Cómo usar Documentos de Google con un lector de pantalla

Puedes revisar y editar documentos de Google en tu computadora con un lector de pantalla.

Antes de comenzar

Asegúrate de conocer los pasos y las técnicas que se indican en Cómo usar los editores de Google con un lector de pantalla.

Temas

Este artículo se divide en secciones con encabezados. Usa los vínculos que aparecen a continuación para ir directamente a una sección específica del artículo.

Cómo crear un archivo

Crear un documento en blanco

Elige cualquiera de estas opciones:

  • En la barra de direcciones de una pestaña nueva del navegador, ingresa docs.new.
  • En la barra de direcciones de la nueva pestaña del navegador, ingresa docs.google.com y, luego, haz lo siguiente:
    1. Presiona Mayúsculas + Tab para acceder a la lista “Plantillas usadas recientemente”.
    2. Presiona la flecha hacia abajo para seleccionar “En blanco”.
      • De manera opcional, presiona la flecha hacia abajo para seleccionar otra plantilla.
    3. Presione Intro para abrirla.
  • Navega a la carpeta de destino en Google Drive y presiona Alt + c, luego, t (Opción + c y, luego, t en Mac).
  • Usa una plantilla con la información que se encuentra en Cómo crear un archivo con una plantilla.

Cómo abrir un documento existente

Existen varias formas de abrir un documento existente.

Desde la página principal de Documentos

  1. En una nueva pestaña del navegador, abre docs.google.com.
  2. El enfoque inicial está en la lista de documentos recientes. Presiona la flecha hacia la derecha para elegir un archivo reciente.
  3. Para abrir el documento existente, presiona Intro.

Desde un documento existente

  1. Abre el menú Archivo.
  2. Elige Abrir.
  3. Presiona Tab para ir a la pestaña Recientes en el diálogo Abrir el selector de archivos.
  4. Si quieres un archivo reciente, sigue presionando la tecla Tab hasta llegar al archivo más reciente.
  5. Para elegir otra ubicación, como “Mi unidad” o “Compartidos conmigo”, sigue estos pasos:
    1. Presiona la flecha hacia la derecha para seleccionar la ubicación.
    2. Presiona Intro.
    3. Sigue presionando Tab hasta llegar al primer archivo de esa ubicación.
  6. Presiona la flecha hacia la derecha para llegar al archivo que desees y, luego, presiona Intro.

Desde un vínculo en un documento

Cuando encuentres un vínculo en un documento, asegúrate de que el enfoque esté en ese vínculo y presiona Alt + Intro (Opción + Intro en Mac) para abrirlo en una pestaña nueva. Para obtener más información sobre los vínculos y favoritos, consulta cómo trabajar con vínculos y favoritos.

De Drive

Para abrir un documento existente desde Drive, consulta cómo usar un lector de pantalla con Google Drive.

Cómo navegar y leer contenido

Cuando abres un documento, tu enfoque se encuentra al principio del área de edición principal. Escucharás comentarios por voz o sentirás comentarios en una pantalla braille mientras escribes o te desplazas por el documento. Estas combinaciones de teclas de navegación estándar son compatibles con Windows y ChromeOS:

  • Flecha hacia la izquierda o hacia la derecha para desplazarte por carácter.
  • Ctrl + izquierda o Ctrl + derecha para desplazarte por palabra.
  • Arriba o Abajo para desplazarte por línea.
  • Ctrl + Arriba o Ctrl + Abajo para moverte por párrafo.
  • Inicio para ir al principio de la línea.
  • Fin para ir al final de la línea.
  • Ctrl + Inicio para ir a la parte superior.
  • Ctrl + Fin para desplazarte a la parte inferior del documento.
  • RePág o AvPág para desplazarse por una página que se muestra, no por la del documento.
  • En una tabla, presiona Tab o Mayúsculas + Tab para desplazarte por celdas.
  • Usa las combinaciones de teclas de navegación de tablas del lector de pantalla.

Estas combinaciones de teclas de navegación estándar son compatibles con MacOS:

  • Flecha hacia la izquierda o hacia la derecha para desplazarte por carácter.
  • Opción + flecha hacia la izquierda o hacia la derecha para desplazarte por palabra.
  • Arriba o Abajo para desplazarte por línea.
  • Opción + Arriba o Opción + Abajo para desplazarte por párrafo.
  • Inicio para ir al principio de la línea.
  • Fin para ir al final de la línea.
  • Comando + Arriba para ir a la parte superior.
  • Comando + Abajo para ir a la parte inferior.
  • RePág o AvPág para desplazarse por una página que se muestra, no por la del documento.
  • En una tabla, presiona Tab o Mayúsculas + Tab para desplazarte por celdas.
  • Usa las combinaciones de teclas de navegación de tablas del lector de pantalla.

Sugerencia: Para seleccionar también el contenido con el nivel de detalle anterior, mantén presionada la tecla Mayúsculas mientras navegas.

Combinaciones de teclas para la navegación de Documentos

Mientras navegas por un documento existente, es posible que observes que tu lector de pantalla anuncia encabezados, vínculos y otro contenido estructurado. Si pruebas los comandos del lector de pantalla para navegar a los encabezados o vínculos, encontrarás los que están cerca del enfoque actual. El contenido que se encuentre más arriba o abajo quedará como “faltante” debido a las optimizaciones de rendimiento.

Así, en lugar de alternar entre los modos virtual o de navegación y la navegación de enfoque, puedes mantener la navegación de enfoque y usar las combinaciones de accesibilidad de Documentos de Google.

Para facilitar el aprendizaje, están disponibles en el menú Accesibilidad: Alt + Mayúscula + a en Windows y ChromeOS, y Control + Opción + a en macOS. Las combinaciones de teclas que usas con frecuencia también se incluyen en los menús.

Por ejemplo, para navegar rápidamente, puedes usar las combinaciones de teclas de "Siguiente" y "Anterior" de Documentos:

  • Combinaciones de teclas de “Siguiente”: Estas combinaciones de teclas mueven tu enfoque hacia adelante.
    • Windows: Presiona Ctrl + Alt + n.
    • Mac: Presiona Control + Comando + n seguido de otra tecla, como la tecla h para encabezados o la tecla l para vínculos. Por ejemplo, para pasar al encabezado siguiente, mantén presionado Ctrl + Alt y presiona n seguido de h.
  • Combinaciones de teclas de “Anterior”: Estas combinaciones de teclas mueven tu enfoque hacia atrás.
    • Windows: Presiona Ctrl + Alt + p.
    • Mac: Presiona Control + Comando + p seguido de otra tecla. Por ejemplo, para ir al encabezado anterior, mantén presionadas las teclas Control + Comando y presiona p seguido de h.

Cómo usar el panel de esquema

Otro método para navegar a un encabezado y leer los encabezados es ocultar y, luego, mostrar el “Esquema”. Este recibe el enfoque del teclado cuando se muestra. Puedes hacerlo mediante el menú Ver, pero como, a menudo, lo activarás o desactivarás dos veces, la combinación de teclas es más conveniente:

1. Mantén presionadas las teclas Ctrl + Alt.

  • Control + Opción en macOS.

2. Presiona la tecla a y, luego, la tecla h.

3. Ten en cuenta que debes presionar Tab para ir al esquema.

4. Presiona la flecha hacia abajo para desplazarte por los encabezados.

5. Presiona Intro en un encabezado para mover el enfoque al contenido de ese encabezado.

Sugerencia: Para llegar a la opción “Quitar del esquema” presiona Tab en un elemento de la lista de encabezados.

Cómo anunciar información

Documentos tiene varias combinaciones de teclas para anunciar o verbalizar información. Estas se encuentran en el submenú Verbalización del lector de pantalla del menú Accesibilidad.

  1. Abra el menú de accesibilidad.
  2. Presiona s para abrir el submenú.
  3. Para anunciar el formato del texto o párrafo en la ubicación actual del cursor, abre el menú Accesibilidad.
  4. Selecciona Verbalización del lector de pantalla y, luego, Leer formato de selección.
  5. Observa la combinación de teclas en el menú para acceder a ella rápidamente.

Nota sobre las combinaciones de teclas

Para abrir una lista de combinaciones de teclas en tu documento, presiona Ctrl + barra (o Comando + barra en Mac). Puedes buscar acciones como Insert o Next. Para volver a tu documento, presiona Escape. Para obtener orientación sobre la navegación en este diálogo, consulta Cómo usar los editores de Google con un lector de pantalla.

En el caso de una tabla de páginas web con combinaciones de teclas, consulta uno de los siguientes vínculos correspondientes a tu plataforma:

Consideraciones sobre las combinaciones de teclas en Windows

Si no usas el diseño de teclado en inglés de EE.UU. que es el predeterminado en ese país, muchas combinaciones de teclas que incluyen el modificador Ctrl + Alt no funcionarán como se espera (funcionarán como si se hubiera presionado la tecla AltGr). Si quieres usar estas combinaciones de teclas, consulta la documentación de Windows para instalar el diseño de teclado de inglés de EE.UU. y cambiar temporalmente a él.

Buscar en menús

Además de usar la barra de menú y los submenús o las combinaciones de teclas, también puedes realizar búsquedas en los menús de las siguientes maneras:

  1. Presiona Alt + barra (Windows y ChromeOS).
    • O bien, Opción + barra (Mac).
  2. Escribe un comando, como Rename o Insert.
  3. Presiona la flecha hacia abajo para escuchar los resultados de la búsqueda. Por ejemplo, si escribes Insertar, las opciones incluyen agregar una imagen, un comentario y otros elementos.
  4. Para elegir una acción, presiona Intro.

Sugerencia:

  1. Las búsquedas recientes se guardan en la lista desplegable, por lo que es fácil repetir acciones.
  2. Después de buscar, vuelve a presionar la combinación de teclas en la siguiente ubicación.
  3. Presiona Intro para repetir.

Cómo aplicar formato al contenido

El formato se puede aplicar a nivel de carácter, párrafo o página. El formato se puede aplicar a texto existente o futuro. Para aplicarlo a texto existente, primero selecciona el texto y, luego, aplica el formato. Si quieres que el cambio se aplique a contenido futuro, no selecciones ningún texto cuando apliques el formato.

  • La mayor parte del formato de texto y párrafos se encuentra en el menú “Formato” que se abre con esta combinación de teclas:
    • En Windows y ChromeOS: Alt + Mayúsculas + o.
    • En MacOS: Control + Opción + o.
    • Cuando se activa el elemento de menú, algunas acciones se realizan de inmediato, mientras que otras abren un diálogo. Si se abre un diálogo, navega o presiona la tecla Tab para navegar por él y elige las opciones que desees.
  • Algunas acciones también están disponibles a través del menú contextual.
  • Sin embargo, algunas opciones de formato solo están disponibles en la barra de herramientas o a través de la opción “¿Buscar en los menús?”. Para acceder a la barra de herramientas, abre el menú Archivo y, luego, presiona la tecla Tab hasta que llegues a ella. Para buscar en los menús, presiona Alt + Barra en Windows o ChromeOS, o bien Opción + Barra en Mac, escribe un comando (p. ej., spacing) o un subconjunto del comando (p. ej., space), presiona la flecha hacia abajo para llegar a la acción deseada y, luego, presiona Intro.

Estos son algunos ejemplos de formato:

  • Formato de texto a nivel de caracteres:
    • Negrita, cursiva, subrayado y tachado
    • Uso de mayúsculas (mayúscula, minúscula y título)
    • Color de texto y de resaltado
  • Formato de texto a nivel de párrafo:
    • Título y subtítulo
    • Encabezados
    • Listas (con viñetas, numeradas, con casillas de verificación)
    • Alineación y nivel de sangría
    • Mantener los encabezados y el texto de los párrafos en la misma página
    • Evitar líneas únicas al principio o al final de los párrafos
    • Bordes y color del párrafo
  • Formato a nivel de página:
    • Columnas
    • Color de la página de fondo
    • Tamaño, márgenes y orientación de la página
    • Encabezados y pies de página

O bien, puedes convertir el contenido en una sola página si lo conviertes al formato sin páginas.

Para obtener más información sobre el formato, consulta Cómo cambiar el aspecto de los párrafos y las fuentes.

Ejemplos de formato

Esta sección ofrece ejemplos de varios tipos de formato. Los siguientes ejemplos proporcionan los pasos para navegar por los menús, pero te recomendamos anotar las combinaciones de teclas directas que se presentan en las opciones del menú.

Seleccionar párrafos con estilo de encabezado normal

  1. Abre el menú Formato.
  2. Selecciona Estilos de párrafo.
  3. Selecciona un estilo de párrafo:
    • Normal
    • Título
    • Nivel de encabezado
  4. Selecciona Aplicar.

Cómo cambiar la alineación de los párrafos

  1. Abre el menú Formato.
  2. Selecciona Alinear y aplicar sangría.
  3. Selecciona una opción de alineación:
    • Izquierda
    • Centrado
    • Derecha

Cómo tachar el texto o aplicarle negrita o cursiva

  1. Abre el menú Formato.
  2. Selecciona Texto.
  3. Selecciona:
    • Negrita
    • Cursiva
    • Subrayado
    • Tachar

Cambiar el estilo y tamaño de la fuente

Si conoces el nombre de la fuente que quieres usar, haz lo siguiente:

  1. Presiona la combinación de teclas de búsqueda del menú, Alt + barra (Opción + barra en MacOS).
  2. Escribe font, seguido del nombre.
  3. Presiona la flecha hacia abajo hasta llegar al nombre coincidente.
  4. Si el nombre tiene un submenú, también puedes elegir un grosor de fuente.
  5. Presiona Intro para cambiar la fuente.
    • También puedes presionar Escape para cancelar.

Si quieres elegir entre un menú de fuentes, haz lo siguiente:

  1. Abre el menú Archivo.
  2. Presiona la tecla Tab varias veces para ir a la barra de herramientas Principal.
  3. Presiona la flecha hacia la derecha para seleccionar “Lista de fuentes”.
  4. Presiona la flecha hacia abajo en el menú, la fuente actual estará marcada.
  5. Presiona la flecha hacia abajo para explorar el menú alfabético de fuentes.
  6. Si el nombre tiene un submenú, también puedes elegir un grosor de fuente.
  7. Presiona Intro para cambiar la fuente.
    • También puedes presionar Escape para cancelar.

Si deseas agregar fuentes a tu menú de fuentes, haz lo siguiente:

  1. Abre el menú Archivo.
  2. Presiona la tecla Tab varias veces para ir a la barra de herramientas Principal.
  3. Presiona la flecha hacia la derecha hasta “Lista de fuentes”.
  4. Presiona la flecha hacia abajo en el menú, la fuente actual estará marcada.
  5. Presiona la flecha hacia arriba para ir a “Más fuentes”.
  6. Presiona Intro para abrir el diálogo Fuentes. El enfoque comenzará en la lista de fuentes.
  7. Presiona la flecha hacia abajo para avanzar por la lista.
  8. Presiona la barra espaciadora para marcar las fuentes que quieres agregar.
  9. Cuando hayas terminado, presiona Tab para ir al botón Aceptar y, luego, presiona Intro.

Sugerencia: El diálogo de fuentes incluye opciones para ordenar y buscar. Intenta buscar tipos de fuentes como Serif o Mono.

Cómo cambiar el tamaño de la fuente

  1. Selecciona el menú Formato.
  2. Presiona Texto.
  3. Presiona la flecha hacia arriba para ir a la opción de tamaño.
  4. Selecciona Aumentar el tamaño de la fuente.
    • O Disminuir el tamaño de la fuente.

Sugerencia: Usa las combinaciones de teclas que se mencionan en los elementos de menú si haces esto con frecuencia.

Si sabes el tamaño que quieres usar, haz lo siguiente:

  1. Presiona la combinación de teclas de búsqueda del menú, Alt + barra (Opción + barra en MacOS).
  2. Escribe font, seguido del tamaño numérico.
  3. Presiona Intro.
    • O solo escribe el tamaño numérico y confirma la coincidencia.

Cómo cambiar los colores de la fuente

La configuración de los colores del texto de la fuente y de resaltado (fondo) no está disponible en el menú Formato. Está disponibles en la barra de herramientas, pero la búsqueda en el menú es más fácil con el teclado:

  1. Presiona la combinación de teclas de búsqueda del menú, Alt + barra (Opción + barra en MacOS).
  2. Escribe text color, seguido de un nombre de color, como blue o yellow.
  3. Presiona la flecha hacia abajo para llegar al tono que desees.
  4. Presiona Intro.
  5. Para cambiar el color de fondo, escribe highlight color seguido de un nombre de color.

Sugerencia: Escribe solo el nombre del color y, luego, elige de la lista desplegable text color, highlight color o color shade Muchas combinaciones de colores son difíciles de percibir para algunas personas, así que ten cuidado al seleccionar colores.

Sugerencias de formato

  • Las instrucciones describen el uso de los menús para realizar estas acciones, pero muchas acciones también incluyen combinaciones de teclas que se pueden aplicar sin navegar por los menús. Para trabajar de forma más eficiente, toma nota de las combinaciones de teclas que se presentan con las acciones del menú que usas con frecuencia.
  • Para crear una lista numerada al principio de un párrafo, escribe “1.” seguido de un espacio, o “*” seguido de un espacio para crear una lista con viñetas. O bien:
    • Para crear o cambiar a una lista numerada, presiona Ctrl + Mayúsculas + 7 (Comando + Mayúsculas + 7 en Mac).
    • Para crear o cambiar a una lista con viñetas, presiona Ctrl + Mayúsculas + 8 (Comando + Mayúsculas + 8 en Mac).
    • Para crear o cambiar a una lista de tareas, presiona Ctrl + Mayúsculas + 9 (Comando + Mayúsculas + 9 en Mac).
  • Para crear una lista con viñetas o numerada dentro de una lista, presiona Tab. La lista nueva tendrá sangría y el diseño del nivel secundario.
  • Para activar o desactivar un elemento de la lista de tareas, mueve el cursor a ese elemento y, luego, usa Ctrl + Alt + Intro (Comando + Opción + Intro en Mac).
  • Los estilos normales y de encabezado también tienen combinaciones de teclas enumeradas en el menú que se pueden usar sin navegar por los menús. Por ejemplo, Ctrl + Alt + 3 para el nivel de encabezado 3 (Control + Comando + 3 en Mac).

Importante: Por lo general, para lograr coherencia, es mejor aplicar un estilo “normal” o “de encabezado” en lugar de actualizar el aspecto de la fuente. Para aplicar un estilo a un párrafo, elige un estilo en el menú Formato.

Cómo buscar y reemplazar texto

Cómo buscar en tu documento

  1. Presiona Ctrl + f (Comando + f en Mac). Los resultados se encuentran de inmediato a medida que escribes.
  2. Presiona Intro para buscar y avanzar desde donde está el cursor hasta la primera coincidencia.
  3. Presiona Intro para volver a buscar. La cadena encontrada se debe anunciar en contexto.
  4. Presiona Mayúsculas + Intro para buscar hacia atrás desde la ubicación del cursor.
  5. Presiona Escape para mover el enfoque a la ubicación de la coincidencia más reciente.

Cómo buscar y reemplazar texto

  1. Presiona Ctrl + h (Comando + Mayúsculas + h en Mac).
  2. Ingresa el texto que deseas ubicar en el campo “Buscar”.
  3. Ingresa el texto con el que deseas reemplazar en el campo “Reemplazar por”.
    • Presiona Tab para ir a los botones Reemplazar, Reemplazar todo, Anterior o Siguiente para encontrar y reemplazar texto.
    • Cuando activas el botón Reemplazar, la siguiente cadena encontrada se debe anunciar en contexto.
  4. Para salir del diálogo y enfocar la coincidencia más reciente, presiona Escape.

Cómo copiar y pegar imágenes y texto

Puedes copiar y pegar imágenes y texto entre tus archivos, incluso si pasas de un tipo de archivo a otro. El primer paso es presionar Mayúsculas + teclas de flecha para seleccionar el texto o la imagen que deseas copiar. Luego, usa estas combinaciones de teclas:

  • PC: Presiona Ctrl + c para copiar, Ctrl + x para cortar y Ctrl + v para pegar.
  • Mac: Presiona Comando + c para copiar, Comando + x para cortar, y Comando + v para pegar.

Copia formato de texto (copiar formato)

Cuando quieras duplicar el estilo, el tamaño y el color de la fuente desde texto que tenga los atributos deseados hasta una o más cadenas adicionales, sigue estos pasos:

  1. Presiona Mayúsculas + las teclas de flecha para seleccionar el texto con los atributos deseados.
  2. Presiona la combinación de teclas de búsqueda del menú, Alt + barra (Opción + barra en MacOS).
  3. Escribe format.
  4. Presiona la flecha hacia abajo hasta llegar a “Copiar formato”.
  5. Presiona Intro (anota la combinación de teclas para usarla más adelante).
  6. Selecciona el texto al que quieres aplicarle el formato de la primera selección.
  7. Presiona la combinación de teclas de búsqueda del menú, Alt + barra (Opción + barra en MacOS).
  8. Escribe format.
  9. Presiona la flecha hacia abajo hasta llegar a “Pegar formato”.
  10. Presiona Intro (anota la combinación de teclas para usarla más adelante).

Nota: Esto solo funciona dentro del documento en una sola pestaña del navegador.

Cómo aplicar el corrector ortográfico a un documento

Documentos encuentra automáticamente los errores ortográficos en tu archivo.

  • Para ir al siguiente error ortográfico, presiona Ctrl + apóstrofo (Comando + apóstrofo en Mac).
  • Para volver al error ortográfico anterior, presiona Ctrl + punto y coma (Comando + punto y coma en Mac).
  • Para corregir un error ortográfico, abre el menú contextual presionando Mayúsculas + F10.
  • En el menú contextual, selecciona la sugerencia ortográfica correcta o la opción para ignorar.
  • Presiona Intro.

Obtén más información sobre el corrector ortográfico y las correcciones automáticas.

Cómo agregar o insertar contenido

Cómo agregar un título, un encabezado o un índice

Puedes organizar el documento con un título, encabezados y un índice. Puedes personalizar la fuente y el tamaño de los estilos de texto, como también establecer los estilos como predeterminados.

Cómo agregar, borrar o actualizar un índice

Puedes proporcionar una navegación fácil en tu documento con un índice. Cada elemento del índice se vincula a los títulos o encabezados de tu documento. Al igual que con otros vínculos, puedes navegar al destino dirigiéndote a la línea del índice y presionando Alt + Intro (Opción + Intro en Mac).

Cómo agregar un índice

  1. Mueve el cursor a la ubicación que desees del índice.
  2. Abre el menú Insertar.
  3. Selecciona Índice (cerca de la parte inferior).
  4. Selecciona cómo quieres que se vea el índice (con o sin números de página).

Nota: Para los documentos sin páginas no se aplica el paso 4, ya que solo hay un estilo disponible.

Cómo personalizar un índice

  1. Navega a tu índice.
  2. Presiona Mayúsculas + F10 para abrir el menú contextual.
  3. En la parte inferior de la página, selecciona Opciones del índice.
    • Esta opción solo está disponible para los editores de documentos.
  4. Esta acción abre la barra lateral del índice, presiona Tab para llegar a las siguientes opciones:
    • Formato: Permite seleccionar el estilo.
    • Niveles de encabezado: Permite seleccionar los niveles de encabezado que deseas incluir.
    • Cuando termines, selecciona el botón Cerrar en la barra lateral.

Nota: Los cambios que realizas en la barra lateral se aplican de inmediato, por lo que no es necesario actualizar.

Después de agregar un índice al documento, puedes borrar o actualizar el índice:

  1. Navega a tu índice.
  2. Presiona Mayúsculas + F10 para abrir el menú contextual.
  3. Selecciona una de las acciones del menú contextual:
  • Cerca de la parte inferior, selecciona Borrar índice.
  • Cerca de la parte inferior, selecciona Actualizar índice.

Cómo agregar una imagen, una tabla y una nota al pie

  1. Coloca el cursor donde desees agregar una imagen, una tabla o una nota al pie.
  2. Para abrir el menú Insertar, presiona Alt + Mayúsculas + i o Control + Opción + i en Mac.
  3. Usa las teclas de flecha para explorar la lista.
  4. Para realizar la selección, presiona Intro.

Cómo agregar texto alternativo para una imagen o un dibujo

  1. Selecciona la imagen o el dibujo con Mayúsculas + teclas de flecha.
  2. Presiona Mayúsculas + F10 para abrir el menú contextual.
  3. Para abrir la barra lateral Opciones de imagen, selecciona Texto alternativo.
  4. Presiona Tab para ir al campo “Edición de la descripción”.
  5. Escribe el texto alternativo.
  6. Presiona Tab para acceder al botón de cierre.
  7. Presiona Intro para cerrar la barra lateral.

Sugerencia: Se puede usar la combinación de teclas Ctrl + Alt + y (Comando + Opción + y en Mac) en lugar del menú contextual.

Cómo agregar y editar tablas

Organiza la información de un documento o una presentación con una tabla. Puedes agregar y eliminar tablas, y ajustarles el tamaño y estilo de las filas y columnas.

Cómo agregar una tabla

  1. Abre el menú Insertar.
  2. Selecciona Tabla
  3. Presiona las teclas de flecha para elegir cuántas filas y columnas quieres agregar:
    • Presiona la flecha hacia abajo para aumentar la cantidad de filas.
    • Presiona la flecha hacia la derecha para aumentar la cantidad de columnas.
    • Nota: Se pueden insertar tablas de hasta 20 x 20 celdas.
  4. Presiona Intro para agregar la tabla a tu documento.

Cómo modificar una tabla existente

Una vez que se agrega una tabla, se pueden realizar varias acciones a través del menú contextual o las propiedades de la tabla se pueden modificar a través de un panel lateral.

Acciones de la tabla a través del menú contextual

  1. Mueve el enfoque a la tabla que se modificará.
  2. Mueve el enfoque a una celda.
  3. Presiona Mayúsculas + F10 para abrir el menú contextual.
  4. Selecciona una de estas opciones de menú:
    • Insertar columna a la izquierda
    • Insertar columna a la derecha
    • Insertar fila arriba
    • Insertar fila debajo
      • Sugerencia: Para insertar más de una fila o columna, selecciona más de una fila o columna antes de abrir el menú contextual.
    • Eliminar columna, Eliminar fila o Eliminar tabla.
    • Distribuir filas o Distribuir columnas.
      • Nota: Cuando distribuyes filas, ajustas la altura de todas las celdas a la altura de la fila más alta. Cuando distribuyes columnas, ajustas el ancho de todas las celdas a la columna más ancha.
    • Fijar fila de encabezado, fijar encabezado hasta esta fila o Dejar de fijar fila de encabezado.
    • Ordenar tabla.
    • Combinar celdas. También se combinarán todos los datos de las celdas combinadas.
    • Separar celdas.
      • Nota: La separación no revierte los datos combinados. Presiona el comando Deshacer, Ctrl + z (Comando + z en Mac) para separar celdas combinadas anteriormente.
    • Dividir celda.

Cómo cambiar la propiedad de la tabla

  1. Mueve el enfoque a la fila o columna que deseas cambiar.
  2. Abre el menú Formato.
  3. Selecciona Tabla
  4. Selecciona Propiedades de la tabla.
  5. En la barra lateral enfocada de propiedades de la tabla:
  6. Presiona Tab para ir al campo que desees.
  7. Ajusta o modifica la configuración actual.
  8. Presiona Tab para acceder al botón de cierre.
  9. Presiona Intro para cerrar la barra lateral.
    • También puedes presionar Escape para volver a tu contenido.

Sugerencia: Selecciona el contenido de más de una columna o fila para ajustar todas las columnas o filas seleccionadas a la misma propiedad.

Cómo insertar chips inteligentes y componentes básicos

Inserta chips inteligentes en tu documento de Google para incluir información sobre lo siguiente:

  • Otros usuarios que tengan direcciones de correo electrónico de Gmail o Workspace
  • Otros archivos de Documentos, Hojas de cálculo o Presentaciones de Google
  • Fechas o eventos de Calendario de Google
  • Instrucciones en el mapa y sobre cómo llegar a lugares

Si tu documento tiene un chip inteligente, tú y otros usuarios pueden explorar la ventana emergente de un chip para obtener más información.

También puedes insertar menús desplegables o usar componentes básicos para hacer un seguimiento de los proyectos, como hojas de ruta de productos o seguimiento de revisiones.

Cómo explorar chips inteligentes y realizar acciones en ellos

El lector de pantalla presenta algunos chips inteligentes como un vínculo. Puedes activarlos del mismo modo que lo harías para un vínculo. Para ello, presiona Alt + Intro (Opción + Intro en Mac). Mueve el cursor al chip inteligente y usa la combinación de teclas para realizar estas acciones:

  • Personas: Abre una nueva pestaña del navegador de Gmail para redactar un mensaje nuevo a la persona.
  • Archivo: Abre una nueva pestaña del navegador con el archivo del espacio de trabajo abierto.
  • Evento de calendario: Abre una nueva pestaña del navegador del Calendario con el evento abierto.
  • Lugar: Abre una pestaña nueva del navegador de Maps con el lugar abierto. Presiona Tab para acceder a opciones como las instrucciones sobre cómo llegar.
  • Votación: Agrega o quita tu voto.
  • Cronómetro: Inicia, pausa o reanuda el cronómetro.
  • Temporizador: Inicia, pausa, reanuda o reinicia el temporizador.

Las tareas se presentan como un elemento de lista de casilla de verificación y puedes activarlas y desactivarlas de la misma manera: Ctrl + Alt + Intro (Comando + Opción + Intro en Mac).

La mayoría de los chips inteligentes presentan información o acciones adicionales en una ventana emergente de la siguiente manera:

  1. Mueve el cursor al inicio del chip inteligente.
  2. Presiona Mayúsculas + flecha hacia la derecha para seleccionar el “carácter” que representa el chip inteligente.
  3. Presiona Alt + barra (Opción + barra en Mac) para buscar en los menús.
  4. Escribe Popup.
  5. Si es necesario, presiona la flecha hacia abajo hasta “Enfocar menú emergente” y, luego, presiona Intro.
    • Alternativa: Presiona Ctrl + Alt + e y, luego, p (Control + Comando + e y, luego, p en Mac) para ingresar al menú emergente.
  6. Presiona Tab para acceder a las opciones y acciones disponibles.
  7. Presiona Escape para descartar el menú emergente.

Sugerencia: Usa el modo de revisión o de navegación del lector de pantalla para leer la información que no se puede enfocar en el menú emergente.

Cómo agregar chips inteligentes de personas, archivos, fechas y eventos

Importante: Cuando mencionas a otro usuario en un chip inteligente, esa persona no obtiene acceso a tu documento automáticamente. Para otorgarle acceso, debes compartir el documento.

  1. Mueve el cursor al lugar donde quieras un chip inteligente.
  2. Escribe “@” para abrir una lista de sugerencias.
  3. Presiona la flecha hacia abajo para seleccionar una opción de la lista de sugerencias o comienza a escribir letras, números o símbolos que sean parte del chip deseado.
    • Sugerencias:
      • Para agregar un chip inteligente de persona, comienza a escribir el nombre o la dirección de correo electrónico de la persona que deseas, o bien escribe “@yo” para agregarte a ti mismo.
      • Para agregar un chip inteligente de archivo, ingresa el nombre del archivo o las palabras clave relacionadas.
  4. Presiona Intro para insertar el chip inteligente.

Cómo crear y editar chips de fechas

  1. Mueve el cursor al lugar donde quieras un chip inteligente.
  2. Para agregar un chip de fecha, escribe “@” seguido de lo siguiente:
    • Hoy
    • Mañana
    • Ayer
    • Una fecha específica, como ene o 1/1/2021
    • Una fecha relativa, como lunes, martes siguiente o miércoles pasado
  3. Para editar, ingresa a la ventana emergente.
  4. Presiona Tab para ir a los siguientes elementos:
    • Botón “Abrir selector de fecha”: Presiona Intro y, luego, las teclas de flecha para ajustar la fecha. Luego, presiona Intro.
    • Botón “Abrir menú de formato de fecha”: Presiona la flecha hacia abajo hasta llegar al formato deseado y, luego, Intro.
    • Presiona Escape cuando termines de editar.

Una vez que agregues un chip de fecha, aparecerá en el documento para todos los colaboradores en el idioma del usuario que agregue el chip. Los chips de fecha serán los mismos para los colaboradores de todas las zonas horarias.

Crea chips de eventos de calendario

Puedes agregar un chip inteligente a un evento de calendario para encontrar información sobre el evento y unirte a la videoconferencia desde un documento de Google.

  1. Mueve el cursor al lugar donde quieras un chip inteligente.
  2. Las opciones son las siguientes:
    • Escribe “@” y, luego, presiona la flecha hacia arriba para ir a la sección “Eventos de Calendario” y, luego, presiona la flecha hacia la derecha dos veces para ver una lista más larga de eventos.
    • Abre el menú Insertar y, luego, presiona Chips inteligentes.
      • Selecciona Evento de calendario.
  3. Presiona la flecha hacia abajo hasta el evento deseado y, luego, presiona Intro.

Sugerencia: Si el evento de calendario tiene una videoconferencia y comenzará pronto o ya comenzó, puedes unirte a la videoconferencia desde el documento de Google. Abre la ventana emergente del chip de evento de calendario, presiona Tab para llegar al botón “Unirse” y presiona Intro.

Cómo crear chips de archivo

  1. Mueve el cursor al lugar donde quieras un chip inteligente.
  2. Escribe “@” y parte del nombre del archivo.
  3. Presiona la flecha hacia abajo hasta el archivo deseado y, luego, presiona Intro.

Cómo usar componentes básicos y menús desplegables para organizar proyectos

En Documentos de Google, puedes agregar y personalizar chips de menú desplegable que muestren varias opciones. También puedes usar componentes básicos para insertar plantillas que te ayuden a hacer un seguimiento de proyectos, archivos y mucho más.

Cómo usar un menú desplegable

Cuando navegues por el contenido del documento por línea, en el menú desplegable solo se mostrará la opción seleccionada actualmente. Cuando navegues por palabra o carácter, el menú desplegable se presentará como un “chip de menú desplegable” seguido de la opción seleccionada actualmente. Para cambiar la selección actual, haz lo siguiente:

  1. Mueve el enfoque al “Chip de menú desplegable”.
  2. Selecciona el carácter que representa el chip de menú desplegable (es posible que escuches la opción actual).
  3. Presiona la flecha hacia abajo para enfocar la opción actual.
  4. Presiona la flecha hacia abajo para elegir una opción.
  5. Presiona Intro en la opción deseada.
    • También puedes presionar Escape para cancelar.
  6. Se cerrará el menú desplegable y se anunciará la nueva opción.

Cómo agregar o editar un menú desplegable

  1. Mueve el cursor al lugar donde quieres un menú desplegable.
  2. Las opciones son las siguientes:
    • Escribe "@menú desplegable" y presiona Intro.
    • Abre el menú Insertar y selecciona Menú desplegable.
  3. Selecciona una opción de menú desplegable.
    • Si seleccionas un nuevo menú desplegable, puedes cambiar el nombre de la plantilla del menú desplegable y editar los nombres de las opciones antes de guardar.
  4. Para realizar cambios en un menú desplegable creado anteriormente, usa el menú desplegable.
  5. Selecciona la última opción llamada Agregar/editar opciones.

Cómo agregar un componente básico

  1. Mueve el cursor al lugar donde quieres un componente básico.
  2. Abre el menú Insertar y selecciona Componentes básicos.
  3. Selecciona el componente básico que quieres usar.

Cómo insertar un bloque de código

  1. Mueve el cursor al lugar donde quieras incluir un bloque de código.
  2. Abre el menú Insertar y, luego, presiona Componentes básicos.
  3. Selecciona Bloque de código.
  4. Selecciona un lenguaje para el bloque de código.

Nota: Si habilitaste Markdown para Documentos de Google, también puedes ingresar un bloque de código. Para ello, escribe ``` y presiona Intro.

Cómo usar contenido de otros archivos

Se pueden agregar gráficos, tablas o diapositivas de otros archivos a un documento.

Agregar un gráfico

Usa el menú Insertar para usar una imagen o un dibujo de otra fuente en tu documento.

  1. Para usar un gráfico existente, en el menú “Insertar”, selecciona Gráfico y, luego, Desde Hojas de cálculo.
  2. Para crear una hoja con datos de muestra y un gráfico para esos datos, selecciona Barra, Columna, Línea o Circular.
  3. Edita los datos en la nueva hoja de cálculo para crear el nuevo gráfico.

Cómo agregar una tabla

  1. Para insertar una tabla de una hoja existente, selecciona las celdas y copia el contenido en el portapapeles.
  2. Pega el contenido en el portapapeles de tu documento.
    • Para insertar ese contenido en el documento, selecciona Pegar sin vincular.
    • Para actualizar la tabla cada vez que se actualice el contenido fuente, selecciona Vincular a hoja de cálculo.

Agregar una diapositiva

  1. Para usar una diapositiva de una presentación existente, selecciona una o más diapositivas y cópialas en el portapapeles.
  2. Pegado en el portapapeles de tu documento.
    • Para insertar esa versión de la diapositiva, haz clic en Pegar sin vincular.
    • Para permitir que el documento se actualice con el contenido de la diapositiva, haz clic en Vincular a presentación.

Cómo modificar el contenido agregado

Usa el menú contextual en el contenido insertado para modificar cómo este se presenta en tu documento. Por lo general, las opciones de presentación adicionales aparecen presionando Alt + Barra (Opción + Barra en Mac), escribiendo “Menú emergente” y seleccionando “Enfocar menú emergente” o presionando Ctrl + Alt + e y, luego, p en ChromeOS y Windows en inglés de EE.UU. o Comando + Opción + e y, luego, p en Mac.

Para actualizar el contenido vinculado, selecciona Objetos vinculados en el menú “Herramientas” para abrir la barra lateral que tiene un botón para actualizar todo el contenido vinculado, o bien presiona Intro en uno de los objetos vinculados que aparecen en la lista para enfocar ese objeto en tu documento.

Para abrir el contenido vinculado desde tu documento, selecciona el objeto vinculado y usa Ctrl + Alt + e y, luego, o (Comando + Opción + e y, luego, o en Mac) para enfocar la sección de opciones. Presiona Tab para ir al botón de menú “Opciones de diapositiva vinculada/tabla vinculada/gráfico vinculado”. Presiona la flecha hacia abajo para ir a “Abrir fuente” y abrir la fuente del contenido de la diapositiva, la tabla o el gráfico de tu documento. Si se realizan cambios en el contenido vinculado, deberás actualizar el contenido de tu documento cuando regreses.

Cómo usar encabezados, pies de página, números de página y notas al pie

Puedes usar notas al pie para agregar referencias a tu documento de Google. Puedes incluir encabezados y pies de página para agregar contenido a cada página del documento. También puedes agregar números de página en documentos que usen el formato con páginas.

Cómo agregar encabezados y pies de página

  1. Abre el menú Insertar.
  2. Presiona Encabezados y pies de página.
  3. Selecciona Encabezado o Pie de página.
  4. Ingresa o edita el texto del encabezado o pie de página.
  5. Para volver al contenido, presiona Escape.

Importante: Esta función no está disponible para los documentos sin páginas. Si tu documento ya incluye encabezados o pies de página, y lo cambias al formato sin páginas, ya no los verás. Para usar y ver los encabezados y pies de página, asegúrate de que el documento use el formato con páginas.

Es posible que esta alternativa para las acciones de encabezado o pie de página sea más rápida:

  1. Presiona Alt + barra (Opción + barra en Mac).
  2. Escribe “encabezado” o “pie de página”.
  3. Presiona la flecha hacia abajo para seleccionar una opción:
    • Insertar o mover al encabezado o pie de página.
    • Si se agregó, haz clic en Quitar encabezado o Quitar pie de página.
    • Insertar número de página en el encabezado o pie de página a partir de la primera página.
    • Insertar el número de página en el encabezado o pie de página a partir de la segunda página.

Cómo cambiar la vista o el diseño

Consideraciones sobre el formato sin páginas

Cuando el documento se vaya a imprimir, es útil usar el formato con páginas común. El formato sin páginas es útil cuando el contenido estará predominantemente en línea o cuando incluya tablas o imágenes anchas que no se imprimirán bien.

Algunas funciones están limitadas o no están disponibles en el formato sin páginas:

  • No hay columnas de página.
  • No hay números de página.
  • No hay encabezados ni pies de página.
  • No hay marcas de agua de página.
  • Menos opciones de índice.
  • Las notas al pie se agrupan al final del contenido.

Para cambiar el documento entre el formato sin páginas y con páginas, sigue estos pasos:

  1. Abre el menú Archivo.
  2. Selecciona Configuración de la página.
  3. Presiona Tab para ir a la pestaña “Páginas” o “Sin páginas”.
  4. Presiona la barra espaciadora.
  5. De manera opcional, presiona Tab y selecciona opciones específicas para tu selección.
  6. Presiona Tab hasta llegar al botón Aceptar.
  7. Presiona Intro para cambiar el documento.
    • También puedes presionar Escape para cancelar.

Los documentos sin páginas permiten simplificar un documento, ya que se oculta o contrae el contenido de los encabezados seleccionados:

  1. Mueve el enfoque al encabezado deseado.
  2. Presiona Mayúsculas + F10 para abrir el menú contextual.
  3. Selecciona Contraer encabezado.
    • O bien, Contraer todos los encabezados del mismo estilo.
      • Cuando un encabezado ya esté contraído, el menú contextual incluirá opciones para “Expandir encabezado” y “Expandir todos los encabezados del mismo estilo”.

Importante: El contenido de los encabezados contraídos también se ocultará de los resultados de la búsqueda.

Obtén más información sobre las opciones de presentación visual para Páginas o Sin páginas en Cómo cambiar la configuración de la página de un documento.

Cómo borrar un documento

Cómo colocar un archivo en la papelera

Para quitar un archivo, puedes colocarlo en la papelera. El archivo permanecerá allí hasta que vacíes la papelera.

Si eres el propietario del archivo, las otras personas podrán verlo hasta que lo borres de manera definitiva. Si no eres el propietario, los demás podrán ver el archivo aunque vacíes la papelera.

  1. Abre el menú Archivo.
  2. Selecciona Mover a la papelera.
  3. Presiona Tab y presiona Ir a la pantalla principal de Documentos.
    • O bien, cierra la pestaña del navegador.
  4. Presiona Escape para cancelar.

Nota: Se moverá el archivo a la sección de papelera de Drive. Obtén más información para encontrar y recuperar archivos de la ”Papelera”.

Si borras un documento, hoja de cálculo o presentación de uso compartido que es de tu propiedad, se borrará por completo de Drive para todos los colaboradores, y estos ya no tendrán acceso al documento. Antes de borrar un documento, tal vez quieras otorgarle la propiedad a alguien más para que otros usuarios sigan teniendo acceso.

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