Bạn có thể thêm bất kỳ ai có địa chỉ email vào sự kiện của mình, ngay cả khi họ chưa có Lịch Google.
Thêm người vào sự kiện của bạn
- Mở Lịch Google trên máy tính.
- Nhấp vào một sự kiện
biểu tượng Chỉnh sửa sự kiện
.
- Ở bên phải, trong phần "Khách", hãy bắt đầu nhập tên của một người rồi chọn một người trong danh bạ của bạn. Bạn cũng có thể nhập địa chỉ email để mời những người không có trong danh bạ của mình.
Cách đánh dấu khách là không bắt buộc: Bên cạnh tên khách, hãy nhấp vào biểu tượng của người đó. Nếu bạn không nhìn thấy biểu tượng, hãy di chuột qua tên khách đó.
- Khi bạn chỉnh sửa xong sự kiện, hãy nhấp vào Lưu.
biểu tượng Chỉnh sửa sự kiện 
. Nếu bạn không nhìn thấy biểu tượng, hãy di chuột qua tên khách đó.Bạn không thể thêm người khác vào các sự kiện được tạo tự động từ Gmail, như sinh nhật, ngày lễ và lịch thể thao.
Mời những người chưa dùng Lịch Google
Bạn có thể mời những người chưa dùng Lịch Google tham gia sự kiện của bạn. Chỉ cần làm theo các bước ở trên và mời người bạn muốn bằng địa chỉ email của họ.
Khách của bạn sẽ nhận được thư mời qua email. Họ có thể cho bạn biết họ có tham gia hay không bằng cách nhấp vào các đường liên kết Có, Không hoặc Có thể trong email.
Mẹo: Để có trải nghiệm ổn định nhất, hãy sử dụng Lịch Google với Tài khoản Google của bạn. Nếu sử dụng Lịch Google với địa chỉ email không phải của Google, bạn có thể gặp phải sự cố khi gửi lời mời và nhận hồi đáp.
Gửi thông tin cập nhật cho khách về một sự kiện
Gửi lời mời tham gia sự kiện và thông tin cập nhậtKhi tạo hoặc cập nhật một sự kiện có khách trên Lịch Google, bạn có thể gửi lời mời cho họ qua email.
Để thông báo cho khách về sự kiện và thông tin cập nhật, bạn nên gửi những email này. Khách sẽ không nhận được email nếu:
- Họ chọn không nhận thông báo qua email về các thay đổi đối với lịch của mình.
- Sự kiện đã diễn ra.
Bạn cũng có thể chọn không gửi thông báo qua email. Lịch của khách vẫn được cập nhật, trừ phi:
- Người dùng Lịch Google có chế độ cài đặt “Chỉ khi tôi biết người gửi” và họ chưa tương tác với bạn, không có email của bạn trong danh bạ của họ và không ở trong cùng một miền.
- Họ đã chọn không tự động thêm sự kiện vào lịch của mình.
Lưu ý: Lịch của khách luôn cập nhật sau khi họ nhấp vào "Có" hoặc "Có thể" trong email gửi lời mời.
Người dùng không sử dụng Lịch Google và người dùng Lịch Google có nhà cung cấp dịch vụ email không phải Gmail sẽ nhận được email. Email này cập nhật lịch của họ theo chế độ cài đặt dịch vụ lịch mà họ dùng.
Bạn có thể đặt thông báo để tự nhắc mình về sự kiện trước. Các sự kiện bạn tạo sử dụng chế độ cài đặt thông báo mặc định của bạn. Bạn có thể thêm tối đa 5 thông báo cho mỗi sự kiện. Các thông báo này:
- Không được chia sẻ với khách là người dùng Lịch Google. Khách dùng Lịch Google nhận được lời nhắc cho sự kiện của bạn dựa trên chế độ cài đặt của riêng họ.
- Được chia sẻ với khách không phải là người dùng Lịch Google. Tuỳ thuộc vào dịch vụ lịch mà khách của bạn sử dụng, họ sẽ nhận được thông báo mà bạn thiết lập hoặc thông báo họ chọn trong lịch của họ.
Nếu bạn không thuộc cùng một tổ chức hoặc khách chưa tương tác với bạn trong quá khứ, có thể khách của bạn cần hồi đáp lại lời mời qua email trước khi sự kiện được thêm vào lịch của họ.
Bạn nên sử dụng kênh liên lạc mong muốn để nhắc họ hồi đáp bằng cách nhấp vào “Có” hoặc “Có thể” trong email mời tham gia sự kiện.
- Mở Lịch Google trên máy tính.
- Nhấp vào một sự kiện.
- Bên cạnh số lượng khách, hãy chọn một mục:
- Trò chuyện với khách
: Một cuộc trò chuyện mới hoặc cuộc trò chuyện hiện có sẽ mở ra. Chỉ những khách bật tính năng Trò chuyện trong tổ chức là cơ quan hoặc trường học của bạn mới được thêm vào cuộc trò chuyện.
- Gửi email cho khách
: Một email mới sẽ mở ra. Tất cả khách mời đều có trong email này.
- Trò chuyện với khách
Để xem thêm tuỳ chọn định dạng email:
- Trên máy tính, hãy truy cập vào Gmail.
- Ở thanh bên phải, hãy nhấp vào biểu tượng Lịch
.
- Nhấp vào một sự kiện.
- Bên cạnh số lượng khách, hãy chọn biểu tượng Gửi email cho khách
:
.
: Một email mới sẽ mở ra. Tất cả khách mời đều có trong email này.
Tìm thời gian họp
Nếu người nào đó đã chia sẻ lịch với bạn hoặc thuộc cơ quan, trường học hay tổ chức khác của bạn, thì bạn có thể kiểm tra xem họ rảnh hay bận khi thêm họ vào sự kiện.
- Mở Lịch Google trên máy tính.
- Ở bên trái, hãy nhấp vào Tìm người.
- Bắt đầu nhập tên của người nào đó và chọn người mà bạn muốn gặp.
- Ở trên cùng bên trái, hãy nhấp vào biểu tượng Tạo
.
- Nhấp vào Thời gian đề xuất. Nếu khách bạn mời đã chia sẻ lịch với bạn, thì bạn sẽ thấy thời gian họ có thể tham dự.
.Khách ở các múi giờ khác
Nếu khách ở múi giờ khác và đã chia sẻ lịch của họ với bạn, thì bạn sẽ thấy thời gian cuộc họp của họ bắt đầu phía bên dưới tên của họ ở trên cùng. Thời gian cuộc họp của họ dựa vào múi giờ hiện tại của họ. Tìm hiểu thêm về cách chia sẻ lịch.
Chuyển tiếp email gửi lời mời trên lịch
Quan trọng: Nếu bạn chuyển tiếp lời mời, thì người nhận có thể thấy thông tin chi tiết cập nhật về cuộc họp và có thể thay đổi câu trả lời của bạn bất cứ lúc nào.
Nếu có quyền thêm khách vào một sự kiện, bạn có thể chuyển tiếp lời mời đó đến khách mới qua email. Khi các khách mới phản hồi lời mời, họ sẽ được thêm vào danh sách khách. Họ cũng sẽ có thể mời người khác.
Nếu bạn không muốn cho phép khách mời người khác, hãy chỉnh sửa sự kiện và trong phần “Khách có thể:”, hãy bỏ chọn ô bên cạnh tùy chọn “mời người khác".
Theo dõi phản hồi lời mời tham gia sự kiện
Khi khách nhận được email mời của bạn, họ có thể phản hồi bằng các đường liên kết Có, Không hoặc Có thể trong email đó. Khi khách hồi đáp sự kiện của bạn, bạn sẽ nhận được thông báo qua email và thông tin cập nhật sự kiện của bạn.
Để xem ai đã hồi đáp lời mời tham gia sự kiện của mình, bạn chỉ cần nhấp vào sự kiện trên lịch. Bạn sẽ nhìn thấy những người sẽ tham dự, trạng thái hồi đáp và thông tin chi tiết.
Mẹo: Trong phần cài đặt, bạn có thể chọn không nhận thông báo qua email khi có hồi đáp.
Khắc phục sự cố
Giới hạn số lượng khách mời
Bạn có thể mời tối đa 200 người tham dự một sự kiện.
Nếu cần mời thêm người, thì bạn có thể mời mọi người bằng Google Groups. Với Groups, bạn có thể mời nhóm có tối đa 100.000 người. Tìm hiểu thêm về cách mời các nhóm tham gia sự kiện của bạn.
Không nhận được thư mời
Nếu một khách không nhận được thư mời tham gia sự kiện của bạn thì bạn có thể thử một số cách sau đây:
- Yêu cầu khách kiểm tra hộp thư đến trong email và hồi đáp email.
- Yêu cầu khách kiểm tra thư mục thư rác trong email của họ.
- Yêu cầu khách không tắt thông báo qua email cho các sự kiện mới. Nếu khách dùng Lịch Google, hãy yêu cầu họ kiểm tra thông báo qua email khi sử dụng máy tính.
- Xoá khách khỏi sự kiện và thêm họ lại.
Thời gian đề xuất không đúng
Thời gian đề xuất dựa trên giờ làm việc và tình trạng rảnh/bận của khách.
Nếu giờ làm việc của người nào đó được đặt không chính xác, thì bạn sẽ không nhận được khoảng thời gian đề xuất thích hợp nhất.