Cómo comenzar a usar archivos encriptados en Drive, Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones

Todos los archivos que se suban a Drive o se creen en Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones se encriptan en tránsito y en reposo con la encriptación AES de 256 bits. Para lograr mayor confidencialidad, tu organización puede permitir la encriptación de archivos de Drive, Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones con la encriptación del cliente de Workspace. Los archivos encriptados tienen algunas limitaciones en comparación con los archivos estándar. También puedes subir cualquier tipo de archivo de Drive, por ejemplo, PDF y Office, como archivos de Drive encriptados.

Importante: Si quieres encriptar archivos de Drive, Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones con la encriptación del cliente de Workspace, ten en cuenta lo siguiente:

  • Debes tener una cuenta de Workspace.
  • Tu administrador debe habilitar la encriptación del cliente.
  • Debes verificar tu identidad.

¿Qué es la encriptación?

La encriptación es el proceso de codificar información para proteger tus datos. Solo los usuarios que hayan verificado su identidad y cuyos administradores hayan habilitado la encriptación del cliente en Workspace pueden crear o copiar archivos encriptados. Cualquier usuario con el que se haya compartido el archivo encriptado puede acceder a él mediante una clave de encriptación única. Por lo general, Google encripta tu contenido en tránsito y en reposo; pero, con la encriptación del cliente, tu dominio elige agregar una capa de protección adicional.

Información importante sobre la encriptación
  • El administrador de tu dominio controla qué grupos y personas pueden usar la encriptación. Si quieres mover archivos a ubicaciones que tienen la encriptación desactivada o activarla en ubicaciones nuevas, comunícate con tu administrador.
  • El administrador también puede recomendar que se creen nuevos archivos en Drive, Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones con la encriptación del cliente a través de los mensajes en la app. Consulta a tu administrador según sea necesario para asegurarte de que se entiendan las expectativas para tu organización.
  • La encriptación del cliente proporciona una capa adicional de protección para tu organización. Los archivos se encriptan de extremo a extremo y entre clientes. Google no puede desencriptar tus archivos. Además, ten en cuenta lo siguiente:
    • Las aplicaciones de la computadora con permisos suficientes, como las extensiones de Chrome, pueden ver y transferir archivos encriptados.
    • La encriptación no protege tus archivos de las personas que puedan ver tu pantalla.
  • La frecuencia con la que debes volver a acceder a la cuenta para abrir archivos encriptados por el cliente depende de tu administrador. Si debes acceder a menudo, comunícate con el administrador.
Descubre las particularidades de los archivos encriptados
  • Verás un candado junto a los archivos encriptados.
  • Una sola persona puede editar un archivo encriptado a la vez. Aprende a colaborar en archivos encriptados.
  • En los archivos encriptados, el guardado automático se inicia cada 30 segundos, a menos que el dispositivo esté inactivo o que realices otra acción, como compartir el archivo o intentar salir de él.
    • Si intentas salir del archivo sin guardar los cambios, recibirás una advertencia. Para evitar que se pierdan, haz clic en Cancelar.
  • El guardado automático tiene 3 estados:
    • Esperando para guardar: Espera a que se active el guardado automático o el temporizador de 30 segundos.
    • Guardando: Hay un proceso de guardado en curso. Puedes seguir editando el archivo.
    • Guardado en Drive: No realizaste ningún cambio. Tu versión es la más reciente.
  • Existen diferentes pasos para crear archivos encriptados. Descubre cómo crear o copiar archivos encriptados.
  • Para acceder a los archivos encriptados, es posible que el administrador te solicite acceder a un servicio de SSO adicional dos veces, una para el IdP de tu organización y otra con Google para Drive, Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones.
  • Puedes imprimir desde Hojas de cálculo o Documentos, pero no desde Presentaciones.
  • El corrector ortográfico para Documentos y Presentaciones encriptados está disponible en alemán, español, francés, inglés británico, inglés estadounidense e italiano.
  • El corrector ortográfico no está disponible en Hojas de cálculo.
  • Puedes exportar un archivo de Hojas de cálculo a un archivo de Excel. Ve a Archivo y luego Descargar.
  • El historial de versiones de los archivos encriptados conserva hasta 100 versiones. Una vez que superes las 100 versiones, se quitarán las versiones menos significativas automáticamente. Las versiones con nombre aún no están disponibles.
  • Los archivos encriptados de Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones tienen un tamaño máximo de 100 MB. Los archivos encriptados de Drive no tienen límite.
  • La cantidad máxima de imágenes en un documento es 3,000.
  • El tamaño de una sola imagen es de 1 MB.
  • La descarga de una carpeta no afecta los archivos encriptados del cliente.
Descubre qué funciones no están disponibles para los archivos encriptados

No puedes realizar las siguientes acciones en los archivos encriptados:

  • Abrir Microsoft Office en modo de edición para Documentos o Presentaciones
  • Comentar en archivos de Hojas de cálculo, Presentaciones y Drive
  • Editar archivos de Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones con la app para dispositivos móviles
  • Usar funciones de Hojas de cálculo que realicen consultas externas
  • Importar archivos de Microsoft Office en Documentos o Presentaciones
  • Usar ciertas herramientas, como las siguientes:
    • Revisión gramatical
    • Traducción y comparación de documentos
    • Dictado por voz
    • Complementos
  • Descargar Documentos o Presentaciones
  • Usar la vista previa de archivos de Documentos, Hojas de cálculo o Presentaciones

Crear o copiar archivos encriptados

Importante: Para crear o copiar archivos encriptados, debes hacer lo siguiente:

  • Acceder a una cuenta de trabajo o de institución educativa
  • Hacer que tu administrador habilite la encriptación del cliente
  • Verificar que tu cuenta pueda crear archivos
Cómo crear un nuevo archivo encriptado

Para crear un documento, una hoja de cálculo o una presentación encriptada, elige una de las siguientes opciones:

Desde Google Drive:

  1. Ve a drive.google.com.
  2. En la esquina superior izquierda, haz clic en Nuevo .
  3. Coloca el cursor sobre la flecha junto a Documentos, Hojas de cálculo o Presentaciones y luego haz clic en Documento, hoja de cálculo o presentación en blanco encriptada.
  4. En la ventana “Nuevo documento encriptado”, haz clic en Crear.

Desde Documentos, Hojas de cálculo o Presentaciones de Google:

  1. Abre un archivo de Documentos, Hojas de cálculo o Presentaciones de Google.
  2. En la parte superior, haz clic en Archivo.
  3. Selecciona Nuevo y luego y haz clic en Nuevo/a documento/hoja de cálculo/presentación encriptado/a.
  4. En la ventana “Nuevo documento encriptado”, haz clic en Crear.

Sugerencias:

  • Si el administrador habilita la CSE de forma predeterminada, “Nuevo/a documento, hoja de cálculo o presentación encriptado/a, o documento, hoja de cálculo o presentación en blanco” aparece como la opción recomendada en Archivo y luego Nuevo menú.
  • Si creas un archivo encriptado en una carpeta compartida, este tendrá el mismo acceso que la carpeta.
  • Si no están disponibles las opciones Documento, hoja de cálculo o presentación en blanco encriptada o Nuevo documento, hoja de cálculo o presentación encriptada, haz lo siguiente:
Cómo subir un nuevo archivo encriptado
  1. Ve a drive.google.com.
  2. En la esquina superior izquierda, haz clic en Nuevo .
  3. Coloca el cursor sobre la flecha junto a Subir archivo y luego haz clic en Encriptar y subir archivo.

Sugerencias:

  • Si el administrador habilita la CSE de forma predeterminada, “Encriptar y subir” aparecerá como la opción recomendada en el menú Nuevo+.
  • Si subes un archivo encriptado en una carpeta compartida, este tendrá el mismo acceso que la carpeta.
  • Si la opción Encriptar y subir archivo no está disponible, haz lo siguiente:
Cómo copiar un archivo encriptado

Desde Google Drive:

  1. Haz clic con el botón derecho en un archivo.
  2. Haz clic en Crear una copia y luego Crear una copia (solo está disponible para archivos de Drive, no para Documentos, Hojas de cálculo ni Presentaciones de Google).
  3. Si se trata de un archivo con estas características:
    • Tiene encriptación adicional. También puedes Crear una copia desencriptada.
    • No tiene encriptación adicional. También puedes Crear una copia encriptada.

Desde Documentos, Hojas de cálculo o Presentaciones de Google:

  1. Abre un archivo encriptado de Documentos, Hojas de cálculo o Presentaciones de Google.
  2. En la esquina superior izquierda, haz clic en Archivo y luego Crear una copia y luego Crear una copia.
  3. Si se trata de un archivo con estas características:
    • Tiene encriptación adicional. También puedes Crear una copia desencriptada.
    • No tiene encriptación adicional. También puedes Crear una copia encriptada.

Notas:

  • Si el administrador habilita la CSE de forma predeterminada, aparecerá la opción Crear una copia encriptada como la opción recomendada en el menú Archivo y luego Crear una copia.
  • Si las opciones Crear una copia encriptada o Crear una copia desencriptada no están disponibles, haz lo siguiente:
    • Confirma que accediste a tu cuenta de trabajo o de institución educativa.
    • Verifica si el administrador habilitó la encriptación del cliente.
Cómo agregar encriptación a un documento
  1. Abre un archivo de Documentos, Hojas de cálculo o Presentaciones de Google.
  2. En la parte superior, haz clic en Archivo y luego Crear una copia y luego Agregar encriptación adicional.

Notas:

  • Las funciones que no son compatibles con la encriptación del cliente se vuelven estáticas o se quitan.
    • Funciones que se vuelven estáticas:
      • Listas de tareas
      • Gráficos, tablas y dibujos incorporados
      • Formularios vinculados
      • Funciones de datos externos como GOOGLEFINANCE
      • Hojas conectadas
      • WordArt
    • Funciones que se quitan del documento:
      • Campos de firma electrónica
      • Comentarios y sugerencias
      • Rangos protegidos
      • Apps Script y complementos
  • Si no aparece la opción Agregar encriptación, haz lo siguiente:
Cómo quitar la encriptación de un documento
  1. Abre un archivo de Documentos, Hojas de cálculo o Presentaciones de Google.
  2. En la parte superior, haz clic en Archivo y luego Crear una copia y luego Quitar la encriptación adicional.

Sugerencias:

  • Si no aparece la opción Quitar la encriptación adicional, haz lo siguiente:

Aprende a trabajar con archivos encriptados de Excel en Drive

Existen diferentes formas de trabajar con archivos encriptados de Excel. Puedes hacer lo siguiente:

  • Editar archivos de Excel en Hojas de cálculo
  • Importar datos de Excel a Hojas de cálculo.
  • Convertir archivos de Excel en archivos de Hojas de cálculo.
  • Descarga una copia de un archivo de Hojas de cálculo en formato de Excel.
Cómo editar archivos de Excel en Hojas de cálculo
  • En Drive, haz doble clic en un archivo de Excel encriptado.
  • La hoja de cálculo se abrirá en una pestaña nueva.
  • Ahora puedes editar, compartir, encontrar el historial de versiones y mucho más. Todos los cambios que realices se guardan en el archivo de Excel encriptado original.

Notas:

  • Solo puedes abrir archivos encriptados de Excel con la extensión .xlsx.
  • El tamaño del archivo no puede superar los 100 MB.
  • El límite de memoria de la imagen puede ser de hasta 90 MB.
  • Puedes tener hasta:
    • 10 millones de celdas
    • 3,000 imágenes
Más información para importar datos de Excel a Hojas de cálculo

Puedes importar datos de un archivo de Excel a un archivo encriptado disponible de Hojas de cálculo. Tu archivo de Excel no se modificará, incluso si cambias el archivo encriptado de Hojas de cálculo.

  1. En Hojas de cálculo, crea un archivo nuevo o abre uno encriptado de Excel que esté disponible.
  2. En la esquina superior izquierda, haz clic en Archivo y luego Importar.
  3. Elige el archivo de Excel.
  4. Haz clic en Seleccionar.
  5. Elige una opción de importación:
    • Crear nueva hoja de cálculo
    • Insertar nuevas hojas
  6. Haz clic en Importar datos.

Sugerencias:

  • Solo puedes importar archivos de Excel con la extensión .xlsx.
  • Mientras realizas la importación, se ignoran las funciones de Excel que no son compatibles con Hojas de cálculo.
  • Tamaño de archivo máximo: 100 MB
  • Cantidad máxima de celdas: 10 millones
  • Cantidad máxima de imágenes: 3,000
Cómo convertir archivos de Excel en archivos de Hojas de cálculo

En lugar de importar datos, puedes convertir un archivo encriptado de Excel en Hojas de cálculo mientras sigues trabajando en él. El archivo encriptado no cambiará.

  1. En Drive, haz doble clic en un archivo de Excel encriptado.
    • La hoja de cálculo se abrirá en una pestaña nueva.
  2. Haz clic en Archivo y luego Guardar como Hojas de cálculo de Google.
Puedes encontrar el archivo encriptado de Excel y el nuevo archivo encriptado de Hojas de cálculo en Drive. Puedes conservar o borrar el archivo de Excel. Si conservas el archivo de Excel, cámbiale el nombre a {ARCHIVE}…xlsx para evitar confusiones.
Más información para descargar un archivo de Hojas de cálculo en un archivo de Excel

Puedes descargar una copia de un archivo encriptado de Hojas de cálculo en formato de Excel.

  1. En la esquina superior izquierda de Hojas de cálculo, haz clic en Archivo y luego Descargar y desencriptar.
  2. Haz clic en Microsoft Excel (.xlsx).

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