General
¿Qué es la integración B2B mediante Ariba?La integración B2B mediante Ariba consiste en conectar el sistema de compra de un proveedor (conocido como ERP) a Ariba Network de Google/Alphabet. Esta conexión permite que los sistemas se comuniquen, lo que mejora la eficiencia y la efectividad de los datos que se transfieren entre ellos. Una vez realizada la integración, se suelen reducir los puntos de contacto manuales, lo que da lugar a procesos más automatizados y fluidos.
¿Qué ventajas ofrece la integración B2B mediante Ariba?
Gracias a la integración B2B mediante Ariba, se consigue una mayor eficiencia operativa y se mejora la experiencia del cliente. Estas son otras de las ventajas que pueden obtener los proveedores:
¿Cuáles son los inconvenientes de la integración EDI/cXML?
- Un procesamiento de facturas y pagos un 75 % más rápido al enviar los archivos en formato digital seguro.
- Un aumento del 45 al 60 % en la aceptación de facturas y pagos después de la configuración inicial, ya que la intervención humana que se necesita es poca o nula. El proceso es sin contacto.
- El cumplimiento de la normativa internacional gracias al archivado de facturas a largo plazo, que también facilita la creación de informes, las transacciones y el seguimiento de las ventas.
Las ventajas de la integración B2B mediante Ariba son muy claras: mayor rapidez en el procesamiento de facturas y pagos, así como mayor aceptación de facturas y pagos (todo ello cumpliendo los estándares internacionales). No obstante, la integración también presenta ciertos inconvenientes para Alphabet/Google y los proveedores:
¿Se aplican tarifas adicionales por la integración B2B mediante Ariba?
- Tiempo y recursos: la conexión de los sistemas de compra de los proveedores a Ariba Network de Google puede tardar entre 4 y 12 semanas. Es necesario que ambas partes colaboren durante el proceso de integración, ya que se necesitará un recurso técnico para llevar a cabo las configuraciones del sistema y un recurso comercial para ofrecer una perspectiva empresarial. Sin embargo, esta inversión inicial acaba aportando beneficios.
- Adopción del nuevo proceso: aunque un proveedor decida continuar con la integración B2B mediante Ariba, puede que sus usuarios no adopten el proceso por completo tras la implementación. Esto puede crear desajustes y afectar a la eficiencia del proceso, además de reducir la tasa de aceptación de facturas y pagos. La solución pasa por explicar a los usuarios las ventajas de la integración y ofrecerles asistencia durante el proceso para fomentar su adopción.
Los proveedores deberán actualizar su cuenta a una cuenta de empresa de Ariba. Si quieres obtener más información sobre las cuentas de empresa y las cuentas estándar de Ariba, haz clic para conocer las diferencias entre los dos tipos de cuenta y las tarifas de cada una de ellas, y para saber cómo puedes hacer la actualización.
¿Es obligatorio hacer la integración con Google?
La integración B2B mediante Ariba es opcional y la decisión final está en manos del proveedor.
¿Cuánto tiempo lleva la integración a los proveedores?
Por lo general, la integración suele durar entre 4 y 12 semanas, lo que incluye la configuración, las pruebas y la implementación.
Nuevos canales de facturación
¿Qué nuevos formatos de factura se habilitan con la integración B2B mediante Ariba?Los proveedores disponen de nuevos formatos de factura: EDI y cXML. En la actualidad, utilizan procesos más manuales para las transacciones, como enviar copias impresas por correo postal, enviar documentos por correo electrónico o subir documentos digitales a portales. EDI y cXML son opciones digitalizadas que permiten un procesamiento de pagos y facturas más rápido, eficiente y preciso.
¿Se admiten otros formatos (como JSON) a través de la integración B2B mediante Ariba?
En este momento, solo están habilitados los formatos EDI y cXML a través de la integración B2B mediante Ariba.
¿Qué son EDI y cXML?
Los tiempos en que todos los pagos y facturas se comunicaban en soporte impreso han pasado a la historia, ya que los avances tecnológicos han permitido digitalizar este proceso. A partir de la década de los 60, los sistemas informáticos adquirieron la capacidad de intercambiar datos entre sí mediante el intercambio electrónico de datos (EDI). EDI es la transmisión estructurada de datos entre organizaciones a través de medios electrónicos. El término "estructurada" es fundamental dada la gran cantidad de datos que incluyen los distintos documentos de compra (líneas de pedido, precios, información de la organización, etc.). El formato estándar de EDI se implementa a través de organizaciones nacionales e internacionales (por ejemplo, ANSIX12 o EDIFACT) y, aunque es rígido, permite establecer un modelo unificado de envío y recepción de datos para todos los sectores. El auge del comercio electrónico en los años 90 dio lugar a la creación de cXML, un protocolo de comunicación basado en XML donde la c hace referencia a comercio. Al igual que EDI, cXML permite el intercambio de datos entre sistemas informáticos. Sin embargo, esta tecnología más reciente no tiene la rigidez de EDI, sino que ofrece una estructura flexible y personalizable.
¿Cuál es mejor: EDI o cXML?
Depende. Es difícil ser categórico. Por lo general, cXML se considera la tecnología más reciente y flexible. Flexible porque los usuarios no tienen que ceñirse a un formato estándar y pueden personalizar el código según las necesidades empresariales, además de usar un método denominado etiquetado de datos (por ejemplo: <quota>9300</quota>), que puede hacer que el cXML sea legible para las personas. En cambio, EDI cuenta con una estructura más rígida y las personas no lo pueden leer. Entonces, ¿por qué las empresas siguen utilizando EDI? Es probable que, hoy en día, muchas empresas utilicen EDI con otras empresas. Las empresas con una cierta trayectoria tienen todo un ecosistema y una infraestructura diseñados para procesar las transacciones mediante EDI.
Proceso de selección de proveedores
¿Qué proceso deben seguir los proveedores para que se les seleccione como candidatos del programa B2B Ariba Integration initiative?Dado que los proveedores son quienes deciden si desean llevar a cabo la integración con Google, queremos que nos lo comuniquen. Por el momento, la principal vía que tienen para mostrar su interés es rellenando el formulario B2B Ariba EDI/cXML Integration Interest Form. Este formulario evalúa el interés de los proveedores por la integración y detecta posibles limitaciones para llevarla a cabo (por ejemplo, la cronología, el idioma o la preferencia de integración).
¿Cómo se selecciona a los proveedores para B2B Ariba Integration initiative?
El equipo de fuente de pago de Alphabet/Google seleccionará y dará prioridad a los proveedores que considere adecuados para realizar la integración con Ariba Network de Alphabet/Google. Estas son algunas de las variables que se deben tener en cuenta para determinar la idoneidad:
¿Qué pasos deben seguirse una vez que se haya elegido a un proveedor?
- Cronología: ¿en qué año y trimestre puede realizar la integración el proveedor? ¿Hay algún conflicto entre la cronología y el calendario del proveedor o de Google?
- Recursos: ¿cuenta el proveedor con experiencia o tiene los recursos adecuados para llevar a cabo la integración? ¿O la falta de recursos entorpecerá el proceso?
- Capacidad tecnológica: ¿cuál es la pila tecnológica actual del proveedor y cómo es su ERP antiguo? ¿Habrá incompatibilidades entre la tecnología del proveedor y la de Google, y ello dificultará la integración?
- Uso: ¿qué método utiliza el proveedor en la actualidad para realizar las transacciones con Google? ¿El volumen de transacciones entre Google y el proveedor hace que la integración sea atractiva desde un punto de vista comercial?
Los proveedores seleccionados para la integración con Alphabet/Google tendrán que asistir a una reunión inicial individualizada para ofrecer información más detallada, responder a preguntas más personalizadas y acordar los siguientes pasos.
Para llevar a cabo la integración, se necesita una cuenta de empresa (de pago) de Ariba Network. Si el proveedor utiliza una cuenta estándar de Ariba Network para las transacciones, deberá volver a registrarse. Con la ayuda del equipo de habilitación de proveedores de Ariba, el proveedor configurará su sistema ERP antiguo para integrarlo con Ariba Network.
A continuación, Google y el proveedor asistirán a otras reuniones para evaluar sus requisitos de ERP y hablar sobre las especificaciones de Google y las deltas identificadas. Google también facilitará al proveedor información detallada y campos de datos obligatorios (en lenguaje cXML o EDI) para iniciar los ejercicios de cruce de datos.
Después de la configuración, el proveedor probará la integración intercambiando archivos de prueba con Alphabet/Google. Una vez que las pruebas ofrezcan resultados satisfactorios, los procesos de cuentas a pagar y cuentas a cobrar (AP/AR) se actualizarán para usar la integración y se enviará la primera factura activa.
Sí. La iniciativa de integración B2B mediante Ariba se mantiene hasta el 2025, pero no esperes a tenerlo todo completamente listo para comunicarnos tu interés. Rellena el formulario Ariba EDI/cXML Integration Interest Form, en el que se te preguntará cuándo crees que estarás a punto para la integración. Rellenar el formulario no te compromete a nada, pero nos permitirá estar en contacto contigo y avisarte cuando sea oportuno.
¿Dónde puedo encontrar más información?
En junio del 2022, Alphabet/Google organizó una sesión informativa para proveedores en la que se trataron las ventajas y el proceso de integración B2B mediante Ariba de Alphabet/Google. Haz clic para ir a los materiales y a la grabación de la sesión.
Todavía no he encontrado respuesta a mi pregunta. ¿A quién debo dirigirme?
Si tienes alguna pregunta sobre este proceso y la integración B2B mediante Ariba, escribe un correo a
icr-contact@google.com
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