Inviter des personnes à votre événement Agenda

Vous pouvez inviter à votre événement toute personne disposant d'une adresse e-mail, même si elle n'utilise pas Google Agenda.

Inviter des personnes à un événement

1. Sur votre ordinateur, ouvrez Google Agenda.
2. Cliquez sur un événement Modifier l'événement .
3. Sur la droite, sous "Invités", commencez à saisir le nom de la personne, puis sélectionnez-la dans vos contacts. Vous pouvez également saisir une adresse e-mail pour inviter des personnes qui ne figurent pas dans votre liste de contacts.
   • Pour marquer la participation d'un invité comme facultative, cliquez sur Marquer comme facultatif  à côté de son nom.
     • Si l'icône ne s'affiche pas, pointez sur le nom de l'invité.
4. Une fois vos modifications terminées, cliquez sur Enregistrer.

Vous ne pouvez pas ajouter d'invités à des événements créés automatiquement à partir de Gmail, ni à des anniversaires, des fêtes et des événements dans des agendas sportifs.

 

Inviter des personnes qui n'utilisent pas Google Agenda

Pour inviter à votre événement des personnes qui n'utilisent pas Google Agenda, il vous suffit de suivre la procédure ci-dessus et de saisir leur adresse e-mail.

Ces personnes recevront par e-mail une invitation dans laquelle elles pourront cliquer sur Oui, Non ou Peut-être pour vous indiquer si elles comptent participer à l'événement.

Conseil : Pour bénéficier de l'expérience la plus fiable possible, utilisez Google Agenda avec votre compte Google. Si vous utilisez Google Agenda avec une adresse e-mail autre que Google, vous pouvez rencontrer des problèmes lorsque vous envoyez des invitations et recevez des réponses.

Informer les invités de toute nouveauté concernant un événement

Envoyer des invitations et des mises à jour relatives aux événements

Lorsque vous créez ou modifiez un événement avec des invités dans Google Agenda, vous avez la possibilité de leur envoyer des invitations par e-mail.

Pour relayer des informations et des mises à jour sur l'événement aux invités, nous vous recommandons d'envoyer ces e-mails. Les invités ne reçoivent pas d'e-mail dans les cas suivants :

• Ils désactivent les notifications par e-mail relatives aux modifications apportées à leur agenda.
• L'événement est déjà passé.

Vous pouvez également choisir de ne pas envoyer de notifications par e-mail. Les agendas des invités sont toujours mis à jour, sauf dans les cas suivants :

• Les utilisateurs Google Agenda ont activé le paramètre Uniquement si je connais l'expéditeur et n'ont pas interagi avec vous, n'ont pas votre adresse e-mail dans leurs contacts et ne font pas partie du même domaine.
• Ils ont choisi de ne pas ajouter automatiquement les événements à leur agenda.

Conseil : Les agendas des invités sont toujours mis à jour lorsqu'ils cliquent sur "Oui" ou "Peut-être" dans l'e-mail d'invitation.

Les personnes qui n'utilisent pas Google Agenda et les utilisateurs de Google Agenda disposant d'un fournisseur de messagerie autre que Gmail reçoivent un e-mail, qui met à jour leur agenda en fonction des paramètres de leur service d'agenda. 

Utiliser les notifications d'événements

Vous pouvez configurer des notifications afin de recevoir un rappel pour l'événement à l'avance. Les événements que vous créez utilisent la notification par défaut définie dans vos paramètres. Vous pouvez ajouter jusqu'à cinq notifications par événement. Ces notifications :

• ne sont pas partagées avec les invités Google Agenda. Vos invités Google Agenda reçoivent des rappels pour votre événement en fonction de leurs propres paramètres.

• sont partagées avec des invités qui n'utilisent pas Google Agenda. Selon les services d'agenda utilisés par vos invités, ils reçoivent les notifications que vous avez configurées ou celles qu'ils ont sélectionnées dans leur agenda.

En savoir plus sur la configuration des notifications au niveau des événements

Aider vos invités à ne pas manquer l'événement

Si vous ne faites pas partie de la même organisation ou si vos invités n'ont jamais interagi avec vous par le passé, il est possible qu'ils doivent répondre à l'invitation par e-mail avant que l'événement ne soit ajouté à leur agenda.

Nous vous conseillons de leur envoyer un rappel par le biais du canal de communication de votre choix pour qu'ils répondent à l'invitation à l'événement par e-mail en cliquant sur "Oui" ou "Peut-être".

Envoyer un e-mail ou discuter avec des invités

Agenda ne crée un chat de groupe avec les invités d'un événement que s'il n'y a pas plus de 50 invités (y compris l'organisateur). Les invités externes ne sont pas ajoutés aux chats de groupe.

Important : La fonctionnalité de chat n'est disponible que si vous utilisez Google Agenda avec un compte professionnel ou scolaire.

1. Sur votre ordinateur, ouvrez Google Agenda.
2. Cliquez sur un événement.
3. Sélectionnez l'une des options suivantes à côté du nombre d'invités :
   • Discuter avec les invités  : un chat (existant ou nouveau) s'ouvre. Seuls sont inclus dans le chat les invités de votre entreprise ou de votre établissement scolaire ayant activé Chat.
   • Envoyer un e-mail aux invités  : le nouvel e-mail qui s'ouvre inclut tous les invités.

Pour obtenir plus d'options de mise en forme des e-mails :

1. Sur votre ordinateur, ouvrez Gmail.
2. Dans la barre latérale à droite, cliquez sur Agenda .
3. Cliquez sur un événement.
4. À côté du nombre d'invités, sélectionnez Envoyer un e-mail aux invités  : 

Un nouveau message s'ouvre. inclut tous les invités.

Définir un horaire de réunion

Si une personne a partagé son agenda avec vous, ou qu'elle fait partie de votre organisation, vous pouvez vérifier si elle est disponible ou occupée lorsque vous l'invitez à un événement.

1. Sur votre ordinateur, ouvrez Google Agenda.
2. Sur la gauche, cliquez sur Rechercher des contacts.
3. Saisissez les premières lettres du nom de la personne à inviter.
4. En haut à gauche, cliquez sur Créer .
5. Cliquez sur Horaires proposés. Si l'invité que vous avez sélectionné a partagé son agenda avec vous, vous verrez ses disponibilités.

Invités dans d'autres fuseaux horaires

Si un invité qui se trouve dans un autre fuseau horaire a partagé son agenda avec vous, le début de sa réunion sera indiqué sous son nom en haut de la page. L'horaire de sa réunion est basé sur son fuseau horaire actuel. En savoir plus sur le partage d'agendas

Transférer une invitation Agenda par e-mail

Important : Si vous transférez une invitation, le destinataire aura peut-être la possibilité de voir les nouvelles informations concernant la réunion et il pourra à tout moment modifier votre réponse à l'invitation.

Si vous êtes autorisé à ajouter des personnes à un événement, vous pourrez leur envoyer des invitations par e-mail. Après avoir répondu, elles seront ajoutées à la liste des invités et pourront inviter des personnes supplémentaires.

Pour interdire aux invités d'ajouter d'autres personnes, modifiez votre événement et désélectionnez la case "Inviter d'autres personnes" sous "Les invités peuvent".

Suivre les réponses à vos invitations

Lorsque les invités reçoivent votre invitation par e-mail, ils peuvent vous répondre à l'aide des liens "Oui", "Non" ou "Peut-être" fournis dans l'e-mail. Lorsqu'un invité répond à l'invitation à votre événement, vous recevez une notification par e-mail et les mises à jour de votre événement.

Pour voir les réponses à votre invitation, cliquez sur l'événement dans votre agenda. Vous verrez le nom des participants, l'état des réponses et les détails.

Conseil : Dans les paramètres, vous pouvez désactiver les notifications par e-mail pour les réponses.

Résoudre des problèmes

Nombre limite d'invitations

Important : Les listes d'invités sont masquées pour les événements comptant plus de 50 invités.

• Vous pouvez inviter jusqu'à 200 personnes par événement.

• Si vous souhaitez en inviter davantage, utilisez Google Groupes. Vous pouvez inviter des groupes pouvant compter jusqu'à 100 000 personnes. Découvrez comment inviter des groupes à des événements d'agenda.

Invitation non reçue

Si l'un de vos invités n'a pas reçu l'invitation à votre événement, vous pouvez lui demander de :

• consulter sa boîte de réception et de répondre à l'e-mail ;
• vérifier le dossier de spam de sa messagerie ;
• vérifier qu'il n'a pas désactivé les notifications de nouvel événement par e-mail. 
  • S'il utilise Google Agenda, demandez-lui de consulter ses notifications par e-mail sur un ordinateur.

Vous pouvez également supprimer l'invité de l'événement, puis l'ajouter à nouveau.

Les horaires proposés sont incorrects

Les suggestions d'horaires sont basées sur la disponibilité et les horaires de travail des invités.

Si les horaires de travail d'un invité n'ont pas été définis correctement, vous n'aurez pas accès aux suggestions d'horaires les plus pertinentes.