FAQs zu Berichterstellung und Quellensteuer in den USA

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Warum muss ich ein US-Steuerformular des Typs W-8 oder W-9 ausfüllen?

Sie werden aufgefordert, dieses Formular auszufüllen, damit Google seine Verpflichtungen gemäß den Abschnitten 1441 (Kapitel 3) und 3406 des US-amerikanischen Internal Revenue Code (IRC) erfüllen kann.
Das Formular W-8 wird verwendet, um den korrekten Quellensteuersatz für infrage kommende Zahlungen an Sie zu ermitteln, sofern auf künftige Zahlungen eine Quellensteuer erhoben werden muss.
Der Internal Revenue Service (IRS) schreibt vor, dass Google die Steuerformulare für nicht in den USA ansässige Partner und Anbieter aktualisieren muss, und zwar

• spätestens alle drei Jahre oder
• bereits dann, wenn sich Änderungen ergeben, die für die Gültigkeit des Formulars relevant sein könnten.

Google informiert seine Zahlungsempfänger darüber, um sicherzustellen, dass die IRS-Regeln eingehalten werden.

Was passiert, wenn ich kein US-Steuerformular des Typs W-8 oder W-9 ausfülle?

Wenn Quellensteuer einbehalten werden muss, ermöglicht das Ausfüllen dieses Formulars bei künftigen Zahlungen die Ermittlung des korrekten Steuersatzes. Wenn Sie dieses Formular nicht ausfüllen, kann dies dazu führen, dass die Quellensteuer gemäß Kapitel 3 oder in Form einer ersatzweisen Quellensteuer von Ihren künftigen Einnahmen abgezogen wird.

Woher weiß ich, welches US-Steuerformular – W-8 oder W-9 – auszufüllen ist?

Das korrekte Steuerformular wird anhand der von Ihnen in der MarkIT-Anwendung gemachten Angaben automatisch erstellt. Wenn Sie Fragen haben, wenden Sie sich bitte an Ihren Steuerberater.

• In den USA ansässige natürliche oder juristische Personen, Unternehmen, Personengesellschaften usw. müssen das Formular W-9 einreichen.
• Natürliche und juristische Personen, die nicht in den USA ansässig und wirtschaftlich Berechtigte in Bezug auf die erhaltenen Einnahmen sind, müssen in der Regel das Formular W-8BEN oder das Formular W-8BEN-E ausfüllen. Diese Formulare können verwendet werden, um Ansprüche auf Vergünstigungen aus Doppelbesteuerungsabkommen (also einen ermäßigten Quellensteuersatz) geltend zu machen.
• Personen, die angeben, dass ihre Einnahmen effektiv mit einem in den USA ansässigen Gewerbe oder Unternehmen verbunden sind, verwenden das Formular W-8ECI. Alle Zahlungsempfänger, die dieses Formular einreichen, benötigen eine US-amerikanische TIN.
• Für bestimmte nicht in den USA ansässige Vermittler, Personengesellschaften und steuerlich transparente Gesellschaften mit gesamtheitlicher Einkommensbesteuerung auf Gesellschafterebene (flow-through entities) ist das Formular W-8IMY erforderlich. Wenn dieses Formular eingereicht wird, fordert Google unter Umständen zusätzliche Unterlagen an, z. B. eine Aufschlüsselung der Ergebnisse nach Geschäftsbereich/Unternehmen.
• Das Formular W-8EXP wird von juristischen Personen verwendet, um ihren Status als nicht in den USA ansässiger wirtschaftlich Berechtigter und den zugehörigen Anspruch auf eine reduzierte Quellensteuer als nicht in den USA ansässige staatliche Zentralbank, internationale Organisation, nicht in den USA ansässige steuerbefreite Organisation, nicht in den USA ansässige private Stiftung oder als Behörde eines Außengebiets der USA nachzuweisen.
  

Was erwartet mich beim Abschließen dieses Vorgangs?

Sie sollten dabei vor allem auch Folgendes achten:

1. Geben Sie als ständigen Wohnsitz weder ein Postfach noch die Adresse eines Vertreters an. Manche Personen und Unternehmen haben das bereits getan. Wenn die ständige Adresse mit einem Postfach, der Adresse eines Vertreters oder der Adresse eines Unternehmensdienstleisters (z. B. einer Anwaltskanzlei oder einer Treuhandgesellschaft) identisch ist, müssen Sie möglicherweise eine Kopie Ihres Gesellschaftsvertrags oder ein anderes Dokument hochladen, aus dem hervorgeht, dass es sich bei der Adresse um Ihren eingetragenen Firmensitz handelt.
2. Bestätigung der Identität: Unter Umständen müssen Sie Ihre Identität bestätigen, wenn eine der folgenden Situationen vorliegt:
   • Steueridentifikationsnummer (TIN) fehlt oder ist keine 9-stellige Zahl.
   • Eingegebene TIN ist derzeit nicht vergeben.
   • Kombination aus TIN und Namen stimmt nicht mit den IRS-Unterlagen überein.
   • Anfrage zum Abgleich der TIN ist ungültig.
3. Bei US-amerikanischen Adressen sind zusätzliche Angaben erforderlich. Wenn Sie den Status einer nicht in den USA ansässigen natürlichen oder juristischen Person geltend machen und eine ständige Adresse oder Postanschrift in den USA haben, müssen Sie zusätzliche Angaben machen, um zu belegen, dass Sie keine in den USA ansässige natürliche oder juristische Person sind.
4. Einschränkungen bei Abkommensvergünstigungen (nur juristische Personen): Juristische Personen, die Vergünstigungen aus Doppelbesteuerungsabkommen in Anspruch nehmen, müssen belegen, dass sie die Voraussetzungen der Klausel zu den Einschränkungen bei Abkommensvergünstigungen („Limitations on Benefits“-Klausel) des relevanten Doppelbesteuerungsabkommens erfüllen. Lesen Sie im entsprechenden Doppelbesteuerungsabkommen nach oder wenden Sie sich an einen Steuerberater, um zu klären, ob Sie Vergünstigungen aus Doppelbesteuerungsabkommen in Anspruch nehmen können.

An wen kann ich mich wenden, wenn ich beim Ausfüllen des MarkIT-Formulars Fragen habe?

Wenn Sie Hilfe bei technischen Problemen benötigen, kontaktieren Sie uns über die unten stehende Schaltfläche. Google bietet jedoch keine steuerrechtliche Beratung an. Wenn Sie Steuerberatung in Anspruch nehmen möchten, wenden Sie sich bitte an einen Steuerberater.

Was ist zu tun, wenn ich nicht die für das Ausfüllen des MarkIT-Formulars zuständige Person bin?

Falls das benötigte Formular von jemand anderem ausgefüllt werden muss, können Sie die E-Mail an die entsprechende Person innerhalb Ihrer Organisation weiterleiten, damit sie sich anmelden kann. Beachten Sie, dass der angegebene Link nur einmalig genutzt werden kann. Gegebenenfalls müssen Sie einen neuen Link anfordern, wenn der ursprüngliche Link bereits verwendet wurde. Bitte setzen Sie sich über die unten stehende Schaltfläche „Contact US“ (Kontakt) mit Google in Verbindung.

Wie lauten die wichtigsten Begriffe im Zusammenhang mit der Steueridentifikation?

Rechtsgültiger Name

Geben Sie Ihren rechtsgültigen Namen so ein, wie er in Ihren Ausweisdokumenten steht.

1. Wenn Sie als natürliche Person Einnahmen erzielen: Geben Sie Ihren rechtsgültigen Namen im Namensfeld ein. Möglicherweise müssen Sie einen übersetzten Namen angeben, wenn ein solcher in Ihren Ausweisdokumenten (z. B. Ihrem Reisepass) enthalten ist.
   • Wenn Sie Inhaber eines Unternehmens sind, das Sie mit dem Formular verknüpfen möchten, geben Sie dieses in das DBA-Feld ein. Wenn Ihr Zahlungsprofil den Namen eines Unternehmens hat, geben Sie diesen in das DBA-Feld ein.
2. Wenn Sie als juristische Person Einnahmen erzielen: Geben Sie den Namen der juristischen Person im Namensfeld ein. Wenn Ihr Zahlungsprofil den Namen einer natürlichen Person hat, geben Sie diesen in das DBA-Feld ein.

Möglicherweise müssen Sie zusätzliche Dokumente einreichen, damit wir Ihren rechtsgültigen Namen überprüfen können.

DBA-Name

Ein DBA-Name (Doing Business As) ist ein Unternehmensname, der sich vom Namen des Inhabers unterscheidet. Je nach Art des von Ihnen eingereichten Formulars kann unter Umständen auch der rechtsgültige Name einer Person angegeben werden.

Steuerlich nicht vom einzigen Gesellschafter getrennt anzusehende Gesellschaft (Disregarded Entity)

Eine steuerlich nicht vom einzigen Gesellschafter getrennt anzusehende Gesellschaft ist ein Unternehmen, das einen einzigen Inhaber hat, im Sinne des US-amerikanischen Steuerrechts keine Körperschaft ist und im Sinne der US-amerikanischen Bundeseinkommenssteuer nicht als eine vom Inhaber separate Rechtspersönlichkeit betrachtet wird. Weitere Informationen zu steuerlich nicht vom einzigen Gesellschafter getrennt anzusehende Gesellschaften finden Sie auf der Website der US-Steuerbehörde IRS.

Was ist eine Steueridentifikationsnummer (Taxpayer Identification Number, TIN)?

Eine Steueridentifikationsnummer (Taxpayer Identification Number, TIN) ist eine Steuerbearbeitungsnummer, die von der US-Steuerbehörde IRS für alle US-Steuerformulare verlangt wird. Nicht-US-Bürger benötigen möglicherweise eine individuelle TIN (ITIN). Wenn Sie Vergünstigungen aus einem Doppelbesteuerungsabkommen in Anspruch nehmen, müssen Sie entweder eine US-amerikanische TIN oder eine ausländische TIN angeben. Weitere Informationen über die TINs des IRS

Beachten Sie, dass Seiten auf der Website des IRS von Google weder gewartet noch geprüft werden. Google kann die Richtigkeit der dort angegebenen Informationen nicht bestätigen. Bei weiteren Fragen sollten Sie sich an einen Steuerberater wenden.

Um zu erfahren, welche Arten von Steueridentifikationsnummern akzeptiert werden, wenden Sie sich bitte an Ihre lokale Steuerbehörde oder einen Steuerberater. Google kann keine Steuerberatung anbieten.

Im Folgenden sehen Sie Beispiele für Steueridentifikationsnummern anderer Länder (die Liste ist nicht vollständig):

• Indien: Permanent Account Number (PAN)
• Indonesien: Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP)
• Japan: Persönliche Identifikationsnummer (auch als „My Number“ bezeichnet)
• Südkorea: Registrierungsnummer des Unternehmens, um eine Vergünstigung aus Doppelbesteuerungsabkommen in den USA geltend zu machen – aufgrund nationaler Bestimmungen kann Google keine anderen persönlichen Identitätsnachweise wie etwa die südkoreanische Resident Registration Number (RRN) akzeptieren
• Russland: Persönliche Steuerzahlernummer (INN)
• Vereinigtes Königreich: Unique Taxpayer Reference (UTR), National Insurance Number (NINO)

Wann muss ich eine US-Steuernummer oder eine andere Steuernummer angeben?

Eine US-Steueridentifikationsnummer oder eine andere Steueridentifikationsnummer (Tax Identification Number, TIN) ist in der Regel für Zahlungen an nicht in den USA ansässige Zahlungsempfänger erforderlich, die Vergünstigungen aus Doppelbesteuerungsabkommen zwischen dem Land oder der Region ihres Wohnsitzes und den USA in Anspruch nehmen.

Alle Zahlungsempfänger in den USA, die ein W-9-Formular ausfüllen, benötigen eine US-amerikanische TIN.

Mein Land und die USA haben ein Doppelbesteuerungsabkommen abgeschlossen. Wie kann ich sicherstellen, dass dieses Abkommen Anwendung findet?

Sofern zwischen Ihrem Land und den USA ein Doppelbesteuerungsabkommen besteht, ermittelt das MarkIT-Tool die entsprechenden Daten beim Einreichen des Steuerformulars.

Sie möchten wissen, ob Ihr Land ein Doppelbesteuerungsabkommen mit den USA abgeschlossen hat? Weitere Informationen finden Sie auf der Website des IRS. Beachten Sie, dass diese Website dem IRS gehört und von Google weder gewartet noch geprüft wird. Google kann die Richtigkeit der dort angegebenen Informationen nicht bestätigen. Bei weiteren Fragen sollten Sie sich an einen Steuerberater wenden.

Kann Google mir dabei helfen herauszufinden, ob ich die Voraussetzungen für Vergünstigungen aus einem Doppelbesteuerungsabkommen erfülle?

Leider kann Ihnen Google dabei nicht helfen. Wenn Sie feststellen möchten, ob Sie die Voraussetzungen für Vergünstigungen aus einem Doppelbesteuerungsabkommen erfüllen, müssen Sie ermitteln, ob Sie in einem Land oder einer Region leben, das bzw. die ein Doppelbesteuerungsabkommen mit den USA abgeschlossen hat, und ob die Einnahmen, die Sie von Google beziehen, von einer konkreten Klausel des Doppelbesteuerungsabkommens abgedeckt werden. Unter Umständen benötigen Sie einen Steuerberater, um festzustellen, ob Sie Vergünstigungen aus einem Doppelbesteuerungsabkommen in Anspruch nehmen können.

Wie kann ich feststellen, ob mein Land oder meine Region ein Doppelbesteuerungsabkommen mit den USA abgeschlossen hat?

Informationen dazu finden Sie auf der Website des IRS. Beachten Sie, dass diese Website dem IRS gehört und von Google weder gewartet noch geprüft wird. Google kann die Richtigkeit der dort angegebenen Informationen nicht bestätigen. Bei weiteren Fragen sollten Sie sich an einen Steuerberater wenden.

Muss ich das MarkIT-Formular ausfüllen, wenn ich keine Vergünstigungen aus Doppelbesteuerungsabkommen in Anspruch nehmen möchte?

Auch wenn Sie keine Vergünstigungen in Anspruch nehmen, muss Google gemäß den Regeln und Anforderungen des IRS nachweisen, dass Sie keine in den USA ansässige natürliche oder juristische Person sind. Wenn Sie dieses Formular nicht ausfüllen, kann dies dazu führen, dass die Quellensteuer gemäß Kapitel 3 oder in Form einer ersatzweisen Quellensteuer von Ihren künftigen Einnahmen abgezogen wird.

Google kann Sie nicht in Steuerangelegenheiten beraten. Weitere Informationen erhalten Sie bei Ihrem Steuerberater.

Warum gibt es mehrere Zahlungsarten und welche davon sollte ich auswählen?

Zahlungen im Zusammenhang mit Google-Produkten können manchmal in mehrere Kategorien fallen. Lieferanten müssen für den Bezug der korrekten Quellensteuersätze alle Einkommensarten auswählen, für die sie Vergünstigungen aus Doppelbesteuerungsabkommen in Anspruch nehmen können. Google berücksichtigt bei der Festlegung des Quellensteuersatzes die Einkunftsart und den entsprechenden Anspruch aus einem Doppelbesteuerungsabkommen. Weitere Ansprüche aus einem Doppelbesteuerungsabkommen berücksichtigt Google nur dann, wenn es eine entsprechende Zahlung gab. Falls Sie unsicher sind, welche Zahlungsarten Sie Ihrer Partnerschaft mit Google zuordnen können, verwenden Sie Folgendes:

• Sonstiges Urheberrecht (z. B. Google Play, YouTube-Partnerprogramm)
• Film und Fernsehen (z. B. bestimmte YouTube-Filme und -Serien, Google Play-Partner)
• Dienstleistungen (z. B. professionelle Dienstleistungen)

Kann ich die von mir ausgefüllten US-Steuerformulare des Typs W-8 oder W-9 in einer Vorschau sehen?

MarkIT generiert PDF-Dateien der ausgefüllten IRS-Steuerformulare. Sie müssen die Richtigkeit Ihrer Dokumente bestätigen. Wenn Sie Änderungen vornehmen möchten, kehren Sie einfach zu Ihrem MarkIT-Konto zurück und bearbeiten Sie die Formulare wie gewünscht.

Dürfen Dritte in meinem Namen das MarkIT-Formular ausfüllen?

Unter bestimmten Umständen kann das Formular in Ihrem Namen von einem Dritten ausgefüllt und unterzeichnet werden, z. B. von einem Elternteil für einen Minderjährigen oder wenn eine gültige Vollmacht vorhanden ist. Jede Person, die das Formular im Namen einer anderen Person unterzeichnet, muss ihre Identität bestätigen und einen Berechtigungsnachweis für die Unterschrift vorlegen.

Was sind US-Aktivitäten?

Aktivitäten in den USA bezeichnen die Erbringung einer Dienstleistung in den USA. Dies kann die Beschäftigung von Mitarbeitern oder die Eigentümerschaft von Geräten in den USA umfassen, die an der Umsatzgenerierung beteiligt sind.

Was ist ein Affidavit zur Bestätigung eines unveränderten Status?

Mit einem gültigen W-8-Formular kann ein „Affidavit of Unchanged Status“ (Affidavit zum unveränderten Status) abgegeben werden. Google ist dann in der Lage, das neue Formular auf einen früheren Zahlungszeitraum des Erstellers anzuwenden. Der im neuen Steuerformular angegebene Steuerstatus kann dadurch auch auf sämtliche Zahlungen im vorherigen Zeitraum angewendet werden, auf den sich das Affidavit bezieht.

Damit kann Google die Quellensteuer erstatten, sofern das Formular den Lieferanten zu einem niedrigeren Quellensteuersatz berechtigt und er die Erstattung innerhalb der gesetzlichen Frist, d. h. bis zum 31. Dezember des Jahres, in dem der Quellensteuerabzug erfolgt, beantragt hat.

Wie lautet der Status meines MarkIT-Formulars?

• In review (Wird geprüft): Ihre eingereichten Steuerinformationen werden geprüft. Dies kann bis zu sieben Werktage dauern. Sollten weitere Dokumente erforderlich sein, um Ihre Steuerinformationen oder Ihre Identität zu überprüfen, benachrichtigen wir Sie im Google-Zahlungscenter und per E-Mail.
• Approved (Genehmigt): Ihre Steuerinformationen wurden so akzeptiert, wie Sie sie eingereicht haben.
• Declined (Abgelehnt): Ihre Steuerinformationen können aus verschiedenen Gründen abgelehnt worden sein:
  • Die von Ihnen eingegebene Steueridentifikationsnummer (Taxpayer Identification Number, TIN) wurde in den IRS-Datensätzen nicht gefunden. Möglicherweise liegt dies daran, dass das IRS-System noch nicht aktualisiert wurde oder Sie erst kürzlich eine Steueridentifikationsnummer erstellt haben.
  • Die von Ihnen eingegebene Kombination aus TIN und Name stimmt nicht mit den IRS-Datensätzen überein.
  • Ihre Steuerinformationen können mit den von Ihnen eingereichten Dokumenten nicht validiert werden.

Falls Ihr Formular abgelehnt wurde, werden Sie per E-Mail benachrichtigt. Reichen Sie in diesem Fall ein neues Formular ein oder wenden Sie sich an Ihren Steuerberater. Prüfen Sie vor dem Einreichen außerdem, ob Ihre bei der Registrierung angegebenen rechtlichen Informationen exakt mit den Informationen auf Ihrem Steuerformular übereinstimmen.

Warum werden meine Dokumente überprüft?

Die Informationen, die Sie im MarkIT-Tool angeben, werden einer Reihe von Prüfungen unterzogen, um Sicherheit, Fehlerfreiheit und Vollständigkeit zu gewährleisten. Manchmal kann bereits ein kleiner Fehler in Ihren Dokumenten dazu führen, dass sich der Status der Steuerinformationen zu „In review“ (Wird geprüft) ändert. Wenn Sie auf Übereinstimmung der von Ihnen angegebenen Steuerinformationen mit den Informationen in Ihrem Zahlungsprofil achten, vermeiden Sie Verzögerungen bei der Bearbeitung Ihrer Steuerinformationen.

Nachstehend sind einige häufige Fälle aufgeführt, die eine Überprüfung nach sich ziehen:

Bei W-9-Formularen:

• Der im MarkIT-Tool unter „legal name“ angegebene rechtsgültige Name stimmt nicht mit dem Namen in Ihrem Zahlungsprofil überein.
• Der im MarkIT-Tool unter „disregarded entity“ angegebene Name der steuerlich nicht vom einzigen Gesellschafter getrennt anzusehenden Gesellschaft (Disregarded Entity) stimmt nicht mit dem Namen in Ihrem Zahlungsprofil überein.
• Die im MarkIT-Tool angegebene Sozialversicherungsnummer (Social Security Number, SSN) ist ungültig oder gehört zu einer Person, deren Name nicht mit dem Namen im Konto übereinstimmt. Dies kann eine längere Prüfung zur Folge haben.

Bei W-8-Formularen:

• Der im MarkIT-Tool unter „legal name“ angegebene rechtsgültige Name stimmt nicht mit dem Namen in Ihrem Zahlungsprofil überein.
• Der im MarkIT-Tool unter „disregarded entity“ angegebene Name der steuerlich nicht vom einzigen Gesellschafter getrennt anzusehenden Gesellschaft (Disregarded Entity) stimmt nicht mit dem Namen in Ihrem Zahlungsprofil überein.
• Die im MarkIT-Tool unter „residence address“ bzw. „mailing address“ angegebene Wohnanschrift oder Postanschrift befindet sich in den USA oder passt nicht zu dem Land, in dem Sie Vergünstigungen aus Doppelbesteuerungsabkommen in Anspruch nehmen möchten.
• Im MarkIT-Tool ist die Anschrift eines Vertreters oder eine Postfachanschrift angegeben.
• Das Formularfeld „Capacity“ (Befugnis) ist im MarkIT-Tool ausgefüllt.

Beachten Sie, dass alle eingereichten W-8 IMY-Formulare genauer geprüft werden.

Warum muss ich Dokumente zur Bestätigung meiner Identität einreichen?

Unter Umständen müssen Sie Ihre Identität bestätigen, wenn eine der folgenden Situationen vorliegt:

• Steueridentifikationsnummer (TIN) fehlt oder ist keine 9-stellige Zahl.
• Eingegebene TIN ist derzeit nicht vergeben.
• Kombination aus TIN und Namen stimmt nicht mit den IRS-Unterlagen überein.
• Anfrage zum Abgleich der TIN ist ungültig.

Welche Dokumente muss ich vorbereiten, wenn meine Steuerinformationen für die USA überprüft werden müssen?

Wenn für Ihre Steuerinformationen eine weitere Prüfung erforderlich ist, müssen Sie möglicherweise einen zusätzlichen Identitätsnachweis vorlegen. Weitere Informationen dazu, welche Dokumente und Identitätsnachweise Sie verwenden können, finden Sie auf der Hilfeseite über anerkannte Steuerdokumente. Es werden Dateien in den Formaten PNG, JPEG und PDF akzeptiert.