Mensen uitnodigen voor je Agenda-afspraak

Je kunt iedereen met een e-mailadres toevoegen aan je afspraak, zelfs als ze Google Agenda niet gebruiken.

Mensen toevoegen aan je afspraak

Open Google Agenda op je computer.
Klik op een afspraak Afspraak bewerken .
Begin rechts, onder Gasten, de naam van de persoon te typen en kies iemand uit je contacten. Je kunt ook een e-mailadres typen om mensen uit te nodigen die niet in je contactenlijst staan.
Een gast markeren als optioneel: Klik naast de naam van de gast op het icoon van de persoon . Als je het icoon niet ziet, plaats je de cursor op de naam van de gast.
Klik op Opslaan als je klaar bent met het bewerken van je afspraak.

Je kunt geen mensen toevoegen aan afspraken die automatisch zijn gemaakt in Gmail, zoals verjaardagen, feestdagen en sportagenda's.

Mensen uitnodigen die Google Agenda niet gebruiken

Je kunt ook mensen voor je afspraak uitnodigen die Google Agenda niet gebruiken. Volg de bovenstaande stappen om iemand uit te nodigen via zijn e-mailadres.

Je gasten ontvangen een uitnodiging via e-mail. Ze kunnen je laten weten of ze gaan door in de mail op de links Ja, Nee of Misschien te klikken.

Tip: Voor de meest betrouwbare werking gebruik je Google Agenda met je Google-account. Als je Google Agenda gebruikt met een e-mailadres dat niet van Google is, kunnen er problemen optreden als je uitnodigingen stuurt en reacties ontvangt.

Je gasten updates geven over een afspraak

Uitnodigingen en updates voor afspraken sturen

Als je een afspraak met gasten maakt of updatet in Google Agenda, kun je ze een e-mail sturen met een uitnodiging.

We raden je aan deze e-mails te sturen om gasten op de hoogte te stellen van de afspraak en de updates. Gasten krijgen in de volgende gevallen geen e-mail:

Als ze zich hebben afgemeld voor e-mailmeldingen over wijzigingen in hun agenda.
Als de gebeurtenis in het verleden ligt.

Je kunt er ook voor kiezen geen e-mailmeldingen te sturen. De agenda's van gasten worden nog steeds geüpdatet, behalve in de volgende gevallen:

Google Agenda-gebruikers gebruiken de instelling Alleen als de afzender bekend is en ze hebben geen contact met je gehad, staan niet in je contacten en horen niet bij hetzelfde domein.
Ze hebben ervoor gekozen afspraken niet automatisch toe te voegen aan hun agenda.

Tip: De agenda's van gasten worden altijd geüpdatet nadat ze op Ja of Misschien in de uitnodigingsmail hebben geklikt.

Gebruikers die Google Agenda niet gebruiken en Google Agenda-gebruikers met een niet-Gmail-provider krijgen een e-mail waarmee hun agenda wordt geüpdatet volgens de instellingen van hun agendaservice.

Meldingen voor afspraken gebruiken

Je kunt meldingen instellen om jezelf van tevoren aan de afspraak te herinneren. Voor afspraken die je maakt, wordt de standaardmelding via je instellingen gebruikt. Je kunt maximaal 5 meldingen toevoegen voor elke afspraak. Deze meldingen:

worden niet gedeeld met Google Agenda-gasten. Je Google Agenda-gasten krijgen herinneringen voor de afspraak op basis van hun eigen instellingen.

worden gedeeld met gasten die niet Google Agenda gebruiken. Afhankelijk van de agendaservice die je gasten gebruiken, krijgen ze de meldingen die je hebt ingesteld of de meldingen die ze in hun agenda selecteren.

Meer informatie over hoe je meldingen op afspraakniveau instelt

Help gasten de afspraak niet te missen

Als je niet bij dezelfde organisatie hoort of als gasten in het verleden geen contact met je hebben gehad, moeten ze misschien reageren op de e-mailuitnodiging voordat de afspraak aan hun agenda wordt toegevoegd.

We raden je aan om ze via het gewenste communicatiekanaal eraan te herinneren om op de afspraak te reageren door op Ja of Misschien te klikken in de e-mail.

E-mailen of chatten met uitgenodigde gasten

Agenda maakt alleen een groepschat met gasten die zijn uitgenodigd voor een afspraak als er niet meer dan 50 gasten zijn (inclusief de organisator). Externe gasten worden niet toegevoegd aan groepschats.

Belangrijk: De chatfunctie is alleen beschikbaar als je Google Agenda gebruikt via een werk- of schoolaccount.

Open Google Agenda op je computer.
Klik op een afspraak.
Selecteer een optie naast het aantal gasten:
- Chatten met gasten : Er wordt een nieuwe of bestaande chat geopend. Alleen gasten binnen je bedrijfs- of schoolorganisatie die gebruikmaken van Chat, worden aan de chat toegevoegd.
- Gasten e-mailen : Er wordt een nieuwe e-mail geopend. Alle uitgenodigde gasten zijn aan de e-mail toegevoegd.

Meer opties voor e-mailindelingen:

Ga op je computer naar Gmail.
Klik in de linkerzijbalk op Agenda .
Klik op een afspraak.
Selecteer naast het aantal gasten de optie Gasten e-mailen :

Er wordt een nieuwe e-mail geopend. Alle uitgenodigde gasten zijn aan de e-mail toegevoegd.

Een tijdstip voor de vergadering zoeken

Als iemand de eigen agenda met je heeft gedeeld of deel uitmaakt van je bedrijf, school of andere organisatie, kun je zien of de persoon vrij of bezet is wanneer je deze aan een afspraak toevoegt.

Open Google Agenda op je computer.
Klik aan de linkerkant op Zoeken naar mensen.
Begin iemands naam te typen en kies degene met wie je een afspraak wilt maken.
Klik linksboven op Maken .
Klik op Aanbevolen tijden. Als de gast die je hebt uitgenodigd zijn agenda met je heeft gedeeld, kun je zien wanneer hij aanwezig kan zijn.

Gasten in andere tijdzones

Als een gast zich in een andere tijdzone bevindt en de eigen agenda met je heeft gedeeld, kun je bovenaan onder de naam van die persoon zien hoe laat de vergadering van degene begint. De tijd voor de vergadering is gebaseerd op de huidige tijdzone van je gast. Meer informatie over het delen van agenda's.

Een e-mail met een agenda-uitnodiging doorsturen

Belangrijk: Als je een uitnodiging doorstuurt, kan de ontvanger mogelijk geüpdatete vergadergegevens bekijken en op elk gewenst moment je reactie wijzigen.

Als je de rechten hebt om gasten aan een afspraak toe te voegen, kun je de uitnodiging per e-mail doorsturen naar nieuwe gasten. Wanneer nieuwe gasten op de uitnodiging reageren, worden ze toegevoegd aan de gastenlijst. Ze kunnen ook anderen uitnodigen.

Als je niet wilt dat gasten anderen kunnen uitnodigen, bewerk je de afspraak, ga je naar 'Gasten kunnen' en vink je het selectievakje naast 'anderen uitnodigen' uit.

Reacties op je afspraak bijhouden

Als gasten je e-mailuitnodiging ontvangen, kunnen ze reageren via de links 'Ja', 'Nee' of 'Misschien' in de e-mail. Als een gast op je afspraak reageert, krijg je een e-mailmelding en worden de afspraak geüpdatet.

Als je wilt zien wie op je afspraak heeft gereageerd, klik je op de afspraak in je agenda. Je ziet wie er aanwezig zullen zijn, de reactiestatus en de details.

Tip: Je kunt je via je instellingen afmelden voor e-mailmeldingen voor reacties.

Problemen oplossen

Gastenlimiet voor uitnodigingen

Je kunt maximaal 200 mensen uitnodigen voor je afspraak.

Als je meer mensen moet uitnodigen, kun je dat doen via Google Groepen. Met Discussiegroepen kun je groepen van maximaal 100.000 mensen uitnodigen. Meer informatie over het uitnodigen van groepen voor je afspraak.

Uitnodiging niet ontvangen

Als een gast geen uitnodiging heeft ontvangen voor je afspraak, kun je het volgende proberen:

Vraag de gast de inbox te controleren en op de e-mail te reageren.
Vraag de gast de map met ongewenste mail van het e-mailprogramma te controleren.
Vraag de gast om te controleren of de e-mailmeldingen voor nieuwe afspraken aanstaan. Als de gast Google Agenda gebruikt, vraag je de gast de e-mailmeldingen te controleren op een computer.
Verwijder de gast uit de afspraak en voeg deze daarna weer toe.

De aanbevolen tijden zijn onjuist

Er worden tijden aanbevolen op basis van de beschikbaarheid en werktijden van een gast.

Als de werktijden van een persoon niet correct zijn ingesteld, krijg je niet de beste aanbevolen tijden.