Ihmisten kutsuminen Kalenterissa olevaan tapahtumaan

Voit lisätä henkilöitä tapahtumaan sähköpostiosoitteiden avulla, vaikka he eivät käytäkään Google Kalenteria.

Käyttäjien lisääminen tapahtumaan

1. Avaa Google Kalenteri tietokoneella.
2. Klikkaa tapahtumaa Muokkaa tapahtumaa .
3. Ala kirjoittaa käyttäjän nimeä oikealla olevaan Osallistujat-kohtaan ja valitse hänet yhteystiedoista. Voit myös kirjoittaa sähköpostiosoitteen, jos haluat kutsua käyttäjän, joka ei ole yhteystiedoissasi.
   • Jos haluat merkitä osallistujan valinnaiseksi, klikkaa hänen nimensä vierestä Merkitse valinnaiseksi .
     • Jos kuvaketta ei näy, vie hiiri osallistujan nimen päälle.
4. Kun olet tehnyt tarvittavat muutokset tapahtumaan, valitse Tallenna.

Et voi lisätä käyttäjiä Gmailissa automaattisesti luotuihin tapahtumiin etkä syntymäpäiviin, juhlapäiviin tai urheilukalentereiden tapahtumiin.

 

Sellaisten käyttäjien kutsuminen, jotka eivät käytä Google Kalenteria

Voit kutsua tapahtumaasi henkilöitä, jotka eivät käytä Google Kalenteria. Kutsu henkilöt sähköpostiosoitteen avulla yllä olevien ohjeiden mukaisesti.

Osallistujille lähetetään sähköpostikutsu. He voivat ilmoittaa osallistumisestaan valitsemalla sähköpostiviestissä Kyllä, Ei tai Ehkä.

Vinkki: Käytöstä tulee luotettavampaa, kun käytät Google Kalenteria Google-tilillä. Jos käytät Google Kalenteria jollain muulla kuin Googlen sähköpostiosoitteella, kutsujen lähettämisessä ja vastausten vastaanottamisessa voi olla ongelmia.

Tapahtumapäivitysten lähettäminen osallistujille

Tapahtumakutsujen ja ‑päivitysten lähettäminen

Kun luot tapahtuman Google Kalenterissa tai päivität sitä, voit lähettää osallistujille kutsut sähköpostilla.

Sähköpostit kannattaa lähettää, jotta osallistujat ovat tietoisia tapahtumasta ja muutoksista. Osallistujat eivät saa sähköpostia, jos

• he ovat poistaneet kalenterimuutoksiin liittyvät sähköposti-ilmoitukset käytöstä
• tapahtuman ajankohta on menneisyydessä.

Sähköposti-ilmoitukset voi myös jättää lähettämättä. Osallistujien kalenterit päivittyvät silti, paitsi seuraavissa tapauksissa:

• Google Kalenterin käyttäjä on laittanut "Vain jos lähettäjä on tunnettu" ‑asetuksen päälle, hän ole ollut tekemisissä kanssasi, hänellä ei ole sähköpostiosoitettasi yhteystiedoissaan ja hän ei kuulu samaan verkkotunnukseen.
• Osallistuja on valinnut, ettei hänen kalenteriinsa lisätä tapahtumia automaattisesti.

Vinkki: Osallistujan kalenteri päivittyy aina, kun hän valitsee kalenterikutsusta "Kyllä" tai "Ehkä".

Muut kuin Google Kalenterin käyttäjät ja muuta kuin Gmail-osoitetta käyttävät Google Kalenterin käyttäjät saavat sähköpostin, jonka jälkeen heidän kalenterinsa päivittyvät kalenteripalvelun asetusten mukaisesti.

Tapahtumailmoitusten käyttäminen

Voit asettaa ilmoituksia saadaksesi tapahtumasta muistutuksen etukäteen. Luomissasi tapahtumissa käytetään asetusten oletusasetusta. Kullekin tapahtumalle voi lisätä enintään viisi ilmoitusta. Ilmoituksia koskevat seuraavat asiat:

• Ilmoituksia ei jaeta Google Kalenterin osallistujien kanssa. Google Kalenterin osallistujat saavat tapahtuman liittyviä muistutuksia omien asetustensa perusteella.

• Ilmoitukset jaetaan osallistujille, jotka eivät käytä Google Kalenteria. Osallistujat saavat luomasi ilmoitukset tai omassa kalenterissaan valitsemansa ilmoitukset käyttämästään kalenteripalvelusta riippuen.

Lue lisää tapahtumatason ilmoituksista.

Osallistujien muistuttaminen tapahtumasta

Jos osallistujat eivät kuulu kanssasi samaan organisaatioon tai he eivät ole olleet sinuun aiemmin yhteydessä, heidän on ehkä reagoitava sähköpostikutsun vastauspyyntöön ennen kuin tapahtuma lisätään heidän kalenteriinsa.

Sinun kannattaa muistuttaa heitä haluamasi viestintäkanavan kautta, että he vastaavat sähköpostissa olevaan tapahtumakutsuun valitsemalla "Kyllä" tai "Ehkä".

Yhteydenpito kutsuttujen kanssa sähköpostilla tai chatilla

Kalenteri luo ryhmäkeskustelun tapahtumaan kutsuttujen osallistujien kanssa vain, kun osallistujia on enintään 50 (mukaan lukien järjestäjä). Ulkopuolisia osallistujia ei lisätä ryhmäkeskusteluihin.

Tärkeää: Chat-ominaisuus on käytettävissä vain, jos käytät Google Kalenteria työ- tai koulutilillä.

1. Avaa Google Kalenteri tietokoneella.
2. Klikkaa tapahtumaa.
3. Valitse sopiva vaihtoehto osallistujamäärän vierestä:
   • Chattaa osallistujien kanssa : Uusi tai aiemmin aloitettu chat avautuu. Chatiin lisätään vain työ- tai kouluorganisaatioosi kuuluvat osallistujat, joilla on chat käytössä.
   • Lähetä sähköposti osallistujille : Uusi sähköposti avautuu. Kaikki kutsutut osallistujat saavat sähköpostin.

Muita sähköpostivaihtoehtoja:

1. Avaa Gmail tietokoneella.
2. Valitse oikeasta sivupalkista Kalenteri .
3. Klikkaa tapahtumaa.
4. Valitse osallistujien lukumäärän vierestä Lähetä sähköposti osallistujille :

Uusi sähköposti avautuu. Kaikki kutsutut osallistujat saavat sähköpostin.

Tapaamisajankohdan etsiminen

Jos joku on jakanut kalenterinsa kanssasi tai hän kuuluu kanssasi samaan työpaikkaan, oppilaitokseen tai organisaatioon, voit tapahtumaan lisäämisen yhteydessä tarkistaa, onko kyseinen henkilö käytettävissä tapahtuma-aikana.

1. Avaa Google Kalenteri tietokoneella.
2. Valitse vasemmalta Hae ihmisiä.
3. Aloita käyttäjän nimen kirjoittaminen ja valitse käyttäjä, jonka kanssa haluat pitää tapaamisen.
4. Valitse vasemmasta yläkulmasta Luo .
5. Valitse Ehdotetut ajat. Jos kutsumasi käyttäjä on jakanut kalenterinsa kanssasi, näet, milloin hän on vapaa.

Osallistujat muilla aikavyöhykkeillä

Jos osallistuja on toisella aikavyöhykkeellä ja hän on jakanut kalenterinsa kanssasi, näet henkilön tapaamisen alkamisajan sivun yläreunassa henkilön nimen alapuolella. Tapaamisaika näytetään käyttäjän valitseman aikavyöhykkeen perusteella. Lue lisää kalentereiden jakamisesta.

Kalenterikutsun lähettäminen edelleen

Tärkeää: Jos lähetät oman kutsusi edelleen, kutsun vastaanottaja saattaa nähdä päivitetyt kokoustiedot ja hän voi muuttaa vastaustasi milloin tahansa.

Jos sinulla on lupa lisätä osallistujia tapahtumaan, voit lähettää kutsun edelleen uusille osallistujille sähköpostitse. Kun uudet osallistujat vastaavat kutsuun, heidät lisätään osallistujaluetteloon. He voivat kutsua myös muita.

Jos et halua, että osallistujat kutsuvat muita, muokkaa tapahtumaa ja poista valinta Osallistujat voivat ‑kohdan Kutsua muita ‑ruudusta.

Tapahtumavastausten seuraaminen

Kun osallistujat saavat kalenterikutsun, he voivat vastata siihen valitsemalla sähköpostista "Kyllä", "Ei" tai "Ehkä". Kun osallistuja lähettää vastauksen tapahtumaan, saat sähköposti-ilmoituksen ja tapahtuma päivittyy.

Voit tarkastella tapahtumaan vastanneita käyttäjiä klikkaamalla kalenterissa olevaa tapahtumaa. Näet osallistujat, vastauspyyntöjen tilan ja muita tietoja.

Vinkki: Voit poistaa vastauspyyntöihin liittyvät sähköposti-ilmoitukset käytöstä asetuksissa.

Ongelmanratkaisu

Kutsuttavien osallistujien rajoitus

Tärkeää: Osallistujalista on piilotettu, jos tapahtumassa on yli 50 osallistujaa.

• Voit kutsua tapahtumaan enintään 200 osallistujaa.

• Jos haluat kutsua enemmän osallistujia, käytä Google Ryhmiä. Voit kutsua jopa 100 000 osallistujan ryhmiä. Lue lisää ryhmien kutsumisesta kalenteritapahtumiin.

Kutsu ei ole mennyt perille

Jos osallistuja ei ole saanut tapahtumakutsua, pyydä häntä

• tarkistamaan postilaatikkonsa ja vastaamaan sähköpostiin
• tarkistamaan roskapostikansionsa
• tarkistamaan, ettei hän ole laittanut uusien tapahtumien sähköposti-ilmoituksia pois päältä. 
  • Jos osallistuja käyttää Google Kalenteria, pyydä häntä tarkistamaan sähköposti-ilmoituksensa tietokoneella.

Voit myös poistaa osallistujan tapahtumasta ja lisätä hänet uudelleen.

Ehdotetut ajat ovat virheellisiä

Aikoja ehdotetaan osallistujien vapaiden tapaamisaikojen ja työaikojen perusteella.

Jos käyttäjän työaika on määritetty virheellisesti, parhaiten sopivia ajankohtia ei ehdoteta.