תחילת העבודה עם קבצים מוצפנים ב-Drive,‏ Docs,‏ Sheets ו-Slides

כל הקבצים שמועלים ל-Drive ושנוצרים ב-Docs מוצפנים בזמן ההעברה וגם כשהם מאוחסנים, באמצעותהצפנת של AES256-bit. להוספת שכבה של סודיות, הארגון שלך יכול לאפשר הצפנה של קובצי Drive‏, Docs‏, Sheets ו-Slides, באמצעות ההצפנה מצד הלקוח של Google Workspace. לקבצים מוצפנים יש מגבלות מסוימות שאין לקבצים רגילים. אפשר גם להעלות כל סוג קובץ מה-Drive, כמו קובצי PDF ו-.docx, כקובץ Drive מוצפן וליצור קובצי Docs‏, Sheets‏ ו-Slides מוצפנים.

מידע על הצפנה

הצפנה היא תהליך של קידוד מידע כדי להגן על הנתונים. רק משתמשים שהאדמין שלהם הפעיל עבורם הצפנה מצד הלקוח של Google Workspace ואישר את הזהות שלהם יכולים ליצור קבצים. כל משתמש שקובץ מוצפן שותף איתו יכול לגשת אל הקובץ באמצעות מפתח הצפנה ייחודי לקובץ הזה. בדרך כלל Google מצפינה את התוכן בזמן העברה ובזמן מנוחה, אבל בדומיין שלכם בחרו להוסיף שכבת הגנה נוספת באמצעות הצפנה מצד הלקוח.

מה שונה בקבצים מוצפנים

  • את הקבצים המוצפנים ב-Drive אפשר לזהות באמצעות סמל המנעול .
  • רק אדם אחד יכול לערוך קובץ מוצפן בכל פעם. כאן אפשר לקרוא מידע נוסף על שיתוף פעולה בקבצים מוצפנים.
  • השמירה האוטומטית פועלת בצורה שונה בקבצים מוצפנים. השמירה האוטומטית מופעלת כל 5 דקות, אלא אם המכשיר במצב ללא פעילות או אם אתם מבצעים פעולה אחרת כמו שיתוף קובץ או ניסיון לצאת מהקובץ. 
    • אם תנסו לצאת מקובץ שלא נשמר, תוצג לכם אזהרה. כדי לא לאבד את השינויים שלא נשמרו, לוחצים על ביטול. אמורה להתבצע שמירה של הקובץ עד שתנסו לצאת שוב. 
  • לשמירה האוטומטית יש 3 סטטוסים:
    • בהמתנה לשמירה: השמירה האוטומטית בהמתנה לטריגר או לטיימר של 5 דקות.
    • מתבצעת שמירה: מתבצע תהליך שמירה. אפשר להמשיך לערוך את הקובץ.
    • נשמרו ב-Drive: לא ביצעתם שינויים. הגרסה שלכם מעודכנת.
  • יש כמה שלבים ליצירת קבצים מוצפנים. בהמשך מוסבר איך ליצור קבצים מוצפנים או להעתיק אותם.
  • האדמין עשוי לדרוש מכם להיכנס לשירות כניסה יחידה (SSO) נוסף כדי לגשת לקבצים מוצפנים. בעקבות זאת ייתכן שתצטרכו להיכנס פעמיים: פעם אחת ל-IdP של הארגון ופעם אחת ל-Google Drive‏, ל-Docs‏, ל-Sheets ול-Slides.
  • אפשר לשלוח להדפסה מ-Docs אבל לא מ-Sheets ומ-Slides.
  • (בטא) אתם יכולים לייצא קובץ Sheets לקובץ Excel, בתפריט 'קובץ' ואז הורדה.
  • היסטוריית הגרסאות בקבצים מוצפנים שומרת עד 100 גרסאות. אחרי שנשמרו יותר מ-100 גרסאות, גרסאות פחות חשובות מוסרות באופן אוטומטי. גרסאות בעלות שם עדיין לא זמינות.  
  • הגודל המרבי של קובצי Docs‏, Sheets ו-Slides מוצפנים הוא 100MB. אין הגבלת גודל בקובצי Drive מוצפנים.
  • מסמך יכול לכלול עד 3,000 תמונות.
  • הגודל המקסימלי של כל תמונה הוא ‎1MB.

מה לא זמין בקבצים מוצפנים?

בקבצים מוצפנים אי אפשר:

  • לגשת אל מצב עריכת קובצי Office
  • להוסיף תגובות
  • להשתמש באפליקציה לנייד כדי לערוך קובצי Docs‏, Sheets ו-Slides
  • להשתמש בפונקציות ב-Sheets כדי לבצע הפעלות חיצוניות
  • לייבא קבצים של Microsoft Office ל-Docs‏, Sheets ו-Slides
  • להשתמש בכלים מסוימים, כולל: בדיקת איות, בדיקת דקדוק, תרגום והשוואת מסמכים, הכתבה בקול ותוספים
  • להשתמש בתצוגה מקדימה של קבצים ב-Drive (שאינם בפורמט של Google Docs,‏ Sheets ו-Slides)
  • לגשת אופליין לקבצים מוצפנים

יצירת קבצים מוצפנים או העתקה שלהם

אפשר ליצור קבצים מוצפנים או להעתיק אותם בכמה צעדים נוספים.

יצירת קובץ מוצפן חדש

כדי ליצור מסמך, מצגת או גיליון אלקטרוני מוצפנים, אפשר לבחור אחת מהאפשרויות האלה:

ב-Google Drive:  

  1. נכנסים לכתובת drive.google.com
  2. בפינה הימנית העליונה, לוחצים על הסמל 'חדש' הוספה
  3. מעבירים את העכבר מעל החץ שלצד Docs‏, Sheets או Slides ואז לוחצים על מסמך מוצפן ריק/גיליון אלקטרוני מוצפן ריק/מצגת מוצפנת ריקה.  
  4. בחלון 'מסמך מוצפן חדש' לוחצים על יצירה

ב-Google Docs‏, Sheets או Slides:

  1. פותחים מסמך של Google Docs‏, Sheets או Slides. 
  2. למעלה, לוחצים על קובץ
  3. מצביעים על 'חדש' ואז לוחצים על מסמך מוצפן ריק/גיליון אלקטרוני מוצפן ריק/מצגת מוצפנת ריקה
  4. בחלון 'מסמך מוצפן חדש' לוחצים על יצירה

כדי להעלות קובץ מוצפן חדש:

  1. נכנסים לכתובת drive.google.com
  2. בפינה הימנית העליונה, לוחצים על הסמל 'חדש' הוספה
  3. מעבירים את העכבר מעל החץ שלצד 'העלאת קבצים' ואז, לוחצים על הצפנה והעלאה של קובץ.

כדי להעתיק קובץ מוצפן, לוחצים לחיצה כפולה או לחיצה ימנית על הקובץ, ובוחרים באפשרות 'יצירת עותק'. אם הקובץ עדיין לא מוצפן אפשר גם ללחוץ על 'יצירת עותק מוצפן', או על 'יצירת עותק מפוענח' אם הקובץ כבר מוצפן. הערה: כרגע, אפשרות זו זמינה רק בקובצי Drive (לא ב-Docs‏, Sheets או Slides). 

טיפ: אם יוצרים קובץ מוצפן חדש בתיקייה משותפת, יש לו את אותן הרשאות גישה כמו התיקייה הזאת.

דברים שחשוב לדעת על הצפנה

  • מנהל הדומיין שלכם קובע אילו קבוצות ואנשים יוכלו להשתמש בהצפנה. אם רוצים להעביר קבצים למיקומים שבהם ההצפנה מושבתת או להפעיל את התכונה הזו במיקומים חדשים, צריך לפנות למנהל המערכת
  • ההצפנה מספקת שכבת הגנה נוספת עבור הארגון. הקבצים שלכם מוצפנים מקצה לקצה וגם במעבר בין לקוחות. Google לא יכולה לפענח את הקבצים שלכם. חשוב לזכור:
    • כשנותנים לאפליקציות במחשב, כמו תוספים ל-Chrome, את ההרשאות הדרושות, ייתכן שהן יוכלו לצפות בקבצים מוצפנים ולגנוב מהם נתונים.
    • ההצפנה לא מגנה על הקבצים מפני האנשים שיכולים לצפות במסך שלכם. 
  • האדמין קובע את התדירות שבה נדרשים לבצע כניסה מחדש כדי לפתוח קבצים עם הצפנה מצד הלקוח. אם אתם צריכים לבצע כניסה לעיתים קרובות, יש לפנות לאדמין.

מאמרים שקשורים לנושא

האם המידע הועיל?
איך נוכל לשפר את המאמר?
חיפוש
ניקוי החיפוש
סגירת החיפוש
אפליקציות Google
תפריט ראשי
חיפוש במרכז העזרה
true
35
false