Invitar a personas a un evento de Calendar

Puedes añadir a tu evento a cualquier persona que tenga una dirección de correo electrónico, aunque no use Google Calendar.

Añadir personas a tu evento

  1. Abre Google Calendar en un ordenador.
  2. Haz clic en un evento y luego Editar evento Editar.
  3. A la derecha, en "Invitados", empieza a escribir el nombre de la persona y elige uno de tus contactos en la lista que aparece. Si quieres invitar a alguien que no está en tu lista de contactos, escribe su dirección de correo electrónico.
    Para marcar a un invitado como opcional: haz clic en el icono de persona Contactos junto a su nombre. Si no ves el icono, sitúa el cursor sobre el nombre del invitado.
  4. Cuando termines de editar el evento, haz clic en Guardar.

No puedes añadir personas a eventos creados automáticamente desde Gmail, como cumpleaños, festivos y calendarios deportivos.

 

Invitar a personas que no usan Google Calendar

Puedes invitar a tu evento a personas que no usen Google Calendar. Sigue los pasos descritos más arriba y utiliza la dirección de correo electrónico de los destinatarios.

Esas personas recibirán una invitación por correo electrónico. Para confirmarte su asistencia, pueden hacer clic en los enlaces Sí, No o Quizás del correo.

Consejo: Para disfrutar de una experiencia más eficiente, utiliza Google Calendar con tu cuenta de Google. Si utilizas Google Calendar con una dirección de correo que no sea de Google, es posible que tengas problemas para enviar invitaciones y recibir confirmaciones de asistencia.

Informar a los invitados de cambios en un evento

Enviar invitaciones a eventos y actualizaciones

Cuando creas o actualizas un evento con invitados en Google Calendar, tienes la opción de enviarles invitaciones por correo.

Para informar a los invitados del evento y las novedades, te recomendamos que les envíes estos correos. Los invitados no recibirán ningún correo si:

También puedes optar por no enviar notificaciones por correo. Los calendarios de los invitados se seguirán actualizando, a menos que:

  • Los usuarios de Google Calendar han habilitado la opción Solo si el remitente es conocido y no han interactuado contigo, no tienen tu dirección de correo en sus contactos o no pertenecen a tu mismo dominio.
  • Han decidido que no se añadan eventos automáticamente a su calendario.

Nota: Los calendarios de los invitados se actualizan siempre después de hacer clic en "Sí" o en "Quizás" en el correo de invitación.

Los usuarios que no usan Google Calendar y los que utilizan un proveedor de correo electrónico distinto a Gmail reciben un correo que actualiza su calendario según la configuración de su servicio de calendarios. 

Usar notificaciones de eventos

Puedes configurar notificaciones para que te recuerden el evento con antelación. Los eventos que creas usan la notificación predeterminada de tu configuración. Puedes añadir hasta 5 notificaciones por evento. Estas notificaciones:

  • No se comparten con los invitados de Google Calendar. Tus invitados de Google Calendar recibirán recordatorios para el evento en función de su propia configuración.
  • Se comparten con invitados que no utilizan Google Calendar. En función del servicio de calendario que utilicen tus invitados, recibirán las notificaciones que configures o las que seleccionen en su calendario.

Más información sobre cómo configurar notificaciones a nivel de evento

Ayuda a tus invitados a no perderse el evento

Si no pertenecéis a la misma organización o no habéis interactuado antes, es posible que, antes de añadir el evento a su calendario, los invitados deban confirmar su asistencia a través de la invitación que han recibido por correo.

Te recomendamos que les recuerdes a través de tu canal de comunicación preferido que confirmen su asistencia al evento en dicho correo haciendo clic en "Sí" o en "Quizás".

Enviar correos o chatear con invitados
Calendar solo crea un chat de grupo con las personas invitadas a un evento cuando no son más de 50 (incluido el organizador). Los invitados externos no se añaden a los chats de grupo.
Importante: La función de chat solo está disponible si usas Google Calendar con una cuenta de trabajo o de centro educativo.
  1. En tu ordenador, abre Google Calendar.
  2. Haz clic en un evento.
  3. Junto al número de invitados, selecciona una opción:
    • Chatear con invitados : se crea un chat o se abre el que ya tenías. En el chat solo se incluyen los invitados de la organización de tu trabajo o de tu centro educativo que tienen habilitado Chat.
    • Enviar un correo a los invitados : se abre un nuevo correo en el que se incluyen todos los invitados.

Para más opciones de formato de correo electrónico:

  1. Ve a Gmail en un ordenador.
  2. En la barra lateral derecha, haz clic en Calendar Calendar.
  3. Haz clic en un evento.
  4. Junto al número de invitados, selecciona Enviar un correo a los invitados

Se abre un nuevo correo electrónico, donde se incluyen todos los invitados.

Encontrar una hora para reunirse

Si una persona ha compartido su calendario contigo, o si pertenece a tu organización, puedes saber si está libre u ocupada cuando la añades a un evento.

  1. En un ordenador, abre Google Calendar.
  2. En la parte izquierda, haz clic en Buscar a gente.
  3. Empieza a escribir el nombre de una persona y elige la persona con la que quieras reunirte.
  4. Arriba a la izquierda, haz clic en Crear Añadir.
  5. Haz clic en Sugerencias de horas. Si el invitado ha compartido su calendario contigo, verás en qué horario podría asistir.

Invitados en otras zonas horarias

Si un invitado está en otra zona horaria y ha compartido su calendario contigo, verás la hora de comienzo de la reunión en la parte superior, debajo de su nombre. Se mostrará la hora de la reunión en su zona horaria actual. Más información sobre cómo compartir calendarios

Reenviar un correo de invitación de calendario

Importante: Si reenvías una invitación, el destinatario podría ver la información actualizada de la reunión y podría cambiar tu respuesta de confirmación de asistencia en cualquier momento.

Si tienes permiso para añadir invitados a un evento, puedes reenviar la invitación a otras personas por correo electrónico. Las que respondan a la invitación se añadirán a la lista de invitados y, a su vez, podrán invitar a otros.

Si no quieres que los invitados inviten a otras personas, edita el evento y, en "Los invitados pueden", desmarca "Invitar a otros".

Controlar la asistencia a un evento

Los invitados pueden contestarte directamente con los enlaces Sí, No y Quizás incluidos en el correo de tu invitación. Cuando confirmen su asistencia al evento, recibirás una notificación por correo y actualizaciones del evento.

Para saber quién ha respondido a las invitaciones a tu evento, haz clic en el evento en el calendario. Verás quién va a asistir, el estado de confirmación de asistencia y otros detalles.

Nota: En la configuración, puedes inhabilitar las notificaciones por correo electrónico de confirmaciones de asistencia.

Solucionar problemas

Número máximo de invitados

Como máximo, puedes invitar a 200 personas a un evento.

Si quieres invitar a más personas, utiliza Grupos de Google. Con Grupos de Google, puedes invitar a grupos de hasta 100.000 personas. Más información sobre cómo invitar a grupos a tu evento

Invitación no recibida

Si hay una persona que no ha recibido la invitación a tu evento, prueba lo siguiente:

  • Pídele al invitado que compruebe la bandeja de entrada de su correo y que confirme su asistencia.
  • Pídele al invitado que mire en la carpeta de spam de su correo electrónico.
  • Pídele al invitado que compruebe que no ha desactivado las notificaciones por correo de los eventos nuevos. Si es usuario de Google Calendar, pídele que revise los correos de notificaciones en un ordenador.
  • Quita al invitado del evento y vuelve a añadirlo.

Las horas sugeridas son incorrectas

Las horas se sugieren en función de la disponibilidad y las horas de trabajo de los invitados.

Si las horas de trabajo de alguna de esas personas son incorrectas, las sugerencias no serán las más adecuadas.

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