如果你是以符合資格的公司或學校帳戶使用 Google 文件,可以將工作指派給你自己或所在網域中的其他使用者。指派給使用者的工作會顯示在對方的 Tasks 個人工作清單中。進一步瞭解如何處理共用工作。
在 Google 文件中指派工作
- 在 Google 文件應用程式中開啟文件。
- 輕觸「編輯」圖示 。
- 輕觸要新增清單的畫面位置。
- 輕觸畫面右下方的「清單」圖示 。
- 輕觸「檢查清單」圖示 。
- 在檢查清單中輸入工作資訊。
- 按一下檢查清單項目左側的「新增至 Tasks」圖示 。
- 在「指派對象」欄位中,輸入獲派工作的使用者名稱。
- 你可以將工作指派給自己或所在網域中的其他使用者。
- 選用步驟:如要設定工作日期,請輕觸「新增日期」,並從日曆中選取所需日期。
- 輕觸畫面右上方的「新增」圖示 。
重要注意事項:
- 指派工作給他人時,對方會收到電子郵件通知,內含你的電子郵件地址。指派對象可以在 Google Tasks 的個人工作清單和 Google 日曆中查看工作 (如果工作設有日期)。請參閱這篇文章,進一步瞭解共用工作。
- 匿名使用者無法在 Google 文件中指派或編輯 Tasks 工作。
在 Google 文件中查看或編輯工作
- 在 Google 文件應用程式中開啟含有獲派工作的文件。
- 輕觸「編輯」圖示 。
- 在獲派檢查清單項目的左側,輕觸指派對象的顯示圖片。
- 提示:工作完成之後,其標題就會顯示刪除線。
- 輕觸畫面底部的「編輯」圖示 。
- 如果編輯工作的指派對象,原指派對象和新指派對象都會收到電子郵件通知。
- 選用步驟:你也可以輕觸「在 Tasks 中開啟」圖示 ,在 Tasks 應用程式中編輯工作。
在 Google 文件中將工作標示為完成
- 在 Google 文件應用程式中開啟含有獲派工作的文件。
- 輕觸「編輯」圖示 。
- 找到獲派檢查清單項目。
- 輕觸文件中的核取方塊。
- 如果工作已在文件中標示為完成,指派對象的 Tasks 個人工作清單中就會顯示為已完成,指派對象也會收到電子郵件通知。
在 Google 文件中刪除工作
- 在 Google 文件應用程式中開啟含有獲派工作的文件。
- 輕觸「編輯」圖示 。
- 在獲派檢查清單項目的左側,輕觸指派對象的顯示圖片。
- 依序輕觸畫面底部的「刪除」圖示 「確認」。
提示:
- 如果在文件中刪除某項工作,該項工作就不會顯示在指派對象的 Tasks 個人工作清單中。如果工作尚未完成,指派對象會收到電子郵件通知。
- 如果在文件中刪除某個檢查清單項目,卻未先刪除相應的工作,該項工作仍會顯示在指派對象的 Tasks 個人工作清單中。
在 Google 文件中管理工作更新
檢查清單項目左側的圖示可能會顯示一個藍點,造成這種情況的可能原因如下:
- 有人更新了文件中的檢查清單項目,但卻沒有更新對應的工作。
- 工作指派對象更新了 Tasks 中的工作標題,但卻沒有更新文件中對應的檢查清單文字。
- 有人將文件還原成先前的版本。
如要解決這個問題並移除藍點,請按照下列步驟操作:
- 輕觸標有藍點的工作。
- 按一下彈出式視窗右下方的「更新」。
提示:如果指派對象沒有文件的編輯權限,卻在 Tasks 個人工作清單中更新或刪除了工作,「工作」圖示也有可能顯示藍點。
- 依序輕觸藍點和「是」即可解決這個問題。
- 請確認指派對象具備文件編輯權限,以免發生這種情況。