Publicar archivos de Documentos, Hojas de cálculo, Presentaciones y Formularios de Google

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Si quieres que un gran número de personas vean un documento, una hoja de cálculo o una presentación, debes publicar el archivo. Una vez publicado, puedes enviar una nueva URL a cualquier usuario o insertarla en tu sitio web.

Publicar archivos

Importante: 

  • Cuando se publica un gráfico en la Web, los usuarios pueden ver los datos que se han usado para crearlo. Ten esto en cuenta al publicar un gráfico con información privada o sensible.
  • Los cambios que hagas en el documento original se actualizarán en la versión publicada. La actualización automática puede tardar unos minutos.
  • Para eliminar un archivo de la Web, debes dejar de publicarlo. Consulta cómo hacerlo.
  • Para dejar de compartir un archivo con colaboradores, aprende a cambiar los permisos para compartir.
  1. Abre un archivo en Documentos, Hojas de cálculo o Presentaciones de Google.
  2. Arriba, haz clic en Archivo y luego Publicar en la Web.
  3. Elige una opción de publicación:
    • Hoja de cálculo: puedes publicar toda la hoja de cálculo u hojas sueltas. También puedes elegir un formato de publicación.
    • Presentación: elige la velocidad a la que quieres que avancen las diapositivas.
  4. Haz clic en Publicar.
  5. Copia la URL y envíasela a cualquier persona que quieras que vea el archivo. O bien, insértala en tu sitio web.

Publicar archivos desde unidades compartidas

Importante: Si utilizas una cuenta de tu empresa o centro educativo, es posible que el administrador haya desactivado la opción de publicar archivos. En ese caso, ponte en contacto con tu administrador.

  1. Ve a drive.google.com en un ordenador.
  2. A la izquierda, haz clic en Unidades compartidas y luego y, luego, haz doble clic en una de ellas.
  3. Arriba, junto al nombre de la unidad compartida, haz clic en la flecha hacia abajo Flecha hacia abajoy luegoConfiguración de la unidad compartida.
  4. Junto a "Compartir con personas que no sean miembros", haz clic en Editar.
  5. Haz clic en "Se puede dar acceso a los archivos de esta unidad compartida a usuarios que no pertenezcan a ella".
  6. Haz clic en Aplicar.
  7. Sigue los pasos para publicar un archivo.
Desactivar las actualizaciones automáticas

Si modificas un archivo publicado de Documentos o de Hojas de cálculo, los cambios se publican automáticamente. Para desactivar las actualizaciones automáticas, sigue estos pasos:

  1. Abre un archivo en Documentos u Hojas de cálculo de Google que ya hayas publicado en la Web.
  2. Haz clic en Archivo y luego Publicar en la Web.
  3. Haz clic en Contenido publicado y configuración.
  4. Desmarca la casilla situada junto a "Volver a publicar automáticamente cuando se realicen cambios".
  • Si quieres volver a activar la publicación automática, activa la casilla.

Nota: Las actualizaciones automáticas no se pueden desactivar en Presentaciones de Google.

Dejar de publicar un archivo
  1. Abre un archivo en Documentos, Hojas de cálculo o Presentaciones de Google.
  2. Arriba, haz clic en Archivo y luego Publicar en la Web.
  3. Haz clic en Contenido publicado y configuración.
  4. Haz clic en Detener publicación.
Ver el aspecto de los archivos publicados cuando los compartes

Si envías la URL de un archivo publicado a otros usuarios, verán una versión diferente a la tuya, que no podrán modificar. En cada caso, verán lo siguiente:

  • Documentos: se muestra una versión sin barra de herramientas.
  • Hojas de cálculo: se muestra una versión sin barra de herramientas. Los usuarios con permiso de visualización pueden ver los gráficos, el formato y los valores de las celdas, pero no pueden ver ni editar las fórmulas.
  • Presentaciones: se muestra una versión de solo lectura o en modo de presentación con diapositivas a pantalla completa.
Controlar quién puede publicar un archivo

Los propietarios y editores de archivos pueden publicar archivos. Si tienes la propiedad de un archivo y quieres que otra persona pueda publicarlo, debes darle permiso para editarlo.

Si tienes la propiedad de un archivo y no quieres que nadie más lo publique, sigue estos pasos:

  1. Abre un archivo en Documentos, Hojas de cálculo o Presentaciones de Google.
  2. Arriba a la derecha, haz clic en Compartir.
  3. Haz clic en Configuración Configuración.
  4. Desmarca la opción Los editores pueden cambiar permisos y compartir.
  5. Haz clic en Listo.

Insertar archivos

Puedes hacer que un documento, una hoja de cálculo, una presentación o un formulario estén disponibles para visualizarlos en un sitio web insertándolos en tu blog o sitio web.

Insertar un documento, una hoja de cálculo o una presentación
  1. Abre un archivo en Documentos, Hojas de cálculo o Presentaciones de Google.
  2. Arriba, haz clic en Archivo y luego Publicar en la Web.
  3. Haz clic en Insertar en la ventana que aparece.
  4. Elige una opción de publicación:
  • Hoja de cálculo: elige esta opción para publicar toda la hoja de cálculo u hojas sueltas.
  • Presentación: elige un tamaño de presentación y la velocidad a la que quieres que cambien las diapositivas.
  1. Haz clic en Publicar.
  2. Copia el código HTML en el cuadro de texto y pégalo en tu blog o sitio web.
Editar hojas de cálculo insertadas

Si vas a insertar una hoja de cálculo, puedes mostrar u ocultar partes de ella después de publicarla en la Web.

  1. Abre un archivo en Hojas de cálculo de Google.
  2. Arriba, haz clic en Archivo y luego Publicar en la Web.
  3. Haz clic en Insertar en la ventana que aparece.
  4. Haz clic en Publicar.
  5. Copia el código en el cuadro de texto y pégalo en tu blog o sitio web.
  6. Para mostrar u ocultar partes de la hoja de cálculo, edita el código HTML en tu blog o sitio web.
  • gid=: el ID de la hoja.
  • range=: las filas y columnas que se publican en la Web. Por ejemplo, A1:B14.
  • widget=: "true" o "false". Si es "true", se muestra la pestaña en la parte inferior de la hoja.
  • headers=: "true" o "false". Si es "true", se muestran los números de fila y las letras de columna.
  • chrome=: "true" o "false". Si es "true", se muestran el título y el pie de página.
Insertar un formulario
  1. Abre un formulario en Formularios de Google.
  2. Arriba a la derecha, haz clic en Enviar.
  3. En la parte superior de la ventana, haz clic en Insertar.
  4. Para copiar el código HTML que aparece, haz clic en Copiar.
  5. Pega el código HTML en tu blog o sitio web.

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