Cómo compartir archivos desde Google Drive

Puedes compartir los archivos y las carpetas que almacenas en Google Drive con cualquier persona.

Cuando compartes contenido desde Google Drive, puedes controlar si las personas podrán editar, comentar o solo ver el archivo. Además, si lo haces, se aplican las políticas del programa de Google Drive.

Paso 1: Busca el archivo que deseas compartir

Cómo compartir un solo archivo

Nota: Si tienes una solicitud pendiente para compartir un documento abierto, verás un punto junto a Compartir  en la esquina superior derecha.

1. En una computadora, ve a Google Drive, Documentos, Hojas de cálculo o Presentaciones.
2. Haz clic en el archivo que quieras compartir.
3. Haz clic en Compartir .

Cómo compartir varios archivos

1. En una computadora, ve a drive.google.com.
2. En tu teclado, mantén presionada la tecla Mayúsculas y selecciona dos o más archivos.
3. En la esquina superior derecha, haz clic en Compartir .

Averigua cómo agregar archivos a una carpeta y compartir toda la carpeta.

Envía y comparte Formularios de Google

Formularios de Google ofrece opciones de uso compartido diferentes a las de otros tipos de archivos.

• Obtén información sobre cómo compartir formularios para que otras personas los llenen.
• Obtén información para compartir formularios y colaborar en ellos con otras personas.

Paso 2: Elige con quiénes compartir el archivo y cómo podrán usarlo

Cómo compartir archivos con personas específicas

Importante: Si usas una Cuenta de Google que tengas por medio del trabajo o de una institución educativa, es posible que no puedas compartir archivos fuera de la organización.

1. En tu computadora, ve a Google Drive.
2. Selecciona el archivo que quieres compartir Compartir .
3. Ingresa la dirección de correo electrónico con la que quieras compartir el archivo. Si usas una cuenta de trabajo o institución educativa, puedes compartir contenido con los destinatarios sugeridos.
   • Sugerencia: Si quieres desactivar los destinatarios sugeridos, ve a la configuración de Drive . Desmarca la opción “Mostrar los destinatarios sugeridos en el diálogo de uso compartido”.
4. Decide cómo las personas pueden usar tu archivo. Selecciona una opción:
   • Lector
   • Comentarista
   • Editor
5. Si usas una cuenta de trabajo o institución educativa apta, haz clic en Agregar fecha de vencimiento para agregar una fecha de vencimiento.
6. Cuando compartas el archivo, cada dirección de correo electrónico recibirá un mensaje.
   • Opcional: Agrega un mensaje a tu notificación por correo electrónico.
   • Si no quieres que se envíen notificaciones, desmarca la casilla.
7. Haz clic en Enviar o Compartir.

Nota: Cuando actualizas los permisos de un archivo que compartes desde Mi unidad y la persona con la que compartes el elemento no tiene permisos, puedes actualizar los permisos para lo siguiente:

• La carpeta que contiene el archivo
• Solo el archivo en sí

Cómo compartir archivos con un grupo de personas específicas

Cómo compartir con un Grupo de Google

Puedes compartir archivos con Grupos de Google en lugar de personas específicas. Esto ocurre en las siguientes situaciones:

• Si agregas un miembro a un grupo: La persona obtendrá permiso para acceder a los archivos y carpetas del grupo.
• Si quitas a un miembro de un grupo: La persona perderá el permiso para acceder a los archivos y carpetas del grupo.

Sigue estos pasos para compartir un archivo con tu Grupo de Google:

1. Crea un Grupo de Google.
2. Agrega miembros a tu grupo.
3. Comparte el archivo con tu grupo.

Sugerencia: Antes de que aparezca un archivo en la carpeta “Compartidos conmigo”, debes abrirlo desde una invitación o un vínculo. 

Comparte con un espacio de Chat

Puedes agregar archivos a un espacio de Chat para compartirlos.

Sigue estos pasos para agregar un archivo de Drive a un espacio de Chat:

Opción 1: 

1. En tu computadora, ve a Google Chat.
2. Selecciona el espacio de Chat con el que quieres compartir el archivo.
3. En la parte inferior izquierda, haz clic en el menú Integración  ​> Drive .
4. Selecciona el archivo que quieres compartir con un espacio de Chat.
5. Haz clic en Insertar.

Opción 2: 

1. En tu computadora, ve a Google Drive.
2. Haz clic con el botón derecho en el archivo que quieres compartir con un espacio de Chat.
3. Haz clic en Compartir  > Copiar vínculo .
4. Ve a Google Chat.
5. Selecciona el espacio de Chat con el que quieres compartir el archivo. 
6. En el campo de mensaje, pega el vínculo que copiaste.

Notas:

• Cuando envías un archivo a un espacio de Chat, aparece un mensaje para otorgar acceso.
  • Si otorgas acceso a ese espacio de Chat, las personas que se unan más tarde también tendrán acceso a los archivos compartidos.
• Cuando las personas abandonan un espacio de Chat, pierden acceso a los archivos de ese espacio si no tienen acceso de uso compartido:
  • Como individuo
  • Como miembro de otro grupo
• Para otorgar acceso a los archivos, debes tener acceso de edición al archivo que quieras compartir. 

Obtén más información sobre cómo otros ven, comentan o editan archivos.

Agrega una fecha de vencimiento

La función de fecha de vencimiento solo está disponible para cuentas aptas de trabajo o de instituciones educativas.

No accediste a tu cuenta.

Cómo acceder a tu cuenta del trabajo o institución educativa

Cómo permitir el acceso general al archivo

Puedes elegir si el archivo estará disponible para cualquier persona o si estará restringido solo a quienes tengan acceso. Si permites el acceso a cualquier persona que tenga el vínculo, la carpeta no tendrá restricciones en cuanto a quiénes pueden acceder.

1. Selecciona el archivo que quieres compartir.
2. Haz clic en Compartir o Compartir .
3. En “Acceso general”, haz clic en la flecha hacia abajo .
4. Elige quiénes pueden acceder al archivo.

5. Para decidir qué rol tendrán las personas en relación con tu archivo, selecciona Lector, Comentarista o Editor.
   • Obtén más información sobre cómo otros ven, comentan o editan archivos.
6. Haz clic en Listo.

Comparte un archivo de manera pública

1. Selecciona el archivo que quieres compartir.
2. Haz clic en Compartir o Compartir .
3. En “Acceso general”, haz clic en la flecha hacia abajo .
4. Elige Cualquier persona que tenga el vínculo.
5. Para decidir qué rol tendrán las personas, selecciona Lector, Comentarista o Editor.
6. Haz clic en Copiar vínculo.
7. Haz clic en Listo.
8. Pega el vínculo en un correo electrónico o donde quieras compartirlo.

Las personas que no hayan accedido a una Cuenta de Google aparecerán como animales anónimos en tu archivo. Obtén más información sobre los animales anónimos.

Cómo compartir un archivo con muchas personas y colaborar en él

Importante:

• Invariablemente, los archivos de Documentos, Hojas de cálculo o Presentaciones de Google solo se pueden editar en un máximo de 100 pestañas o dispositivos abiertos. Si se abren más de 100 instancias del archivo, solo el propietario y algunos usuarios con permisos de edición pueden modificarlo.
• Un archivo puede compartirse con un máximo de 600 direcciones de correo electrónico individuales.

Para compartir un archivo con un público muy amplio y colaborar en él, haz lo siguiente:

Publica el archivo

• Si necesitas que varias personas abran un archivo, publícalo y crea un vínculo para compartirlo con personas que tengan acceso. Puedes otorgar acceso de edición a las personas que necesiten editar o comentar el archivo. Obtén información para publicar un archivo. 
• Según la configuración de tu cuenta, un archivo publicado puede ser visto por todos en la Web, o bien por todos los miembros o un grupo de personas de tu organización. Ten cuidado cuando publiques información privada o sensible. 
  • Importante: Si tienes una cuenta de trabajo o de institución educativa, es posible que el administrador limite quiénes pueden acceder a un archivo publicado. Si eres administrador, obtén información para controlar quiénes pueden publicar documentos en la Web.
• Para quitar un archivo de la Web, debes dejar de publicarlo. Obtén información para dejar de publicar un archivo.
• Para dejar de compartir un archivo con colaboradores, obtén información a fin de cambiar los permisos de uso compartido.

Crea un sitio de Google Sites 

• Crea un sitio de Google para compartir información con muchas personas. Puedes incorporar documentos, hojas de cálculo y presentaciones en el sitio, a los que pueden acceder grandes cantidades de usuarios. Obtén información para incorporar documentos en un sitio.
• Si piensas que el sitio tendrá mucho tráfico, primero publica el archivo en Documentos, Hojas de cálculo o Presentaciones de Google, y luego incorpora la URL publicada en Google Sites. Obtén información para publicar un archivo.

Recopila comentarios con Formularios de Google

• Si necesitas recopilar mucha información, crea un formulario de Google. Las respuestas se registrarán en una hoja de cálculo de Google. Otorga acceso de edición solo a las personas que necesiten trabajar con las respuestas. Para permitir que más de 100 personas abran las respuestas, publica la hoja de cálculo en la Web y crea un vínculo para compartirlo con las personas que tengan acceso. Obtén información para publicar un archivo. 

Soluciona problemas en documentos compartidos con muchas personas

Si compartes un documento con muchas personas y notas fallas, o este no se actualiza rápidamente, prueba estas sugerencias para solucionar los problemas: 

• En lugar de permitir que las personas comenten un documento o una hoja de cálculo, crea un formulario de Google para recopilar comentarios. Aprende a crear un formulario de Google.
• Si quieres crear una copia de un documento, no incluyas sugerencias ni comentarios resueltos. Aprende a crear una copia. 
• Borra información anterior o transfiere datos a un nuevo documento. 
• Pídeles a las personas que tengan acceso que cierren el documento cuando no lo estén usando. 
• Incluye solo la información más importante en un documento publicado. Los documentos más cortos se cargan más rápido.
• Reduce la cantidad de personas con acceso de edición al documento. 
• Si recopilas información de varios documentos, crea uno nuevo de solo acceso para compartirlo con una gran cantidad de personas. 

Limita la forma en que se comparte un archivo

Cómo elegir si las personas pueden ver, comentar o editar el archivo

Cuando compartes un archivo con alguien, puedes elegir su nivel de acceso:

• Lector: Puede ver el archivo, pero no puede modificarlo ni compartirlo con otras personas.
• Comentarista: Puede hacer comentarios y sugerencias, pero no puede modificar ni compartir el archivo con otros usuarios.
• Editor: Puede realizar cambios, aceptar o rechazar sugerencias, y compartir el archivo con otras personas.

Cómo cambiar el acceso general de tu archivo

Puedes permitir un acceso amplio a tu archivo. Las opciones disponibles dependen de si usas una Cuenta de Google de trabajo o de institución educativa, o si usas Gmail.

• Público: Cualquier persona puede buscar tu archivo en Google y tener acceso a él, sin necesidad de acceder a su Cuenta de Google.
• Cualquier persona que tenga el vínculo: Cualquier persona que tenga el vínculo puede usar tu archivo, sin necesidad de acceder a su Cuenta de Google. 

• Restringido: Solo las personas que tengan acceso pueden abrir el archivo.

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