Planifier l'envoi automatique de rapports

Vous pouvez envoyer régulièrement votre rapport Looker Studio au format PDF à votre propre adresse e-mail ainsi qu'à celles de vos collaborateurs en configurant un calendrier de diffusion. Le PDF peut inclure un lien vers votre rapport d'origine.

Remarque : Pour créer, modifier ou supprimer un calendrier de diffusion, vous devez être le propriétaire ou l'éditeur du rapport que vous souhaitez diffuser.

Au sommaire de cet article :

• Créer un calendrier d'envoi par e-mail
• Appliquer des filtres à un rapport planifié
• Modifier un calendrier d'envoi existant
• Arrêter l'envoi planifié
• Envoyer le rapport immédiatement
• Créer un calendrier d'envoi Google Chat
• Ajouter plusieurs calendriers
• Filtrer par adresse e-mail des destinataires
• Pourquoi mon rapport n'a-t-il pas été envoyé ?
• Limites de la fonctionnalité d'envoi planifié par e-mail
• Limites de la diffusion automatique dans Google Chat
• Ressources associées

Créer un calendrier d'envoi par e-mail

Looker Studio

Pour créer un calendrier d'envoi par e-mail, procédez comme suit :

1. Affichez le rapport que vous souhaitez planifier.
2. Cliquez sur Partager, puis sélectionnez Planifier l'envoi .
   
   La boîte de dialogue Créer un calendrier s'affiche.
3. (Facultatif) Saisissez la liste des destinataires. Vous êtes toujours inclus dans la liste des destinataires.
4. (Facultatif) Saisissez un objet et un message personnalisés.
5. (Facultatif) Sélectionnez les pages du rapport que vous souhaitez inclure.
6. Définissez la date et l'heure auxquelles vous souhaitez commencer à envoyer le rapport.
7. Définissez la fréquence d'envoi.
8. Cliquez sur Planifier.

Pour créer un calendrier personnalisé d'envoi du rapport (par exemple, tous les mardis et jeudis, ou une semaine sur deux le vendredi), sélectionnez Personnalisé.

Looker Studio Pro

Pour créer un calendrier d'envoi par e-mail, procédez comme suit :

1. Affichez le rapport que vous souhaitez planifier.
2. Cliquez sur Partager, puis sélectionnez Planifier l'envoi . Si vous planifiez ce rapport pour la première fois, cliquez sur Ajouter un calendrier dans la boîte de dialogue qui s'affiche.
   
   La boîte de dialogue Créer un calendrier s'affiche.
3. Dans le champ Destination, sélectionnez E-mail.
4. (Facultatif) Saisissez la liste des destinataires. Vous êtes toujours inclus dans la liste des destinataires.
   
   Remarque : Si vous utilisez Looker Studio Pro, votre administrateur peut restreindre les destinataires autorisés. Si vous indiquez un destinataire soumis à des restrictions, Looker Studio affiche un message d'erreur jusqu'à ce que vous supprimiez le destinataire.
5. (Facultatif) Saisissez un objet et un message personnalisés.
6. (Facultatif) Sélectionnez les pages du rapport que vous souhaitez inclure.
7. Définissez la date et l'heure auxquelles vous souhaitez commencer à envoyer le rapport.
8. Définissez la fréquence d'envoi.
9. Cliquez sur Planifier.

Pour créer un calendrier personnalisé d'envoi du rapport (par exemple, tous les mardis et jeudis, ou une semaine sur deux le vendredi), sélectionnez Personnalisé.

Fonctionnement de l'envoi planifié par e-mail

L'envoi planifié par e-mail vous permet d'envoyer régulièrement un e-mail avec le rapport au format PDF en pièce jointe. L'e-mail comprend également un aperçu de la première page du rapport et un lien permettant d'accéder au rapport complet. Vous pouvez inclure d'autres destinataires en saisissant des adresses e-mail individuelles ou des alias d'adresses e-mail de groupes.

Appliquer des filtres à un rapport planifié

Par défaut, la version PDF d'un rapport utilise ses paramètres de commande de filtrage et ses propriétés de périodes par défaut.

Pour modifier les valeurs de commande de filtrage pour une programmation, modifiez celle-ci, puis sélectionnez l'onglet Filtres. Cet onglet affiche l'ensemble des commandes et périodes du rapport. Vous pouvez modifier n'importe quelle valeur de commande, mais vous ne pouvez pas ajouter ni supprimer de commandes.

Modifier les valeurs par défaut d'un filtre dans un rapport n'a aucune incidence sur les valeurs de filtre pour la planification. Toutefois, si vous supprimez un filtre d'un rapport, il est supprimé de toutes les planifications du rapport.

Remarque : L'onglet Filtres n'affiche que les commandes de filtrage et le sélecteur de plage de dates. Les sélecteurs de données et les boutons ne sont pas affichés. Vous ne pouvez pas non plus modifier les propriétés du filtre dans l'onglet Filtres.

 

En savoir plus sur les commandes et les propriétés de filtrage

Modifier un calendrier d'envoi existant

1. Affichez le rapport dont vous souhaitez modifier le calendrier d'envoi.
2. En haut à droite, sélectionnez Partager, puis Planifier l'envoi .
3. (Utilisateurs de Looker Studio Pro) Sélectionnez un calendrier existant.
4. Cliquez sur Plus .
5. Sélectionnez Modifier.
6. Saisissez les nouvelles informations sur la planification.
7. Cliquez sur Enregistrer.

Arrêter l'envoi planifié

Les planifications sont actives par défaut. Pour interrompre l'envoi automatique des rapports, vous pouvez suspendre ou supprimer le calendrier en procédant comme suit :

1. Affichez le rapport.
2. En haut à droite, cliquez sur Partager, puis sélectionnez Planifier l'envoi .
3. (Utilisateurs de Looker Studio Pro) Sélectionnez un calendrier existant.
4. Cliquez sur Plus .
   • Si vous utilisez Looker Studio Pro, vous pouvez suspendre le calendrier en basculant le bouton Actif sur Inactif.
   • Pour supprimer le calendrier, cliquez Supprimer la planification .

Attention : Vous ne pouvez pas restaurer un calendrier supprimé.

Envoyer le rapport immédiatement

Pour envoyer immédiatement un rapport planifié :

1. Affichez le rapport.
2. En haut à droite, cliquez sur Partager, puis sélectionnez Planifier l'envoi .
3. (Utilisateurs de Looker Studio Pro) Sélectionnez un calendrier existant.
4. Cliquez sur Envoyer maintenant.

Looker Studio Pro features

The features and functionality described in this section are available to Looker Studio Pro users.

Learn more about Looker Studio Pro.

Créer un calendrier d'envoi Google Chat (fonctionnalité Pro)

Si vous utilisez Looker Studio Pro, vous pouvez envoyer des rapports à des utilisateurs et à des espaces Chat individuels en procédant comme suit :

1. Affichez le rapport que vous souhaitez planifier.
2. En haut à droite, sélectionnez Partager, puis Planifier l'envoi .
3. (Utilisateurs de Looker Studio Pro) Dans le champ Destination, sélectionnez Google Chat.
4. (Facultatif) Saisissez la liste des destinataires. 
   
   Remarque : Si vous utilisez Looker Studio Pro, votre administrateur peut restreindre les destinataires autorisés. Si vous indiquez un destinataire soumis à des restrictions, Looker Studio affiche un message d'erreur jusqu'à ce que vous supprimiez le destinataire.
5. (Facultatif) Saisissez un objet et un message personnalisés.
6. (Facultatif) Sélectionnez les pages du rapport que vous souhaitez inclure.
7. Définissez la date et l'heure auxquelles vous souhaitez commencer à envoyer le rapport.
8. Définissez la fréquence d'envoi.
9. Cliquez sur Enregistrer.

Vous pouvez appliquer des filtres à un calendrier Chat, comme vous le feriez pour un calendrier d'envoi par e-mail.

Fonctionnement de l'envoi planifié dans Google Chat

La distribution planifiée de Google Chat permet d'envoyer un message aux utilisateurs destinataires ou dans des espaces. Le message est publié à partir du compte Google Chat de l'expéditeur du calendrier. Ce message contient les éléments suivants :

• Rapport en pièce jointe au format PDF
• Un lien Afficher dans Looker Studio
• Un lien Se désabonner permettant à l'utilisateur où à l'espace de ne plus faire partie du calendrier

Ajouter plusieurs calendriers (fonctionnalité Pro)

Si vous utilisez Looker Studio Pro, vous pouvez définir plusieurs calendriers pour un rapport.

1. En haut à droite, sélectionnez Partager, puis Planifier l'envoi .
   • Si votre rapport n'a pas de planification, vous serez invité à en créer une.
   • Si votre rapport comporte au moins une planification, Looker Studio affiche la liste de toutes les planifications.
2. Cliquez sur Ajouter une programmation.

Chaque rapport peut comporter jusqu'à 20 calendriers. Tout utilisateur propriétaire ou éditeur du rapport peut les modifier ou en ajouter. L'utilisateur qui a modifié un calendrier pour la dernière fois, y compris en cliquant sur le bouton bascule Actif, est l'expéditeur de la planification.

Filtrer par adresse e-mail du destinataire (fonctionnalité Pro)

Si vous utilisez Looker Studio Pro, vous pouvez personnaliser les données des rapports planifiés envoyés par e-mail. Pour utiliser cette fonctionnalité, vous devez d'abord spécifier un champ d'adresse e-mail pour chaque source de données du rapport que vous souhaitez personnaliser. L'option Filtrer les données de rapport fournies selon l'adresse e-mail du destinataire s'affiche lorsque vous créez ou modifiez votre planification.

 

Remarque : Le filtrage par adresse e-mail des destinataires n'est pas disponible pour les planifications Chat.

Pourquoi mon rapport n'a-t-il pas été envoyé ?

• Si le rapport téléchargé contient une erreur, il ne sera pas envoyé. Assurez-vous de pouvoir télécharger manuellement le rapport.
• Si vous utilisez Looker Studio Pro, votre administrateur peut limiter les destinataires auxquels vous pouvez envoyer du contenu. Si au moins un destinataire fait l'objet de restrictions, le rapport planifié ne sera pas envoyé. Looker Studio enverra un e-mail d'avertissement au propriétaire du calendrier et affichera une erreur dans la boîte de dialogue Afficher le calendrier. Supprimez tous les destinataires soumis à des restrictions pour reprendre l'envoi planifié.

Limites de la fonctionnalité d'envoi planifié par e-mail

• Vous pouvez inclure jusqu'à 50 adresses de destinataire.
• La personne qui a créé le calendrier est toujours incluse dans la liste des destinataires. Vous pouvez en ajouter d'autres si vous le souhaitez.
• L'aperçu du rapport dans les e-mails programmés peut contenir jusqu'à cinq pages. Le fichier PDF joint inclut toutes les pages sélectionnées.
• Le calendrier de diffusion est basé sur le fuseau horaire de votre système d'exploitation. Vous ne pouvez pas modifier ce paramètre dans Looker Studio.
• Lorsque vous modifiez une planification, vous ne pouvez pas ajouter de filtres qui ne figurent pas déjà dans le rapport ni en supprimer.
• Vous ne pouvez pas modifier ni envoyer de tests pour des planifications inactives.
• Si vous ne disposez pas de Looker Studio Pro, chaque rapport ne peut être associé qu'à une seule planification. Si vous utilisez Looker Studio Pro, chaque rapport peut comporter jusqu'à 20 planifications.
• Vous ne pouvez créer plusieurs planifications que pour les rapports dont le propriétaire dispose de Looker Studio Pro.
• Si vous passez de Looker Studio Pro à Looker Studio, le calendrier de diffusion des e-mails le plus ancien reste actif pour chaque rapport. Les calendriers supplémentaires associés à ce rapport deviennent inactifs.

Limites de la diffusion automatique dans Google Chat

• Vous devez utiliser Looker Studio Pro pour planifier la diffusion à l'aide de Chat.
• Vous devez être le propriétaire ou l'éditeur du rapport que vous souhaitez planifier.
• Vous ne pouvez planifier un rapport que pour les espaces Google Chat dont vous êtes membre.
• Vous ne pouvez planifier un rapport que pour les utilisateurs Google Chat de votre organisation.
• Avec Google Chat, vous pouvez planifier l'envoi de messages à un maximum de 10 utilisateurs individuels et de 10 espaces Chat. Pour envoyer le message à d'autres destinataires, créez d'autres calendriers.
• Vous ne pouvez pas filtrer par adresse e-mail des destinataires lorsque vous envoyez un rapport avec Google Chat.

Ressources associées

Filtrer par adresse e-mail

Définir des autorisations de planification pour les utilisateurs de Looker Studio