En tant qu'administrateur de votre organisation, vous pouvez créer une vue regroupant les états des utilisateurs et l'activité des comptes. Sous Rapports utilisateur, le rapport sur les comptes fournit des informations liées à l'état du compte de vos utilisateurs, comme l'utilisation de la validation en deux étapes et le niveau de sécurité du mot de passe. Selon votre édition de Google Workspace, vous pouvez également consulter les données utilisateur concernant Google Drive, Gmail et Classroom.
Étape 1 : Ouvrez le rapport sur les comptes
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Connectez-vous à la Console d'administration Google.
Connectez-vous avec votre compte administrateur (ne se terminant pas par "@gmail.com").
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Dans la console d'administration, accédez à Menu
Création de rapports
Rapports
Étape 2 : Consultez les données
Le rapport sur les comptes se base sur les données utilisateur suivantes.
Remarque : En fonction de votre édition de Google Workspace, il est possible que vous n'ayez pas accès à certains rapports d'activité.
Général| Colonne du rapport | Description |
|---|---|
| Utilisateur | Nom d'utilisateur |
| État du compte utilisateur |
État du compte de l'utilisateur (Actif, Bloqué ou Suspendu).
Remarque : L'état Actif des comptes utilisateur inclut ceux supprimés de façon réversible. |
| Statut de l'administrateur | Accès administrateur de l'utilisateur (Super-administrateur, Administrateur ou Aucun). |
| Inscription à la validation en deux étapes | Indique si l'utilisateur est inscrit ou non à la validation en deux étapes. |
| Validation en deux étapes obligatoire | Indique si l'inscription de l'utilisateur à la validation en deux étapes est obligatoire ou non. |
| Conformité avec les critères de longueur du mot de passe | Indique si l'utilisateur respecte ou non les critères de longueur du mot de passe. Pour obtenir des instructions sur les exigences concernant les mots de passe, consultez Appliquer et contrôler les exigences relatives aux mots de passe des utilisateurs. |
| Niveau de sécurité du mot de passe | Indique le niveau de sécurité du mot de passe de l'utilisateur par rapport aux paramètres définis par un administrateur. Pour obtenir des instructions sur les exigences concernant les mots de passe, consultez Appliquer et contrôler les exigences relatives aux mots de passe des utilisateurs. |
| Applications externes | Nombre d'applications externes (n'appartenant pas à Google) que l'utilisateur a installées sur votre domaine.
Remarque : Pour afficher le nom des applications autorisées à accéder aux données de chaque utilisateur et pour révoquer l'accès accordé aux applications externes, consultez Gérer les paramètres de sécurité d'un utilisateur. |
| Accès à des applications moins sécurisées | Indique si l'utilisateur peut bloquer ou autoriser (Autorisé ou Refusé) l'accès des applications moins sécurisées à son compte. |
| Nom défini par l'administrateur | Nom de l'utilisateur attribué par l'administrateur. |
| État du nom du profil | Indique si l'utilisateur a modifié le nom de son profil ou non. |
| Espace utilisé pour Photos (Mo) | Espace de stockage total utilisé par l'utilisateur dans Photos. |
| Espace total utilisé (Mo) | Espace de stockage total utilisé par l'utilisateur. |
| Espace utilisé (%) | Espace de stockage utilisé par l'utilisateur en pourcentage. |
| Colonne du rapport | Description |
|---|---|
| Nombre total d'e-mails | Nombre total de messages Gmail envoyés et reçus par l'utilisateur. Inclut les e-mails envoyés ou reçus par des clients SMTP tiers à l'aide de serveurs SMTP Gmail. |
| E-mails reçus | Nombre total de messages Gmail reçus par l'utilisateur. Inclut les e-mails reçus par des clients SMTP tiers à l'aide de serveurs SMTP Gmail. |
| E-mails envoyés | Nombre total de messages Gmail envoyés par l'utilisateur. Inclut les e-mails envoyés par des clients SMTP tiers à l'aide de serveurs SMTP Gmail. |
| Gmail (POP) : dernière utilisation | Heure de la dernière connexion de l'utilisateur à Gmail via un serveur de messagerie POP (Post Office Protocol). |
| Gmail (IMAP) : dernière utilisation | Heure de la dernière connexion de l'utilisateur à Gmail via un serveur de messagerie IMAP (Internet Message Access Protocol). |
| Gmail (Web) : dernière utilisation | Heure de la dernière connexion de l'utilisateur à l'interface Web de Gmail. Notez que cet horodatage n'est pas synchronisé avec l'horodatage Dernière connexion. |
| Espace utilisé pour Gmail (Mo) | Espace de stockage total utilisé par l'utilisateur dans Gmail. |
Les nouvelles définitions des métriques incluent la mention "ajouté". Celle-ci est différente des précédentes, car elle considère le moment où se produisent les ajouts. Les ajouts incluent la création d'un fichier, son importation, sa restauration à partir de la corbeille ou le transfert de propriété sur celui-ci. Ce type d'activité est signalé, quel que soit l'état final de l'élément. Lorsqu'un même fichier est concerné par plusieurs événements de type "ajout", ceux-ci ne sont comptabilisés qu'une seule fois.
| Colonne du rapport | Description |
|---|---|
| Public | Nombre de fichiers rendus disponibles publiquement. |
| Tous les utilisateurs disposant du lien | Nombre de fichiers Drive mis à la disposition de toute personne disposant du lien |
| Partages avec tous les utilisateurs du domaine | Nombre de fichiers Drive partagés avec tous les utilisateurs du domaine |
| Partages par lien avec tous les utilisateurs du domaine | Nombre de fichiers Drive partagés avec les utilisateurs du domaine disposant du lien |
| En dehors du domaine | Nombre de fichiers Drive partagés explicitement avec des utilisateurs individuels ou des groupes d'utilisateurs en dehors du domaine |
| Partages dans le domaine | Nombre de fichiers Drive partagés explicitement avec un utilisateur ou un groupe d'utilisateurs du domaine |
| Partages privés | Nombre de fichiers Drive non partagés |
| Fichiers Google Sheets ajoutés | Nombre de feuilles de calcul ajoutées dans Drive. |
| Fichiers Google Drawings ajoutés | Nombre de fichiers Google Drawings ajoutés. |
| Fichiers Google Docs ajoutés | Nombre de documents texte ajoutés dans Drive |
| Fichiers Google Slides ajoutés | Nombre de présentations ajoutées dans Drive |
| Fichiers Google Forms ajoutés | Nombre de formulaires ajoutés dans Drive |
| Autres types de fichiers ajoutés | Nombre de fichiers créés avec une application n'appartenant pas à Google ajoutés par l'utilisateur |
| Fichiers modifiés | Nombre de fichiers Drive modifiés par l'utilisateur. |
| Fichiers consultés | Nombre de fichiers Drive affichés par l'utilisateur |
| Fichiers ajoutés | Nombre de fichiers Drive ajoutés par l'utilisateur |
| Espace utilisé pour Drive (Mo) | Espace de stockage total utilisé par l'utilisateur dans Drive |
| Drive : dernière activité | Dernière utilisation de Drive par l'utilisateur |
| Colonne du rapport | Description |
|---|---|
| Classroom : dernière utilisation | Dernière utilisation de Classroom par l'utilisateur (création, notation ou restitution d'un devoir, ou publication d'un message dans le flux d'un cours) |
| Cours créés | Nombre de cours créés. |
| Posts créés | Nombre total de posts créés par les élèves et les enseignants |
Étape 3 : Personnalisez les données du rapport
- Ouvrez votre rapport comme indiqué ci-dessus.
- Cliquez sur Paramètres
.
- (Facultatif) Pour ajouter des colonnes au graphique, cliquez sur la flèche vers le bas
à côté de Ajouter une colonne, puis sélectionnez des options dans la liste.
- (Facultatif) Pour supprimer un élément du graphique, cliquez sur Supprimer
à côté de cet élément.
- (Facultatif) Pour réorganiser les colonnes, déplacez-les vers une nouvelle position par glisser-déposer.
- Cliquez sur Enregistrer.
Étape 4 : Filtrez les données et exportez le rapport
Filtrer par utilisateur ou activité
Vous pouvez filtrer les données du rapport pour n'afficher que certains utilisateurs ou événements spécifiques. Par exemple, vous pouvez créer un filtre permettant d'afficher uniquement les utilisateurs pour lesquels la validation en deux étapes est activée. Vous pouvez également créer un filtre pour répertorier les utilisateurs qui partagent de nombreux liens externes.
- Ouvrez le rapport comme indiqué à l'étape 1 ci-dessus.
- En haut du rapport, cliquez sur Ajouter un filtre.
- Cliquez sur l'un des filtres de la liste, saisissez les critères, puis cliquez sur Appliquer.
Filtrer les données par unité organisationnelle
Vous pouvez filtrer les données par unité organisationnelle afin de comparer les statistiques entre les différentes organisations enfants d'un domaine.
- Ouvrez votre rapport comme indiqué ci-dessus.
- En haut du rapport, cliquez sur Unité organisationnelle
- Cliquez sur Appliquer.
Vous pouvez uniquement filtrer la hiérarchie organisationnelle actuelle, même si vous recherchez des données plus anciennes. Les données antérieures au 20 décembre 2018 n'apparaîtront pas dans les résultats filtrés.
Filtrer par groupe
Vous pouvez également filtrer les données de votre rapport par groupe. Pour qu'un groupe apparaisse dans ce filtre, vous devez l'ajouter à votre liste d'autorisation de groupes de filtrage.
Pour en savoir plus sur l'utilisation des filtres de groupe, consultez Filtrer les résultats par groupe Google.
Étape 1 : Ajoutez un groupe à la liste d'autorisation de vos groupes de filtrage
- Ouvrez votre rapport comme indiqué ci-dessus.
- En haut du rapport, cliquez sur Filtre de groupe
- Cliquez sur Groupes de filtrage.
La page "Groupes de filtrage" s'affiche. - Cliquez sur Ajouter des groupes.
- Recherchez un groupe en saisissant les premiers caractères de son nom ou de son adresse e-mail. Lorsque vous avez trouvé le groupe, sélectionnez-le.
- (Facultatif) Pour ajouter un autre groupe, recherchez-le et sélectionnez le groupe.
- Une fois les groupes sélectionnés, cliquez sur Ajouter.
- (Facultatif) Pour supprimer un groupe, cliquez sur Supprimer le groupe
- Cliquez sur Enregistrer.
Les modifications peuvent prendre jusqu'à 24 heures, mais sont généralement plus rapides. En savoir plus
Étape 2 : Filtrez le journal d'audit par groupe
- Ouvrez votre rapport comme indiqué ci-dessus.
- En haut du rapport, cliquez sur Filtre de groupe
- Sélectionnez un ou plusieurs groupes, puis cliquez sur Appliquer.
Afficher les données pour une date précise
Exporter les données du rapport
Vous pouvez exporter les données du rapport dans une feuille de calcul Google Sheets ou les télécharger au format CSV.
- Ouvrez votre rapport comme indiqué à l'étape 1 ci-dessus.
- (Facultatif) Modifiez les données à inclure dans l'exportation, comme décrit à l'étape 3 ci-dessus.
- Dans le rapport, cliquez sur Télécharger
.
- Sélectionnez les colonnes à inclure et le format du rapport.
- Cliquez sur Télécharger.
Vous pouvez exporter jusqu'à 100 000 lignes.
À quand remontent les données affichées ?
Les données disponibles à la date courante ne sont pas complètes. Sous le titre du graphique, vous voyez la date la plus récente des données fournies dans la colonne. Le tableau sous le graphique affiche les données sur un jour pour la date la plus récente.
Il arrive qu'un astérisque "*" s'affiche à côté du nom d'une colonne. Il vous indique que les données de cette colonne risquent d'avoir été actualisées moins récemment que celles des autres colonnes.
Pour savoir à quel moment les données deviennent disponibles et connaître leur durée de conservation, consultez Conservation des données et temps de latence.