Puedes compartir los archivos y las carpetas que almacenas en Google Drive con cualquier persona.
Paso 1: Busca el archivo que deseas compartir
Comparte un solo archivo
- En una computadora, ve a Google Drive, Documentos, Hojas de cálculo o Presentaciones.
- Haz clic en el archivo que deseas compartir.
- Haz clic en Compartir o Compartir
.
.- En una computadora, ve a drive.google.com.
- En tu teclado, mantén presionada la tecla Mayús y selecciona dos o más archivos.
- En la esquina superior derecha, haz clic en Compartir
Averigua cómo agregar archivos a una carpeta y compartir toda la carpeta.
Formularios de Google ofrece opciones de uso compartido diferentes a las de otros tipos de archivos.
Paso 2: Elige con quién compartir el archivo y cómo podrán usarlo
Comparte el archivo con determinadas personas
- En "Personas", ingresa la dirección de correo electrónico con la que deseas compartir el archivo.
- Nota: Si compartes el archivo con una dirección de correo electrónico ajena a Google, la persona solo podrá verlo.
- Para elegir qué puede hacer el usuario con tu archivo, haz clic en la flecha hacia abajo
.
- Si no deseas enviar el archivo por correo electrónico, haz clic en Configuración avanzada y desmarca la casilla Notificar a las personas. Si notificas a las personas, el correo electrónico incluirá todas las direcciones que ingreses.
- Haz clic en Enviar.
.
Puedes enviarles a otros usuarios un vínculo a tu archivo para que quienes lo tengan puedan usar el archivo en Internet. Cuando compartas un vínculo a un archivo, aparecerás como propietario del archivo.
- En la esquina superior derecha, haz clic en Obtener vínculo para compartir.
- Junto a "Cualquier usuario que tenga el vínculo", haz clic en la flecha hacia abajo
- Copia y pega el vínculo en un correo electrónico o donde quieras compartirlo.
Si deseas que cualquier persona en Internet pueda buscar, encontrar y abrir tu archivo, puedes compartirlo de manera pública. Cuando lo hagas, aparecerás como propietario del archivo.
- Haz clic en Obtener vínculo para compartir.
- Junto a "Cualquier usuario que tenga el vínculo", haz clic en la flecha hacia abajo
- Haz clic en Más
Activado: público en la Web.
- Haz clic en Guardar.
- Elige el nivel de acceso que quieres que tengan los usuarios. Obtén más información sobre cómo otros pueden ver, comentar o editar archivos.
- Haz clic en Listo.
Activado: público en la Web.Las personas que no hayan accedido a una Cuenta de Google aparecerán como animales anónimos en tu archivo. Obtén más información sobre los animales anónimos.
Cómo compartir un archivo con muchas personas y colaborar en él
Invariablemente, los archivos de Documentos, Hojas de cálculo o Presentaciones de Google solo se pueden editar en un máximo de 100 pestañas o dispositivos abiertos. Si se abren más de 100 instancias del archivo, solo el propietario y algunos usuarios con permisos de edición pueden modificarlo.
Para compartir un archivo con un público muy amplio y colaborar en él, haz lo siguiente:
Publica el archivo
- Si necesitas que muchas personas vean un archivo al mismo tiempo, publícalo y crea un vínculo para compartirlo con los lectores. Puedes otorgar acceso de edición a las personas que necesiten editar o comentar el archivo. Obtén información para publicar un archivo.
- Según la configuración de tu cuenta, un archivo publicado puede ser visto por todos en la Web, o bien por todos los miembros o un grupo de personas de tu organización. Ten cuidado cuando publiques información privada o sensible.
- Importante: Si tienes una cuenta de trabajo o de institución educativa, es posible que el administrador limite quiénes pueden ver un archivo publicado. Si eres administrador, obtén información para controlar quiénes pueden publicar documentos en la Web.
- Para quitar un archivo de la Web, debes dejar de publicarlo. Obtén información para dejar de publicar un archivo.
- Para dejar de compartir un archivo con colaboradores, obtén información a fin de cambiar los permisos de uso compartido.
Crea un sitio de Google Sites
- Crea un sitio de Google Sites para compartir información con muchas personas. Puedes incorporar documentos, hojas de cálculo y presentaciones en el sitio para que los vea una gran cantidad de usuarios. Obtén información para incorporar documentos en un sitio.
- Si piensas que el sitio tendrá mucho tráfico, primero publica el archivo en Documentos, Hojas de cálculo o Presentaciones de Google, y luego incorpora la URL publicada en Google Sites. Obtén información para publicar un archivo.
Recopila comentarios con Formularios de Google
- Si necesitas recopilar mucha información, crea un formulario de Google. Las respuestas se registrarán en una hoja de cálculo de Google. Otorga acceso de edición solo a las personas que necesiten trabajar con las respuestas. Para permitir que más de 100 personas vean las respuestas, publica la hoja de cálculo en la Web y crea un vínculo para compartirla con los lectores. Obtén información para publicar un archivo.
Soluciona problemas en documentos compartidos con muchas personas
Si compartes un documento con muchas personas y notas fallas, o este no se actualiza rápidamente, prueba estas sugerencias para solucionar los problemas:
- En lugar de permitir que las personas comenten un documento o una hoja de cálculo, crea un formulario de Google para recopilar comentarios. Aprende a crear un formulario de Google.
- Si quieres crear una copia de un documento, no incluyas sugerencias ni comentarios resueltos. Aprende a crear una copia.
- Borra información anterior o transfiere datos a un nuevo documento.
- Pídeles a los lectores que cierren el documento cuando no lo usen.
- Incluye solo la información más importante en un documento publicado. Los documentos más cortos se cargan más rápido.
- Reduce la cantidad de personas con acceso de edición al documento.
- Si recopilas información de varios documentos, crea uno nuevo de solo lectura para compartirlo con una gran cantidad de personas.
Limita la forma en que se comparte un archivo
Cómo elegir si las personas pueden ver, comentar o editar el archivoCuando compartes un archivo con alguien, puedes elegir su nivel de acceso:
- Lector: Puede ver el archivo, pero no modificarlo ni compartirlo con otras personas.
- Comentarista: Puede hacer comentarios y sugerencias, pero no puede modificar ni compartir el archivo con otros usuarios.
- Editor: Puede realizar cambios, aceptar o rechazar sugerencias, y compartir el archivo con otras personas.
Puedes permitir un acceso amplio a tu archivo. Las opciones disponibles dependen de si usas una Cuenta de Google de trabajo o de institución educativa, o si usas Gmail.
- Público: Cualquier persona puede buscar tu archivo en Google y tener acceso a él, sin necesidad de acceder a su Cuenta de Google.
- Cualquier persona que tenga el vínculo: Cualquier persona que tenga el vínculo puede usar tu archivo, sin necesidad de acceder a su Cuenta de Google.
- Restringido: Solo las personas que tengan acceso pueden abrir el archivo.