カレンダーの予定にゲストを招待する

招待する相手が Google カレンダーを使っていなくても、メールアドレスで予定に追加することができます。

予定にゲストを追加する

  1. パソコンで Google カレンダーを開きます。
  2. 目的の予定 次に 編集アイコン 編集 をクリックします。
  3. 右側の [ゲスト] セクションでゲストの名前を入力し始め、連絡先リストが表示されたら、そのユーザーを選択します。連絡先リストに含まれていないユーザーを招待する場合は、そのユーザーのメールアドレスを入力してください。
    ゲストを任意参加者として追加する場合: ゲストの名前の横にある人物のアイコン ユーザー をクリックします。このアイコンが表示されない場合は、ゲストの名前にカーソルを合わせてください。
  4. 予定の編集が完了したら [保存] をクリックします。

Gmail から自動的に作成された予定(誕生日、祝日、スポーツのカレンダーなど)にユーザーを追加することはできません。

 

Google カレンダーを使用していないユーザーを招待する

Google カレンダーを使用していないユーザーを予定に招待することができます。この場合は、上記の手順でそのユーザーのメールアドレスを使用して招待します。

ゲストには招待メールが送信されます。ゲストは、そのメールに表示される [はい]、[いいえ]、[未定] のリンクをクリックして参加の可否を知らせることができます。

ヒント: Google カレンダーを Google アカウントで使用すると、最も安定したエクスペリエンスが得られます。Google 以外のメールアドレスで Google カレンダーを使用すると、招待状の送信や出欠確認の受信時に問題が発生する場合があります。

予定にゲストが参加できるようにする

予定の招待状と更新情報を送信する

Google カレンダーでゲストとの予定を作成または更新するときに、ゲストに招待状を送信できます。

ゲストに予定や最新情報について知ってもらうために、これらのメールを送信することをおすすめします。次の場合、ゲストにメールは届きません。

メール通知を送信しないように選択することもできます。以下の場合を除き、ゲストのカレンダーは引き続き更新されます。

  • Google カレンダーのユーザーの設定が [知っているユーザーから届いた場合のみ追加] になっており、そのユーザーとやりとりが行われたことがなく、メールアドレスがそのユーザーの連絡先に登録されておらず、同じドメインに属していない。
  • ユーザーがカレンダーに予定を自動的に追加しない設定を選択している。

ヒント: ゲストのカレンダーは、招待メールの [はい] または [未定] をクリックすると常に更新されます。

Google カレンダーを使用していないユーザーと、Gmail 以外のメール プロバイダを使用している Google カレンダー ユーザーにメールが届き、カレンダー サービスの設定に基づいてカレンダーが更新されます。

予定の通知を使用する

その予定の通知が事前に届くように設定できます。作成した予定には、設定からデフォルトの通知が使用されます。予定ごとに最大 5 件の通知を追加できます。以下のような通知があります。

  • Google カレンダーのゲストとは共有されない通知。Google カレンダーのゲストは、各自の設定に基づいて予定のリマインダーを受け取ります。
  • Google カレンダーを使用していないゲストと共有される通知。ゲストが使用するカレンダー サービスに基づいて、ゲストはあなたが設定した通知またはカレンダーで選択した通知を受け取ります。

詳しくは、予定ごとの通知の設定をご覧ください。

ゲストが予定を見逃さないようにする

同じ組織に所属していない、または過去にゲストがあなたとやり取りしたことがない場合は、予定がカレンダーに追加される前に、ゲストが招待メールで出欠確認を行う必要がある可能性があります。

希望するコミュニケーション チャネルを通じて [はい] または [未定] をクリックして、その予定の出欠確認に返答するよう、ゲストに伝えることをおすすめします。

招待したゲストとメールまたはチャットで会話する
ゲストの人数が主催者も含めて 50 人以下の場合、カレンダーで作成されるグループ チャットには、予定に招待されているゲストのみ追加されます。外部ゲストはグループ チャットには追加されません。
重要: チャット機能は、仕事用または学校用アカウントで Google カレンダーを使用している場合にのみご利用いただけます。
  1. パソコンで Google カレンダーを開きます。
  2. 目的の予定をクリックします。
  3. ゲストの人数の横にあるオプションを選択します。
    • ゲストとチャット : 新規または既存のチャットが開きます。チャットには、職場や学校組織で Chat が有効になっているゲストのみ追加されます。
    • ゲストにメールを送信 : 新しいメールが開きます。招待されているゲスト全員がメールの宛先に追加されます。

その他のメール形式の設定:

  1. パソコンで Gmail にアクセスします。
  2. 右側のバーでカレンダー アイコン カレンダー をクリックします。
  3. 目的の予定をクリックします。
  4. ゲスト数の横にある「ゲストにメールを送信」アイコン を選択します。

新しいメールが開きます。招待されているゲスト全員がメールの宛先に追加されます。

予定の時間を探す

自分のカレンダーをあなたと共有しているユーザーや、同じ組織(会社や学校など)に所属しているユーザーを予定に追加する場合は、そのユーザーの空き時間を確認することができます。

  1. パソコンで Google カレンダーを開きます。
  2. 左側にある [ユーザーを検索] をクリックします。
  3. 招待するユーザーの名前を入力し、該当するユーザーを選択します。
  4. 左上の作成アイコン 追加 をクリックします。
  5. [おすすめの時間] をクリックします。招待したゲストがあなたとカレンダーを共有している場合は、そのゲストの空き時間が表示されます。

他のタイムゾーンにいるゲスト

異なるタイムゾーンにいるゲストのカレンダーを共有している場合、そのゲストにとってのミーティングの開始時間が、上部のそのゲストの名前の下に表示されます。ミーティングの時間にはそのゲストの現在のタイムゾーンが適用されます。詳しくは、カレンダーの共有についての記事をご覧ください。

カレンダーの招待メールを転送する

重要: 招待状を転送すると、転送した相手が会議の最新の詳細情報を確認したり、あなたの出欠確認の返答を変更したりしてしまう可能性があります。

予定にゲストを追加する権限がある場合は、新しいゲストに招待メールを転送できます。招待に返答した新しいゲストは、ゲストリストに追加され、他のユーザーを招待することもできるようになります。

ゲストが他のユーザーを招待できないようにする場合は、予定の編集時に [ゲストの権限] の [他のユーザーを招待する] チェックボックスをオフにします。

予定への返答を確認する

招待メールを受け取ったゲストは、メールに表示される [はい]、[いいえ]、[未定] のリンクを使って招待に返答することができます。ゲストがあなたの予定の出欠を確認すると、メール通知と予定の最新情報が届きます。

予定に返答したゲストを確認するには、カレンダー上のその予定をクリックします。参加予定のユーザー、出欠状況、詳細情報が表示されます。

ヒント: 出欠確認のメール通知は、設定でオフにできます。

問題を解決する

招待できるゲスト数の制限

各予定に招待できるユーザーは最大 200 人です。

この制限より多くのゲストを招待する必要がある場合は、Google グループを使って招待します。Google グループを使用すると、グループに含まれるユーザーを 10 万人まで招待することができます。詳しくは、カレンダーの予定にグループを招待するをご覧ください。

招待状が届かない

ゲストにあなたの予定の招待状が届かない場合は、次の解決方法を試してみてください。

  • ゲストに、受信トレイの確認とメールに対する出欠確認を依頼します。
  • ゲストに迷惑メール フォルダを確認してもらいます。
  • ゲストに新しい予定のメール通知をオフにしていないことを確認してもらいます。ゲストが Google カレンダーを使用している場合は、パソコンで通知メールを確認してもらってください。
  • 予定からゲストを削除して、もう一度追加します。

表示される時間の候補が適正ではない

時間の候補はゲストのカレンダーの空き状況と業務時間に応じて表示されます。

ゲストのカレンダーの業務時間が正しく設定されていないと、適切な時間の候補が表示されません。

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