Как пригласить гостей на мероприятие в Календаре

Вы можете пригласить на мероприятие любого человека, у которого есть адрес электронной почты, даже если у него нет Google Календаря.

Как пригласить гостей

1. Откройте Google Календарь на компьютере.
2. Нажмите на мероприятие "Изменить мероприятие" .
3. В разделе "Гости" справа начните вводить имя человека и выберите пользователя из списка контактов. Если человека нет в вашем списке контактов, введите его адрес электронной почты.
   • Чтобы сделать присутствие необязательным, рядом с именем приглашенного нажмите на значок "Присутствие необязательно" .
     • Если этого значка нет, наведите указатель мыши на имя гостя.
4. Выберите остальные параметры мероприятия и нажмите Сохранить.

В мероприятия, которые автоматически создаются из писем в Gmail, а также в дни рождения, праздники и спортивные события добавлять участников нельзя.

 

Как пригласить тех, у кого нет Google Календаря

На мероприятие можно пригласить даже тех, у кого нет Google Календаря. Для этого выполните описанные выше действия и пригласите нужных людей, указав их адреса электронной почты.

Гости получат по электронной почте приглашение, в котором смогут сразу дать ответ: Да, Нет или Может быть.

Совет. Лучше всего использовать Google Календарь со своим аккаунтом Google. Если вы зарегистрировались в Google Календаре с адресом электронной почты от стороннего поставщика, могут возникнуть проблемы при отправке приглашений гостям и получении от них ответов.

Как уведомить гостей об изменениях в мероприятии

Как отправить приглашения и обновленную информацию о мероприятии

Когда вы создаете или обновляете мероприятие с гостями в Google Календаре, вы можете отправить им приглашения по электронной почте.

Рекомендуем вам делать это, чтобы гости своевременно получали информацию о мероприятии и изменениях в нем. Гости не получат электронное письмо, если:

• они отказались получать уведомления об изменениях в календаре;
• время начала мероприятия выбрано в прошлом.

Вы также можете не отправлять уведомления. Календари приглашенных гостей все равно обновятся, однако есть два исключения. Календари не будут обновлены в следующих случаях:

• В настройках Google Календаря у пользователей включен параметр Добавлять приглашения только от известных отправителей, и они до этого не взаимодействовали с вами, не добавляли ваш адрес электронной почты в свои контакты и не находятся с вами в одном домене.
• Пользователи отказались от автоматического добавления мероприятий в свои календари.

Примечание. Календари гостей всегда обновляются, когда они выбирают вариант "Да" или "Может быть" в приглашении, полученном по электронной почте.

Пользователи, у которых нет Google Календаря, и пользователи Google Календаря с адресом электронной почты от стороннего поставщика получат электронное письмо, которое внесет изменения в календарь, если это разрешено настройками в сервисе календаря.

Как использовать уведомления о мероприятии

Чтобы получать напоминания о мероприятии, можно настроить уведомления. В мероприятиях, которые вы создаете, используется тип уведомлений, выбранный в настройках Календаря. Для каждого мероприятия можно добавить до 5 уведомлений. Эти уведомления:

• не показываются гостям, использующим Google Календарь, так как для них действуют их собственные настройки уведомлений;

• показываются гостям, не использующим Google Календарь. В зависимости от сервиса календаря, который используют ваши гости, они увидят уведомления, которые вы настроили, или уведомления, которые выбрали в сервисе календаря.

Подробнее о том, как настроить уведомления на уровне мероприятия…

Как помочь гостям не пропустить мероприятие

Если гость, приглашенный на мероприятие, не взаимодействовал с вами ранее, и вы находитесь с ним в разных организациях, то прежде чем мероприятие будет добавлено в календарь гостя, ему нужно будет ответить на приглашение, полученное по электронной почте.

Рекомендуем вам связаться с такими гостями и напомнить им выбрать вариант "Да" или "Может быть" в приглашении.

Как начать чат или переписку по электронной почте с приглашенными гостями

Календарь создаст группой чат с приглашенными гостями, если их не более 50 человек (включая организатора). Внешние гости не будут в него добавлены.

Важно! Функция чата доступна только при входе в Google Календарь с рабочим или учебным аккаунтом.

1. Откройте Google Календарь в браузере на компьютере.
2. Нажмите на мероприятие.
3. Рядом с цифрой, которая указывает на число гостей, выберите один из следующих вариантов:
   • "Чат с гостями"  – откроется новый или существующий чат. В нем могут участвовать только приглашенные гости из вашей организации или учебного заведения, у которых включен сервис Chat.
   • "Уведомить гостей"  – откроется окно создания письма. В список получателей будут включены все приглашенные гости.

Есть ещё один способ отправить гостям электронное письмо:

1. Откройте Gmail в браузере на компьютере.
2. На панели справа нажмите на значок "Календарь" .
3. Нажмите на мероприятие.
4. Рядом с количеством гостей нажмите на значок "Уведомить гостей" .

Откроется новое электронное письмо. В список получателей будут включены все приглашенные гости.

Как подобрать удобное время для встречи

Если пользователь открыл доступ к своему календарю или является сотрудником вашей организации или учебного заведения, вы можете посмотреть, когда он свободен.

1. Откройте Google Календарь на компьютере.
2. В левой части страницы нажмите Поиск людей.
3. Начните вводить имя человека, с которым хотите организовать встречу. Выберите нужного пользователя.
4. В левом верхнем углу экрана нажмите на значок "Создать" .
5. Нажмите Предлагаемое время. Если приглашаемый участник предоставил вам доступ к своему календарю, вы сможете посмотреть его свободное время.

Гости из разных часовых поясов

Если гость находится в другом регионе и у вас есть доступ к его календарю, вверху страницы под его именем будет указано время начала мероприятия в его часовом поясе (определяется настройками в календаре гостя). Подробнее об общем доступе к календарям…

Как переслать приглашение из календаря

Важно! Если вы перешлете свое приглашение, получатель сможет видеть актуальные сведения о встрече и в любой момент изменить ваш ответ на приглашение.

Если у вас есть разрешение добавлять гостей мероприятия, то вы можете пересылать приглашение другим гостям по электронной почте. Если новые гости будут отвечать на приглашение, они будут добавляться в список гостей. Они также смогут приглашать других.

Если вы не хотите, чтобы гости могли приглашать других, нужно изменить мероприятие так, чтобы в разделе "Гости могут" был снят флажок "приглашать других гостей".

Как отследить ответы на приглашение

С помощью ссылок "Да", "Нет" и "Может быть" пользователи могут прямо в письме ответить на ваше приглашение. Когда гость ответит, вы получите уведомление по электронной почте и мероприятие обновится.

Чтобы посмотреть ответы приглашенных, просто нажмите на мероприятие в календаре. Вы увидите статусы ответов, список участников и другие сведения.

Примечание. Вы можете отказаться от получения уведомлений с ответами гостей в настройках.

Устранение неполадок

Ограничение числа приглашаемых гостей

Важно! Если на мероприятие приглашено более 50 человек, список гостей будет скрыт.

• На одно мероприятие можно пригласить не больше 200 человек.

• Чтобы обойти это ограничение, воспользуйтесь Google Группами. С их помощью на мероприятия можно приглашать до 100 000 участников. Подробнее о том, как пригласить не мероприятие группу…

Приглашение не получено

Если гость не получил приглашение, попросите его:

• проверить папку "Входящие" в почтовом ящике, найти приглашение и ответить на него;
• проверить в почте папку "Спам";
• проверить, не отказался ли он от получения уведомлений календаря по электронной почте. 
  • Если гость использует Google Календарь, попросите его проверить уведомления электронной почты на компьютере.

Попробуйте удалить гостя из списка и добавить снова.

Ошибки в автоматически подобранном времени

Система подбирает время с учетом свободного и рабочего времени всех приглашенных участников.

Если кто-то из гостей неверно задал свои рабочие часы, система не сможет подобрать оптимальное время для мероприятия.