Todos los archivos que se suben a Drive o se crean en Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones se cifran en tránsito y en reposo con el cifrado AES de 256 bits. Para aumentar la confidencialidad, tu organización puede permitirte cifrar archivos de Drive, Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones con el cifrado del lado del cliente de Workspace. Los archivos cifrados tienen algunas limitaciones en comparación con los archivos estándar. También puedes subir cualquier tipo de archivo de Drive (por ejemplo, PDFs o archivos de Office) como archivos de Drive cifrados.
Importante: Para cifrar archivos de Drive, Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones con el cifrado del lado del cliente de Workspace:
- Debes tener una cuenta de Workspace.
- Tu administrador tiene que habilitar el cifrado por parte del cliente.
- Debes verificar tu identidad.
Acerca del cifrado
El cifrado es un proceso que consiste en codificar la información para proteger los datos. Solo los usuarios que tengan habilitado el cifrado del lado del cliente de Workspace y hayan verificado su identidad pueden crear o copiar archivos cifrados. Cualquier usuario con el que se haya compartido un archivo cifrado puede acceder a él mediante una clave de cifrado exclusiva de ese archivo. Normalmente, Google cifra el contenido en tránsito y en reposo. Sin embargo, con el cifrado por parte del cliente, tu dominio ha determinado que se añada una capa de protección adicional.
- El administrador de tu dominio controla qué grupos y usuarios pueden utilizar el cifrado. Si quieres mover archivos a ubicaciones que tienen el cifrado desactivado o activar esta función en ubicaciones nuevas, ponte en contacto con tu administrador.
- Tu administrador también puede recomendarte que los archivos nuevos de Drive, Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones se creen con el cifrado del lado del cliente mediante notificaciones en la aplicación. Consulta a tu administrador si lo necesitas para asegurarte de que comprendes las expectativas de tu organización.
- El cifrado por parte del cliente ofrece una capa de protección adicional a tu organización. Los archivos están cifrados de extremo a extremo y entre clientes, y Google no puede descifrarlos. Ten en cuenta lo siguiente:
- Las aplicaciones de tu ordenador que tengan permisos suficientes, como las extensiones de Chrome, podrán ver y filtrar al exterior los archivos cifrados.
- El cifrado no protege tus archivos cuando alguien puede ver tu pantalla.
- El administrador decide la frecuencia con la que debes volver a iniciar sesión para abrir archivos cifrados del lado del cliente. Si tienes que iniciar sesión demasiado a menudo, ponte en contacto con tu administrador.
- Aparece el icono de un candado
junto a los archivos cifrados.
- No puede haber más de una persona editando un archivo cifrado al mismo tiempo. Más información sobre cómo colaborar en archivos cifrados
- En los archivos cifrados, el guardado automático tiene lugar cada 30 segundos, a menos que el dispositivo esté inactivo o estés realizando otra acción, como compartir el archivo o intentar salir de él.
- Si tratas de salir de un archivo sin guardar, aparece una advertencia. Para evitar que se pierdan los cambios que no hayas guardado, haz clic en Cancelar.
- El guardado automático tiene tres estados posibles:
- Pendiente de guardar: el archivo está a la espera de que se active el guardado automático o del temporizador de 30 segundos.
- Guardando: hay una operación de guardado en curso. Puedes seguir editando el archivo.
- Guardado en Drive: no has hecho ningún cambio. Tu versión está actualizada.
- La creación de archivos cifrados conlleva varios pasos. Más información sobre cómo crear o copiar archivos cifrados
- Para acceder a archivos cifrados, es posible que tu administrador te pida que inicies sesión en un servicio de SSO adicional, lo que significa que quizá tengas que iniciar sesión dos veces: una en el proveedor de identidades de tu organización y otra en Google para acceder a Drive, Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones.
- Puedes imprimir en Documentos o en Hojas de cálculo, pero no en Presentaciones.
- El corrector ortográfico en archivos cifrados de Documentos y Presentaciones está disponible en alemán, español, francés, inglés americano, inglés británico e italiano.
- El corrector ortográfico no está disponible en Hojas de cálculo.
- Puedes exportar un archivo de Hojas de cálculo a un archivo de Excel. Ve a Archivo
Descargar.
- El historial de versiones de los archivos cifrados conserva hasta 100 versiones. Tras alcanzar ese número, se quitarán automáticamente las versiones menos importantes. Las versiones con nombre aún no están disponibles.
- Los archivos cifrados de Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones tienen un tamaño máximo de 100 MB. Los archivos cifrados de Drive no tienen límite de tamaño.
- Un documento puede incluir como máximo 3000 imágenes.
- El tamaño de cada imagen es de 1 MB.
- La descarga de una carpeta no afecta a los archivos cifrados del lado del cliente.
Con los archivos cifrados, no puedes hacer lo siguiente:
- Abre Microsoft Office en modo de edición para Documentos o Presentaciones
- Comentar archivos de Drive
- Usar la aplicación móvil para editar archivos de Documentos, Hojas de cálculo o Presentaciones
- Utilizar funciones en Hojas de cálculo para hacer llamadas externas
- Importar archivos de Microsoft Office a Documentos o Presentaciones
- Utilizar determinadas herramientas, como las siguientes:
- Corrector gramatical
- Traducción y comparación de documentos
- Escribir por voz
- Complementos
- Descargar Documentos o Presentaciones
- Usar la vista previa de archivos en Documentos, Hojas de cálculo o Presentaciones
Crear o copiar archivos cifrados
Importante: Para crear o copiar archivos cifrados:
- Debes iniciar sesión en una cuenta de trabajo o de centro educativo
- Tu administrador debe haber habilitado el cifrado del lado del cliente
- Debes verificar que se pueden crear archivos con tu cuenta
Puedes crear un documento, una hoja de cálculo o una presentación cifrados de una de las siguientes formas:
Desde Google Drive:
- Ve a drive.google.com.
- Arriba a la izquierda, haz clic en Nuevo
.
- Coloca el cursor sobre la flecha que hay junto a Documentos, Hojas de cálculo o Presentaciones haz clic en Documento cifrado en blanco/Hoja de cálculo cifrada en blanco/Presentación cifrada en blanco.
- En la ventana "Nuevo documento cifrado", haz clic en Crear.
En Documentos, Hojas de cálculo o Presentaciones de Google:
- Abre un documento, una hoja de cálculo o una presentación de Google.
- En la parte superior, haz clic en Archivo.
- Selecciona Nuevo haz clic en Nuevo documento cifrado/Nueva hoja de cálculo cifrada/Nueva presentación cifrada.
- En la ventana "Nuevo documento cifrado", haz clic en Crear.
Notas:
- Archivo Nuevo.
- Si creas un archivo cifrado en una carpeta compartida, los permisos de acceso del archivo cifrado serán los mismos que los de la carpeta.
- Si las opciones Documento cifrado en blanco/Hoja de cálculo cifrada en blanco/Presentación cifrada en blanco o Nuevo documento cifrado/Nueva hoja de cálculo cifrada/Nueva presentación cifrada no están disponibles:
- Ve a drive.google.com.
- Arriba a la izquierda, haz clic en Nuevo .
- Coloca el cursor sobre la flecha situada junto a Subir archivo haz clic en Cifrar y subir archivo.
Notas:
- Si tu administrador habilita el CLC de forma predeterminada, la opción recomendada que aparece es "Cifrar y subir" en el menú Nuevo+.
- Si subes un archivo cifrado a una carpeta compartida, los permisos de acceso del archivo cifrado serán los mismos que los de la carpeta.
- Si la opción Cifrar y subir archivo no está disponible, haz lo siguiente:
En Documentos, Hojas de cálculo o Presentaciones de Google:
- Abre un archivo cifrado de Documentos, Hojas de cálculo o Presentaciones de Google.
- En la parte superior, haz clic en Archivo Hacer una copia.
Desde Google Drive:
- Haz clic con el botón derecho en el archivo cifrado.
- Si el archivo cifrado es:
- Un archivo de Documentos, Hojas de cálculo o Presentaciones de Google: selecciona Hacer una copia.
- No es un archivo de Documentos, Hojas de cálculo ni Presentaciones de Google: selecciona Hacer una copia Hacer una copia.
Nota: Si quieres hacer una copia sin cifrado adicional, quita el cifrado adicional de un documento.
En Documentos, Hojas de cálculo o Presentaciones de Google:
- Abre un archivo de Documentos, Hojas de cálculo o Presentaciones de Google.
- En la parte superior, haz clic en Archivo Hacer una copia.
- Si es un archivo de Google Slides, haz clic en Toda la presentación.
- Selecciona Añadir cifrado adicional.
Desde Google Drive:
Importante: No puedes añadir cifrado adicional a los archivos de editores de Google Workspace.
- Haz clic con el botón derecho en el archivo.
- Selecciona Hacer una copia Hacer una copia cifrada.
Nota:
- Si no encuentras la casilla "Añadir cifrado adicional" en Documentos, Hojas de cálculo o Presentaciones de Google, o el elemento de menú "Crear una copia cifrada" en Drive, sigue estos pasos:
- Confirma que has iniciado sesión en tu cuenta de trabajo o de centro educativo.
- Comprueba si tu administrador permite el cifrado del lado del cliente.
- Confirma que eres el propietario del documento en Mi unidad o el administrador de la unidad compartida.
- Verifica tu identidad. Consulta cómo ponerte en contacto con tu proveedor de identidades.
Importante: Las funciones que no sean compatibles con el cifrado adicional se hacen estáticas o se quitan.
- Funciones que se hacen estáticas:
- Listas de comprobación
- Dibujos, gráficos y tablas insertados
- Formularios vinculados
- Funciones de datos externas, como GOOGLEFINANCE
- Hojas vinculadas
- WordArt
- Funciones que se quitan del documento:
- Campos de firma electrónica
- Comentarios y sugerencias
- Intervalos protegidos
- Apps Script y complementos
En Documentos, Hojas de cálculo o Presentaciones de Google:
- Abre un archivo de Documentos, Hojas de cálculo o Presentaciones de Google. ¡
- En la parte superior, haz clic en Archivo Hacer una copia.
- Si es un archivo de Google Slides, haz clic en Toda la presentación.
- Selecciona Quitar cifrado adicional.
Desde Google Drive:
Importante: No puedes quitar el cifrado adicional de los archivos del editor de Google Workspace.
- Haz clic con el botón derecho en el archivo cifrado.
- Selecciona Hacer una copia Hacer una copia descifrada.
Nota:
- Si no encuentras la opción "Eliminar cifrado adicional" en Documentos, Hojas de cálculo o Presentaciones de Google, o la opción "Crear copia descifrada" en el menú de Drive, haz lo siguiente:
- Confirma que has iniciado sesión en tu cuenta de trabajo o de centro educativo.
- Comprueba si tu administrador permite el cifrado del lado del cliente.
- Confirma que eres el propietario del documento en Mi unidad o el administrador de la unidad compartida.
- Verifica tu identidad. Consulta cómo ponerte en contacto con tu proveedor de identidades.
Cómo trabajar con archivos de Excel cifrados en Drive
Hay varias formas de trabajar con archivos de Excel cifrados. Puedes hacer lo siguiente:
- Editar archivos de Excel en Hojas de cálculo.
- Importar datos de Excel a Hojas de cálculo.
- Convertir archivos de Excel a Hojas de cálculo.
- Descargar copias de archivos de Hojas de cálculo en formato de Excel.
- En Drive, haz doble clic en un archivo de Excel cifrado.
- La hoja de cálculo se abrirá en una pestaña nueva.
- Ahora puedes editar, compartir y consultar el historial de versiones, entre otras acciones. Todos los cambios que hagas se guardarán en el archivo de Excel cifrado original.
Notas:
- Solo puedes abrir archivos de Excel cifrados con la extensión .xlsx.
- El tamaño del archivo puede ser de hasta 100 MB.
- El límite de memoria de imágenes puede ser de hasta 90 MB.
- Puedes tener un máximo de:
- 10 millones de celdas
- 3000 imágenes
Puedes importar datos de un archivo de Excel a un archivo de Hojas de cálculo cifrado disponible. El archivo de Excel no se modificará aunque cambies el archivo cifrado de Hojas de cálculo.
- En Hojas de cálculo, crea un archivo de Excel cifrado o abre un archivo disponible.
- Arriba a la izquierda, haz clic en Archivo Importar.
- Elige el archivo de Excel.
- Haz clic en Seleccionar.
- Elige una opción de importación:
- Crear una hoja de cálculo
- Insertar nuevas hojas
- Haz clic en Importar datos.
Notas:
- Solo puedes importar archivos de Excel con la extensión .xlsx.
- Durante la importación, se ignorarán las funciones de Excel no compatibles en Hojas de cálculo.
- Tamaño de archivo máximo: 100 MB
- Número máximo de celdas: 10 millones
- Número máximo de imágenes: 3000
En lugar de importar datos, puedes convertir un archivo de Excel cifrado a Hojas de cálculo mientras sigues trabajando en él. El archivo cifrado no cambiará.
- En Drive, haz doble clic en un archivo de Excel cifrado.
- La hoja de cálculo se abrirá en una pestaña nueva.
- Haz clic en Archivo Guardar como hoja de cálculo de Google.
Encontrarás el archivo de Excel cifrado y la nueva hoja de cálculo cifrada en Drive. Puedes conservar o eliminar el archivo de Excel. Si conservas el archivo de Excel, cambia el nombre a {ARCHIVE}...xlsx para evitar confusiones.
Consulta cómo
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Puedes descargar una copia de un archivo cifrado de Hojas de cálculo en formato de Excel.
- En Hojas de cálculo, arriba a la izquierda, haz clic en Archivo Descargar y descifrar.
- Haz clic en Microsoft Excel (.xlsx).
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Descargar.
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