Achten Sie darauf, dass Ihre Rechnung korrekt und vollständig ist. Einige Tipps, die Sie beachten sollten:
- Senden Sie Rechnungen erst, nachdem Google die Waren oder Dienstleistungen erhalten hat.
- Verweisen Sie auf der Rechnung auf die Google-Auftragsnummer und die Rechnungsnummer.
- Achten Sie darauf, dass die Rechnungsinformationen den Angaben im Auftrag entsprechen. Dazu gehören die Rechnungs- und Versandadresse, die Artikelbeschreibung, der Preis und die Währung.
- Das Rechnungsdatum darf nicht in der Zukunft liegen. Sie sollten das Datum angeben, an dem die Dienstleistungen erbracht wurden, und nicht das erste Angebotsdatum.
Die häufigsten Rücksendegründe von Rechnungen an den Anbieter sind:
- Die Informationen in der Rechnung und im Auftrag stimmen nicht überein, z. B. Rechtspersönlichkeit, Auftragsnummer, Lieferantenname, Betrag, Bestellnummer oder Positionen.
- Fehlende Informationen
- Die Gutschrift verweist nicht auf die Auftragsnummer oder die ursprüngliche Rechnungsnummer.
Wählen Sie das Land der Rechnungsadresse aus, um die Anforderungen für Google-Rechnungen zu sehen:
So senden Sie eine Rechnung:
- Senden Sie die Rechnung an p2pinvoice@google.com.
- Reichen Sie pro E-Mail eine XML-Rechnung und einen PDF-Anhang ein.
- Die XML-Rechnung muss bei der zuständigen Behörde registriert sein und eine gültige Signatur sowie gemäß den länderspezifischen Anforderungen ein gültiges Zertifikat haben.
- Geben Sie die Bestellnummer in der XML-Datei innerhalb der örtlichen empfohlenen Tags an, damit die Rechnung der richtigen Bestellung zugeordnet sowie zeitnah genehmigt und verarbeitet werden kann. Die Bestellnummer muss auch in der PDF-Datei genannt werden.
- Anhänge oder Dateien dürfen nicht gezippt oder mit einem Passwort geschützt sein.
- Fügen Sie keine Application-Response-XML-Dateien oder XML-Stylesheet-Dateien (mit den Dateiendungen .css oder .xsl) an die XML-Rechnung an.
- Senden Sie die XML-Rechnung und das ergänzende PDF nicht in separaten E-Mails.
- XML-Dateien für Kolumbien müssen gemäß den lokalen Richtlinien in UTF-8 codiert sein und dürfen keine lateinischen Zeichen mit Akzenten enthalten. Beispiel: Wörter wie „DISEÑO“ oder „Crédito“ führen dazu, dass die Rechnung abgelehnt wird.
- Die XML-Datei muss eine DIAN-Validierung, auch als „Attached Document“ (angefügtes Dokument) bezeichnet, sowie die „Application Response“ enthalten.
- Für Lieferanten, die XML-Rechnungen einreichen müssen: Sobald die gültige Rechnung eingegangen ist und die Verarbeitung eingeleitet wurde, werden gemäß der DIAN die „acuses de recibo“ erstellt. Aufgrund dieser rechtlichen Anforderung müssen die Informationen auf der Rechnung mit denen der Bestellung übereinstimmen, damit es nicht zu Abweichungen zu den bereits akzeptierten und verarbeiteten Daten kommt.
- Das PDF muss klar und gut lesbar sein und alle erforderlichen Rechnungsdaten enthalten, einschließlich Bestellnummer (falls zutreffend), damit die Rechnung zeitgerecht verarbeitet und bezahlt werden kann.
- Senden Sie pro E-Mail nur eine einzige gültige PDF-Rechnung.
- Senden Sie ergänzende Dokumente (falls erforderlich) als Anhang in der E-Mail, die auch die PDF-Rechnung enthält.
- Dateien dürfen nicht gezippt oder mit einem Passwort geschützt sein.
- Senden Sie die PDF-Rechnung und ergänzende Dokumente nicht in separaten E-Mails.
Folgende Angaben sind erforderlich:
Informationen zum Lieferanten
- Lieferantenname
- USt-IdNr. des Lieferanten
- Postanschrift des Lieferanten
Google-Informationen
- Google-Rechnungsempfänger
- Google-Rechnungsadresse
- Google-USt-IdNr.
Rechnungsinformationen
- Rechnungsdatum
- Beschreibung der gelieferten Waren oder erbrachten Dienstleistungen
- Rechnungsbetrag ohne Umsatzsteuer
- Gesamtbetrag Umsatzsteuer
- Gesamtbetrag einschließlich Umsatzsteuer
- Das Wort „Invoice“ (Rechnung)
Häufig gestellte Fragen und weitere Informationen
Wer muss XML-Rechnungen senden?
Lieferanten, die bei der Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) registriert sind. Die Rechnung muss eine CUFE-Nummer enthalten – einen eindeutigen Code für die elektronische Rechnungsstellung.
Wer ist vom Einreichen von XML-Rechnungen ausgenommen?
Natürliche Personen und ausländische Lieferanten sind vom Senden von XML-Rechnungen ausgenommen, müssen aber trotzdem PDF-Rechnungen einreichen.
Müssen XML-Rechnungen eine digitale Signatur enthalten?
Für elektronische Zahlungsbelege ist eine delegierte Unterschrift erforderlich, damit die Integrität, Sicherheit und Verbindlichkeit von elektronischen Transaktionen gewährleistet werden kann.
Was ist das richtige Format für XML-Rechnungen?
Das Standardformat der DIAN ist XML in UBL V2.1.
Technische Hinweise | Gültige XML-Dateien identifizieren
Dokumenttyp und Codierung
- Das in Kolumbien von der DIAN verwendet Standard-XML-Format ist XML UBL V2.1, codiert in UTF-8 (EDICOM: Dokumenttyp ist XML_UBL_INVOICE_2_DIANV2).
- XML-Rechnungen für Kolumbien müssen mit dem übergeordneten Tag <AttachedDocument> beginnen, wie unten dargestellt. Das übergeordnete Tag darf nicht <Invoice> sein.
- Die Codierung von XML-Rechnungen für Kolumbien muss UTF-8 sein, wie in der ersten Zeile der XML-Datei unten dargestellt.
Falsch:
Unterschrift und Zertifikat
- XML-Dateien für Kolumbien müssen gültige Signatur- und Zertifikat-Tags enthalten, wie unten dargestellt.
- Die Zertifikate dürfen nicht abgelaufen sein, da sonst die EDICOM-Validierung fehlschlägt.
Anhang – Rechnung und Application Response
Das Tag <Attachment> sollte zweimal vorkommen: einmal für die tatsächlichen Rechnungsdaten und einmal für die „DIAN Application Response“, wie unten dargestellt.
- Sie müssen zuerst die Tags für Rechnungsanhänge verwenden (siehe unten).
- Als Nächstes müssen die Application Response-Anhangs-Tags verwendet werden.
Angabe der Bestellnummer auf der Rechnung
- Für die Angabe der Bestellnummer wird das Tag <OrderReference> empfohlen.
Weitere Informationen zum Aktualisieren Ihrer Kontoinformationen oder zum Senden von Rechnungen über das Ariba Network finden Sie unter Transacting over the Ariba network. (Transaktionen über das Ariba Network abwickeln)