Tiedostojen jakaminen Google Drivesta

Voit jakaa Google Driveen tallentamiasi tiedostoja ja kansioita kenen kanssa tahansa.

Kun jaat tiedoston Google Drivesta, voit valita, saavatko käyttäjät muokata, kommentoida vai vain katsoa tiedostoa. Google Driven ohjelmakäytäntöjä sovelletaan, kun jaat sisältöä Google Drivesta.

Tämän artikkelin sisältö:

• Jakamisen perusteet
• Jakaminen tietyille yleisöille
• Lisätietoja lisäjakamisvaihtoehdoista
• Lisätietoja julkisesta jakamisesta ja yhteiskäytöstä
• Jaettujen tiedostojen ylläpitäminen

Jakamislupien ymmärtäminen

Tärkeää: Alla olevat roolit koskevat Omassa Drivessa olevia tiedostoja.

Lupataso	Voiko katsoa?	Voiko kommentoida?	Voiko muokata?	Voiko ladata?	Voiko jakaa?	Voiko muuttaa lupia?
Katsoja	Kyllä	Ei	Ei	Kyllä, oletuksena. Omistaja voi hallita latausta.	Ei	Ei
Kommentoija	Kyllä	Kyllä	Ei	Kyllä, oletuksena. Omistaja voi hallita latausta.	Ei	Ei
Muokkaaja	Kyllä	Kyllä	Kyllä	Kyllä	Kyllä, mutta muokkaaja ei voi muuttaa omistajaa.	Ei, ellei omistaja nimenomaisesti salli sitä.
Omistaja	Kyllä	Kyllä	Kyllä	Kyllä	Kyllä	Kyllä

Vinkkejä tiedoston jakamiseen jollekulle:

• Jos haluat antaa katsojille ja kommentoijille mahdollisuuden ladata, tulostaa ja kopioida tiedosto:
  1. Omistajien on päästävä lisäasetuksiin laitteellaan.
  2. Valitse Jaa Asetukset .
• Jos haluat antaa muokkaajille mahdollisuuden muuttaa lupia ja jakaa tiedosto:
  1. Omistajien on päästävä lisäasetuksiin laitteellaan.
  2. Valitse Jaa Asetukset .
• Muokkaajat eivät voi muuttaa omistajien lupia.
• Lue lisää jaetuista Driveista ja luvista näistä artikkeleista:
  • Jaettujen Drivejen käyttäminen
  • Tiedostoihin pääseminen jaetuissa Driveissa

Jakamisen perusteet

Yhden tiedoston jakaminen

Vinkki: Jos avaat dokumentin ja Jaa ‑kohdan vieressä on piste, sinulla on odottava jakamispyyntö.

1. Siirry tietokoneella Google Driveen, Docsiin, Sheetsiin tai Slidesiin.
2. Valitse tiedosto, jonka haluat jakaa.
3. Valitse Jaa .

Usean tiedoston jakaminen

1. Siirry tietokoneella osoitteeseen drive.google.com.
2. Pidä näppäimistön vaihtonäppäintä painettuna ja valitse useampi kuin yksi tiedosto.
3. Klikkaa vasemmasta yläreunasta Jaa .

• Tiedostojen lisääminen kansioon
• Koko kansion jakaminen
• Lomakkeen julkaiseminen ja jakaminen vastaajille
• Lomakkeen jakaminen yhteiskäyttäjille

Jakaminen tietyille yleisöille

Tärkeää:

• Google Docs-, Sheets-, Slides- tai Vids-tiedostoa voi muokata milloin tahansa enintään sadalla avoimella välilehdellä tai laitteella. Jos tiedosto on avoinna yli sadassa paikassa, vain omistaja ja osa muokkausoikeudet saaneista käyttäjistä voivat muokata tiedostoa.
• Voit jakaa yhden tiedoston jopa 600 yksittäiselle sähköpostiosoitteelle.

Jakaminen tietyille henkilöille

Tärkeää: Jos käytät työpaikan tai oppilaitoksen Google-tiliä, et välttämättä voi jakaa tiedostoja organisaation ulkopuolelle.

1. Avaa Google Drive tietokoneella.
2. Valitse jaettava tiedosto Jaa .
3. Lisää sähköpostiosoite, jolle haluat jakaa tiedoston. Jos käytät työ- tai koulutiliä, voit jakaa kohteen ehdotetuille vastaanottajille.
   • Vinkki: Voit laittaa ehdotetut vastaanottajat pois päältä Driven asetuksista . Poista "Näytä ehdotetut vastaanottajat jakamisikkunassa" ‑kohdan valinta.
4. Valitse, miten käyttäjät voivat käyttää tiedostoa. Valitse yksi näistä:
   • Katsoja
   • Kommentoija
   • Muokkaaja
5. Jos käytät soveltuvaa työpaikan tai oppilaitoksen tiliä, lisää viimeinen voimassaolopäivä valitsemalla Lisää viimeinen voimassaolopäivä.
6. Kun jaat tiedoston, jokainen sähköpostiosoite saa sähköpostiviestin.
   • Valinnainen: Lisää viesti sähköposti-ilmoitukseen.
   • Jos et halua lähettää ilmoitusta, poista valinta ruudusta.
7. Valitse Lähetä tai Jaa.

Vinkki: Kun päivität Omasta Drivesta jaettavan kohteen lupia ja jos käyttäjällä, jolle jaat sisältöä, ei vielä ole kohteen sisältävän kansion lupia, voit

• päivittää kohteen sisältävän kansion luvat
• päivittää vain kohteen luvat.

Useimmat käyttäjät päivittävät kohteen sisältävän kansion luvat, jotta jakaminen ja kansioiden hallinta on helpompaa.

Jakaminen chat-tilassa

Jos haluat jakaa tiedostoja chat-tilassa, voit lisätä jaettavan tiedoston chat-tilaan.

Drive-tiedoston lisääminen chat-tilaan:

Vaihtoehto 1:

1. Avaa Google Chat tietokoneella.
2. Valitse chat-tila, jossa haluat jakaa tiedoston.
3. Klikkaa vasemmasta alakulmasta Integrointivalikko Drive .
4. Valitse tiedosto, jonka haluat jakaa chat-tilassa.
5. Klikkaa Lisää.

Vaihtoehto 2:

1. Avaa Google Drive tietokoneella.
2. Klikkaa kakkospainikkeella tiedostoa, jonka haluat jakaa chat-tilassa.
3. Klikkaa Jaa  Kopioi linkki .
4. Avaa Google Chat.
5. Valitse chat-tila, jossa haluat jakaa tiedoston.
6. Liitä kopioimasi linkki viestikenttään.

Vinkkejä:

• Kun lähetät tiedoston chat-tilaan, sinua pyydetään myöntämään pääsyoikeudet.
  • Jos myönnät pääsyoikeudet kyseiselle chat-tilalle, myös tilaan myöhemmin liittyvät käyttäjät saavat pääsyn jaettuihin tiedostoihin.
• Kun käyttäjä poistuu chat-tilasta, hän menettää pääsyn chat-tilan tiedostoihin, jos hänellä ei ole jakamisoikeuksia
  • yksityishenkilönä
  • toisen ryhmän jäsenenä.
• Jos haluat myöntää pääsyn tiedostoon, sinulla on oltava jaettavan tiedoston muokkausoikeudet.

Lue lisää siitä, miten muut voivat nähdä, kommentoida ja muokata tiedostoja.

Kokouksen osallistujille jakaminen

Voit jakaa tiedostoja kokouksen osallistujille, jos olet tiedoston omistaja tai muokkaaja:

1. Avaa Google Drive tietokoneella.

2. Valitse jaettava tiedosto.
3. Lisää sen kokouksen nimi, jossa haluat jakaa tiedoston.
4. Valitse, miten käyttäjät voivat käyttää tiedostoa. Valitse yksi näistä:
   • Katsoja
   • Kommentoija
   • Muokkaaja
5. Valitse, liitetäänkö tiedosto kokouskutsuun.
6. Kun jaat tiedoston, jokaiseen sähköpostiosoitteeseen lähetetään sähköposti-ilmoitus.
   • Valinnainen: Lisää viesti sähköposti-ilmoitukseen.
   • Jos et halua lähettää ilmoitusta, poista valinta ruudusta.
7. Valitse Lähetä tai Jaa.

Lisätietoja lisäjakamisvaihtoehdoista

Viimeisen voimassaolopäivän lisääminen

Viimeinen voimassaolopäivä on käytettävissä vain soveltuvilla työpaikkojen ja oppilaitosten tileillä.

Et ole tällä hetkellä kirjautuneena sisään.

Kirjaudu työpaikan tai oppilaitoksen tilille

Vids-tiedoston jakaminen MP4-muodossa

Google Vids ‑videon voi tallentaa Google Driveen MP4-muodossa ja jakaa muualle. Näin jaat videon MP4-muodossa:

1. Avaa Google Vids tietokoneella.
2. Avaa tiedosto, jonka haluat jakaa.
3. Klikkaa Jaa .
4. Klikkaa Jaa-kohdan vierestä Pikajakamistoiminnot Vie Driveen .

Lue lisää Google Vidsin saatavuudesta.

Lisätietoja julkisesta jakamisesta ja yhteiskäytöstä

Tiedoston yleisten pääsyoikeuksien myöntäminen

Voit valita, onko tiedostosi kenen tahansa saatavilla vai rajoitettu vain henkilöille, joilla on pääsyoikeus. Jos sallit pääsyn kaikille, joilla on linkki, kansio ei rajoita pääsyä tiedostoon.

1. Valitse jaettava tiedosto.
2. Valitse Jaa tai Jaa .
3. Klikkaa Yleinen pääsy ‐kohdasta alanuolta .
4. Valitse, kenellä on pääsy tiedostoon.

5. Voit valita, missä roolissa tiedostoasi käytetään. Valitse Katsoja, Kommentoija tai Muokkaaja.
   • Lue lisää siitä, miten toiset katselevat, kommentoivat tai muokkaavat tiedostoja.
6. Valitse Valmis.

Tiedoston tai kansion jakaminen julkisesti

1. Valitse jaettava tiedosto.
2. Valitse Jaa tai Jaa .
3. Klikkaa Yleinen pääsy ‐kohdasta alanuolta .
4. Valitse Kaikki, joilla on linkki.
5. Voit valita, missä roolissa tiedostoa käytetään. Valitse Katsoja, Kommentoija tai Muokkaaja.
6. Klikkaa Kopioi linkki.
7. Klikkaa Valmis.
8. Jaa linkki liittämällä se esimerkiksi sähköpostiviestiin.

Henkilöt, jotka eivät ole kirjautuneet Google-tilille, näkyvät tiedostossa Anonymous animals ‑käyttäjinä. Lue lisää Anonymous animals ‑käyttäjistä.

Tiedoston yhteiskäyttäminen

Voit lähettää sähköpostin suoraan jakamisikkunasta ja

• kertoa yhteiskäyttäjille tärkeimmistä muutoksista
• keskustella kysymyksistä, jotka eivät mahdu dokumentin kommenttiketjuun.

Voit lähettää sähköpostia kaikille yhteiskäyttäjille tai vain osalle heistä, esimerkiksi muokkaajille, kommentoijille ja katsojille.

Näin voit lähettää sähköpostia tiedoston jakamisikkunasta:

1. Avaa Google Drive tietokoneella.
2. Valitse viestin aiheena olevan tiedoston vierestä Lisäasetukset Jaa Jaa .
   • Voit myös siirtyä tiedostossa olevaan jakamisikkunaan:
     1. Avaa tiedosto.
     2. Valitse oikeasta yläkulmasta Jaa.
3. Klikkaa jakamisikkunasta "Henkilöt, joilla on pääsyoikeudet" ‑kohdan vierestä Lähetä sähköpostia tämän tiedoston käyttäjille .
4. Valitse "Lähetä sähköposti yhteiskäyttäjille" ‑näytöltä ryhmät, joille haluat lähettää sähköpostin.
5. Kirjoita viesti.
6. Klikkaa Lähetä.

Vinkki: Lähetä sähköposti yhteiskäyttäjille ‑näytöltä ei voi lisätä uusia yhteiskäyttäjiä.

Tiedoston julkaiseminen

Tärkeää: Google Vidsissä ei ole julkaisuvaihtoehtoa. Sen sijaan voit ladata tiedoston tietokoneelle MP4-muodossa. Lue lisää tiedoston luomisesta, katsomisesta tai lataamisesta.

• Jos haluat, että useat käyttäjät voivat avata tiedoston, julkaise tiedosto ja luo sitten käyttäjille jaettava pääsyoikeuslinkki. Voit antaa muokkausoikeudet ihmisille, joiden täytyy saada tehdä muutoksia tai lisätä kommentteja tiedostoon. Katso, miten voit julkaista tiedoston.
• Tilisi asetuksista riippuen julkaistu tiedosto näkyy kaikille internetin käyttäjille, kaikille organisaatiosi jäsenille tai tietyn organisaatioosi kuuluvan ryhmän jäsenille. Ole varovainen julkaistessasi yksityisiä tai arkaluontoisia tietoja.
  • Tärkeää: Jos käytät työpaikan tai oppilaitoksen tiliä, järjestelmänvalvoja voi rajoittaa pääsyä julkaistuun tiedostoon. Jos olet järjestelmänvalvoja, katso miten voit valvoa, kuka voi julkaista dokumentteja internetissä.
• Jos haluat poistaa tiedoston internetistä, sinun on lopetettava sen julkaisu. Katso, miten voit lopettaa tiedoston julkaisun.
• Jos haluat lopettaa tiedoston jakamisen yhteiskäyttäjille, katso, miten voit muuttaa jakamislupia.

Google Sites ‑sivuston luominen

• Luomalla Google Sites ‑sivuston voit jakaa tietoa monille ihmisille. Voit upottaa sivustolle dokumentteja, laskentataulukoita ja esityksiä, joihin suuri käyttäjäjoukko voi päästä. Katso, miten voit upottaa dokumentteja sivustolle.
• Jos sivustolle on odotettavissa paljon kävijöitä, julkaise dokumentti ensin Google Docsissa, Sheetsissä tai Slidesissa ja upota sitten julkaistu URL-osoite Google Sitesiin. Katso, miten voit julkaista tiedoston.

Palautteen kerääminen Google Formsilla

• Jos sinun on kerättävä runsaasti tietoa, luo lomake Google Formsilla. Vastaukset tallennetaan Google Sheets ‑taulukkoon. Anna muokkausoikeudet vain käyttäjille, joiden on käsiteltävä vastauksia. Jos haluat antaa yli sadalle käyttäjälle mahdollisuuden avata vastaukset, julkaise laskentataulukko verkossa ja luo sitten käyttäjille jaettava pääsyoikeuslinkki. Katso, miten voit julkaista tiedoston.

Jaettujen tiedostojen ylläpitäminen

Useille henkilöille jaetuissa dokumenteissa esiintyvien ongelmien korjaaminen

Jos monille henkilöille jaettu dokumentti kaatuu tai päivittyy liian hitaasti, kokeile näitä vianetsintävinkkejä:

• Sen sijaan, että antaisit ihmisten lisätä kommentteja dokumenttiin tai laskentataulukkoon, luo palautteen keräämistä varten Google Forms ‑lomake. Katso, miten Google Forms ‑lomake luodaan.
• Jos teet dokumentista kopion, jätä ratkaistut kommentit ja ehdotukset pois. Katso, miten voit tehdä kopion.
• Poista vanha tieto tai siirrä data uuteen dokumenttiin.
• Pyydä pääsyn saaneita käyttäjiä sulkemaan dokumentti, kun he eivät käytä sitä.
• Sisällytä julkaistuun dokumenttiin vain tärkeimmät tiedot. Lyhyemmät dokumentit latautuvat nopeammin.
• Vähennä niiden henkilöiden määrää, joilla on dokumentin muokkausoikeudet.
• Jos keräät tietoja useista dokumenteista, luo uusi vain pääsyoikeuden sisältävä dokumentti, jonka jaat monille käyttäjille.

Tiedoston yleisten pääsyoikeuksien muuttaminen

Voit myöntää tiedostoon laajat pääsyoikeudet. Vaihtoehdot riippuvat siitä, onko Google-tilisi peräisin oppilaitokselta, työnantajalta vai Gmailista.

• Julkinen: Kuka tahansa voi hakea tiedoston Googlella ja päästä siihen kirjautumatta Google-tililleen.
• Jokainen linkin saanut: Kuka tahansa, jolla on linkki, voi käyttää tiedostoa ilman, että hänen täytyy kirjautua Google-tililleen.

• Rajoitettu: Vain henkilöt, joilla on pääsyoikeus, voivat avata tiedoston.

Lisäjakamisasetukset

Lisäjakamisasetuksilla omistajat voivat estää

• muokkaajia muuttamasta lupia tai jakamasta tiedostoja
• katsojia ja kommentoijia lataamasta, tulostamasta tai kopioimasta tiedostoja.

Lisätietoa

• Tiedostojen julkaisu Google Docsissa, Sheetsissa, Slidesissa ja Formsissa
• Jakamisen keskeyttäminen, rajoittaminen tai muuttaminen
• Tiedoston omistajuuden siirtäminen toiselle henkilölle
• Kansioiden jakaminen Google Drivessa
• Sinulle jaettujen tiedostojen etsiminen Drivesta