Usa notificaciones condicionales

Puedes crear reglas para enviar notificaciones por correo electrónico cuando una celda cambie en Hojas de cálculo de Google.

• Puedes seleccionar qué cambios en el valor de la celda activan estas notificaciones.
• Puedes seleccionar qué direcciones de correo electrónico recibirán una notificación.
• La notificación se enviará en nombre del usuario que configuró o editó la regla por última vez.

Cómo configurar notificaciones condicionales

Puedes configurar reglas en Hojas de cálculo de Google para enviar notificaciones por correo electrónico cuando cambien los valores de las celdas en un rango o una columna personalizados.

1. En tu computadora, abre un archivo en Hojas de cálculo de Google.
2. En la parte superior, haz clic en Herramientas Notificaciones condicionales.
   • Sugerencia: Haz clic con el botón derecho en cualquier celda para acceder directamente a las notificaciones condicionales.
3. Haz clic en Agregar regla.
4. Opcionalmente, si quieres asignarle un nombre a la regla, escríbelo en el editor de texto.
5. En “En esta columna”, selecciona una columna o un rango personalizado.
6. Opcionalmente, si quieres establecer criterios adicionales en la regla, haz clic en Agregar condición.
   • Por ejemplo, para crear una regla que envíe una notificación cuando el valor de una celda cambie a “Completado”, selecciona El texto es exactamente y, luego, ingresa “Completado” en el cuadro de texto.

     Sugerencia: También puedes seleccionar una columna o un rango diferente para la condición. La notificación se envía solo cuando se cumplen el activador y la condición de la regla.

7. Para agregar las direcciones de correo electrónico a las que se enviarán las notificaciones, en “Luego, haz lo siguiente”, selecciona alguna de las siguientes opciones:
   • Escribir manualmente cada correo electrónico y, luego, en el siguiente cuadro de texto, ingresa nombres o direcciones de correo electrónico.
   • Elegir una columna con correos electrónicos y, luego, selecciona la columna que contiene direcciones de correo electrónico o personas.

     Sugerencia: Si seleccionas un rango personalizado para la regla, el tamaño del rango de correos electrónicos debe ser el mismo que el del rango personalizado con cambios en el valor de las celdas. Por ejemplo, si seleccionas una sola celda para los cambios en el valor de las celdas, deberás seleccionar una única celda para el rango de correos electrónicos.

Ejemplo de configuración de reglas y notificaciones:

1. Tienes un sistema de seguimiento para “Planificación de eventos” y configuraste una notificación condicional para notificar a los “destinatarios” en la columna C cuando cambie el “estado” en la columna B. Selecciona lo siguiente en Agregar regla:
   1. Si cambia el valor de la celda (en la columna B, en este ejemplo)
   2. Elige una columna con correos electrónicos para los destinatarios de correo electrónico
   3. Columna C para enviar una notificación por correo electrónico

      

2. Los destinatarios (en la columna C, en este ejemplo) reciben una notificación. Según el nivel de acceso del destinatario a la hoja de cálculo, la notificación por correo electrónico puede incluir lo siguiente:
   1. El valor de la primera fila de la columna del activador más las celdas adyacentes
   2. El valor de celda que cambió más las celdas adyacentes
   3. Nombre del usuario que realizó el cambio
   4. El valor anterior y el valor nuevo
   5. El rango que activó las notificaciones y las columnas adyacentes

Nota: Es posible que las notificaciones por correo electrónico no sean inmediatas y que varios cambios se consoliden en un solo correo electrónico.

Encuentra el historial de activadores

Después de que se cumplan las condiciones de activación, el historial de activadores registrará su estado. El historial de activadores estará disponible durante 30 días.

• Ejecuciones correctas: La regla se activó, pero es posible que la notificación no se envíe de inmediato o que no se envíe en absoluto si se deshicieron los cambios
• Ejecuciones fallidas y parciales: Indican problemas con el proceso de notificación

Para buscar los últimos 30 días del historial de notificaciones condicionales de tu hoja de cálculo, sigue estos pasos:

1. En la hoja de cálculo, haz clic en Herramientas Notificaciones condicionales.
2. Haz clic en Ver historial de activadores.

Para solucionar problemas, puedes filtrar por nombre o estado de la regla.

Es posible que las notificaciones no se activen según lo esperado en los siguientes casos:

• Cambios en el formato de los valores: Esto incluye cambios en los puntos decimales (p. ej., de 2.5 a 3).
• Cambios en los datos externos: Si tus datos provienen de fuentes externas, como Hojas conectadas o cualquier otro documento, los cambios no activarán notificaciones. Por ejemplo, si tienes una columna que vincula a una columna de otro archivo (con la fórmula IMPORTRANGE).
• Se usan funciones volátiles: Estas funciones se vuelven a calcular con cualquier cambio en la hoja de cálculo, lo que puede hacer que las notificaciones no detecten las actualizaciones que ocurren mientras el documento está cerrado. Por ejemplo, si tienes una celda con la fórmula HOY() (p. ej., =HOY()+1)), y el valor cambia mientras el documento está cerrado, no se activará la notificación.

Cómo anular la suscripción a notificaciones condicionales

Sigue estos pasos si quieres anular la suscripción a notificaciones condicionales de una hoja de cálculo específica.

1. En el pie de página de la notificación por correo electrónico, haz clic en Cambia el contenido que recibes de Google.
2. En la hoja de cálculo, haz clic en Herramientas Configuración de notificaciones Notificaciones condicionales.
3. En “Notificaciones condicionales”, selecciona Ninguna.

Recursos relacionados

• Cómo administrar las notificaciones