透過螢幕閱讀器使用 Google 文件

你可以在電腦上透過螢幕閱讀器查看及編輯 Google 文件。

事前準備

請務必熟悉「搭配螢幕閱讀器使用 Google 編輯器」一文中的步驟和技巧。

主題

本文可細分為幾個章節，且各有章節標題。點選下方連結，即可直接前往文章中的特定章節。

• 事前準備
• 建立檔案
  • 建立空白文件
• 開啟現有文件
  • 從 Google 文件首頁
  • 使用現有文件
  • 透過文件中的連結
  • 插入雲端硬碟檔案
• 瀏覽及朗讀內容
  • 文件瀏覽快速鍵
  • 使用大綱面板
  • 朗讀資訊
  • 快速鍵注意事項
  • 搜尋選單
• 設定內容格式
  • 格式設定範例
  • 格式提示
• 尋找與取代文字
  • 搜尋文件中的內容
  • 尋找與取代文字
• 複製並貼上文字和圖片
  • 複製文字格式設定 (套用格式)
• 檢查文件中是否出現拼字錯誤
• 新增或插入內容
  • 為文件新增標題或目錄
  • 新增圖片、表格和註腳
• 新增及編輯表格
  • 新增表格
  • 修改現有表格
• 插入智慧型方塊和構成元素
  • 探索智慧型方塊並採取行動
  • 利用構成要素和下拉式選單來管理專案
• 使用其他檔案的內容
• 使用頁首、頁尾、頁碼和註腳
  • 新增頁首和頁尾
• 變更檢視畫面或版面配置
  • 不分頁注意事項
• 刪除文件
  • 將檔案移至垃圾桶
• 相關資源

建立檔案

建立空白文件

選擇下列任一選項：

• 在新瀏覽器分頁的網址列輸入 docs.new。
• 在新瀏覽器分頁的網址列輸入 docs.google.com，接下來：
  1. 按下 Shift + Tab 鍵移至「最近使用過的範本」清單。
  2. 按向下鍵選取「空白」。
     • 視需要按向下鍵選取其他範本。
  3. 按下 Enter 鍵可開啟範本。
• 前往 Google 雲端硬碟的目標資料夾，依序按下 Alt + C 鍵 > T 鍵 (在 Mac 上為 Option + C 鍵 > T 鍵)。
• 你可以在「使用範本建立檔案」時，採用其中的資訊來使用範本。

開啟現有文件

你可以透過多種方式開啟現有文件。

從 Google 文件首頁

1. 在新的瀏覽器分頁中開啟 docs.google.com。
2. 初期焦點會位在「最近的文件」清單，按下向右鍵即可選擇最近使用過的檔案。
3. 如要開啟現有文件，請按下 Enter 鍵。

使用現有文件

1. 開啟「檔案」選單。
2. 選擇「開啟」。
3. 在「開啟檔案」選擇器對話方塊中，按 Tab 鍵前往「最近」分頁標籤。
4. 如要使用最近的檔案，請繼續按 Tab 鍵前往最近使用過的檔案。
5. 如何選擇「我的雲端硬碟」或「與我共用」等其他位置：
   1. 按向右鍵移至所需位置。
   2. 按 Enter 鍵。
   3. 繼續按 Tab 鍵前往該位置中的第一個檔案。
6. 按向右鍵找出所需檔案，然後按下 Enter 鍵。

透過文件中的連結

在文件中遇到連結時，請確認焦點位於該連結上，然後按下 Alt + Enter 鍵 (在 Mac 上為 Option + Enter 鍵)，即可在新分頁中開啟連結。如要進一步瞭解連結和書籤，請參閱「使用連結和書籤」一文。

插入雲端硬碟檔案

如要開啟雲端硬碟中的現有文件，請參閱「透過螢幕閱讀器使用 Google 雲端硬碟」一文。

瀏覽及朗讀內容

開啟文件時，焦點會位於主編輯區的開頭。透過點字顯示器輸入內容或瀏覽文件時，你會聽到互動朗讀或感覺到回饋。下列是 Windows 和 ChromeOS 支援的標準瀏覽快速鍵：

• 向左鍵或向右鍵：逐字元移動。
• Ctrl + 向左鍵或 Ctrl + 向右鍵：逐字詞移動。
• 向上鍵或向下鍵：逐行移動。
• Ctrl + 向上鍵或 Ctrl + 向下鍵：依段落移動。
• Home 鍵：移至一行的開頭處。
• End 鍵：移至一行的結尾處。
• Ctrl + Home 鍵：移至頂端。
• Ctrl + End 鍵：移至文件底部。
• Page Up 鍵或 Page Down 鍵：依顯示頁面移動，而非文件頁面。
• 在表格中按下 Tab 鍵或 Shift + Tab 鍵：依儲存格移動。
• 使用螢幕閱讀器表格瀏覽快速鍵。

下列是 MacOS 支援的標準瀏覽快速鍵：

• 向左鍵或向右鍵：逐字元移動。
• Option + 向左鍵或向右鍵：逐字詞移動。
• 向上鍵或向下鍵：逐行移動。
• Option + 向上鍵或 Option + 向下鍵：依段落移動。
• Home 鍵：移至一行的開頭處。
• End 鍵：移至一行的結尾處。
• Command + 向上鍵：移至頂端。
• Command + 向下鍵：移至底部。
• Page Up 鍵或 Page Down 鍵：依顯示頁面移動，而非文件頁面。
• 在表格中按下 Tab 鍵或 Shift + Tab 鍵：依儲存格移動。
• 使用螢幕閱讀器表格瀏覽快速鍵。

提示：如要一併以上述精細程度選取內容，請在瀏覽時按住 Shift 鍵。

文件瀏覽快速鍵

瀏覽現有文件時，你可能會發現螢幕閱讀器會提供標題、連結和其他結構化內容。如果你嘗試透過螢幕閱讀器指令前往標題或連結，會移至目前焦點附近的連結。由於效能最佳化調整，上方或下方的內容會「消失」。

因此，你可以維持焦點瀏覽模式，並使用 Google 文件無障礙捷徑，不必在虛擬模式、瀏覽模式和焦點瀏覽之間切換。

為了方便學習，你可以使用無障礙工具選單。如果是 Windows 和 ChromeOS，請按下Alt + Shift + A 鍵。如果是 MacOS，請按下 Control + Option + A 鍵。你經常使用的快速鍵也會列在選單中。

舉例來說，如要快速瀏覽文件，您可以使用「上一個」和「下一個」快速鍵：

• 「下一個」快速鍵：以下按鍵組合可讓焦點移至後續項目。
  • Windows：按下 Ctrl + Alt + N 鍵。
  • Mac：按下 Ctrl + Command + N 鍵，再按下其他按鍵，例如前往標題請按 H 鍵，前往連結請按 l 鍵。舉例來說，如要移至下一個標題，請按住 Ctrl + Alt 鍵，再依序按下 N 鍵 > H 鍵。
• 「上一個」快速鍵：以下按鍵組合可讓焦點移至前面的項目。
  • Windows：按下 Ctrl + Alt + P 鍵。
  • Mac：按下 Control + Command + P 鍵，再按下其他按鍵。舉例來說，如要移至上一個標題，請按住 Control + Command 鍵，再依序按下 P 鍵 > H 鍵。

使用大綱面板

另一種瀏覽標題和讀取標題方法，就是先隱藏再顯示「大綱」。大綱內容設為顯示時，鍵盤焦點移至該處。你可以透過「檢視」選單執行這項動作，但因為通常要切換兩次，所以使用快速鍵比較方便：

1. 按住 Ctrl + Alt 鍵。

• MacOS：Ctrl + Option 鍵

2. 依序按下 A 鍵 > H 鍵。

3. 注意，必須使用 Tab 鍵前往大綱。

4. 按向下鍵瀏覽標題。

5. 在標題上按下 Enter 鍵，即可將焦點移至該標題的內容。

提示：如要前往「從大綱中移除」按鈕，請在標題清單項目上按下 Tab 鍵。

朗讀資訊

Google 文件提供多種快速鍵，可用於通報或讀出資訊。你可以在無障礙工具選單的「透過螢幕閱讀器朗讀」子選單中找到這些選項。

1. 開啟無障礙工具選單。
2. 按下 S 鍵開啟子選單。
3. 如要讀出游標目前所在位置的文字或段落格式，請開啟無障礙工具選單。
4. 依序選取「透過螢幕閱讀器朗讀」>「讀出選取項目格式設定」。
5. 注意選單中的快速鍵，方便快速存取。

快速鍵注意事項

如要在文件中開啟快速鍵清單，請按下 Ctrl + 斜線。在 Mac 上為 Command + 斜線。你可以搜尋 Insert 或 Next 等動作。如要返回文件，請按下 Esc 鍵。 如要瞭解這個對話方塊中的瀏覽指引，請參閱「透過螢幕閱讀器使用 Google 編輯器」一文。

如要查看網頁表格快速鍵，請參閱下列平台對應的連結：

• 電腦快速鍵
• Chrome 作業系統快速鍵
• Mac 快速鍵

Windows 鍵盤快速鍵注意事項

如果不使用預設的英文 (美國) 鍵盤配置，許多包含 Ctrl + Alt 輔助鍵的快速鍵將無法正常運作。按下這些鍵時，系統會視為按下 AltGr 鍵。如要使用這些快速鍵，請參閱 Windows 說明文件，瞭解如何安裝及暫時切換至英文 (美國) 鍵盤配置。

搜尋選單

除了使用選單列、子選單或快速鍵，你也可以透過下列方式搜尋選單：

1. Windows 和 ChromeOS：Alt + 斜線。
   • Mac：Option + 斜線。
2. 輸入指令，例如 Rename 或 Insert。
3. 按向下鍵聆聽搜尋結果。舉例來說，輸入 Insert 時，顯示的選項會包括插入圖片、插入註解和其他選項。
4. 按下 Enter 鍵即可選擇動作。

提示：

1. 最近的搜尋記錄會儲存在下拉式選單中，方便你重複執行動作。
2. 搜尋完成後，在下一個位置再次按下快速鍵。
3. 按下 Enter 鍵可重複執行動作。

設定內容格式

格式設定可套用至字元、段落或頁面層級。格式可套用至現有或後續輸入的文字。如要套用至現有文字，請先選取文字並套用格式設定。如果想將變更套用到後續輸入的內容，則套用時不要選取任何文字。

• 大部分的文字和段落格式設定都位於「格式」選單中，可使用以下快速鍵開啟：
  • Windows 和 ChromeOS：Alt + Shift + O 鍵。
  • MacOS：Control + Option + O 鍵。
  • 啟用選單項目後，系統會立即執行某些動作，其他操作則會顯示對話方塊。如果對話方塊已開啟，請瀏覽或按 Tab 鍵切換對話方塊，然後選取所需選項。
• 你也可以透過內容選單執行部分動作。
• 不過，部分格式設定選項只顯示在工具列或「搜尋選單？」中。如要前往工具列，請開啟檔案選單，然後按 Tab 鍵前往所需工具列。如要搜尋選單，請在 Windows/ChromeOS 中按下 Alt + 斜線，或在 Mac 上按下 Option + 斜線，然後輸入指令 (例如 spacing) 或整個指令的子集 (例如 spacing)，按向下鍵選擇要執行的動作，然後按下 Enter 鍵。

以下列出幾個格式設定範例：

• 字元層級文字格式設定：
  • 粗體、斜體、底線、刪除線
  • 大寫 (大寫、小寫、標題)
  • 文字顏色和醒目顯示顏色
• 段落層級文字格式設定：
  • 標題和副標題
  • 標題
  • 清單 (項目符號、編號、核取方塊)
  • 對齊和縮排層級
  • 讓段落標題和文字保持在同一頁
  • 避免段落開頭或結尾出現單行
  • 段落框線和顏色
• 頁面層級格式設定：
  • 柱子
  • 背景頁面顏色
  • 頁面大小、邊界和方向
  • 頁首及頁尾

你也可以採用不分頁格式，將內容轉換為單一長網頁。

如要進一步瞭解格式設定，請參閱「變更段落和字型的顯示方式」一文。

格式設定範例

本節將提供幾種格式設定類型的範例。下列範例提供瀏覽選單的步驟，但建議你留意選單選項中顯示的直接快速鍵。

選取一般標題樣式的段落

1. 開啟「格式」選單。
2. 選取「段落樣式」。
3. 選取段落樣式：
   • 一般
   • 標題
   • 標題層級
4. 選取「套用」。

變更段落對齊方式

1. 開啟「格式」選單。
2. 選取「對齊與縮排」。
3. 選取對齊選項：
   • 左
   • 置中
   • 右

為文字套用粗體、斜體格式或加上刪除線

1. 開啟「格式」選單。
2. 選取 [文字]。
3. 選取以下選項：
   • 粗體
   • 斜體
   • 底線
   • 刪除線

變更字型樣式和大小

如果知道要使用的字型名稱：

1. 按下選單搜尋快速鍵 Alt + 斜線 (在 MacOS 上為 Option + 斜線)。
2. 輸入 font，後方加上字型名稱。
3. 按向下鍵找到相符的名稱。
4. 如果名稱有子選單，可以選擇字型粗細。
5. 按下 Enter 鍵即可變更字型
   • 按下 Esc 鍵則可取消動作。

如何從字型選單中選擇字型：

1. 開啟「檔案」選單。
2. 在主要工具列中按 Tab 鍵數次。
3. 按向右鍵前往「字型清單」。
4. 按向下箭頭進入選單，目前所用字型前方會顯示勾號。
5. 按向下鍵瀏覽依英文字母順序排列的字型選單。
6. 如果名稱有子選單，可以選擇字型粗細。
7. 按下 Enter 鍵即可變更字型
   • 按下 Esc 鍵則可取消動作。

如何將字型加入字型選單：

1. 開啟「檔案」選單。
2. 在主要工具列中按 Tab 鍵數次。
3. 按向右鍵前往「字型清單」。
4. 按向下箭頭進入選單，目前所用字型前方會顯示勾號。
5. 按向上鍵前往「更多字型」。
6. 按下 Enter 鍵開啟「字型」對話方塊，焦點會移至字型清單最上方。
7. 在清單中按向下鍵。
8. 按空格鍵，勾選要新增的字型。
9. 完成後，使用 Tab 鍵切換至「確定」按鈕，然後按下 Enter 鍵。

提示：字型對話方塊包含排序和搜尋選項，請嘗試搜尋 Serif 或 Mono 等字型類型。

變更字型大小

1. 選取「格式」選單。
2. 按下「文字」。
3. 按向上鍵可以調整大小。
4. 選取「放大字型」。
   • 或者「縮小字型」。

提示：如果經常執行這項動作，請使用選單項目中列出的鍵盤快速鍵。

如果你知道要設定的大小：

1. 按下選單搜尋快速鍵 Alt + 斜線 (在 MacOS 上為 Option + 斜線)。
2. 輸入 font，後方加上數字大小。
3. 按 Enter 鍵。
   • 或者，只需輸入數字大小，並確認是否有相符項目。

變更字型顏色

「格式」選單不支援設定字型文字和醒目顯示 (背景) 顏色的功能。你可以在工具列中查看這些選項，但使用快速鍵搜尋選單更加方便：

1. 按下選單搜尋快速鍵 Alt + 斜線 (在 MacOS 上為 Option + 斜線)。
2. 輸入 text color，後方加上顏色名稱，例如 blue 或 yellow。
3. 按向下鍵前往所需的濃淡。
4. 按 Enter 鍵。
5. 如要變更背景顏色，請輸入 highlight color，後方加上顏色名稱。

提示：你可以只輸入顏色名稱，然後從下拉式選單中選擇 text color、highlight color 或 colorshade。有些顏色組合對某些人來說不易辨別，因此請謹慎選擇顏色。

格式提示

• 這些指示說明如何透過選單執行這些動作，但許多動作的鍵盤快速鍵也可以在不瀏覽選單的情況下使用。記下常用選單動作的快速鍵，可提升工作效率。
• 如要在段落開頭開始加上編號清單，請輸入「1」，後面加上空格，或是輸入「*」，後面加上空格，即可建立項目符號清單。或是：
  • 如要開始使用或變更編號清單，請按下 Ctrl + Shift + 7 鍵 (在 Mac 上為 Command + Shift + 7 鍵)。
  • 如要開始使用或變更為項目符號清單，請按下 Ctrl + Shift + 8 鍵 (在 Mac 上為 Command + Shift + 8 鍵)。
  • 如要開始使用或變更檢查清單，請按下 Ctrl + Shift + 9 鍵 (在 Mac 上為 Command + Shift + 9 鍵)。
• 如要在清單內開始使用項目符號清單或編號清單，請按下 Tab 鍵。新建立的清單會以縮排和下一層級的方式顯示。
• 如要切換檢查清單項目，請將游標移至該項目，然後按下 Ctrl + Alt + Enter 鍵 (在 Mac 上為 Command + Option + Enter 鍵)。
• 一般和標題樣式的鍵盤快速鍵也會列在選單，即使不瀏覽選單也能使用。舉例來說，如果標題層級為 3，請按下 Ctrl + Alt + 3 鍵 (在 Mac 上為 Control + Command + 3)。

重要事項：為保持一致性，建議套用「一般」或「標題」樣式，而非更新字型外觀。如要套用段落樣式，請在「格式」選單中選擇。

尋找與取代文字

搜尋文件中的內容

1. 按下 Ctrl + F 鍵 (在 Mac 上為 Command + F 鍵)。系統會在您輸入時立即顯示搜尋結果。
2. 按下 Enter 鍵，從游標所在位置向下搜尋第一個相符項目。
3. 按下 Enter 鍵即可重新搜尋，並朗讀在內容中找到的字串。
4. 按下 Shift + Enter 鍵，從游標所在位置向上搜尋。
5. 按下 Esc 鍵即可將焦點移至最後一個相符項目。

尋找與取代文字

1. 按下 Ctrl + H 鍵 (在 Mac 上為 Command + Shift + H 鍵)。
2. 在「尋找」欄位輸入要搜尋的文字。
3. 在「取代為」欄位輸入要取代的文字。
   • 點選「取代」、「全部取代」、「上一個」或「下一個」按鈕，尋找並取代文字。
   • 啟用「取代」按鈕後，系統應會朗讀在內容中找到的下一個字串。
4. 如要離開對話方塊，並將焦點移至最後一個相符項目，請按下 Esc 鍵。

複製並貼上文字和圖片

無論檔案類型是否相同，你都可以在所有檔案之間複製及貼上文字和圖片。第一步是按下 Shift + 方向鍵，選取要複製的文字和/或圖片，然後使用下列鍵盤快速鍵：

• 電腦：按下 Ctrl + C 鍵可複製內容，按下 Ctrl + X 鍵可剪下內容，按下 Ctrl + V 鍵可貼上內容。
• Mac：按下 Command + C 鍵可複製內容，按下 Command + x 鍵可剪下內容，按下 Command + V 鍵可貼上內容。

複製文字格式設定 (套用格式)

如要將字型樣式、大小和顏色從具有所需屬性的文字複製到一或多個其他字串，請按照下列步驟操作：

1. 按下 Shift + 方向鍵，選取具有所需屬性的文字。
2. 按下選單搜尋快速鍵 Alt + 斜線 (在 MacOS 上為 Option + 斜線)。
3. 輸入 format。
4. 按向下箭頭即可「複製格式設定」。
5. 按下 Enter 鍵 (記下這個快速鍵可供日後使用)。
6. 選取要套用格式的文字，例如第一個選取項目。
7. 按下選單搜尋快速鍵 Alt + 斜線 (在 MacOS 上為 Option + 斜線)。
8. 輸入 format。
9. 按向下鍵即可「貼上格式設定」。
10. 按下 Enter 鍵 (記下這個快速鍵可供日後使用)。

提示：這個快速鍵僅適用於單一瀏覽器分頁中的文件。

檢查文件中是否出現拼字錯誤

「文件」會自動偵側你的文件中是否出現了拼字錯誤。

• 如要前往下一個錯字，請按下 Ctrl + 單引號 (在 Mac 上為 Command + 單引號)。
• 如要前往上一個錯字，請按下 Ctrl + 分號 (適用於 Windows 和 ChromeOS) 或 Command + 分號 (適用於 Mac)。
• 如要修正錯字，請按下 Shift + F10 鍵開啟內容選單。
• 從內容選單中選取正確的拼寫建議或忽略選項。
• 按 Enter 鍵。

進一步瞭解拼字檢查和自動修正。

新增/插入內容

為文件新增標題或目錄

你可以使用標題和目錄來整理文件，也可以自訂文字樣式的字型和大小，以及將您建立的樣式設為預設樣式。

新增、刪除或重新整理目錄

使用者可以透過目錄輕鬆瀏覽文件，目錄中各個項目會連結至文件內的對應標題。 和其他連結一樣，如要前往目的地，請在目錄中移至該行，然後按下 Alt + Enter 鍵 (在 Mac 上為 Option + Enter 鍵)。

新增目錄

1. 將游標移至要插入目錄的位置。
2. 開啟「插入」選單。
3. 選取「目錄」 (靠近底部)。
4. 選取目錄的外觀 (是否包含頁碼)。

提示：不分頁文件只有一個樣式，因此不需要執行步驟 4。

自訂目錄

1. 前往目錄。
2. 按下 Shift + F10 鍵開啟內容選單。
3. 選取頁面底部的「目錄選項」。
   • 這個選項只提供給文件編輯者。
4. 開啟「目錄」側欄後，按下 Tab 鍵前往以下選項：
   • 格式設定：選取樣式。
   • 標題層級：選取要納入的標題層級。
   • 完成後，選取側欄中的「關閉」按鈕。

提示：側欄中的變更會立即生效，無須重新整理。

在文件中新增目錄後，你可以刪除或重新整理目錄：

1. 前往目錄。
2. 按下 Shift + F10 鍵開啟內容選單。
3. 在內容選單中選取任一動作：

• 選取靠近底部的「刪除目錄」。
• 選取靠近底部的「重新整理目錄」。

新增圖片、表格和註腳

1. 將游標移至要加入圖片、表格或註腳的位置。
2. 如要開啟「插入」選單，請按下 Alt + Shift + I 鍵 (在 Mac 上為 Control + Option + I 鍵)。
3. 使用方向鍵瀏覽清單。
4. 按下 Enter 鍵即可選取。

為圖片或繪圖新增替代文字

1. 使用 Shift + 方向鍵選取圖片或繪圖。
2. 按下 Shift + F10 鍵開啟內容選單。
3. 選取「替代文字」開啟圖片選項側欄。
4. 使用 Tab 鍵瀏覽至「編輯說明」欄位。
5. 輸入替代文字。
6. 按 Tab 鍵移至「關閉」按鈕。
7. 按下 Enter 鍵即可關閉側欄。

提示：你可以使用 Ctrl + Alt + Y (在 Mac 上為 Command + Option + Y) 快速鍵，取代內容選單。

新增及編輯表格

在文件或簡報中加入表格，可讓內容資訊井井有條。你可以新增或刪除表格，以及調整表格中列與欄的大小和樣式。

新增表格

1. 開啟「插入」選單。
2. 選取 [表格]。
3. 按下方向鍵選擇要加入的列數和欄數：
   • 按向下鍵可增加列數。
   • 按向右鍵可增加欄數。
   • 提示：最多可以插入 20 x 20 個儲存格的表格。
4. 按下 Enter 鍵，即可將表格加入文件。

修改現有表格

新增表格後，你可以透過內容選單執行多項動作，或透過側邊面板變更表格屬性。

可透過內容選單執行的表格動作

1. 將焦點移至要修改的表格。
2. 將焦點移至儲存格。
3. 按下 Shift + F10 鍵開啟內容選單。
4. 選取下列其中一個選單選項：
   • 「向左插入 1 欄」。
   • 「向右插入 1 欄」。
   • 「向上插入 1 列」。
   • 「向下插入一列」。
     • 提示：如要插入多個資料列或欄，請先選取多個資料列或欄，再開啟內容選單。
   • 「刪除欄」、「刪除列」或「刪除表格」。
   • 「平均分配列高」或「平均分配欄寬」。
     • 提示：平均分配列高時，所有儲存格的高度會調整為最高列的高度。平均分配欄寬時，所有儲存格的寬度會調整為最寬欄的寬度。
   • 「固定標題列」、「固定這一列之前的所有標題列」或「取消合併標題列」。
   • 「表格排序」。
   • 「合併儲存格」。合併儲存格時，其中的資料也會合併。
   • 「取消合併儲存格」。
     • 提示：取消合併後不會復原先前合併的資料。按下「復原」指令 Ctrl + Z 鍵 (在 Mac 上為 Command + Z 鍵)，即可取消合併先前合併的儲存格。
   • 「分割儲存格」。

變更表格屬性

1. 將焦點移到要變更屬性的資料列或資料欄。
2. 開啟「格式」選單。
3. 選取 [表格]。
4. 選取 [表格內容]。
5. 在已聚焦的「表格屬性」側欄中。
6. 使用 Tab 鍵前往所需欄位。
7. 調整/修改目前的設定。
8. 按 Tab 鍵移至「關閉」按鈕。
9. 按下 Enter 鍵即可關閉側欄。
   • 或是按下 Esc 鍵返回內容。

提示：如果選取多個資料欄或資料列中的內容，可將所有選取的欄或列調整為相同屬性。

插入智慧型方塊和構成元素

你可以在 Google 文件中插入智慧型方塊，提供下列項目的相關資訊：

• 其他擁有 Gmail 或 Google Workspace 電子郵件地址的使用者
• 其他 Google 文件、試算表或簡報檔案
• 日期或 Google 日曆活動
• 地點和地圖路線

如果文件中有智慧型方塊，你和其他使用者可查看方塊上的彈出式視窗，即可取得更多資訊。

你也可以插入下拉式選單，或使用構成元素來追蹤專案，例如產品藍圖或評論追蹤器。

探索智慧型方塊並採取行動

有些智慧型方塊會以連結的形式顯示在螢幕閱讀器上。啟用這些快速鍵的方式與啟用連結的方式相同：按下 Alt + Enter 鍵 (在 Mac 上為 Option + Enter 鍵)。請將游標移至智慧型方塊，然後使用快速鍵執行下列動作：

• 使用者：開啟新的 Gmail 瀏覽器分頁，撰寫要傳送給該使用者的新郵件。
• 檔案：在新的瀏覽器分頁中顯示開啟的 Workspace 檔案。
• 日曆活動：在新的日曆瀏覽器分頁中顯示開啟的活動。
• 地點：在新的 Google 地圖瀏覽器分頁中顯示開啟的地點。按下 Tab 鍵即可查看路線等選項。
• 投票：新增或移除你的投票。
• 碼錶：啟動、暫停或繼續碼錶。
• 計時器：啟動、暫停、繼續或重新啟動計時器。

工作會以核取方塊清單項目的形式呈現，你可以透過下列快速鍵切換工作：Ctrl + Alt + Enter 鍵 (在 Mac 上為 Command + Option + Enter 鍵)。

多數智慧型方塊都會在彈出式視窗中顯示其他資訊或動作，如下所示：

1. 將游標移至智慧型方塊的開頭。
2. 按下 Shift + 向右鍵即可選取代表智慧型方塊的「字元」。
3. 按下 Alt + 斜線來搜尋選單 (在 Mac 上為 Option + 斜線)。
4. 輸入 Popup。
5. 視需要按向下鍵前往「將焦點移至彈出式視窗」，然後按 Enter 鍵。
   • 替代做法：依序按下 Ctrl + Alt + E 鍵 > P 鍵 (在 Mac 上為 Control + Command + E 鍵 > P 鍵)，即可進入「彈出式視窗」。
6. 按下 Tab 鍵，查看可用選項和動作。
7. 按下 Esc 鍵即可關閉彈出式視窗。

提示：使用螢幕閱讀器檢閱/瀏覽模式，朗讀彈出式視窗中無法聚焦的資訊。

新增使用者、檔案、日期和活動的智慧型方塊

重要事項：如果你在智慧型方塊中提及其他使用者，系統並不會自動將文件存取權授予對方。如要授予該使用者文件存取權，你必須將文件設為與對方共用。

1. 將游標移至你要插入智慧型方塊的位置。
2. 輸入「@」即可開啟建議清單。
3. 按向下鍵即可從建議清單中選取所需項目，或是開始在方塊內輸入英文字母、數字或符號。
   • 提示：
     • 如要新增「使用者」智慧型方塊，請輸入對方的名稱或電子郵件地址，或輸入 @me 自行加入。
     • 提示：如要新增「檔案」智慧型方塊，請輸入檔案名稱或相關的關鍵字。
4. 按下 Enter 鍵即可插入智慧型方塊。

建立及編輯日期方塊

1. 將游標移至你要插入智慧型方塊的位置。
2. 如要新增日期方塊，請輸入「@」，後面加上：
   • 今天
   • 明天
   • 昨天
   • 特定日期，例如 1 月或 2021 年 1 月 1 日
   • 相對日期，例如星期一、下週二或上週三
3. 如要編輯，請進入彈出式視窗。
4. 按下 Tab 鍵即可執行以下動作：
   • 「開啟日期挑選器」按鈕：按 Enter 鍵，然後按 方向鍵調整日期，再按 Enter 鍵。
   • 「開啟日期格式選單」按鈕：按向下鍵選取所需格式，然後按下 Enter 鍵。
   • 編輯完成後，請按下 Esc 鍵。

加入日期方塊後，系統會在文件中以新增者使用的語言顯示日期方塊，供所有協作者查看。所有時區內的協作者都會看到相同的日期方塊。

建立日曆活動方塊

你可以為 Google 日曆活動新增智慧型方塊，尋找活動相關資訊，並透過 Google 文件加入視訊會議。

1. 將游標移至你要插入智慧型方塊的位置。
2. 你可以採取下列任一做法：
   • 輸入「@」，然後按向上鍵前往「日曆活動」部分，再按兩次向右鍵，即可查看更完整的活動清單。
   • 開啟「插入」選單，然後按下「智慧型方塊」。
     • 選取「日曆活動」。
3. 依序按下向下鍵前往所需活動，然後按 Enter 鍵。

提示：如果日曆活動已有視訊會議，且會議即將開始或已經開始，你可以透過 Google 文件加入視訊會議。開啟日曆活動方塊的彈出式視窗，按 Tab 鍵移至「加入」按鈕，然後按下 Enter 鍵。

建立檔案方塊

1. 將游標移至你要插入智慧型方塊的位置。
2. 輸入「@」和部分檔案名稱。
3. 按向下鍵前往所需檔案，然後按下 Enter 鍵。

利用構成元素和下拉式選單來管理專案

你可以在 Google 文件中新增及自訂下拉式選單方塊，以顯示多個選項。或者，也可以利用構成元素插入表格範本，以便追蹤專案、檔案和其他項目。

使用下拉式選單

逐行瀏覽文件內容時，下拉式選單只會顯示目前選取的選項。依字詞或字元瀏覽時，下拉式選單會以「下拉式選單方塊」的形式呈現，後面接著目前選取的選項。如何變更目前所選項目：

1. 將焦點移至「下拉式選單方塊」。
2. 選取代表下拉式選單方塊的字元 (你可能會聽到目前選項的語音)。
3. 按向下鍵，焦點會移至目前的選項。
4. 按向下鍵，選擇所需選項。
5. 在所需選項上按下 Enter 鍵。
   • 按 Esc 鍵可以取消動作。
6. 下拉式選單會隨即關閉，且系統會朗讀新選項。

新增或編輯下拉式選單

1. 將游標移至要插入下拉式選單的位置。
2. 你可以採取下列任一做法：
   • 輸入「@dropdown」，然後按下 Enter 鍵。
   • 開啟「插入」選單，然後選擇「下拉式選單」。
3. 選取下拉式選單選項。
   • 如果你選取新的下拉式選單，可以變更下拉式選單範本名稱並編輯選項名稱，然後再儲存。
4. 如要變更先前建立的下拉式選單，請使用下拉式選單。
5. 選取最後一個標示為「新增/編輯選項」的選項。

新增構成元素

1. 將游標移至要插入構成元素的位置。
2. 開啟「插入」選單，然後選取「構成元素」。
3. 選取要使用的構成元素。

插入程式碼區塊

1. 將游標移至要插入程式碼區塊的位置。
2. 開啟「插入」選單，然後按下「構成元素」。
3. 選取「程式碼區塊」。
4. 選取程式碼區塊語言。

提示：如果你已為 Google 文件啟用 Markdown，也可以輸入「```」並按下 Enter 鍵插入程式碼區塊。

使用其他檔案的內容

你可以將其他檔案中的圖表、表格或投影片加入文件中。

新增圖表

使用「插入」選單，在文件中使用其他來源的圖片或繪圖。

1. 如要使用現有圖表，請在「插入」選單中依序選取「圖表」和「使用試算表資料」。
2. 如要建立含有樣本資料的試算表，並為該資料建立圖表，請選取「長條圖」、「柱狀圖」、「折線圖」或「圓餅圖」。
3. 編輯新工作表中的資料，即可建立新圖表。

新增表格

1. 如要插入現有工作表中的表格，請選取儲存格並複製到剪貼簿。
2. 將剪貼簿內容貼到文件中
   • 如要將這些內容插入文件，請選取「貼上並取消連結」。
   • 如要在每次更新來源內容時重新整理表格，請選取「連結至試算表」。

新增投影片

1. 如要使用現有簡報中的投影片，請選取一或多張投影片並複製到剪貼簿。
2. 將剪貼簿內容貼到文件中。
   • 如要插入該版本的投影片，請按一下「貼上並取消連結」。
   • 如要允許更新投影片內容時一併更新文件，請按一下「連結至簡報」。

修改新增的內容

使用插入內容的內容選單，修改插入內容在文件中的顯示方式。如要使用其他簡報選項，請按下 Alt + 斜線 (在 Mac 上為 Option + 斜線)，輸入「Popup」，然後選取「將焦點移至彈出式視窗」。你也可以在 ChromeOS 和採用英文 (美國) 鍵盤的 Windows 上依序按下 Ctrl + Alt + E 鍵 > P鍵。在 Mac 上為 Command + Option + E 鍵 > P 鍵。

如要重新整理連結的內容，請選取「工具」選單中的「已連結物件」，開啟的側欄中會顯示可重新整理所有連結內容的按鈕。你也可以在列出的其中一個已連結物件上按下 Enter 鍵，將焦點移至該物件在文件中的位置。

如要開啟文件中的連結內容，請選取已連結物件，然後按下 Ctrl + Alt + E 鍵，然後按 O 鍵 (在 Mac 上為 Command + Option + E 鍵，然後按 O 鍵)，將焦點移至選項部分。按下 Tab 鍵移至「連結的投影片/表格/圖表選項」選單按鈕。按下向下鍵選取「開放原始碼」，即可開啟文件中投影片/表格/圖表內容的來源檔案。如果已連結的內容有異動，返回文件後仍必須重新整理內容。

使用頁首、頁尾、頁碼和註腳

你可以在 Google 文件中透過註腳提供參考資料，或是加入頁首和頁尾，在文件的每一頁加入內容。你也可以在採用分頁格式的文件中加入頁碼。

新增頁首和頁尾

1. 開啟「插入」選單。
2. 按下「頁首和頁尾」。
3. 選取 [頁首] 或 [頁尾]。
4. 在頁首或頁尾輸入或編輯文字。
5. 如要返回內容，請按下 Esc 鍵。

重要事項：這項功能不適用於不分頁文件。如果文件原本含有頁首或頁尾，你切換為不分頁格式後，文件就不會再顯示頁首和頁尾。如要使用及查看頁首和頁尾，請確認文件採用分頁格式。

以下替代做法或許可更快執行頁首或頁尾動作：

1. 按下 Alt + 斜線 (在 Mac 上為 Option + 斜線)。
2. 輸入「頁首」或「頁尾」。
3. 按向下鍵選取選項：
   • 「插入或移至頁首」或「頁尾」。
   • 如果已新增，請點選「移除頁首」或「移除頁尾」。
   • 從第一頁開始在頁首或頁尾插入頁碼。
   • 從第二頁開始在頁首或頁尾插入頁碼 。

變更檢視畫面或版面配置

不分頁注意事項

如要列印文件，建議使用常見的「頁面」格式。如果主要是網頁內容，或是內容包含無法列印的寬幅表格或圖片，則不分頁格式非常實用。

不分頁格式中，部分功能會受限或無法使用：

• 無法使用頁面分欄。
• 無法加入頁碼。
• 無法加入頁首或頁尾。
• 無法加入頁面浮水印。
• 較少目錄選項。
• 在內容結尾處，註腳會全部歸為同一組。

如何將文件切換為不分頁格式和分頁格式：

1. 開啟「檔案」選單。
2. 選取「頁面設定」。
3. 使用 Tab 鍵瀏覽至「分頁」或「不分頁」分頁。
4. 按下空格鍵。
5. (選用) 按 Tab 鍵選取特定項目的選項。
6. 使用 Tab 鍵移至「確定」按鈕。
7. 按下 Enter 鍵即可變更文件。
   • 按 Esc 鍵可以取消動作。

不分頁文件可輕鬆收合或隱藏所選標題下的內容，簡化文件：

1. 將焦點移至所需標題。
2. 按下 Shift + F10 鍵開啟內容選單。
3. 選取「收合標題」。
   • 或選取「收合相同樣式的所有標題」。
     • 標題收合後，內容選單會改為提供「展開標題」和「展開相同樣式的所有標題」選項。

重要事項：搜尋結果也會隱藏收合標題中的內容。

如要進一步瞭解「分頁」或「不分頁」的顯示選項，請參閱「變更文件的頁面設定」一文。

刪除文件

將檔案移至垃圾桶

你可以將想刪除的檔案移至垃圾桶。除非你清空垃圾桶，否則遭刪除的檔案會一直保留在垃圾桶中。

如果你是檔案擁有者，除非你將檔案永久刪除，否則他人仍可檢視該檔案。如果您不是檔案擁有者，即使您清空垃圾桶，其他人還是能看到您清除的檔案。

1. 開啟「檔案」選單。
2. 選取「移至垃圾桶」。
3. 按 Tab 鍵移至並按下「前往文件主畫面」。
   • 或關閉瀏覽器分頁。
4. 按下 Esc 鍵即可取消動作。

提示：遭刪除的檔案會移至雲端硬碟的「垃圾桶」部分。進一步瞭解如何找出及還原「垃圾桶」中的檔案。

如果你刪除自己擁有的文件、試算表或簡報，系統會將它從雲端硬碟中徹底移除，其他協作者無法再存取 (如有)。刪除這類文件之前，您可以先將文件擁有者改為其他人，確保所有協作者可以繼續存取文件。

相關資源

• 瞭解如何變更段落和字型的顯示方式。
• 瞭解如何協作文件註解。