Ihmisten kutsuminen Kalenterissa olevaan tapahtumaan

Voit lisätä henkilöitä tapahtumaan sähköpostiosoitteiden avulla, vaikka he eivät käytäkään Google Kalenteria.

Henkilöiden lisääminen tapahtumaan

  1. Avaa Google Kalenteri tietokoneella.
  2. Klikkaa tapahtumaa ja sitten Muokkaa tapahtumaa Muokkaa.
  3. Ala kirjoittaa henkilön nimeä oikealla olevaan Osallistujat-kohtaan ja valitse hänet yhteystiedoistasi. Voit myös kirjoittaa sähköpostiosoitteen, jos haluat kutsua henkilön, joka ei ole yhteystiedoissasi.
    Osallistujan vapaaehtoisuuden merkitseminen: Klikkaa henkilön nimen vieressä olevaa kuvaketta Henkilöt. Jos kuvake ei näy, vie hiiri osallistujan nimen päälle.
  4. Kun olet tehnyt tarvittavat muutokset tapahtumaan, valitse Tallenna.

Kun tallennat tapahtuman, osallistujille lähetetään sähköpostikutsu.

Et voi lisätä ihmisiä Gmailissa automaattisesti luotuihin tapahtumiin.

Osallistujien kutsumisvaihtoehdot

Henkilöiden kutsuminen, jos he eivät käytä Google Kalenteria

Voit kutsua tapahtumaasi henkilöitä, jotka eivät käytä Google Kalenteria. Kutsu henkilöt sähköpostiosoitteen avulla yllä olevien ohjeiden mukaisesti.

Osallistujille lähetetään sähköpostikutsu. He voivat ilmoittaa osallistumisestaan valitsemalla sähköpostiviestissä Kyllä, Ei tai Ehkä.

Henkilöiden kutsuminen Google Ryhmien kautta

Voit kutsua tapahtumaasi Google Ryhmän, jolloin sinun ei tarvitse kutsua ihmisiä yksitellen. Lisää ryhmän sähköpostiosoite ja lähetä kutsu yllä olevien ohjeiden mukaisesti. Lue lisää ryhmien kutsumisesta tapahtumaan.

Tapaamisajankohdan etsiminen

Jos joku on jakanut kalenterinsa kanssasi tai hän kuuluu kanssasi samaan työpaikkaan, oppilaitokseen tai organisaatioon, voit tapahtumaan lisäämisen yhteydessä tarkistaa, onko kyseinen henkilö vapaa vai varattu tapahtuma-aikana.

  1. Avaa Google Kalenteri tietokoneella.
  2. Valitse vasemmalta Hae henkilöitä.
  3. Aloita henkilön nimen kirjoittaminen ja valitse henkilö, jonka kanssa haluat tavata.
  4. Valitse vasemmasta yläkulmasta Luo Lisää.
  5. Valitse Ehdotetut ajat. Jos kutsumasi henkilö on jakanut kalenterinsa kanssasi, näet, milloin hän voi osallistua.

Osallistujat useilla aikavyöhykkeillä

Jos osallistuja on toisella aikavyöhykkeellä ja hän on jakanut kalenterinsa kanssasi, näet henkilön tapaamisen alkamisajan sivun yläreunassa henkilön nimen alapuolella. Tapaamisaika näytetään henkilön valitseman aikavyöhykkeen perusteella. Lue lisää kalenterin jakamisesta.

Kalenteri-sähköpostikutsun lähettäminen edelleen

Tärkeää: Jos lähetät oman kutsusi edelleen, kutsun vastaanottaja saattaa nähdä päivitetyt kokoustiedot ja hän voi muuttaa vastaustasi milloin tahansa.

Jos sinulla on lupa lisätä osallistujia tapahtumaan, voit lähettää kutsun edelleen uusille osallistujille sähköpostitse. Kun uudet osallistujat vastaavat kutsuun, heidät lisätään osallistujaluetteloon. He voivat kutsua myös muita.

Jos et halua, että osallistujat kutsuvat muita, muokkaa tapahtumaa ja poista valinta Osallistujat voivat ‑kohdan alapuolella olevasta Kutsua muita ‑ruudusta.

Tapahtumavastausten seuraaminen

Kun osallistujat saavat sähköpostikutsusi, he voivat vastata siihen valitsemalla sähköpostissa Kyllä, Ei tai Ehkä.

Voit katsoa, ketkä ovat vastanneet tapahtumaasi klikkaamalla kalenterissa olevaa tapahtumaa. Näet osallistujat, vastauspyyntöjen tilan ja muita tietoja.

Vianetsintä

Osallistujien kutsumäärän rajoitus

Voit kutsua tapahtumaan enintään 200 henkilöä.

Jos haluat kutsua enemmän ihmisiä, voit kutsua osallistujat Google Ryhmien kautta. Ryhmien kautta voit kutsua jopa 100 000 henkilöä. Lue lisää ryhmien kutsumisesta tapahtumaan.

Kutsu ei mennyt perille

Jos osallistuja ei saanut tapahtumakutsua, toimi seuraavasti:

  • Poista osallistuja tapahtumasta ja lisää hänet uudelleen. Tällöin kutsu lähetetään uudelleen.
  • Pyydä osallistujaa tarkistamaan sähköpostin roskapostikansio.
  • Pyydä osallistujaa tarkistamaan, ettei hän ole poistanut uusien tapahtumien sähköposti-ilmoituksia käytöstä. Jos osallistuja käyttää Google Kalenteria, pyydä häntä tarkistamaan sähköposti-ilmoitukset tietokoneella.

Ehdotetut ajat ovat virheellisiä

Aikoja ehdotetaan osallistujien vapaiden tapaamisaikojen ja työaikojen perusteella.

Jos henkilön työaika on määritetty virheellisesti, parhaiten sopivia ajankohtia ei ehdoteta.