می‌توانید ازطریق نشانی ایمیل، هر فردی را به رویدادتان اضافه کنید (حتی اگر آن فرد «تقویم Google» نداشته باشد).
افزودن افراد به رویداد
- در رایانه، تقویم Google را باز کنید؛
- روی یکی از رویدادها
«ویرایش» رویداد
کلیک کنید؛
- در سمت چپ در بخش «مهمان‌ها»، نام فرد موردنظر را تایپ کنید و فردی را از مخاطبین انتخاب کنید. برای دعوت از افرادی که در فهرست مخاطبین شما نیستند می‌توانید نشانی ایمیل آن‌ها را تایپ کنید.
برای اینکه مهمان را به‌عنوان اختیاری علامت بزنید: در کنار نام مهمان، روی نماد فرد موردنظرکلیک کنید. اگر این نماد را نمی‌بینید، نشانگر را روی نام مهمان نگه‌دارید؛
- وقتی ویرایش رویداد تمام شد، روی ذخیره کلیک کنید.
«ویرایش» رویداد
کلیک کنید. اگر این نماد را نمی‌بینید، نشانگر را روی نام مهمان نگه‌دارید؛نمی‌توانید افراد را به رویدادهایی که به‌طور خودکار ازطریق Gmail ایجاد شده‌اند اضافه کنید، مثل تولدها، تعطیلات، و تقویم‌های ورزشی.
دعوت از افرادی که از «تقویم Google» استفاده نمی‌کنند
می‌توانید افرادی را که از «تقویم Google» استفاده نمی‌کنند به رویدادتان دعوت کنید. کافی است مراحل بالا را دنبال کنید و شخص را با استفاده از آدرس ایمیلش دعوت کنید.
مهمانان شما یک دعوت رایانامه‌ای دریافت می‌کنند. آن‌ها با کلیک کردن روی پیوندهای بله، نه، یا شاید در ایمیل می‌توانند به شما اطلاع دهند که شرکت می‌کنند یا نه.
نکته: برای داشتن مطمئن‌ترین تجربه، با «حساب Google» از «تقویم Google» استفاده کنید. درصورت استفاده از «تقویم Google» با نشانی ایمیلی غیرGoogle، ممکن است هنگام ارسال دعوت و دریافت پاسخ آن‌ها با مشکل مواجه شوید.
ارائه به‌روزرسانی‌های رویداد به مهمانان
ارسال دعوت‌ها و به‌روزرسانی‌های رویدادهنگام ایجاد یا به‌روزرسانی رویدادی با مهمان در «تقویم Google»، این گزینه را دارید که دعوت‌ها را ازطریق ایمیل برایشان ارسال کنید.
برای اطلاع‌رسانی به مهمانان درباره رویداد و به‌روزرسانی‌ها، توصیه می‌کنیم این ایمیل‌ها را ارسال کنید. اگر شرایط زیر درباره مهمانان صادق باشد، ایمیل دریافت نخواهند کرد:
- از دریافت اعلان‌های ایمیلی مربوط به تغییرات تقویمشان انصراف داده باشند.
- رویداد مربوط به گذشته باشد.
همچنین می‌توانید انتخاب کنید که اعلان‌های ایمیلی ارسال نشود. تقویم مهمانان بازهم به‌روز می‌شود، مگراینکه:
- کاربران «تقویم Google» تنظیم «فقط درصورتی‌که فرستنده آشنا باشد» را روشن کرده باشند و با شما تعاملی برقرار نکرده باشند، ایمیل شما را در مخاطبینشان نداشته باشند، و دامنه متفاوتی با شما داشته باشند.
- انتخاب کرده باشند رویدادها به‌طور خودکار به تقویمشان اضافه نشود.
نکته: تقویم مهمانان همیشه بعداز کلیک کردن روی «بله» یا «شاید» در ایمیل دعوت به‌روز می‌شود.
کاربران غیر«تقویم Google» و کاربران «تقویم Google» که ارائه‌دهنده ایمیل غیرGmail دارند ایمیلی دریافت می‌کنند که تقویمشان را مطابق با تنظیمات سرویس تقویمشان به‌روز می‌کند.
می‌توانید اعلان‌هایی تنظیم کنید تا رویداد را پیشاپیش به خودتان یادآوری کنید. رویدادهایی که ایجاد می‌کنید از اعلان پیش‌فرض تنظیمات شما استفاده می‌کنند. می‌توانید حداکثر ۵ اعلان برای هر رویداد اضافه کنید. این اعلان‌ها:
- با مهمانان «تقویم Google» هم‌رسانی نمی‌شود. مهمانان «تقویم Google» یادآوری‌های مربوط به رویداد را براساس تنظیمات خودشان دریافت می‌کنند.
- با مهمانان غیر«تقویم Google» هم‌رسانی می‌شود. براساس سرویس تقویمی که مهمانان استفاده می‌کنند، یادآوری‌های که شما تنظیم می‌کنید یا اعلان‌هایی که در تقویمشان انتخاب می‌کنند را دریافت می‌کنند.
اگر با مهمانان در یک سازمان نیستید یا مهمانان قبلاً با شما تعامل نداشته‌اند، ممکن است لازم باشد مهمان ازطریق دعوت ایمیل پاسخ دهد تا رویداد به تقویمش اضافه شود.
توصیه می‌کنیم ازطریق کانال ارتباطی ترجیحی‌تان به مهمانان یادآوری کنید با کلیک کردن روی «بله» یا «شاید» در ایمیل به رویداد پاسخ دهند.
- در رایانه، تقویم Google را باز کنید؛
- روی یکی از رویدادها کلیک کنید؛
- در کنار تعداد مهمانان، یکی از گزینه‌ها را انتخاب کنید:
- «گپ زدن با مهمانان»
: یک گپ جدید یا ازقبل موجود باز می‌شود. فقط مهمانانی که Chat برای آن‌ها فعال است و در سازمان محل کار یا تحصیلتان هستند، به گپ اضافه می‌شوند؛
- «ارسال ایمیل به مهمانان»
: ایمیل جدیدی باز می‌شود. همه مهمانان دعوت‌شده به ایمیل اضافه می‌شوند.
- «گپ زدن با مهمانان»
برای گزینه‌های قالب ایمیل بیشتر:
- در رایانه به Gmail بروید.
- در نوار سمت چپ، روی «تقویم»
کلیک کنید.
- روی یکی از رویدادها کلیک کنید.
- در کنار تعداد مهمانان، «ارسال ایمیل به مهمانان»
را انتخاب کنید:
کلیک کنید.
را انتخاب کنید: ایمیل جدیدی باز می‌شود. همه مهمانان دعوت‌شده به ایمیل اضافه می‌شوند.
پیدا کردن زمان جلسه
اگر فردی با شما تقویمش را هم‌رسانی کرده باشد یا از محل کار یا تحصیلتان یا سازمان دیگری باشد، می‌توانید هنگام اضافه کردن او به رویدادی، آزاد یا مشغول بودنش بررسی کنید.
- در رایانه، تقویم Google را باز کنید؛
- در سمت راست، روی جستجوی افراد کلیک کنید؛
- نام فردی را تایپ کنید و شخصی را که می‌خواهید با او ملاقات کنید، انتخاب کنید؛
- در بالا سمت راست، روی «ایجاد»
کلیک کنید؛
- روی زمان‌های پیشنهادی کلیک کنید. اگر مهمانی که دعوت کرده‌اید تقویمش را با شما هم‌رسانی کرده باشد، می‌توانید زمان‌های آزاد او را ببینید.
کلیک کنید؛مهمانان در مناطق زمانی دیگر
اگر مهمانی در منطقه زمانی دیگری باشد و تقویمش را با شما هم‌رسانی کرده باشد، زمان شروع شدن جلسه‌اش را زیر نام او در بالا خواهید دید. ساعت جلسه او برمبنای منطقه زمانی کنونی‌اش است. درباره هم‌رسانی تقویم بیشتر بدانید.
بازارسال ایمیل دعوت تقویم
مهم: اگر دعوتی را بازارسال کنید، ممکن است گیرنده بتواند جزئیات جلسه به‌روزرسانی‌شده را ببیند و هروقت خواست جواب «لطفاً پاسخ بدهید» شما را تغییر دهد.
اگر اجازه دارید به رویدادی مهمان اضافه کنید، می‌توانید ازطریق ایمیل برای مهمانان جدید دعوت بازارسال کنید. وقتی مهمانان جدید به این دعوت پاسخ دهند، به فهرست مهمانان اضافه می‌شوند. آن‌ها همچنین می‌توانند دیگران را هم دعوت کنند.
اگر نمی‌خواهید مهمانان بتوانند دیگران را دعوت کنند، رویداد را ویرایش کنید و کادر کنار «دعوت دیگران» را در بخش «مهمانان بتوانند» لغو انتخاب کنید.
پیگیری پاسخ‌ها به رویداد
وقتی مهمانان، ایمیل دعوت شما را دریافت می‌کنند، می‌توانند ازطریق پیوندهای «بله»، «نه»، یا «شاید» در ایمیل به دعوت پاسخ دهند. وقتی یکی از مهمانان به رویدادتان پاسخ می‌دهد، اعلان ایمیلی دریافت می‌کنید و رویدادتان به‌روز می‌شود.
برای اینکه ببینید چه کسانی به رویدادتان پاسخ داده‌اند، کافی است روی رویداد در تقویمتان کلیک کنید. افراد شرکت‌کننده، وضعیت «لطفاً پاسخ دهید»، و جزئیات را خواهید دید.
نکته: در تنظیمات، می‌توانید از دریافت اعلان‌های ایمیلی مربوط به «لطفاً پاسخ دهید» انصراف دهید.
عیب‌یابی مشکلات
محدودیت مهمان برای دعوت
می‌توانید تا ۲۰۰ نفر را به رویدادی دعوت کنید.
اگر می‌خواهید افراد بیشتری را دعوت کنید، می‌توانید افراد را بااستفاده از «گروه‌های Google» دعوت کنید. با Groups، می‌توانید گروه‌هایی را که تا ۱۰۰٬۰۰۰ نفر عضو دارند دعوت کنید. درباره دعوت از گروه‌ها به رویداد بیشتر بدانید.
دعوت دریافت نشد
اگر مهمانی دعوت به رویدادتان را دریافت نکرده است، چند راهکار را می‌توانید امتحان کنید:
- از مهمان بخواهید صندوق ورودی ایمیلش را بررسی کنید و به ایمیل پاسخ دهد.
- از مهمان بخواهید پوشه هرزنامه ایمیلش را بررسی کند.
- از مهمان بخواهید مطمئن شود اعلان‌های ایمیلی مربوط به رویدادهای جدید را خاموش نکرده باشد. اگر مهمان از «تقویم Google» استفاده می‌کند، از او بخواهید اعلان‌های ایمیلی خود را در رایانه بررسی کند.
- مهمان را از رویداد حذف کنید و دوباره اضافه کنید.
زمان‌های پیشنهادی اشتباه است
زمان‌ها برمبنای دردسترس بودن مهمان و ساعات کاری او پیشنهاد می‌شوند.
اگر ساعت کاری فردی درست تنظیم نشده باشد، بهترین زمان‌های پیشنهادی را دریافت نخواهید کرد.