讓 Gemini 版 Google 試算表成為您的得力助手

你可以使用 Google 試算表內建 Gemini 來：

  • 製作表格。
  • 建立公式。
  • 生成資料分析和洞察資訊。
  • 製作圖表和圖形。
  • 生成 Google 雲端硬碟檔案和 Gmail 電子郵件的內容摘要。
  • 執行以下動作：
    • 套用條件式格式設定。
    • 建立資料透視表。
    • 新增下拉式選單或核取方塊。
    • 排序、套用或清除篩選器。
    • 尋找與取代文字。
    • 設定數字格式。
    • 插入、刪除或凍結列和欄。
    • 填滿範圍。
    • 設定表格格式。
    • 解決最佳化工作。

功能適用情況：

  • 如要使用這項功能，必須訂閱符合資格的 Google Workspace 或 Google AI 方案。請參閱這篇文章，瞭解如何開始使用 Google Workspace with Gemini。
  • 如要使用這項功能，也可以參加 Google Workspace Experiments 早鳥測試者計畫。
  • 請參閱這篇文章，瞭解 Google Workspace with Gemini 支援的語言。

開始使用 Gemini 版 Google 試算表

重要事項：這項功能最適合搭配原生 Google 試算表檔案使用。如要使用 Gemini 功能處理 Excel 檔案 (.xlsx)，請依序選取「檔案」接下來「另存為 Google 試算表檔案」。

使用 Gemini 生成表格
  1. 使用電腦在 Google 試算表中開啟試算表。
  2. 按一下右上方的「問問 Gemini」圖示 。
  3. 在側邊面板中選取系統建議的提示詞，或自行輸入提示詞。選取系統建議的提示詞
    1. 從建議清單中選取提示詞。
      • 如要查看更多選項，請選取「更多建議」。
    2. 在底部的提示詞輸入框中，將範例文字更改成你要的提示詞。
    3. 按下 Enter 鍵。
    在 Gemini 中輸入提示詞
    1. 在底部的提示詞輸入框中輸入提示詞。
    2. 按下 Enter 鍵。
  4. 選用：
    • 如要撤銷動作，請按一下「復原」圖示 復原。
    • 如要移除記錄，請依序按一下「更多選項」圖示 更多 接下來 。
  5. 選用：你可以在單一提示詞中使用多個分頁標籤。如要讓 Gemini 以特定分頁標籤為主，請採取下列步驟：
    1. 在側邊面板中，查看提示詞輸入框中的下拉式選單。
    2. 在下拉式選單中，確認只選取要使用的分頁標籤。
      • 如要恢復使用所有來源，請按一下「重設為所有來源」圖示 。這項操作僅在取消選取來源後有效。
    3. 輸入提示詞。

提示：

  • 在試算表中插入生成的內容，就能避免遺失記錄。在以下情況中，你會失去對話記錄：
    • 重新載入瀏覽器。
    • 關閉試算表再重新開啟。
    • 電腦已離線。
  • 為了進行更全面的分析，如果 Google 試算表有多個表格，可以選擇讓 Gemini 著重分析特定表格。

探索 Google 試算表內建的 Gemini

動作

說明

問問 Gemini

開啟 Gemini。

更多選項 更多

清除近期的 Gemini 記錄並要求顯示更多建議。

展開

放大 Gemini。

收合

將 Gemini 恢復成原始大小。

關閉 關閉

關閉 Gemini。

清除記錄

移除已生成但你未插入文件中的所有文字和圖片。

更多建議

查看更多 Gemini 提供的建議。

更多圖片建議

查看更多 Gemini 提供的圖片建議。

插入

將生成的內容插入試算表。

插入圖片

將生成的圖片插入試算表。

複製

複製某項建議。

重試

要求 Gemini 生成不同的回覆。
使用 Google 搜尋重試 依據您的問題或要求在 Google 上搜尋其他資訊

顯示更多

顯示更多 Gemini 回覆內容。

顯示較少內容

只顯示最少的 Gemini 回覆內容。

這項建議很實用

給 Gemini 的回覆內容好評。

這項建議不實用

針對 Gemini 的回覆內容回報問題。
顯示程式碼 顯示用於生成內容的程式碼。
隱藏程式碼 隱藏用於生成內容的程式碼。
Gem 與 Gem 對話或自行建立 Gem，節省處理重複性工作的時間。
復原 復原 撤銷上一個 Gemini 動作。
匯出至 Google 文件 將 Gemini 回覆匯出至新的 Google 文件。

Google 試算表內建的 Gemini 可提供的協助

使用 Gemini 生成試算表內容摘要

開啟內含資料的試算表時，你會在側邊面板中看到該試算表的內容摘要。

你可以：

  • 按一下「查看更多」，顯示完整的摘要建議內容。
  • 按一下「這項建議很實用」圖示 或「這項建議不實用」圖示 ，針對建議的內容提供意見。

你也可以請 Gemini 提供以下協助：

  • 幫你進一步瞭解試算表內容。提示詞範例：
    • 「生成這份試算表的內容摘要。」
    • 「把我當成 5 歲小孩來解釋這份試算表的內容。」

如要生成試算表內容摘要，你可以使用下列快速鍵：

  • Mac：按 ⌘ + Ctrl + N 鍵
  • Windows：按 Ctrl + Alt + N 鍵
使用 Gemini 製作表格

您可以在 Google 試算表中使用 Gemini 製作表格。

  1. 使用電腦在 Google 試算表中開啟試算表。
  2. 按一下右上方的「問問 Gemini」圖示 。
  3. 在側邊面板中選取提示詞或自行輸入提示詞。提示詞範例：
    • 「製作團隊全天活動表。」
    • 「規劃國家公園度假行程。」
    • 「製作行銷用途的社群媒體追蹤表。」
  4. 按下 Enter 鍵。
  5. (選用)：
    • 如要在試算表中插入表格，請按一下「插入」圖示 。
    • 如要查看不同的回覆版本，請按一下「重試」圖示 。
    • 如要在插入表格前修正內容，可以新增後續提示詞。提示詞範例：
      • 「新增 5 列其他活動。」
      • 「新增費用詳細資料。」
    • 如要針對建議的表格提供意見，請按一下「這項建議很實用」圖示 或「這項建議不實用」圖示 。
使用 Gemini 建立公式

您可以在 Google 試算表中使用 Gemini 生成公式。

  1. 使用電腦在 Google 試算表中開啟試算表。
  2. 按一下右上方的「問問 Gemini」圖示 。
    1. 您也可以在任何儲存格中輸入 = 開始建立公式。
    2. 然後使用以下快速鍵：
      • Windows 和 ChromeOS：Ctrl + Alt + G 鍵
      • Mac OS：⌘ + Ctrl + G 鍵
  3. 使用工作表的資料參照或一般儲存格名稱，在側邊面板中自行輸入提示詞。提示詞範例：
    • 「建立公式，用來將進球數除以比賽場次。」
    • 「建立公式，用來在範圍 D:G 中查找儲存格 C1 的值，然後將輸出值填入 G 欄。」
  4. (選用)：
    • 如要在試算表中插入公式，請點選要插入公式的儲存格，接著點選「插入」圖示 。
    • 如要查看不同的回覆版本，請按一下「重試」圖示 。
    • 如要針對建議的表格提供意見，請按一下「這項建議很實用」圖示 或「這項建議不實用」圖示 。

使用 Gemini 修正公式錯誤

建立公式後，如果儲存格顯示錯誤訊息，請按照下列步驟操作：

  1. 將游標懸停在儲存格上。
  2. 按一下「修正」。
  3. Gemini 會檢查公式並分析問題。
    • 如要取消作業，請按一下側邊面板中的「停止」圖示 。
使用 Gemini 製作圖片

您可以在 Google 試算表中要求 Gemini 生成圖片。

  1. 使用電腦在 Google 試算表中開啟試算表。
  2. 按一下右上方的「問問 Gemini」圖示 。
  3. 在側邊面板中自行輸入提示詞。
    • 範例：「製作戴眼鏡的小狗圖片」。
  4. 只需將滑鼠游標懸停在喜歡的圖片上，即可執行下列操作：
    • 插入圖片：按一下「插入」圖示 。
    • 查看類似圖片：按一下「生成更多」圖示 。
  5. 此外，您也可以：
    • 查看更多圖片：按一下底部的「生成更多」圖示 。
    • 變更提示詞：按一下「編輯提示詞」圖示 edit。
    • 針對生成的圖片提供意見：按一下底部的「這項建議很實用」圖示 或「這項建議不實用」圖示 。
使用 Gemini 生成資料分析和洞察資訊

您可以針對工作表中的資料提出問題請 Gemini 回答。

  1. 使用電腦在 Google 試算表中開啟試算表。
  2. 按一下右上方的「問問 Gemini」圖示 。
  3. 使用工作表的資料參照或一般儲存格名稱，在側邊面板中自行輸入提示詞。提示詞範例：
    • 「找出這個表格的資料趨勢。」
    • 「如何顯示這項資料的迴歸和預測分析？」
    • 「你可以協助我對這份工作表進行哪些分析？」
    • 「請幫我瞭解每月食品價格。」
  4. 選用：
    • 如要查看分析步驟：按一下「分析步驟」圖示 向下箭頭。
    • 如要匯出至新的 Google 文件：按一下「匯出至 Google 文件」圖示 。
使用 Gemini 生成圖表和圖形

你可以使用 Gemini 生成圖表和圖形。

  1. 使用電腦在 Google 試算表中開啟試算表。
  2. 按一下右上方的「問問 Gemini」圖示 。
  3. 使用工作表的資料參照或一般儲存格名稱，在側邊面板中自行輸入提示詞。提示詞範例：
    • 「製作一個日期在 X 軸、總計在 Y 軸的圖表。」
    • 「製作折線圖。」
    • 「製作圖表，顯示開銷在稅後總薪俸中所占的百分比。」
    • 「製作圖表，分析我這個月的支出。」
  4. 選用：
    • 如要預覽圖表：按一下「預覽」圖示 。
    • 如要複製圖表：依序按一下「更多選項」圖示 更多 接下來「複製圖表」圖示 。
    • 如要查看分析步驟：按一下「分析步驟」圖示 向下箭頭。
    • 如要匯出至新的 Google 文件：按一下「匯出至 Google 文件」圖示 。
  5. 按一下「插入」圖示 ，即可在工作表中插入圖表。
    • 插入圖表時，系統會將圖表和原始資料插入新分頁中。
    • 畫面左下方會顯示確認訊息，表示已插入新分頁。此外，還會提供刪除選項，讓你刪除新插入的分頁。
    • 圖表會連結至新分頁的資料，並可自由編輯。

提示：生成的圖表不會連結或回應用於生成圖表的原始資料集變更。

在 Google 試算表中使用 Gemini 執行各項動作
  1. 使用電腦在 Google 試算表中開啟試算表。
  2. 按一下右上方的「問問 Gemini」圖示 。
  3. 在側邊面板中輸入提示詞，說明要執行的動作，即可透過提示詞編輯試算表。提示詞範例：
    • 「醒目顯示小於 100 的值」
  4. Gemini 會生成「動作預覽資訊卡」，顯示建議動作的詳細資料。按一下「動作預覽資訊卡」中的「套用」。
    • 預覽資訊卡會變成「處理中…」對話方塊。
  5. 動作完成後，系統會顯示「設定」按鈕 設定 和「復原」按鈕 復原。
    • 設定：如果可用，你可以按一下「設定」按鈕 設定 來設定動作，例如調整資料透視表參數或條件式格式設定規則。
      • 這個按鈕僅適用於可調整設定的動作。
    • 復原：如果執行的動作未帶來預期結果，請按一下「復原」按鈕 復原。
      • 直到再次進行變更，系統才會顯示這個按鈕供你使用。

Gemini 可執行下列動作：

套用條件式格式設定

你可以依特定條件 (例如小於特定數字的值或重複項目)，來醒目顯示儲存格。

在側邊面板中輸入提示詞。提示詞範例：

  • 「醒目顯示銷售額大於 500 的資料列」
  • 「加上條件式格式設定，醒目顯示過去的日期」

新建下拉式選單

你可以在指定範圍中建立下拉式選單，或將現有資料轉換成下拉式選單。

在側邊面板中輸入提示詞。提示詞範例：

  • 「在 A 欄中建立下拉式選單，並提供『高』、『中』、『低』三個選項」
  • 「使用 C 欄的值將 B 欄轉換成下拉式選單」

提示：如果未指定新下拉式選單的位置，系統會將新生成的下拉式選單插入最右邊的空白欄。

新建資料透視表

你可以建立資料透視表，來匯總新工作表或指定範圍中的資料。

在側邊面板中輸入提示詞。提示詞範例：

  • 「建立資料透視表，顯示各區域的銷售總額」
  • 「建立資料透視表，其中 A 欄是『狀態』欄，值為工作數量，並包含『優先順序』欄」

套用篩選器

您可以在目前的資料表內容中套用篩選器。
在側邊面板中輸入提示詞。提示詞範例：

  • 「篩選出銷售額大於 $1,000 的項目」

將試算表內容排序

你可以將目前的資料表內容排序。

在側邊面板中輸入提示詞。提示詞範例：

  • 「依日期遞減排序」

新增核取方塊

你可以在特定儲存格或儲存格範圍中插入核取方塊，追蹤「是/否」等雙選項狀態的工作。

在側邊面板中輸入提示詞。提示詞範例：

  • 「在表格開頭新增核取方塊，並命名為『已觀看』」。
  • 「在 B5 儲存格中插入核取方塊，並設定預設為未勾選。」

尋找與取代

你可以自動搜尋資料集中的特定文字或值，並以新文字或值取代。

在側邊面板中輸入提示詞。提示詞範例：

  • 「在『轉換成工作表格式的資料』工作表中找出所有的『草』，並替換為『草地球場』。」
  • 「在 I 欄中找出所有『紅土』一詞，並替換成『紅土球場』。」

刪除維度

你可以從資料集中移除欄或列。

在側邊面板中輸入提示詞。提示詞範例：

  • 「從『轉換成工作表格式的資料』工作表中，刪除『球場表面』欄。」
  • 「移除年份為『2021』的列。」

填滿範圍

你可以為指定範圍的儲存格填入單一值或重複模式。

在側邊面板中輸入提示詞。提示詞範例：

  • 「將 A2 到 A22 儲存格的『年』欄位填入值『1』。」
  • 「複製 H17 儲存格的值，並套用至範圍 H18 至 H22。」

插入維度

你可以在指定位置建立新的空白欄或列。

在側邊面板中輸入提示詞。提示詞範例：

  • 「在『RUNNER-UP_ATP_RANKING』和『WINNER_LEFT_OR_RIGHT_HANDED』欄之間，插入名為『ATP_RANKING_DIFF』的新資料欄。」
  • 「在表格底部新增一列。」

清除篩選器

你可以移除目前套用至資料集的篩選器，以查看所有資料項目。

在側邊面板中輸入提示詞。提示詞範例：

  • 「從『TOURNAMENT_SURFACE』移除所有篩選器，查看完整資料集。」
  • 「清除目前套用至『NATIONALITY』欄的篩選器。」

設為表格格式

你可以對所選資料範圍套用表格樣式。

在側邊面板中輸入提示詞。提示詞範例：

  • 「將 J2 至 J22 的資料範圍填上逗號和金錢符號。」
  • 「對所選資料套用表格樣式，方便閱讀。」

設定數字格式

你可以在儲存格或儲存格範圍中顯示數值。

在側邊面板中輸入提示詞。提示詞範例：

  • 「將『WINNER_PRIZE』欄的數字格式變更為貨幣，並顯示到小數點後第二位。」

凍結維度

你可以鎖定特定資料列或欄，即使捲動試算表其餘部分，畫面仍會顯示該資料列或欄。

在側邊面板中輸入提示詞。提示詞範例：

  • 「凍結『轉換為工作表格式的資料』工作表的首列，以便固定顯示標題。」
  • 「鎖定『轉換為工作表格式的資料』的前兩欄，確保向右捲動時，仍可看到『年份』、『賽事』和『贏家』。」

執行多步驟工作

如要處理複雜需求並同時完成多項工作，可將多個動作整合於單一提示詞中。

在側邊面板中輸入提示詞。提示詞範例：

  • 「整理這個追蹤表：將『狀態』和『優先順序』欄設為下拉式選單。在表格結尾新增資料欄：『距離到期日天數』公式欄 (數字格式)，以及『已完成』核取方塊欄。最後，請醒目標註未來兩週內的到期日！」
  • 「刪除附註顯示『銷售員已調往新團隊』的資料列，以淺綠色標示達成率超過 120% 的銷售員，並新增『附註』欄。」
  • 「刪除狀態為已封存的資料列。在『工作名稱』和『指派對象』之間新增『團隊』欄，並設為下拉式選單，選項為以動物命名的團隊名稱。」
使用 Gemini 生成 Google 雲端硬碟檔案的內容摘要

您可以在 Google 試算表中使用 Gemini 參照雲端硬碟中的檔案來生成回覆內容。

  1. 使用電腦在 Google 試算表中開啟試算表。
  2. 按一下右上方的「問問 Gemini」圖示 。
  3. 在側邊面板中，要求 Gemini 使用你的雲端硬碟檔案來生成內容。
    • 範例：「『會議記錄：核心團隊同步內容』的重點為何？」
  4. 依序按一下回覆內容下方的「展開」圖示 接下來 ，即可查看系統參照了哪些檔案。
  5. (選用)：
    • 如要在試算表中插入生成的內容，請按一下「插入」圖示 。
    • 如要查看其他回覆版本，請按一下「重試」圖示 。
    • 按一下「這項建議很實用」圖示 或「這項建議不實用」圖示 ，針對建議的內容提供意見。
使用 Gemini 生成 Gmail 電子郵件內容摘要

您可以使用 Gemini 參照已傳送的電子郵件來生成回覆內容。

  1. 使用電腦在 Google 試算表中開啟試算表。
  2. 在右上方，按一下 Google 試算表內建的 Gemini 側邊面板圖示 。
  3. 在側邊面板中輸入提示詞，要求 Gemini 參照 Gmail 電子郵件。
    • 範例：「幫我瞭解最新月度檢討的相關電子郵件內容。」
  4. 依序按一下回覆內容下方的「展開」圖示 接下來 ，即可查看系統參照了哪些檔案。
  5. (選用)：
    • 如要在試算表中插入生成的內容，請按一下「插入」圖示 。
    • 如要生成新的建議內容，請按一下「重試」圖示 。
    • 按一下「這項建議很實用」圖示 或「這項建議不實用」圖示 ，針對建議的內容提供意見。
取得 Google 試算表使用說明
  • 「教我如何使用條件式格式設定調整色階。」
  • 「如何移除重複項目？」
取得網路上的解答
重要事項：如要取得網路上的解答，請務必在提示詞中加入「使用 Google 搜尋」或「使用網頁搜尋」這類字詞。
  • 「使用網頁搜尋，撰寫一段文字描述加州山景城今天的天氣。」
  • 「只使用網路上的資訊幫我寫一段文字，解說閃電是否能擊中同一個地點兩次。」
使用 Gem

重要事項：Gem 不支援部分語言。請參閱這篇文章，瞭解 Google Workspace with Gemini 支援的語言。

  1. 在電腦上，按一下右上方的「問問 Gemini」圖示 。
  2. 按一下右側面板中的「Gem」。
  3. 按一下你要使用的 Gem。
  4. 選取自訂或預先建立的 Gem。
    • 在底部輸入問題或提示詞，即可開始與 Gem 對話。
提示：你可以前往 gemini.google.com 建立 Gem。之後，就可以在 Gemini 應用程式和 Gemini 側邊面板中使用你建立的 Gem。請參閱這篇文章，瞭解如何在 Gemini 系列應用程式中使用 Gem。
使用最佳化問題解決工具

你可以運用最佳化問題解決工具，解決營運和物流工作，例如分配預算、安排員工班表或將供應鏈最佳化。

  1. 使用電腦在 Google 試算表中開啟試算表。
  2. 按一下右上方的「問問 Gemini」圖示 。
  3. 在側邊面板中說明要最佳化的問題。範例提示詞包括：
    • 「我想請你解決一個資本預算問題。主要目標是選擇最佳專案組合，盡可能提高總淨現值。」
    • 「我需要盡量減少供應商總支出。請調整各供應商的訂單數量，以滿足 1,000 個單位的總需求。請確保單一供應商提供的總量不超過總量的 40%。」
    • 「幫我解決人員調度問題。請判斷 7 種輪班模式分別需要僱用的最低員工人數，盡量減少每週的總薪資支出。前提是必須滿足每日的人力需求，且每位員工週薪為 $1,200 美元。」
  4. 按下 Enter 鍵。

針對生成的內容提供意見

Google Workspace with Gemini 仍在持續學習中，有時可能無法滿足要求。

如果覺得生成的建議內容不正確或不適當，您可以提交意見回饋給我們。

  • 如要對這項功能生成的內容提供意見，請點按 ，然後按照提示操作。
  • 如要對這項功能提供一般性意見，請依序前往畫面頂端的「說明」接下來「協助改善 Google 試算表」。
  • 如要回報法律問題，請參閱這篇文章，瞭解如何依法檢舉內容。

在共用或外部試算表中與 Gemini 協作

側邊面板可能會顯示以下訊息：「警告：網域外的使用者可能會看到 Gemini 新增的內容。請謹慎使用提示詞，並在啟用搜尋設定前三思。」這代表以下其中一種情況：

  • 該檔案已開放網域外使用者檢視或編輯。
  • 該檔案是由網域外使用者建立。即使原作者已從存取清單中移除自己，檔案仍會歸類為「可從外部存取」。

瞭解 Gemini 功能提供的建議

  • Gemini 功能提供的建議不代表 Google 的觀點，Google 對此概不負責。
  • 請勿將 Gemini 功能提供的資訊，視為醫療、法律、財務或其他領域的專業建議。
  • Gemini 功能提供的資訊可能不正確或不適當，您的意見回饋可以讓 Gemini 變得更實用、安全。
  • 企業使用者可以針對這項功能的使用體驗提供意見。使用者在提交意見回饋前，系統會提醒提交的資料不應包含個人、私密或機密資訊。
  • 您在 Gemini 版 Google 試算表中的對話不會儲存至 Gemini 活動記錄。刪除 Gemini 版 Google 試算表中的對話記錄，並不會刪除 Gemini 活動記錄中儲存的任何資訊。請參閱這篇文章，瞭解如何刪除 Gemini 活動記錄。

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