FAQs zur B2B-Ariba-Integration

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Allgemein

Was ist die B2B-Ariba-Integration?

Die B2B-Ariba-Integration verbindet das Kaufsystem oder ERP eines Lieferanten mit dem Ariba Network von Alphabet/Google. Über diese Verbindung können die Systeme kommunizieren, was Effizienz und Effektivität der zwischen ihnen übermittelten Daten erhöht. Die Implementierung der Lieferanteneinbindung reduziert häufig manuelle Berührungspunkte und sorgt so für besser automatisierte und nahtlose Prozesse.

Welchen Nutzen bietet die B2B-Ariba-Integration?

Die B2B-Ariba-Integration bewirkt eine Steigerung der betrieblichen Effizienz und verbessert die Nutzererfahrung für die Kunden. Es gibt noch weitere Vorteile für Lieferanten:

• Um 75 % beschleunigte Rechnungs- und Zahlungsabwicklung dank sicherer Übermittlung digitaler Dateien über die Lieferanteneinbindung
• Steigerung der Akzeptanz von Rechnungen und Zahlungen um 45–60 %, da nach der Ersteinrichtung kaum oder gar kein manuelles Eingreifen mehr nötig ist – der gesamte Vorgang verläuft kontaktlos
• Einhaltung globaler Compliance-Anforderungen durch eine langfristige Rechnungsarchivierung, die außerdem das Tracking von Berichten, Transaktionen und Umsätzen ermöglicht

Welche Nachteile hat die EDI/cXML-Integration?

Die Vorteile der B2B-Ariba-Integration springen sofort ins Auge: schnellere Rechnungs- und Zahlungsabwicklung und höhere Akzeptanz von Rechnungen und Zahlungen bei gleichzeitiger Einhaltung globaler Compliancestandards. Aber natürlich hat die Integration auch Nachteile. Mit den folgenden Nachteilen müssen Alphabet/Google und die Lieferanten rechnen:

• Zeitplan und Mitarbeiterabstellung: Bei der B2B-Ariba-Integration kann das Herstellen einer zuverlässigen Verbindung der Kaufsysteme der Lieferanten mit dem Ariba Network von Google vier bis zwölf Wochen in Anspruch nehmen. Während des gesamten Implementierungszeitraums sind aufseiten beider Teams Anstrengungen erforderlich, da ein benannter technischer Mitarbeiter für die Umsetzung der Systemkonfiguration und ein benannter geschäftlicher Mitarbeiter für die Formulierung der Unternehmensperspektive zuständig ist. Hierbei handelt es sich jedoch um eine Vorabinvestition, die sich mittel- und langfristig auszahlt.
• Akzeptanz neuer Prozesse: Selbst wenn ein Lieferant mit der Implementierung der B2B-Ariba-Integration fortfahren möchte, heißt das nicht, dass seine Nutzer den Prozess direkt bei der Inbetriebnahme uneingeschränkt gutheißen. Mögliche Folgen sind Fehlorientierungen, Unklarheiten beim Prozess und geringere Akzeptanzquoten bei Rechnungen und Zahlungen. Allerdings lässt sich dies dadurch vermeiden, dass die Nutzer zu den Vorteilen der Integration geschult werden und während des Prozesses Unterstützung erhalten, um für eine hohe Akzeptanz des neuen Prozesses zu sorgen.

Wie unschwer zu erkennen, ist das Verhältnis der Nachteile zu den Vorteilen ein schlagkräftiges Argument für Alphabet/Google wie auch für unsere Lieferanten.

Fallen zusätzliche Gebühren für die B2B-Ariba-Integration an?

Die Lieferanten müssen ein Upgrade auf ein Ariba-Unternehmenskonto durchführen. Informationen zum Unterschied zwischen einem Unternehmenskonto und einem Standardkonto von Ariba sowie zu Kontogebühren und Upgradeverfahren

Ist die Integration mit Google obligatorisch?

Die B2B-Ariba-Integration ist optional und die Entscheidung liegt letztendlich beim Lieferanten.

Wie lange dauert die Integration für die Lieferanten?

Der Integrationszeitraum umfasst einschließlich Konfiguration, Tests und Bereitstellung typischerweise zwischen vier und zwölf Wochen.

Neue Kanäle für die Rechnungsstellung

Welche neuen Rechnungsformate werden über die B2B-Ariba-Integration verfügbar gemacht?

EDI und cXML sind neue Rechnungsformate, die Lieferanten zur Verfügung stehen. Zurzeit nutzen Lieferanten noch sehr häufig manuelle Prozesse, beispielsweise das Versenden ausgedruckter Dokumente, das Versenden per E-Mail oder das Hochladen digitaler Dokumente in Portale. EDI und cXML sind digitalisierte Optionen, die eine schnellere, effizientere und genauere Zahlungs- und Rechnungsverarbeitung ermöglichen.

Werden weitere Formate wie etwa JSON über die B2B-Ariba-Integration unterstützt?

Derzeit unterstützt die B2B-Ariba-Integration nur EDI und cXML.

Was sind EDI und cXML?

Die Zeiten, in denen alle Rechnungen und Zahlungen mit Dokumenten kommuniziert wurden, sind vorbei: Dank des technischen Fortschritts konnte dieser Prozess digitalisiert werden. Bereits in den 1960er-Jahren konnten Computersysteme per Electronic Data Interchange (EDI) Daten austauschen. EDI bezeichnet die strukturierte Übertragung von Daten zwischen Organisationen auf elektronischem Weg. Strukturiert ist hierbei der entscheidende Aspekt. Denken Sie an die vielen Datenpunkte, die in die verschiedenen Kaufdokumente einfließen: Positionen, Preise, Organisationsinformationen usw. Die Nutzung des EDI-Standardformats ermöglicht eine branchenübergreifende Standardisierung von Datenversand und -empfang und wird von einschlägigen Institutionen in aller Welt (z. B. ANSIX12, EDIFACT) als obligatorisch verlangt. Der Aufstieg des E-Commerce in den 1990er-Jahren ermöglichte die Entwicklung von cXML. cXML ist ein XML-basiertes Kommunikationsprotokoll, bei dem das c für „Commerce“ steht. Ähnlich wie EDI ermöglicht cXML den Austausch von Daten zwischen Computersystemen. Diese neuere Technologie ersetzt die starre EDI-Struktur durch eine flexible und anpassungsfähige Struktur.

Und was ist jetzt besser: EDI oder cXML?

Weil es bei diesen Technologien so viele Nuancen gibt, kann man nur sagen: Es kommt darauf an! Im Allgemeinen gilt cXML als neuere und flexiblere Technologie. Seine Flexibilität bezieht es aus der Fähigkeit, sich von einem Standardformat freimachen, seinen Code an die geschäftlichen Anforderungen anpassen und eine Methode namens Daten-Tagging (z. B. <quota>9300</quota>) verwenden zu können, die cXML für Menschen lesbar machen kann. EDI dagegen ist starrer aufgebaut und kann vom Menschen nicht gelesen werden. Warum verwenden Unternehmen dann immer noch EDI? Viele Unternehmen nutzen EDI wahrscheinlich bereits für die Zusammenarbeit mit anderen Unternehmen. Unternehmen, die schon länger aktiv sind, nutzen oft ein komplettes System einschließlich passender Infrastruktur für EDI-Transaktionen.

Lieferantenauswahlverfahren

Wie werden Lieferanten für ICR berücksichtigt?

Da die Entscheidung über eine Integration mit Google letztendlich beim jeweiligen Lieferanten liegt, würden wir gerne Ihre Meinung hören. Derzeit besteht die wichtigste Option für Lieferanten im Ausfüllen des Antragsformulars für die EDI/cXML-Integration für B2B-Ariba. Das Antragsformular gibt Aufschluss über das Interesse eines Lieferanten und erfasst mögliche Einschränkungen für die Integration (z. B. Zeitbedarf, Sprache oder Integrationsvorlieben).

Wie werden Lieferanten für ICR ausgewählt?

Das Source-to-Pay-Team von Alphabet/Google wählt Lieferanten aus, die sich für die Einbindung in das Ariba Network von Alphabet/Google gut eignen, und priorisieren diese. Für die Beurteilung einer guten Eignung sind unter anderem folgende Faktoren zu berücksichtigen:

• Zeitplan: In welchem Jahr und Quartal kann der Lieferant die Integration umsetzen? Besteht ein Konflikt zwischen dem Zeitplan und der Terminplanung des Lieferanten oder von Google?
• Ressourcen: Hat der Lieferant Erfahrung mit der Integration und/oder dafür geeignete Personalressourcen? Besteht alternativ das Risiko, dass ein Fehlen solcher Ressourcen das Gelingen des Vorhabens infrage stellt?
• Technische Möglichkeiten: Wie sieht der aktuelle Technologie-Stack des Lieferanten aus, und welche Aspekte umfasst das alte ERP? Stellt die beim Lieferanten eingesetzte Technologie ein Hindernis für die Integration mit derjenigen von Google dar?
• Nutzung: Wie wickelt der Lieferant derzeit Transaktionen mit Google ab? Ist das Transaktionsaufkommen zwischen Google und dem Lieferanten ein gutes geschäftliches Argument?

Wie geht es nach der Lieferantenauswahl weiter?

Lieferanten, die als geeignet für die Integration mit Alphabet/Google ausgewählt wurden, werden zu einem individuellen Einstiegsgespräch eingeladen. Hier erhalten sie einen detaillierteren Überblick und es werden konkrete Fragen beantwortet und die nächsten Schritte festgelegt.
 

Für die Integration ist ein kostenpflichtiges Ariba Network-Unternehmenskonto erforderlich. Wenn der Lieferant aktuell Transaktionen über ein Ariba Network-Standardkonto durchführt, muss er sich noch einmal registrieren. Mithilfe des Supplier Enablement-Teams von Ariba richtet der Lieferant sein bestehendes ERP-System für die Einbindung in das Ariba Network ein.

 

Danach halten Google und der Lieferant weitere Besprechungen ab, in denen die aktuellen ERP-Anforderungen bewertet und die Spezifikationen von Google sowie erkannte Deltas besprochen werden. Google stellt dem Lieferanten außerdem ausführliche Informationen und erforderliche Datenfelder (in cXML oder EDI) bereit, um mit Datenabgleichsübungen zu beginnen.

 

Nach Abschluss der Konfiguration testet der Lieferant die Einbindung dadurch, dass er Testdateien an Alphabet/Google sendet und von dort empfängt. Im Falle erfolgreicher Tests werden die AP-/AR-Prozesse für die Verwendung der Integration aktualisiert und die erste „echte“ Rechnung wird gesendet. 

Kann der Lieferant, wenn er zwar Interesse hat, aber noch nicht vollständig bereit ist, die Integration später wiederholen?

Ja. Die Initiative für die B2B-Ariba-Integration läuft noch bis ins Jahr 2025 weiter. Allerdings sollten Sie, falls Sie Interesse haben, uns dieses frühzeitig mitteilen – auch dann, wenn Sie noch nicht bereit sind. Füllen Sie das Antragsformular für die EDI/cXML-Integration für B2B-Ariba aus. Dort werden Sie auch gefragt, wann Sie damit rechnen, für die Integration bereit zu sein. Beachten Sie, dass das Ausfüllen des Formulars nicht bindend ist. Es ermöglicht uns lediglich, mit Ihnen in Kontakt zu bleiben und uns bei Bedarf bei Ihnen zu melden.

Wo erhalte ich weitere Informationen?

Im Juni 2022 führte Alphabet/Google eine Informationsveranstaltung für Lieferanten durch, bei der Nutzen und Prozess der B2B-Ariba-Integration von Alphabet/Google behandelt wurden. Klicken Sie, um die Materialien zur Veranstaltung und eine Aufzeichnung abzurufen.

Meine Frage ist noch nicht beantwortet. An wen kann ich mich wenden?

Wenn Sie Fragen zum Aufwand und zur B2B-Ariba-Integration haben, wenden Sie sich an
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