使用條件式通知

你可以建立規則，讓系統在 Google 試算表的儲存格有異動時發送電子郵件通知。

• 可選擇在哪些儲存格值變動時觸發此類通知。
• 可選擇接收通知的電子郵件地址。
• 系統會以設定或上次編輯規則的使用者名義發送通知。

設定條件式通知

你可以在 Google 試算表中設定規則，在自訂範圍或資料欄的儲存格值有所異動時，讓系統發送電子郵件通知。

1. 使用電腦在 Google 試算表中開啟試算表。
2. 依序按一下頂端的「工具」「條件式通知」。
   • 提示：在任意儲存格上按一下滑鼠右鍵，即可直接為該儲存格設定條件式通知。
3. 按一下「新增規則」。
4. [選用] 如要命名規則，請在文字編輯器中輸入名稱。
5. 在「在這一欄中」下方，選取資料欄或自訂範圍。
6. [選用] 如要設定其他規則條件，請按一下「新增條件」。
   • 舉例來說，如要建立規則，在儲存格值變更為「已完成」時發送通知，請選取「文字完全符合」，然後在文字方塊輸入「已完成」。

     提示：你也可以在設定條件時選取其他資料欄或範圍。只有在同時符合規則觸發條件和其他條件時，系統才會發送通知。

7. 如要新增接收通知的電子郵件地址，請在「接著採取以下動作」下方，選取下列任一選項：
   • 「手動輸入所有電子郵件地址」，然後在下方文字方塊中輸入名稱或電子郵件地址。
   • 「選擇電子郵件收件者資料欄」，然後選取內含電子郵件地址或使用者資訊的資料欄。

     提示：如果在設定規則時選擇自訂範圍，則電子郵件地址範圍必須與儲存格值異動的自訂範圍大小相同。舉例來說，如果要偵測儲存格值異動的自訂範圍是單一儲存格，則電子郵件地址範圍也必須是單一儲存格。

規則設定和通知範例：

1. 假設你在「活動規劃」追蹤表中設定條件式通知，規定在 B 欄的「狀態」有異動時通知 C 欄的「指派對象」。在「新增規則下方完成如下設定：
   1. 選擇偵測 B 欄的儲存格值異動
   2. 選擇內含收件者電子郵件地址的資料欄
   3. 選擇向 C 欄中的使用者發送電子郵件通知

      

2. 收件者 (本例中為 C 欄中的使用者) 會收到通知。依據收件者的試算表存取層級而定，通知電子郵件可能包含以下資訊：
   1. 觸發條件欄第一列的值和相鄰儲存格
   2. 發生變更的儲存格值和相鄰儲存格
   3. 做出變更的使用者名稱
   4. 變更前和變更後的值
   5. 觸發通知的範圍和相鄰資料欄

提示：系統可能不會立即發送電子郵件通知，且可能將多項異動整理在一封電子郵件中寄出。

查看觸發記錄

滿足觸發條件時，系統會在觸發記錄中記下通知處理狀態。這些記錄會保留 30 天。

• 成功執行：已觸發規則，但通知可能不會立即發送，如果變更在此之前遭到復原，系統便不會發送通知
• 失敗和部分執行：代表處理通知時發生問題

如要查看試算表過去 30 天的條件式通知記錄：

1. 在試算表中，依序點選「工具」「條件式通知」。
2. 按一下「查看觸發記錄」。

如要排解問題，你可以依規則名稱或狀態設定篩選。

發生下列情況時，系統可能無法觸發通知：

• 值的格式變更：這包括小數點的變更 (例如：2.5 變為 3)。
• 外部資料變更：如果資料來自連結試算表或其他文件等外部來源，相關異動將不會觸發通知。例如：指定的資料欄會連結到另一個檔案的資料欄 (透過 IMPORTRANGE 公式)。
• 使用易變函式：此類函式會在每次工作表有異動時重新計算，通知功能可能會偵測不到文件關閉時更新的內容。舉例來說，如果儲存格內含 TODAY() 公式 (例如 =TODAY()+1))，當文件關閉時這個值會發生變更，但系統不會觸發通知。

取消訂閱條件式通知

如要取消訂閱特定試算表的條件式通知：

1. 在電子郵件通知的頁尾按一下「變更 Google 的通知設定」。
2. 在試算表中，依序點選「工具」「通知設定」「條件式通知」。
3. 在「條件式通知」下方，選取「無」。

相關資源

• 管理通知