Använda mötestider i Google Kalender

Viktigt! Från och med den 18 juli 2024 ersätter mötesscheman mötestider. Läs mer om mötesscheman.

Det går att skapa ett block i datorn med möten i kalendern som andra kan boka. Lärare kan till exempel bjuda in sina elever att boka tid under kontorstid varje vecka.

Det går att erbjuda personer en tidsperiod i kalendern inom vilken de kan boka tider. Det går till exempel att avsätta två timmar där du är tillgänglig för att träffa människor under 30-minutersperioder. Användare kan sedan boka en av 30-minutersperioderna inom den tiden.

Byt till mötesscheman

Viktigt! Dina befintliga mötestider överförs inte automatiskt till mötesscheman.

Du kan skapa, boka och radera mötestider fram till den 17 juli 2024. Från och med den 18 juli 2024 kan du inte längre använda eller boka mötestider. Använd mötesscheman om du vill tillåta andra att schemalägga möten i din kalender.

Mötesscheman är ett bokningssystem med många funktioner som ger smidigare och effektivare bokning än mötestider.

• Om du använder Google Kalender med ett personligt konto kan du skapa en bokningssida och göra det möjligt för andra att schemalägga möten i din kalender.
• Om du har en berättigad prenumeration på Google Workspace eller Google One kan du använda premiumfunktioner som automatiska e-postpåminnelser, anpassningsbar mötestillgänglighet och betalda möten. Läs mer om premiumfunktioner för mötesscheman.

Skapa mötesschemat

För vissa Google Workspace-prenumerationer:

• Om du har Google Workspace Business Starter: Du kan skapa en bokningssida och göra det möjligt för andra att schemalägga möten i din kalender. Du kan inte skapa fler än en bokningssida med din prenumeration.  
• Om du har Google Workspace Essentials, Frontline eller en äldre Google Workspace-prenumeration som inte längre erbjuds : Du kan inte skapa mötesscheman.

Om du vill veta vilken prenumeration du har kan du kontakta administratören.

Jämför mötesscheman med mötestider

• Kontrollera om det finns tillgänglighet i andra kalendrar: Som standard söker mötesscheman efter konflikter i dina primära och sekundära kalendrar. Stäng av den här funktionen när du skapar eller redigerar ett mötesschema genom att avmarkera kryssrutan bredvid Kontrollera kalendrar efter tillgänglighet.
• Ställ in återkommande scheman: Med mötesscheman kan du konfigurera ett engångsmöte eller ett regelbundet schema varje vecka. Två gånger i veckan, varje månad och andra typer av återkommande schematyper stöds inte.
• Kontrollera synligheten: Andra användare som har åtkomst till din kalender ser när du har bokade mötesscheman. De ser inte obokade mötesscheman.
  
  Tips! Gör det lättare för andra som har åtkomst till din kalender att hitta länken till din bokningssida i offentligt delade kalendrar genom att lägga till ett tidsblock i kalendern för mötesschemat.
  • Ställ in tillgänglighetsstatusen på Ledig så att det inte skapar några konflikter med din faktiska tillgänglighet.
  • Inkludera länken till mötesschemats bokningssida i beskrivningen.
• Lägga till medvärdar:
  • Du kan lägga till upp till 20 medvärdar i ett mötesschema.
  • Du kan inte lägga till Google-grupper eller användare utanför organisationen som medvärdar.
  • Medvärdarnas kalendrar kontrolleras inte automatiskt för tillgänglighet. Välj medvärdens kalender i avsnittet Kontrollera kalendrar efter tillgänglighet för att ta hänsyn till dem. Du måste dock prenumerera på hens kalender.
  • Medvärdar får en inbjudan till det bokade mötet men ser inte hela schemat för obokade möten i sin kalender. Använd en sekundär kalender eller teamkalender om du vill ge andra användare åtkomst till ett mötesschema.
• Boka konferensrum: Du kan inte att boka ett konferens- eller mötesrum med ett mötesschema, men du kan lägga till rummet i det bokade mötet.

Konfigurera och dela mötestider

Hur mötestider relaterar till vanliga händelser

När du skapar ett block med mötestider visas blocket som en enda händelse i din kalender. Bekräfta att en händelse är ett mötesblock genom att söka efter Mötesblock uppe till vänster i händelsen.

När någon bokar en av dina avtalade mötestider visas den bokade tiden som en händelse i hens kalender och inuti det större blocket i din kalender.

Skapa ett mötesblock

1. Använd ditt arbets- eller skolkonto på en dator och öppna Google Kalender.
2. Kontrollera att du befinner dig i veckovyn eller en dagsvy.
3. Klicka var som helst i kalendern. I händelserutan som visas upp klickar du på Mötesintervall.
4. Ange informationen, inklusive en titel och välj kalendern där du vill att händelsen ska visas.
5. Klicka på Fler alternativ om du vill lägga till mer information, t.ex. en plats eller beskrivning.

Tips: Om du vill att mötesblocket upprepas måste du ställa in det innan du bjuder in andra att boka mötestider. När ställer in ett befintligt mötesblock med bokade tider på upprepning, blir de bokade tiderna duplicerade som nya tider och dubbelbokning kan inträffa. Läs om att upprepa händelser.

Lägg till gäster i mötesblocket

När du lägger till en gäst i mötesblocket läggs gästen till i varje mötestid i blocket och hen får ett e-postmeddelande varje gång någon bokar ett möte. Exempelvis kan en lärare lägga till sin assistent som gäst som är närvarande under kontorstid.

Om du vill lägga till gäster i ett mötesblock öppnar du möteshändelsen och klickar på Lägg till gäster.

Tips: Lägg inte till personer som vill boka en enskild mötestid. Skicka dem i stället en länk till mötessidan.

Bjud in andra att boka en mötestid

När du har skapat mötesblocket kan du bjuda in andra att boka en tid med en länk till mötessidan.

1. Öppna Google Kalender.
2. Klicka på mötet Gå till mötessidan för den här kalendern.
3. Kopiera och klistra in länken till mötessidan från webbläsaren.
4. Skicka den här länken till personer som vill boka en mötestid.

Tips! Personer kan boka mötestider med Google Kalender. Vid behov kan de skapa ett Google-konto för att komma igång.

Boka en mötestid

1. Klicka på länken till mötessidan. Du hittar länken i ett e-postmeddelande, ett meddelande eller en kalenderhändelse som har delats med dig.
2. Klicka på en tillgänglig mötestid Spara.

Avboka en mötestid

1. Öppna Google Kalender.
2. Klicka på mötestiden.
3. Under Kommer du att delta? klickar du på Nej.

Aktivera eller inaktivera mötesscheman

På jobb- och skolkonton är det möjligt att när som helst växla mellan mötestider och mötesscheman. Alla aktuella tider eller scheman förblir aktiva och tillgängliga oavsett om mötesscheman är på eller av.

1. Öppna Google Kalender på datorn.
2. Öppna Inställningar Allmänt Mötesscheman.
3. Markera eller avmarkera rutan intill Skapa mötesscheman i stället för mötestider.