Cómo compartir archivos desde Google Drive

Puedes compartir los archivos y las carpetas que almacenas en Google Drive con cualquier persona.

Cuando compartes contenido desde Google Drive, puedes controlar si las personas podrán editar, comentar o solo ver el archivo. Además, si lo haces, se aplican las políticas del programa de Google Drive.

Paso 1: Busca el archivo que deseas compartir

Cómo compartir un solo archivo

Nota: Si tienes una solicitud pendiente para compartir un documento abierto, verás un punto junto a Compartir Compartir en la esquina superior derecha.

  1. En una computadora, ve a Google Drive, Documentos, Hojas de cálculo o Presentaciones.
  2. Haz clic en el archivo que quieras compartir.
  3. Haz clic en Compartir Compartir.
Cómo compartir varios archivos
  1. En una computadora, ve a drive.google.com.
  2. En tu teclado, mantén presionada la tecla Mayúsculas y selecciona dos o más archivos.
  3. En la esquina superior derecha, haz clic en Compartir Compartir.

Averigua cómo agregar archivos a una carpeta y compartir toda la carpeta.

Envía y comparte Formularios de Google

Paso 2: Elige con quiénes compartir el archivo y cómo podrán usarlo

Cómo compartir archivos con personas específicas
Importante: Si usas una Cuenta de Google que tengas por medio del trabajo o de una institución educativa, es posible que no puedas compartir archivos fuera de la organización.
  1. En tu computadora, ve a Google Drive.
  2. Selecciona el archivo que quieres compartir y luego Compartir Agregar responsable de aprobación .
  3. Ingresa la dirección de correo electrónico con la que quieras compartir el archivo. Si usas una cuenta de trabajo o institución educativa, puedes compartir contenido con los destinatarios sugeridos.
    • Sugerencia: Si quieres desactivar los destinatarios sugeridos, ve a la configuración de Drive Configuración. Desmarca la opción “Mostrar los destinatarios sugeridos en el diálogo de uso compartido”.
  4. Decide cómo las personas pueden usar tu archivo. Selecciona una opción:
    • Lector
    • Comentarista
    • Editor
  5. Si usas una cuenta de trabajo o institución educativa apta, haz clic en Agregar fecha de vencimiento para agregar una fecha de vencimiento.
  6. Cuando compartas el archivo, cada dirección de correo electrónico recibirá un mensaje.
    • Opcional: Agrega un mensaje a tu notificación por correo electrónico.
    • Si no quieres que se envíen notificaciones, desmarca la casilla.
  7. Haz clic en Enviar o Compartir.

Nota: Cuando actualizas los permisos de un archivo que compartes desde Mi unidad y la persona con la que compartes el elemento no tiene permisos, puedes actualizar los permisos para lo siguiente:

  • La carpeta que contiene el archivo
  • Solo el archivo en sí
Cómo compartir archivos con un grupo de personas específicas

Cómo compartir con un Grupo de Google

Puedes compartir archivos con Grupos de Google en lugar de personas específicas. Esto ocurre en las siguientes situaciones:

  • Si agregas un miembro a un grupo: La persona obtendrá permiso para acceder a los archivos y carpetas del grupo.
  • Si quitas a un miembro de un grupo: La persona perderá el permiso para acceder a los archivos y carpetas del grupo.

Sigue estos pasos para compartir un archivo con tu Grupo de Google:

  1. Crea un Grupo de Google.
  2. Agrega miembros a tu grupo.
  3. Comparte el archivo con tu grupo.

Sugerencia: Antes de que aparezca un archivo en la carpeta “Compartidos conmigo”, debes abrirlo desde una invitación o un vínculo. 

Comparte con un espacio de Chat

Puedes agregar archivos a un espacio de Chat para compartirlos.

Sigue estos pasos para agregar un archivo de Drive a un espacio de Chat:

Opción 1: 

  1. En tu computadora, ve a Google Chat.
  2. Selecciona el espacio de Chat con el que quieres compartir el archivo.
  3. En la parte inferior izquierda, haz clic en el menú Integración > Drive .
  4. Selecciona el archivo que quieres compartir con un espacio de Chat.
  5. Haz clic en Insertar.

Opción 2: 

  1. En tu computadora, ve a Google Drive.
  2. Haz clic con el botón derecho en el archivo que quieres compartir con un espacio de Chat.
  3. Haz clic en Compartir  > Copiar vínculo .
  4. Ve a Google Chat.
  5. Selecciona el espacio de Chat con el que quieres compartir el archivo. 
  6. En el campo de mensaje, pega el vínculo que copiaste.

Notas:

  • Cuando envías un archivo a un espacio de Chat, aparece un mensaje para otorgar acceso.
    • Si otorgas acceso a ese espacio de Chat, las personas que se unan más tarde también tendrán acceso a los archivos compartidos.
  • Cuando las personas abandonan un espacio de Chat, pierden acceso a los archivos de ese espacio si no tienen acceso de uso compartido:
    • Como individuo
    • Como miembro de otro grupo
  • Para otorgar acceso a los archivos, debes tener acceso de edición al archivo que quieras compartir. 

Obtén más información sobre cómo otros ven, comentan o editan archivos.

Cómo compartir con los asistentes de una reunión

Puedes compartir archivos de la siguiente manera con los asistentes de una reunión si eres su propietario o editor:

  1. En tu computadora, ve a Google Drive.

  2. Selecciona el archivo que quieras y haz clic en el ícono de Compartir.
  3. Ingresa el nombre de la reunión en la que quieras compartir el archivo.
  4. Decide cómo las personas pueden usar tu archivo. Selecciona una opción:
    • Lector
    • Comentarista
    • Editor
  5. Elige si el archivo se adjuntará a la invitación a la reunión. 
  6. Cuando compartas el archivo, cada dirección de correo electrónico recibirá un mensaje.
    • Opcional: Agrega un mensaje a tu notificación por correo electrónico.
    • Si no quieres que se envíen notificaciones, desmarca la casilla.
  7. Haz clic en Enviar o Compartir.
Agrega una fecha de vencimiento

La función de fecha de vencimiento solo está disponible para cuentas aptas de trabajo o de instituciones educativas.

No accediste a tu cuenta.

Cómo acceder a tu cuenta del trabajo o institución educativa

Cómo permitir el acceso general al archivo

Puedes elegir si el archivo estará disponible para cualquier persona o si estará restringido solo a quienes tengan acceso. Si permites el acceso a cualquier persona que tenga el vínculo, la carpeta no tendrá restricciones en cuanto a quiénes pueden acceder.

  1. Selecciona el archivo que quieres compartir.
  2. Haz clic en Compartir o Compartir Compartir.
  3. En “Acceso general”, haz clic en la flecha hacia abajo Abajo.
  4. Elige quiénes pueden acceder al archivo.

  1. Para decidir qué rol tendrán las personas en relación con tu archivo, selecciona Lector, Comentarista o Editor.
  2. Haz clic en Listo.
Comparte un archivo de manera pública
  1. Selecciona el archivo que quieres compartir.
  2. Haz clic en Compartir o Compartir Compartir.
  3. En “Acceso general”, haz clic en la flecha hacia abajo Abajo.
  4. Elige Cualquier persona que tenga el vínculo.
  5. Para decidir qué rol tendrán las personas, selecciona Lector, Comentarista o Editor.
  6. Haz clic en Copiar vínculo.
  7. Haz clic en Listo.
  8. Pega el vínculo en un correo electrónico o donde quieras compartirlo.

Las personas que no hayan accedido a una Cuenta de Google aparecerán como animales anónimos en tu archivoObtén más información sobre los animales anónimos.

Comparte un archivo con muchas personas y colabora en él

Importante:

  • Invariablemente, los archivos de Documentos, Hojas de cálculo o Presentaciones de Google solo se pueden editar en un máximo de 100 pestañas o dispositivos abiertos. Si se abren más de 100 instancias del archivo, solo el propietario y algunos usuarios con permisos de edición pueden modificarlo.
  • Un archivo puede compartirse con un máximo de 600 direcciones de correo electrónico individuales.

Para compartir un archivo con un público muy amplio y colaborar en él, haz lo siguiente:

Publica el archivo
Crea un sitio de Google Sites
Recopila comentarios con Formularios de Google
  • Si necesitas recopilar mucha información, crea un formulario de Google. Las respuestas se registrarán en una hoja de cálculo de Google. Otorga acceso de edición solo a las personas que necesiten trabajar con las respuestas. Para permitir que más de 100 personas abran las respuestas, publica la hoja de cálculo en la Web y crea un vínculo para compartirlo con las personas que tengan acceso. Obtén información sobre cómo publicar archivos.
Soluciona problemas en documentos compartidos con muchas personas

Si compartes con muchas personas un documento que falla o no se actualiza rápidamente, prueba estas sugerencias para solucionar los problemas:

  • En vez de permitir que las personas comenten un documento o una hoja de cálculo, crea un formulario de Google para recopilar comentarios. Aprende a crear formularios de Google.
  • Si quieres crear una copia de un documento, no incluyas sugerencias ni comentarios resueltos. Aprende a crear copias.
  • Borra información anterior o transfiere datos a un nuevo documento.
  • Pídeles a las personas que tengan acceso que cierren el documento cuando no lo estén usando.
  • Incluye solo la información más importante en un documento publicado. Los documentos más cortos se cargan más rápido.
  • Reduce la cantidad de personas con acceso de edición al documento.
  • Si recopilas información de varios documentos, crea uno nuevo de solo acceso para compartirlo con una gran cantidad de personas.

Limita la forma en que se comparten los archivos

Cómo elegir si las personas pueden ver, comentar o editar el archivo

Cuando compartes un archivo con alguien, puedes elegir su nivel de acceso:

  • Lector: El usuario puede acceder al archivo, pero no editarlo, dejar comentarios o sugerencias ni compartirlo.
  • Comentarista: El usuario puede dejar comentarios y sugerencias en el archivo, pero no puede editarlo ni compartirlo.
  • Editor: El usuario puede editar, comentar, aceptar o rechazar sugerencias y compartir el archivo.

Permiso

Propietario

Editor

Comentarista

Lector

Ver el archivo

Descargar, imprimir o copiar el archivo

Comentar el archivo

 

Editar el archivo

   

Compartir y cambiar los permisos para otros usuarios

   

Aprobar o rechazar solicitudes de acceso

   

Actualizar parámetros de configuración avanzados para el archivo

     
Borrar el archivo      

Notas:

  • Para que los lectores y comentaristas tengan la opción de descargar, imprimir y copiar un archivo, los propietarios pueden acceder a parámetros de configuración avanzados en su dispositivo y hacer clic en Configuración del uso compartidoy luegoConfiguración.
  • Para que los editores tengan la opción de cambiar permisos y de compartir un archivo, los propietarios pueden acceder a parámetros de configuración avanzados en su dispositivo y hacer clic en Configuración del uso compartidoy luegoConfiguración.
  • Los editores no pueden cambiar los permisos de los propietarios.
  • Los roles anteriores se aplican a los archivos en Mi unidad. Para obtener información sobre las unidades compartidas y los permisos, consulta estos vínculos:
Cambia el acceso general de tu archivo

Puedes permitir un acceso amplio a tu archivo. Las opciones disponibles dependen de si usas una Cuenta de Google de trabajo o de institución educativa, o si usas Gmail.

  • Público: Cualquier persona puede buscar tu archivo en Google y tener acceso a él, sin necesidad de acceder a su Cuenta de Google.
  • Cualquier persona que tenga el vínculo: Cualquier persona que tenga el vínculo puede usar tu archivo, sin necesidad de acceder a su Cuenta de Google.
  • Restringido: Solo las personas que tengan acceso pueden abrir el archivo.
Configuración avanzada del uso compartido

Con la configuración avanzada del uso compartido, los propietarios pueden impedir las siguientes acciones:

  • Que los editores cambien permisos o compartan archivos
  • Que los lectores y comentaristas descarguen, impriman o copien archivos

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