Reageren op uitnodigingen voor afspraken

Als je mensen wilt laten weten of je naar een afspraak gaat, kun je reageren op agenda-uitnodigingen. Je kunt ook een notitie toevoegen of een andere tijd voor een afspraak voorstellen. Als je via je e-mailaccount een uitnodiging krijgt, voegt Google Agenda de afspraak toe aan je primaire agenda.

Belangrijk: Afhankelijk van je instellingen komen afspraken misschien pas in de agenda te staan nadat je erop hebt gereageerd of nadat je hebt bevestigd dat je bepaalde afzenders kent. Denk hierbij aan deze afzenders:

• Mensen van buiten je organisatie
• Mensen die niet in je contacten staan
• Mensen met wie je nog niet eerder contact hebt gehad

Wil je je afspraakinstellingen updaten? Bekijk dan meer informatie over hoe je je inkomende uitnodigingen en meldingen beheert.

Reageren op een uitnodiging

1. Open de uitnodigingsmail of de afspraak in je agenda.
2. Klik op Ja, Nee of Misschien.
3. Als je op Ja klikt, kun je:
   • Automatisch updaten hoe je deelneemt aan de vergadering. Als je je werklocatie instelt, bevat je reactie standaard het volgende:
     • Ja, in een vergaderruimte als je deelneemt vanuit een kantoor.
     • Ja, ik neem virtueel deel als je deelneemt vanaf een andere locatie.
   • Update handmatig hoe je deelneemt aan de vergadering. Klik op de pijl-omlaag  en selecteer de deelnamemethode.

Je inkomende uitnodigingen en meldingen beheren

1. Open Google Agenda op je computer.
2. Klik rechtsboven op Instellingen   Instellingen.
3. Klik aan de linkerkant onder Algemeen op Afspraakinstellingen Uitnodigingen toevoegen aan mijn agenda.
4. Kies een optie:
   • Van iedereen: Alle uitnodigingen worden automatisch toegevoegd aan je agenda.
   • Alleen als de afzender bekend is: Afspraken worden toegevoegd aan je agenda als de afzender in je contacten staat, deel uitmaakt van je organisatie of iemand is met wie je eerder hebt gecommuniceerd. Zo voorkom je spam in je agenda.
     • Als een afspraak niet wordt toegevoegd aan je agenda, krijg je de uitnodiging als e-mail, zelfs als de organisator geen e-mail stuurt.
     • Nadat je een afzender als bekend hebt gemarkeerd of met een afzender hebt gecommuniceerd, worden toekomstige uitnodigingen van deze afzender automatisch toegevoegd aan je agenda.
     • Afzenders kunnen er hierdoor achter komen dat ze niet in je contacten staan. 
   • Wanneer ik op de uitnodiging in de e-mail reageer: Er wordt pas een afspraak aan je agenda toegevoegd nadat je de e-mailmelding hebt beantwoord. Als een afspraak niet wordt toegevoegd aan je agenda, krijg je een uitnodiging per e-mail, zelfs als de organisator van de afspraak ervoor kiest er geen te sturen.

Tip: De instelling is alleen van toepassing op nieuwe uitnodigingen.

Zichtbaarheid voor openstaande Agenda-uitnodigingen beperken

Belangrijk: Als iemand alleen rechten heeft om je beschikbaarheid te bekijken, kan diegene geen afspraakgegevens bekijken. Meer informatie over deelrechten

Zo voorkom je dat anderen gegevens van openstaande afspraken voor je uitnodigingen kunnen bekijken:

1. Open Google Agenda op je computer.
2. Klik rechtsboven op Instellingen  Instellingen.
3. Klik links onder Algemeen op Afspraakinstellingen.
4. Zet de optie Laat anderen alle uitnodigingen zien als ze rechten hebben om mijn afspraken te bekijken of te bewerken uit.
   • Deze optie is alleen beschikbaar als je onder Uitnodigingen toevoegen aan mijn agenda de optie Wanneer ik op de uitnodiging in de e-mail reageer of Alleen als de afzender bekend is selecteert.

Tip: De instelling is alleen van toepassing op nieuwe uitnodigingen.

Problemen met bekende afzenders oplossen

Als je een afzender als bekend markeert of met deze afzender communiceert, en uitnodigingen nog steeds worden gemarkeerd als 'Uitnodiging van onbekende afzender', zorg je dat je Google-account toestaat dat Google-producten contactgegevens opslaan wanneer je met mensen communiceert.

Als je toekomstige uitnodigingen van een afzender automatisch aan je agenda wilt toevoegen, kun je ook handmatig afzenders toevoegen aan je contacten.

Als je nog steeds spamafspraken in je agenda op je Android-apparaat ziet nadat je 'Alleen als de afzender bekend is' hebt aangezet, moet je misschien ook controleren welke apps toegang hebben tot je agenda.

De markering als bekend opheffen voor een afzender

Als je per ongeluk hebt geklikt op Ik ken de afzender, maar je het contact niet vertrouwt:

1. Ga naar contacts.google.com.
2. Klik linksboven op het hoofdmenu  Andere contacten.
3. Klik rechts van de contactgegevens van de persoon op Meer acties  Verwijderen   Verwijderen.

Reactie wijzigen

1. Klik op de afspraak in je agenda.
2. Klik naast Kom je ook? op een optie:
   • Ja
   • Nee
   • Misschien
   • Ja, in een vergaderruimte
   • Ja, ik neem virtueel deel

Een andere tijd voorstellen

Als deelnemer:

1. Klik op de afspraak in je agenda.
2. Klik naast 'Misschien' op de pijl-omhoog  Andere tijd voorstellen.
3. Selecteer een andere tijd of dag.
   Tip: Je kunt ook een bericht aan je voorgestelde tijd toevoegen.
4. Klik op Voorstel versturen.

Tip: Als je een nieuwe tijd wilt voorstellen vanuit een e-mailuitnodiging, klik je op Meer opties Andere tijd voorstellen.

Als organisator:

1. Klik op een afspraak met een klokicoon in je agenda.
2. Bekijk de voorgestelde tijden onder 'Gasten'.
3. Klik op Bekijk voorgestelde tijd onder het tijdsvoorstel dat je wilt bekijken.
4. Klik op Opslaan om de afspraak te verzetten naar de voorgestelde tijd.

Informatie over nieuw tijdsvoorstel

• Voorstellen zijn uitgeschakeld voor afspraken voor grote groepen (met meer dan 200 gasten) en voor afspraken die de hele dag duren. Meer informatie over afspraken voor grote groepen.
• Alle gasten kunnen een andere tijd voorstellen. Organisatoren kunnen geen andere tijd voorstellen.
• Als een organisator op een computer in de Google Agenda-instellingen de optie 'Reacties op afspraak' inschakelt, krijgt hij of zij een e-mailmelding voor voorstellen.

Een notitie toevoegen aan je reactie

Belangrijk: Je opmerking bij de reactie is zichtbaar voor alle genodigden.

1. Klik op de afspraak in je agenda.
2. Klik naast 'Misschien' op de pijl-omhoog  Notitie toevoegen.
3. Voer je notitie in.
   Tip: Je kunt je reactie ook kiezen naast 'Kom je ook?'.
4. Klik op Opslaan.

Tip: Als je een notitie aan je reactie wilt toevoegen vanuit een e-mailuitnodiging, klik je bovenaan de e-mail op Meer opties Notitie toevoegen.

Agenda-uitnodigingen doorsturen

Belangrijk: Als je een uitnodiging doorstuurt, kan de ontvanger mogelijk geüpdatete vergadergegevens bekijken en op elk gewenst moment je reactie wijzigen.

Als je de rechten hebt om gasten aan een afspraak toe te voegen, kun je de uitnodiging per e-mail doorsturen naar nieuwe gasten. Wanneer nieuwe gasten op de uitnodiging reageren, worden ze toegevoegd aan de gastenlijst. Ze kunnen ook anderen uitnodigen.

Als je niet wilt dat gasten anderen kunnen uitnodigen, bewerk je de afspraak, ga je naar 'Gasten kunnen' en vink je het selectievakje naast 'anderen uitnodigen' uit.

Reageren op uitnodigingen die naar een ander e-mailadres zijn gestuurd

Belangrijk: Als je je Gmail-account aan een alternatief e-mailadres hebt gekoppeld en een e-mail voor een Agenda-uitnodiging wilt beantwoorden met de gelinkte opties Ja, Misschien of Nee onderaan, wordt je gevraagd in te loggen op je Google-account. Meer informatie over alternatieve e-mailadressen

1. Open Google Agenda op je computer.
2. Wijs aan de linkerkant de naam van je agenda aan en klik op Opties  Instellingen en delen.
3. Klik in het menu aan de linkerkant onder Instellingen voor mijn agenda's op Andere meldingen.
4. Vink het selectievakje aan naast Toestaan dat wordt gereageerd op uitnodigingen die zijn doorgestuurd via alternatieve e-mailadressen.