Dùng tính năng khung giờ nhận đặt hẹn trên Lịch Google

Lưu ý quan trọng: Kể từ ngày 18 tháng 7 năm 2024, lịch hẹn sẽ thay thế khung giờ nhận đặt hẹn. Tìm hiểu thêm về lịch hẹn.

Trên máy tính, bạn có thể thiết lập một khung giờ đặt hẹn trên lịch của mình để người khác có thể đặt trước. Ví dụ: giáo sư có thể mời sinh viên của họ đặt trước thời gian trong giờ làm việc mỗi tuần.

Bạn có thể cung cấp cho mọi người một khung thời gian trên lịch mà họ có thể đặt lịch hẹn. Ví dụ: bạn có thể dành ra 2 giờ rảnh rỗi để gặp gỡ mọi người trong các khung giờ 30 phút. Mọi người có thể đặt lịch hẹn vào một trong các khung giờ 30 phút thuộc khoảng thời gian đó.

Chuyển sang lịch hẹn

Lưu ý quan trọng: Các khung giờ nhận đặt hẹn hiện có của bạn sẽ không tự động chuyển sang lịch hẹn.

Bạn vẫn có thể tạo, đăng ký và xoá khung giờ nhận đặt hẹn từ giờ cho đến hết ngày 17 tháng 7 năm 2024. Kể từ ngày 18 tháng 7 năm 2024, bạn sẽ không thể sử dụng hoặc đặt lịch hẹn vào khung giờ nhận đặt hẹn nữa. Bạn có thể sử dụng tính năng lịch hẹn để người khác có thể đặt lịch hẹn trên lịch của bạn.

Lịch hẹn là một hệ thống đặt lịch hẹn có nhiều tính năng mạnh mẽ hơn so với khung giờ nhận đặt hẹn, giúp bạn đặt lịch suôn sẻ hơn.

• Nếu dùng Lịch Google bằng tài khoản cá nhân, bạn có thể tạo một trang đặt lịch hẹn để mọi người có thể đặt lịch hẹn trên lịch của bạn.
• Nếu có gói thuê bao Google Workspace hoặc Google One đủ điều kiện, bạn có thể sử dụng các tính năng nâng cao như lời nhắc tự động qua email, trạng thái rảnh/bận có thể tuỳ chỉnh và cuộc hẹn có tính phí. Tìm hiểu thêm về các tính năng nâng cao dành cho lịch hẹn.

Tạo lịch hẹn

Đối với một số gói thuê bao của Google Workspace:

• Nếu bạn dùng gói Google Workspace Business Starter: Bạn có thể tạo một trang đặt lịch hẹn duy nhất để người khác có thể đặt lịch hẹn trên lịch của bạn. Với gói thuê bao này, bạn không thể tạo nhiều trang đặt lịch hẹn.  
• Nếu bạn dùng gói Google Workspace Essentials, Frontline hoặc một gói thuê bao của Google Workspace đã cũ, không còn được cung cấp: Bạn không thể tạo lịch hẹn.

Để biết mình đang dùng gói thuê bao nào, hãy liên hệ với quản trị viên.

So sánh lịch hẹn với khung giờ nhận đặt hẹn

• Xem các lịch khác để biết tình trạng rảnh/bận: Theo mặc định, hệ thống lịch hẹn sẽ kiểm tra lịch chính và lịch phụ của bạn để xem có bị trùng lịch hay không. Để tắt tính năng này khi bạn tạo hoặc chỉnh sửa lịch hẹn, hãy bỏ chọn hộp đánh dấu bên cạnh mục "Xem lịch để biết tình trạng rảnh/bận".
• Thiết lập lịch định kỳ: Bạn có thể dùng lịch hẹn để thiết lập cuộc hẹn một lần hoặc lịch hẹn định kỳ hằng tuần. Chưa hỗ trợ các loại lịch biểu định kỳ hai tuần một lần, hằng tháng và các loại lịch biểu định kỳ khác.
• Kiểm tra khả năng hiển thị: Những người dùng khác có quyền truy cập vào lịch của bạn sẽ biết khi nào lịch hẹn đã được đặt. Họ sẽ không nhìn thấy lịch hẹn chưa được đặt.
  
  Mẹo: Đối với lịch được chia sẻ công khai, bạn nên thêm một khung thời gian cho lịch hẹn của mình trên lịch để những người có quyền truy cập vào lịch của bạn dễ dàng tìm thấy đường liên kết đến trang đặt lịch hẹn.
  • Đặt trạng thái rảnh/bận thành "Rảnh" để khoảng thời gian đó không xung đột với tình trạng rảnh/bận thực tế của bạn.
  • Thêm đường liên kết đến trang đặt lịch hẹn vào nội dung mô tả.
• Thêm người đồng tổ chức:
  • Thêm tối đa 20 người đồng tổ chức vào một lịch hẹn.
  • Bạn không thể thêm nhóm trên Google Groups hoặc người dùng bên ngoài tổ chức của mình vào làm người đồng tổ chức.
  • Tính năng tự động kiểm tra tình trạng rảnh/bận không áp dụng cho lịch của người đồng tổ chức. Để xem xét tình trạng rảnh/bận của họ, hãy chọn lịch của người đồng tổ chức trong phần "Xem lịch để biết tình trạng rảnh/bận". Tuy nhiên, bạn cần phải đăng ký theo dõi lịch của họ.
  • Người đồng tổ chức sẽ nhận được lời mời tham gia cuộc hẹn đã đặt trước nhưng sẽ không thấy toàn bộ lịch biểu của những cuộc hẹn chưa được đặt trước trên lịch của họ. Hãy dùng lịch phụ hoặc lịch của nhóm để cấp cho người dùng khác quyền truy cập vào lịch hẹn.
• Đặt phòng hội nghị truyền hình: Bạn không thể đặt trước phòng cho hội nghị truyền hình hoặc phòng họp trên lịch hẹn, nhưng có thể thêm phòng này vào một cuộc hẹn đã đặt trước.

Thiết lập và chia sẻ khung giờ nhận đặt hẹn

Mối liên hệ giữa khung giờ nhận đặt hẹn và sự kiện thông thường

Khi bạn tạo một khung giờ nhận đặt hẹn, khung này sẽ hiển thị dưới dạng một sự kiện duy nhất trên lịch của bạn. Để xác nhận một sự kiện là khung giờ đặt hẹn, ở góc trên bên trái của sự kiện, hãy tìm biểu tượng Khung giờ đặt hẹn .

Khi ai đó đặt trước một trong các khung giờ nhận đặt hẹn, thì khung giờ được đặt trước đó sẽ hiển thị dưới dạng một sự kiện trên lịch của họ và ở bên trong khung giờ lớn hơn trên lịch của bạn.

Tạo một khung giờ đặt hẹn

1. Mở Lịch Google bằng tài khoản công việc hoặc trường học của bạn trên máy tính.
2. Đảm bảo rằng bạn đang ở chế độ xem theo Tuần hoặc xem theo Ngày bất kỳ.
3. Nhấp vào bất cứ nơi nào trong lịch. Trong hộp sự kiện bật lên, hãy nhấp vào Thời gian rảnh.
4. Nhập thông tin chi tiết, bao gồm cả tiêu đề, rồi chọn lịch mà bạn muốn sự kiện hiển thị.
5. Để thêm thông tin, chẳng hạn như địa điểm hoặc nội dung mô tả, hãy nhấp vào Tuỳ chọn khác.

Mẹo: Nếu bạn muốn đặt khung giờ đặt hẹn ở chế độ lặp lại, hãy làm như vậy trước khi mời người khác đặt trước một khung giờ. Khi bạn đặt chế độ lặp lại cho một khung giờ đặt hẹn hiện có, trong đó có các khung giờ đặt trước, thì các khung giờ đặt trước này sẽ bị trùng lặp vì có thể xuất hiện những khung giờ mới và yêu cầu đặt trước hai lần. Tìm hiểu cách đặt chế độ lặp lại cho sự kiện.

Thêm khách vào khung giờ đặt hẹn

Khi bạn thêm một khách vào khung giờ đặt hẹn, khách này sẽ được thêm vào mọi khung giờ nhận đặt hẹn và nhận được email mỗi khi có người đặt trước cuộc hẹn. Ví dụ: một giáo sư có thể thêm trợ lý của mình làm khách sẽ xuất hiện trong giờ làm việc.

Để thêm khách vào một khung giờ đặt hẹn, hãy mở sự kiện cuộc hẹn và nhấp vào Thêm khách.

Mẹo: Không thêm những người muốn đặt trước một khung giờ nhận đặt hẹn. Thay vào đó, hãy gửi cho họ đường liên kết đến trang cuộc hẹn.

Mời những người khác đặt trước khung giờ nhận đặt hẹn

Sau khi thiết lập khung giờ đặt hẹn, bạn có thể mời mọi người đặt trước một khung giờ bằng đường liên kết đến trang cuộc hẹn của bạn.

1. Mở Lịch Google.
2. Nhấp vào cuộc hẹn của bạn Truy cập vào trang cuộc hẹn của lịch này.
3. Sao chép và dán đường liên kết đến trang cuộc hẹn từ trình duyệt của bạn.
4. Gửi đường liên kết này cho những người muốn đặt trước khung giờ nhận đặt hẹn.

Mẹo: Mọi người có thể đặt trước khung giờ nhận đặt hẹn của bạn bằng Lịch Google. Nếu cần, họ có thể tạo Tài khoản Google để bắt đầu.

Đặt trước khung giờ nhận đặt hẹn

1. Nhấp vào đường liên kết đến trang cuộc hẹn. Bạn có thể tìm thấy đường liên kết này trong email, tin nhắn hoặc sự kiện trên lịch đã được chia sẻ với bạn.
2. Nhấp vào một khung giờ nhận đặt hẹn có sẵn Lưu.

Huỷ khung giờ nhận đặt hẹn

1. Mở Lịch Google.
2. Nhấp vào khung giờ nhận đặt hẹn.
3. Trong phần "Bạn có tham gia không?" hãy nhấp vào Không.

Bật hoặc tắt lịch hẹn

Trên tài khoản công việc và trường học, bạn có thể chuyển đổi giữa các khung giờ nhận đặt hẹn và lịch hẹn bất cứ lúc nào. Mọi khung giờ hoặc lịch biểu hiện tại sẽ vẫn hoạt động và dùng được cho dù lịch hẹn đang bật hay tắt.

1. Mở Lịch Google trên máy tính.
2. Chuyển tới phần Cài đặt Chung Lịch hẹn.
3. Chọn hoặc bỏ chọn hộp bên cạnh phần "Tạo lịch hẹn thay vì khung giờ nhận đặt hẹn".