב עליו. איך מפרסמים קובץ? 
  • בהתאם להגדרות החשבון, פרסום קובץ הופך אותו לגלוי לכולם באינטרנט או בארגון שלכם, או גלוי לקבוצה של אנשים בארגון. חשוב להביא את זה בחשבון לפני שמפרסמים מידע פרטי או רגיש. 
  • כדי להסיר קובץ מהאינטרנט, יש להפסיק את הפרסום שלו. איך מפסיקים פרסום של קובץ?
  • אם רוצים להפסיק לשתף קובץ עם שותפי עריכה אחרים, כך אפשר לשנות את הרשאות השיתוף.

ליצור אתר באמצעות Google Sites 

לקבל משוב באמצעות Google Forms

  • אם אתם צריכים לאסוף מידע רב, אתם יכולים ליצור טופס ב-Google Forms. התשובות יתועדו בגיליון אלקטרוני ב-Google Sheets. כדאי לתת גישת עריכה רק לאנשים שצריכים לעבוד עם התשובות. כדי לאפשר ליותר מ-100 אנשים לצפות בתשובות, תוכלו לפרסם את הגיליון האלקטרוני באינטרנט וליצור קישור לשיתוף עם הצופים. איך מפרסמים קובץ? 

פתרון בעיות במסמכים ששותפו עם הרבה אנשים

אם המסמך משותף עם הרבה אנשים והוא קורס או לא מתעדכן במהירות, אפשר לנסות את הטיפים הבאים לפתרון בעיות: 

  • במקום לאפשר לאנשים להגיב על מסמך או על גיליון אלקטרוני, אתם יכולים ליצור טופס ב-Google Forms ובאמצעותו לקבל משוב. איך יוצרים טופס ב-Google Forms?
  • כשיוצרים עותק של מסמך, לא כדאי לכלול בו תגובות והצעות שהדיון לגביהן כבר נסגר. איך יוצרים עותק? 
  • חשוב למחוק מידע ישן או להעביר נתונים למסמך חדש. 
  • כדאי לבקש מהצופים לסגור את המסמך כשהם לא משתמשים בו. 
  • במסמך שמפרסמים, מומלץ לכלול רק את המידע החשוב ביותר. מסמכים קצרים נטענים מהר יותר.
  • עדיף לצמצם את מספר האנשים שיש להם גישת עריכה למסמך. 
  • אם אוספים מידע מכמה מסמכים, כדאי ליצור מסמך חדש לתצוגה בלבד, שאותו תוכלו לשתף עם מספר גדול של אנשים. 

הגבלות בשיתוף קבצים

אתם יכולים לבחור אם לאפשר לאנשים לצפות בקבצים, להגיב עליהם או לערוך אותם

כשאתם משתפים קובץ עם מישהו, אתם יכולים לבחור את רמת הגישה שלו:

  • צופה: המשתמש יכול לצפות בקובץ, אך לא לבצע בו שינויים או לשתף אותו עם אחרים.
  • הרשאת תגובה: המשתמש יכול להוסיף בקובץ תגובות והצעות, אך אינו יכול לשנות את הקובץ או לשתף אותו עם אחרים.
  • הרשאת עריכה: המשתמש יכול לבצע שינויים, לקבל או לדחות הצעות ולשתף את הקובץ עם אחרים.
שינוי הגישה הכללית לקובץ

אתם יכולים להעניק גישה רחבה לקובץ. האפשרויות הזמינות תלויות בשאלה אם חשבון Google שלכם הוא חשבון לצורכי עבודה, חשבון בית ספרי או חשבון Gmail.

  • גלוי לכולם: כל אחד יכול למצוא את הקובץ שלכם בחיפוש ב-Google, ולקבל גישה אליו מבלי להיכנס לחשבון Google שלו.
  • אנשים שיש להם את הקישור: כל האנשים שיש להם את הקישור יכולים להשתמש בקובץ שלכם, גם מבלי להיכנס לחשבון Google שלהם. 
  • גישה מוגבלת: רק אנשים שיש להם גישה לקובץ יכולים לפתוח אותו.

מאמרים שקשורים לנושא

האם המידע הועיל?
איך נוכל לשפר את המאמר?
חיפוש
ניקוי החיפוש
סגירת החיפוש
אפליקציות Google
תפריט ראשי
חיפוש במרכז העזרה
true
true
true
true
35
false
false