Grâce à Planning, vous pouvez envoyer des appels d'offres pour vos projets et les organiser de manière à pouvoir les consulter et y apporter des modifications en toute simplicité (ajout ou suppression de destinataires, etc.).
Lorsque vous envoyez un appel d'offres dans Planning, un canal de négociation se crée automatiquement. Cet espace sécurisé vous permet de discuter d'un inventaire et de son prix avec un éditeur de façon confidentielle. Dans le canal de négociation, vous pouvez choisir à qui seront envoyés vos appels d'offres et consulter la liste des destinataires à tout moment pour voir qui peut y répondre.
Veuillez noter que dans la procédure suivante, nous partons du principe que vous attendez que l'éditeur entame des négociations à propos de l'inventaire qu'il vous propose.
Étape 1 : Modifier les propriétés
- Dans la barre de menu de gauche, cliquez sur "Appel d'offres"
- En haut de la page de résumé, cliquez sur CRÉER.
- Attribuez un nom à votre appel d'offres. Si vous le souhaitez, ajoutez également une synthèse, votre adresse e-mail (ou l'adresse à laquelle vous souhaitez associer cet appel d'offres) et une date limite de réponse. La synthèse apparaîtra dans la notification par e-mail envoyée aux destinataires.
- Si vous souhaitez ajouter une ou plusieurs pièces jointes, cliquez sur Ajouter des pièces jointes. Glissez-déposez ensuite les fichiers que vous souhaitez ajouter dans la fenêtre pop-up qui s'affiche ou utilisez le menu pour les sélectionner sur votre ordinateur.
- Cliquez sur Continuer pour passer à l'étape suivante.
Étape 2 : Ajouter des destinataires
- Cliquez sur Ajouter un destinataire.
- Saisissez le nom du destinataire. Appuyez sur la touche Tabulation de votre clavier pour passer aux champs "Organisation" et "E-mail". Tous les champs doivent être renseignés pour chaque destinataire. Veuillez noter les points suivants concernant le champ "Organisation" :
- Chaque organisation disposera de son propre canal de négociation.
- Si vous ajoutez plusieurs destinataires pour une même organisation, ces contacts partageront le même canal de négociation.
- Cliquez sur Continuer.
- Vous pouvez choisir d'envoyer une notification par e-mail à un ou plusieurs destinataires (facultatif). Vous pouvez également, si vous le souhaitez, ajouter un message personnel à chacun des e-mails.
- Enfin, vous pouvez demander à recevoir une copie de chaque e-mail que vous envoyez.
- Cliquez sur Enregistrer pour envoyer l'appel d'offres ou sur Annuler pour le supprimer. En envoyant l'appel d'offres, un lien unique et privé sera envoyé à l'éditeur. Ce dernier pourra l'utiliser pour vous proposer des inventaires.
Pour supprimer un ou plusieurs destinataires, cochez la case située à côté de chaque nom que vous souhaitez supprimer, puis cliquez sur Supprimer.
Conseil : Si vous possédez un inventaire existant que vous souhaitez négocier, créez tout d'abord un inventaire, puis créez un appel d'offres et ajoutez l'inventaire que vous avez créé au canal de négociation associé à cet appel d'offres.
Que ce passe-t-il une fois mon appel d'offres créé ?Une fois que vous avez créé votre appel d'offres, celui-ci fait partie intégrante du projet et devient visible sur la page récapitulative. Sur cette dernière, vous pouvez consulter les éléments suivants pour chaque appel d'offres :
- Nom de l'appel d'offres
- Éditeur et autres destinataires
- Date et heure de l'envoi
- Date et heure de la dernière consultation
- État :
- Non envoyée : l'invitation a été crée, mais n'a pas été envoyée au destinataire.
- Pas de réponse : le destinataire n'a pas encore cliqué sur le lien.
- Affichée : le destinataire a cliqué sur le lien.
- Révoquée : l'invitation a été annulée. Le destinataire n'a pas accès au canal de négociation via ce jeton.
Gérer un appel d'offres envoyé
Une fois qu'un appel d'offres a été envoyé, vous pouvez modifier son nom, sa synthèse et ses pièces jointes à tout moment en cliquant sur son nom sur la page récapitulative.
Vous pouvez envoyer un e-mail à un ou plusieurs des destinataires de l'appel d'offres en cochant la case située à côté du nom de chacun d'entre eux, puis en cliquant sur le bouton "Envoyer un e-mail" situé en haut de la page récapitulative.
