Changes in Invoice processing for Chile, Colombia, Panama, Peru and Uruguay

Invoice Guidance and FAQ for Suppliers doing business with Google Chile, Colombia, Peru and Uruguay

We have new supplier guidelines for invoice submission. We also have provided this content in Spanish.

To minimize invoicing processing and payment delay, a valid XML invoice is required for your invoice to be approved. Your compliance with the guidelines below is needed. Valid XMLs are defined as XMLs registered with your government authority, with valid signature and with unexpired certificate per country requirements.

For suppliers mandated to provide XML invoice and PDF support as part of e-invoicing

Send one XML invoice and PDF support attachment per email. XML invoice file must be registered with government authority and must have valid signature and unexpired certificate within it per country requirements. Provide Purchase Order (PO) number within the XML file as part of the locally defined recommended tags so that the invoice can be tied back to the correct PO, approved and processed in a timely manner. The PO number must also be referenced in the PDF. Do not zip or password protect attachments or files. Do not provide Application Response XML files or XML stylesheet files (files with *.css or *.xsl file extensions) along with invoice XML. Do not send the PDF support document and invoice XML document in separate emails. Colombia and Peru XMLs should be encoded in UTF-8 per local guidance and must not have latin characters with accents. Example: Words like DISEÑO, Crédito will lead to invoice rejection. Chile XMLs should be encoded in ISO-8859-1 per local guidance

If you are a supplier not mandated to send XML invoices

The PDF image must be clear, legible and contain complete invoice data, including PO number (where applicable), to expedite invoice processing and payment. Send one valid PDF invoice attachment per email. Send supporting documentation (if required) as an attachment with the PDF invoice in the same email. Do not zip or password protect the file. Do not send separate emails for PDF invoice and any supporting documentation files.

 

There are also country-specific changes to Chile, Colombia and Peru.

More resources for you:

Info Session Video

Review the changes in our info session hosted on 22 November.

Frequently Asked Questions (FAQs) in English

What happens if I do not send the XML invoice and PDF support document (if required)?

Processing of your invoice will be delayed or your invoice will be rejected.

---

Can I send more than one invoice per email?

No, one XML (if required) with PDF support or PDF invoice per email is needed. Multiple invoices per email may cause processing delays or rejection.

---

Can I email the link to the XML file?

No, your invoice will not be processed. You must attach an XML invoice and PDF support to your email.

---

What are the benefits for me as a supplier?

Google is internalizing and automating the invoice intake process and receiving supplier invoices directly. This removes intermediaries and streamlines processes with the expectation for manual errors to be minimized or even eliminated.

---

Can the PDF and XML be sent in the same ZIP file or do I have to separate the documents?

Both the XML and PDF files must be attached individually to the email for a more agile invoice reception and processing. They must not be zipped or compressed.

---

Does this process apply to legal services?

It applies to Chile, Colombia, Panama, Peru, and Uruguay for goods and services.

---

What should we put in the email subject line?

There is no specific requirement or format for the email subject line.

---

Previously, a tax identification support number and a copy of the Purchase Order (PO) was included. Now what will it be? And what should we put in the email subject line?

It is not necessary to email a copy of the PO; the PO number must be referenced in the XML and PDF files. The only required documents are the XML (if required) and PDF invoice. If you are not mandated to send XML invoices, you can send any supporting documentation with the PDF invoice in the same email.

Do not attach any other document as it will delay the processing of your invoice.

---

For inquiries or differences that result from the invoice payment, should I email [e-mail] or the previous contact? Additionally, should I keep sending the Excel document?

The contact for invoice inquiries is not changing. Please continue to send them to [e-mail] and include the necessary files. You can also use the Contact Us button below.

---

What is the process if I need to change my bank account information? Should I reference it in the invoice?

All Ariba enrolled suppliers are required to self manage their bank account information in SAP Ariba Enrollment. Our Supplier Help Center has information on how to update your account information or submit an invoice through the Ariba network. Please go to Transacting over the Ariba network.

---

I am in Panama. What's changing for me?

For Panama, the process does not change for now. On 2 January 2023, you will be requested to send your PDF invoice to the new mailbox [e-mail].

---

For Colombia, if we need to email a billing document (documento de cobro) different from the invoice, to what email should we send it?

Starting 2 January 2023, all documents needed for processing and paying invoices must be sent in the same email to [e-mail].

---

What are the billing changes for Uruguay?

As of 22 November 2022, email the XML and PDF files to the PwC mailbox. On 2 January 2023, you must start emailing the invoice to [e-mail]

---

You haven’t answered my question yet! Who can I reach out to?

Still have questions regarding changes in Invoice processing? Please contact us at: [e-mail]

Spanish version

Guía y FAQ para Proveedores que hacen negocios con Google en Chile, Colombia, Perú y Uruguay

Tenemos nuevas reglas para el envío de las facturas.

Es de suma importancia que presten atención a las nuevas reglas para enviar facturas XML válidas para minimizar retrasos en el procesamiento. XML válidas son XMLs registradas con la autoridad del gobierno, con firma válida y un certificado vigente en acuerdo con las reglas del país.

Si eres un proveedor requerido a proporcionar facturas XML + PDF de apoyo como parte de la facturación electrónica:

Envía sólo un XML y PDF de apoyo como archivos adjuntos por correo. Los archivos adjuntos no deben ser archivos .zip ni estar protegidos con contraseña. No proporcione archivos Application Response XML o otros archivos de extensión similares a xml (por ejemplo. “.css” or “.xsl”) junto con la factura XML. El PDF de apoyo y factura XML no deben ser enviados en correos distintos. El archivo XML de la factura debe tener una firma válida y un certificado vigente después de haber sido registrado con la autoridad del gobierno. XMLs de Colombia y Perú deben estar codificados con el formato UTF-8 y no debe tener caracteres especiales o latinos con acentos. Por ejemplo: palabras como DISEÑO, Crédito harán con que sus facturas sean rechazadas. XMLs de Chile deben estar codificados con el formato ISO-8859-1 como es requerido localmente. Proporcione el Número de Orden de Compra dentro del archivo XML, para que la factura pueda vincularse con la orden de compra correcta y procesarse/aprobarse de manera oportuna. El Número de Orden de Compra también necesita estar referenciado en el PDF.

Si eres un proveedor no requerido a proporcionar facturas XML

Es importante que el PDF esté claro/legible y que tenga todos los datos requeridos, incluyendo el número de Órden de Compra cuando aplique para agilizar el proceso de procesamiento y pago. Envía una factura PDF como archivo adjunto por correo electrónico. Los archivos adjuntos no deben ser archivos .zip ni estar protegidos con contraseña. La documentación de apoyo (en caso de ser requerida) puede ser enviada junto con el archivo PDF de la factura en el mismo correo como archivo adjunto. No envíen la factura PDF y documentación de apoyo en correos electrónicos separados.

 

También hay cambios específicos para Chile, Colombia y Perú. Acceda a la grabación de nuestra sesión informativa que ocurrió el 22 de noviembre y lea a nuestro FAQ abajo para saber más.

FAQs

¿Qué pasa si no envío el archivo XML de la factura?

El procesamiento de la factura será retrasado o rechazado.

---

¿Puedo enviar más de una factura por correo electrónico?

No, tienes que enviar un PDF y una copia de XML por correo.

---

¿Es válido si envío el link al archivo XML?

No, tu factura no será procesada. Ahora tienes que adjuntar la copia del XML junto con el PDF al email que enviaste.

---

Cuáles son los beneficios para mí como proveedor?

Google está internalizando el proceso de recepción de facturas y estará recibiendo las directamente. Se elimina el intermediario para la recepción, y como estamos automatizando el procesamiento de las facturas con implementación de las facturas XML esto resulta en la disminución o eliminación de errores manuales.

---

¿Se puede enviar el PDF y XML en un mismo archivo zip o tienen que ser documentos separados?

El archivo XML y el PDF necesitan estar adjuntos individualmente en el correo para que sean procesados más rápido. Los archivos no deben estar en formato zip ni comprimidos.

---

Favor confirmar, si este proceso aplica para servicios legales

Aplica para todos los países, ya sean bienes o servicios.

---

Anteriormente se enviaba un soporte del número de identificación tributaria y la PO, ahora cómo será? y qué asunto debería ponerse en el email para facilitar su procesamiento?

No es necesario enviar archivos adicionales a los archivos XML y PDF, ni copia del PO, pero el número de la PO debe estar referenciada en los archivos xml y pdf. Si eres un proveedor que necesitas enviar facturas XML, es importante que no adjuntes ningún otro archivo al correo para que su factura no sufra retrasos en el procesamiento. Si no eres obligado a enviar las facturas XML, envíe cualquier documentación de soporte en el mismo correo del PDF. Adicionalmente, no hay formato específico para el asunto del correo.

---

Las diferencias que resulten para el pago de una factura se siguen manejando con el correo [e-mail] o el contacto anterior? A su vez,yo anteriormente enviaba un excel, debo seguir enviandolo?

El contacto para consultas de la factura no está cambiando, deben seguir enviandolas al correo de [e-mail] incluyendo todos los documentos necesarios para la consulta.

---

¿Cómo es el proceso si se requiere hacer cambio de la cuenta bancaria? ¿Se indica en la factura?

Todos los proveedores que tengan cuenta Ariba, tienen que actualizar su información bancaria mediante la herramienta. Para más información sobre cómo actualizar sus informaciones o enviar una factura a través de Ariba, por favor acceda a la página Transacting over the Ariba network.

---

Estoy en Panamá, ¿cuáles son los cambios para los proveedores de Panama?

Para Panamá el proceso no está cambiando. Esto cambiará en Enero, cuando se te requiera enviar tu factura al nuevo buzón de correo ([e-mail]).

---

Para el proceso con Colombia, si debemos enviar un documento de cobro diferente a Factura a que correo debemos enviarlo? ejemplo cobros a través de documentos cuentas de cobro

A partir del 2 de enero de 2023, cualquier documento que tenga como fin el procesamiento y pago de la factura, deben enviarse en el mismo correo. Para cualquier consulta, estado de la factura o algo similar debe ser enviado a [e-mail].

---

Estoy en Uruguay, ¿cuáles son los cambios en la facturación para nosotros?

A partir del 22 de Noviembre deberá enviar la factura en archivos PDF y XML al correo de PwC. A partir del 2 de Enero se deben enviar al nuevo correo de [e-mail]

---

¡Aún no has respondido a mi pregunta! ¿A quién puedo contactar?

¿Todavía tiene preguntas sobre los cambios en el procesamiento de facturas? Por favor contáctenos usando el siguiente contacto: [e-mail]