Como administrador de tu organización, puedes crear una vista consolidada de estados de usuario y actividad de cuentas. En Informes de usuario, el informe "Cuentas" proporciona información relacionada con el estado de la cuenta de los usuarios, como el estado de la verificación en dos pasos y el nivel de seguridad de las contraseñas. En función de la edición de Google Workspace que tengas, también se muestran datos de usuario relacionados con Google Drive, Gmail y Classroom.
Paso 1: Abre el informe "Cuentas"
-
Inicia sesión en la consola de administración de Google.
Utiliza tu cuenta de administrador (no termina en @gmail.com).
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En la consola de administración, ve a Menú
Informes
Informes
Paso 2: Revisa los datos
El informe "Cuentas" se basa en los siguientes datos de los usuarios.
Nota: El acceso a algunos de los informes de actividad depende de la edición de Google Workspace que tengas.
General| Columna del informe | Descripción |
|---|---|
| Usuario | El nombre del usuario. |
| Estado de la cuenta del usuario |
El estado de la cuenta del usuario (Activa, Bloqueada o Suspendida).
Nota: En la columna de estado de las cuentas de usuario activas se incluyen los usuarios eliminados de forma no definitiva. |
| Estado del administrador | El acceso de administrador de un usuario: Superadministrador, Administrador o Ninguno. |
| Inscripción en la verificación en dos pasos | Indica si el usuario está registrado en la verificación en dos pasos. |
| Implementación obligatoria de la verificación en dos pasos | Indica si el usuario debe estar registrado en la verificación en dos pasos. |
| Conformidad con la política de longitud de la contraseña | Indica si el usuario cumple o no los requisitos de longitud de la contraseña. Para saber cómo definir requisitos de contraseñas, consulta el artículo Aplicar y supervisar los requisitos de las contraseñas de los usuarios. |
| Nivel de seguridad de la contraseña | Indica si el usuario tiene una contraseña segura o poco segura según los requisitos de las contraseñas definidos por un administrador. Para saber cómo definir requisitos de contraseñas, consulta el artículo Aplicar y supervisar los requisitos de las contraseñas de los usuarios. |
| Aplicaciones externas | El número de aplicaciones externas (que no son de Google) que el usuario ha instalado en tu dominio.
Nota: Si quieres saber cómo puedes ver los nombres de las aplicaciones de cada usuario y revocar el acceso de aplicaciones externas, consulta el artículo Gestionar la configuración de seguridad de los usuarios. |
| Acceso a aplicaciones poco seguras | Indica si el usuario tiene la opción de bloquear o permitir (Permitido o Rechazado) el acceso de las aplicaciones poco seguras a sus propias cuentas. |
| Nombre definido por el administrador | El nombre de usuario designado por el administrador. |
| Estado del nombre de perfil | Indica si el usuario ha cambiado el nombre de su perfil o no lo ha modificado. |
| Almacenamiento utilizado en Fotos (MB) | El almacenamiento total en Fotos utilizado por el usuario. |
| Almacenamiento total utilizado (MB) | El almacenamiento total utilizado por el usuario. |
| Almacenamiento usado (%) | El almacenamiento utilizado por el usuario, expresado como porcentaje. |
| Columna del informe | Descripción |
|---|---|
| Total de correos electrónicos | El número de mensajes de Gmail que el usuario ha enviado y recibido. Se incluyen los correos electrónicos enviados o recibidos de clientes SMTP de terceros que usan servidores SMTP de Gmail. |
| Correos electrónicos recibidos | El número de mensajes de Gmail que el usuario ha recibido. Se incluyen los correos electrónicos recibidos de clientes SMTP de terceros que usan servidores SMTP de Gmail. |
| Correos electrónicos enviados | El número total de mensajes de Gmail que el usuario ha enviado. Se incluyen los correos electrónicos enviados por clientes SMTP de terceros que usan servidores SMTP de Gmail. |
| Gmail (POP): usado por última vez | La última vez que el usuario usó un servidor de correo con el protocolo de oficina postal (POP) para acceder a Gmail. |
| Gmail (IMAP): usado por última vez | La última vez que el usuario usó un servidor de correo con el protocolo de acceso a mensajes de Internet (IMAP) para acceder a Gmail. |
| Gmail (Web): usado por última vez | La última vez que el usuario usó la versión web de Gmail. Ten en cuenta que esta marca de tiempo no está sincronizada con la de Último acceso. |
| Almacenamiento utilizado en Gmail (MB) | El almacenamiento total de Gmail utilizado por el usuario. |
Las definiciones de las nuevas métricas incluyen "añadido", lo que difiere de las métricas previas porque cuenta cuándo han tenido lugar eventos de "adición". Estos eventos incluyen la creación o subida de archivos, la recuperación de archivos de la papelera o la transferencia de propiedad. Estas acciones se registran independientemente del estado final del elemento. Si se producen diferentes eventos de adición en un mismo archivo, no se incrementa el número de eventos registrados.
| Columna del informe | Descripción |
|---|---|
| Público | El número de archivos disponibles públicamente. |
| Cualquier usuario con el enlace | El número de archivos de Drive disponibles para todos los usuarios que dispongan del enlace. |
| Archivos compartidos con cualquier usuario del dominio | El número de archivos de Drive que se comparten con todos los usuarios del dominio. |
| Archivos compartidos con cualquier usuario del dominio que tenga el enlace | El número de archivos de Drive disponibles para todos los usuarios del dominio que dispongan del enlace. |
| Fuera del dominio | El número de archivos de Drive que se han compartido expresamente con usuarios o grupos de fuera del dominio. |
| Archivos compartidos en el dominio | El número de archivos de Drive que se han compartido expresamente con usuarios o grupos del dominio. |
| Archivos compartidos de forma privada | El número de archivos de Drive que no se comparten. |
| Hojas de cálculo de Google añadidas | El número de hojas de cálculo que se han añadido a Drive. |
| Dibujos de Google añadidos | El número de dibujos de Google que se han añadido a Drive. |
| Documentos de Google añadidos | El número de documentos de texto que se han añadido a Drive. |
| Presentaciones de Google añadidas | El número de presentaciones que se han añadido a Drive. |
| Formularios de Google añadidos | El número de formularios que se han añadido a Drive. |
| Otros tipos añadidos | El número de archivos que no son de Google que ha añadido el usuario. |
| Archivos editados | El número de archivos de Drive que ha editado el usuario. |
| Archivos vistos | El número de archivos de Drive que ha visto el usuario. |
| Archivos añadidos | El número de archivos de Drive que ha añadido el usuario. |
| Almacenamiento utilizado en Drive (MB) | El almacenamiento total en Drive utilizado por el usuario. |
| Drive: último momento de actividad | La última vez que el usuario utilizó Drive. |
| Columna del informe | Descripción |
|---|---|
| Classroom: usado por última vez | La última vez que el usuario realizó una acción en Classroom, como crear, calificar, devolver o enviar trabajo, o publicar en el tablón de anuncios. |
| Clases creadas | El número de clases creadas. |
| Publicaciones creadas | El número total de publicaciones que los profesores y los alumnos han creado. |
Paso 3: Personaliza los datos del informe
- Abre el informe tal como se indica más arriba.
- Haz clic en Configuración
.
- (Opcional) Para añadir columnas al gráfico, haz clic en la flecha hacia abajo
que hay junto a Añadir columna y, a continuación, selecciona las opciones de la lista.
- (Opcional) Para quitar un elemento del gráfico, junto a su nombre, haz clic en Quitar
.
- (Opcional) Para reorganizar las columnas, arrastra y suelta un elemento a otra posición.
- Haz clic en Guardar.
Paso 4: Filtra los datos y exporta el informe
Filtrar por usuario o actividad
Puedes acotar el informe para que se muestren usuarios o eventos específicos. Por ejemplo, puedes crear un filtro para encontrar a todos los usuarios que utilizan la verificación en dos pasos o un filtro para mostrar una lista de las personas que comparten muchos enlaces externos.
- Abre el informe tal como se indica en el paso 1 de este artículo.
- En la parte superior del informe, haz clic en Añadir un filtro.
- Haz clic en uno de los filtros de la lista, introduce los criterios y haz clic en Aplicar.
Filtrar por unidad organizativa
Puedes filtrar por unidad organizativa para comparar estadísticas de diferentes organizaciones secundarias de un dominio.
- Abre el informe tal como se indica más arriba.
- En la parte superior del informe, haz clic en Unidad organizativa
- Haz clic en Aplicar.
Aunque estés buscando datos antiguos, solo puedes hacerlo en la jerarquía de organización actual. Los datos anteriores al 20 de diciembre del 2018 no aparecerán en los resultados filtrados.
Filtrar por grupo
También puedes filtrar los datos del informe por grupo. Para que un grupo aparezca en este filtro, debes incluirlo en la lista de grupos de filtrado permitidos.
Para obtener más información sobre cómo usar filtros de grupo, consulta Filtrar resultados por grupo de Google.
Paso 1: Añade un grupo a la lista de grupos de filtrado permitidos
- Abre el informe tal como se indica más arriba.
- En la parte superior del informe, haz clic en Filtro de grupos
- Haz clic en Grupos de filtrado.
Se mostrará la página Grupos de filtrado. - Haz clic en Añadir grupos.
- Para buscar un grupo, escribe los primeros caracteres de su nombre o de su dirección de correo electrónico. Cuando veas el grupo que buscas, selecciónalo.
- (Opcional) Para añadir otro grupo, búscalo y selecciónalo.
- Cuando hayas seleccionado todos los grupos que te interesen, haz clic en Añadir.
- (Opcional) Para quitar un grupo, haz clic en Quitar grupo
- Haz clic en Guardar.
Los cambios pueden tardar hasta 24 horas en aplicarse, pero suelen hacerlo más rápido. Más información
Paso 2: Filtra el registro de auditoría por grupo
- Abre el informe tal como se indica más arriba.
- En la parte superior del informe, haz clic en Filtro de grupos
- Selecciona uno o varios grupos y haz clic en Aplicar.
Mostrar datos de una fecha determinada
Exportar los datos de un informe
Puedes exportar los datos del informe a una Hoja de cálculo de Google o descargarlos en un archivo CSV.
- Abre el informe tal como se indica en el paso 1 de este artículo.
- (Opcional) Cambia los datos que se incluirán en la exportación según se describe en el paso 3 de este artículo.
- En el informe, haz clic en Descargar
.
- Selecciona las columnas que quieres incluir y el formato del informe.
- Haz clic en Descargar.
Puedes exportar hasta 100.000 filas.
¿Qué antigüedad tienen los datos que se muestran?
No aparecerán los datos completos hasta la fecha actual, sino que aparecerá la fecha más reciente de los datos de esa columna debajo del título del gráfico. En la tabla situada debajo del gráfico se muestran los datos de la fecha más reciente.
Es posible que a veces aparezca un asterisco (*) junto al nombre de una columna, lo que indica que los datos de esa columna podrían estar obsoletos en comparación con los de otras columnas.
Para saber cuándo se obtienen los datos y durante cuánto tiempo se conservan, consulta el artículo Plazos de conservación y periodos de retraso de los datos.